Parmi les nombreux syndics et agents immobiliers en Belgique, qui est aujourd’hui réellement conscient des risques juridiques et personnels que la responsabilité solidaire fait peser sur eux ? Nous osons affirmer qu’ils sont peu nombreux.
Pour la Région de Bruxelles-Capitale et la Région wallonne, la responsabilité solidaire en cas de travail illégal relève des compétences régionales respectives. Elle s’appuie sur leurs règles propres relatives à l’occupation des travailleurs étrangers (autorisations de travail/permis unique) et s’applique à toute occupation sur le territoire de chacune de ces Régions.
Ce qui reste moins visible, c’est la manière dont ces règles peuvent placer le syndic d’une association des copropriétaires dans une position juridiquement délicate. En particulier lorsque les seuils, les exceptions et les implications pratiques sont insuffisamment connus, une pression de responsabilité disproportionnée risque de peser sur la gestion quotidienne de la copropriété.
Parmi les nombreux syndics et agents immobiliers de Flandre, combien sont réellement conscients aujourd’hui des risques juridiques et personnels que la responsabilité en chaîne fait peser sur eux ? Nous osons affirmer qu’ils sont rares.
Pourquoi les donneurs d’ordre
sont également concernés
Le régime de la responsabilité solidaire
a été instauré afin de lutter de manière
structurelle contre le travail illégal et la
fraude sociale. Au lieu de sanctionner
uniquement l’entrepreneur exécutant, le
législateur flamand transfère une partie de la
responsabilité à l’ensemble de la chaîne de
sous-traitance.
En principe, chaque maillon de la chaîne pouvait déjà être tenu responsable du travail illégal intervenu quelque part dans cette chaîne. Jusqu’au 1er janvier 2026, il suffisait de disposer d’une déclaration écrite du sous-traitant direct, par laquelle celui-ci déclarait ne pas occuper de ressortissants de pays tiers en séjour illégal, pour exclure cette responsabilité.
Pour les donneurs d’ordre et pour les infractions commises par des sous-traitants indirects, il fallait même démontrer que l’on avait connaissance de l’infraction avant qu’elle ne soit commise pour pouvoir être tenu responsable.
À partir du 1er janvier 2026, une obligation de diligence supplémentaire devra être respectée en Flandre afin de pouvoir exclure la responsabilité pour des infractions commises par un (sous-) traitant direct, lorsqu’il s’agit d’activités relevant de l’un des secteurs à risque.
Cela vaut également pour le donneur d’ordre professionnel qui fait appel à un entrepreneur appartenant à un secteur à risque.
L’idée sous-jacente est simple : celui qui donne des missions et en tire un avantage économique doit au minimum vérifier que ses partenaires contractuels respectent la législation sociale. Pour les donneurs d’ordre professionnels – dont les associations de copropriétaires – cela implique une vigilance accrue, assortie de sanctions potentiellement lourdes en cas de non-respect.
Régime Fédéral général de responsabilité solidaire salariale
À Bruxelles et en Wallonie, le régime régional de responsabilité solidaire tel qu’en vigueur en Flandre ne s’applique pas. En revanche, le régime fédéral relatif à la responsabilité solidaire salariale est bien d’application partout en Belgique.
Concrètement, ce régime prévoit que le donneur d’ordre, entrepreneur ou soustraitant qui sont informés par notification écrite de l’inspection que le sous-traitant intervenant indirectement après eux manque gravement à son obligation de payer dans les délais, à ses travailleurs, la rémunération à laquelle ceux-ci ont droit sont tenus solidairement de procéder au paiement de la rémunération aux travailleurs du sous-traitant visé par la notification lorsque, selon le cas, ce donneur d’ordres, cet entrepreneur ou ce soustraitant y est sommé, par lettre recommandée.
Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF ETCS) :
https://emploi.belgique.be/fr/themes/remuneration/protection-de-la-remuneration/regime-general-de-responsabilite-solidairePourquoi les syndics courent plus de risques qu’ils ne le pensent
Une question fondamentale est de savoir si une association des copropriétaires (ACP) peut être considérée comme un donneur d’ordre privé. La réponse est désormais clairement négative. Une ACP est une personne morale qui conclut des contrats, paie des factures et gère les parties communes.
À ce titre, elle exerce des activités économiques et est juridiquement qualifiée d’entreprise au sens de l’article I.1, 1° du Code de droit économique. Cette qualification a été explicitement confirmée par la Cour constitutionnelle dans son arrêt n° 93/2023 du 15 juin 2023.
Une ACP relève donc du champ d’application de la réglementation applicable aux donneurs d’ordre professionnels et ne peut se prévaloir du régime plus léger prévu pour les personnes physiques.
Le syndic agit en qualité de représentant de l’ACP. En cas de fautes personnelles, de négligence ou de violation manifeste de son obligation de diligence professionnelle, sa responsabilité personnelle peut être engagée.
Des règles plus strictes en Flandre
Le législateur a délibérément opté pour un système facultatif : l’obligation de diligence n’est pas une obligation automatique.
Une association des copropriétaires peut choisir de ne pas demander de documents et de faire confiance à son entrepreneur. Ce choix a toutefois un coût. Si cet entrepreneur est pris en flagrant délit d’occupation de ressortissants de pays tiers en séjour illégal, l’association des copropriétaires peut faire l’objet de sanctions pénales ou administratives.
Dans le cadre de la responsabilité solidaire, deux secteurs à risque requièrent une vigilance particulière de la part des syndics : la construction et le nettoyage.
Le secteur de la construction est interprété de manière très large comme des " travaux immobiliers " et comprend non seulement les travaux de gros œuvre classiques, mais également, entre autres, les installations HVAC (chauffage, ventilation, climatisation), les travaux d’électricité, de peinture et de façade, les travaux de toiture et d’isolation, les revêtements de sol et les rénovations des parties communes. Il s’agit donc de bien plus que de " grands " chantiers ; même des interventions techniques apparemment limitées peuvent entrer dans ce champ
Le secteur du nettoyage est en outre explicitement désigné comme secteur à risque et se rencontre très fréquemment en copropriété, par exemple pour l’entretien des halls d’entrée, cages d’escalier, garages et ascenseurs.
Pour ces deux secteurs, il existe une liste officielle et détaillée des activités concernées dans la réglementation et sur les sites des autorités compétentes, ce qui rend essentiel pour les syndics de qualifier correctement, en amont, le type de mission concernée.
L’obligation de diligence n’est pas systématique
L’obligation de diligence n’est ni automatique ni permanente. Une idée fausse tenace consiste à penser qu’elle s’applique toujours et sans réserve. Ce n’est pas exact.
La réglementation prévoit des seuils pour les activités de construction et de nettoyage dans les parties communes.
En dessous de ces seuils, le respect de l’obligation de diligence n’est pas requis pour exclure la responsabilité. Cela nuance considérablement le débat, mais ces montants seuils sont, en pratique, trop peu explicitement communiqués, ce qui conduit souvent les syndics, par précaution, à demander plus de documents que strictement nécessaire.
Elle ne s’applique que lorsque :
- l’entrepreneur ou le sous-traitant est actif dans un secteur à risque (tel que la construction ou le nettoyage), et
- les seuils légaux sont dépassés :
- 30.000 euros hors TVA pour des travaux réalisés par un entrepreneur sans sous-traitant,
- 5.000 euros hors TVA dès qu’au moins un sous-traitant est engagé par votre entrepreneur direct.
Plus qu’un simple formalité
Lorsque ces conditions sont réunies, il ne suffit pas de recevoir " une déclaration sur l’honneur " ou une simple lettre.
L’obligation de diligence implique que le donneur d’ordre (l’association des copropriétaires) doit effectivement demander, contrôler et conserver des documents tels que :
- la déclaration Dimona,
- la carte de travail ou la carte professionnelle, le cas échéant.
Pour obtenir un aperçu complet des documents à fournir dans chaque situation, vous pouvez consulter le site web du gouvernement flamand : https://www.vlaanderen.be/werken/in-vlaanderen-komen-werken/ketenaansprakelijkheid-bij-illegale-tewerkstelling
Il s’agit donc d’un dossier complet, et non d’une simple confirmation formelle. Si aucun document n’est demandé, cela reste légalement autorisé, mais l’association des copropriétaires – et indirectement le syndic – prend le risque d’être tenue responsable si une infraction est ultérieurement constatée.
RGPD : un traitement nécessaire
La demande et la conservation de documents tels que des pièces d’identité, des documents de séjour, des cartes de travail ou des déclarations Dimona concernent indéniablement des données à caractère personnel. La réglementation prévoit toutefois expressément une base légale pour ce traitement, ce qui le rend compatible avec le RGPD.
Cela ne signifie pas pour autant que tout est permis. Certains principes fondamentaux restent pleinement applicables :
- les données ne peuvent être utilisées que dans le cadre de la responsabilité solidaire ;
- seuls les documents légalement requis peuvent être demandés ;
- une durée de conservation maximale de cinq ans après l’achèvement du projet concerné ;
- des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont obligatoires ; les entrepreneurs et sous-traitants doivent informer leurs travailleurs de ce traitement.
Pour les syndics, il est surtout pertinent qu’en tant que responsables du traitement ou sous-traitants agissant pour le compte de l’association des copropriétaires, ils doivent organiser la gestion documentaire de manière professionnelle. Des courriels isolés ou des dossiers non sécurisés constituent ici un risque réel.
Clauses contractuelles vivement recommandées
L’insertion de clauses standard dans les cahiers des charges et les lettres de mission n’est pas juridiquement obligatoire, mais elle est vivement recommandée. En particulier, la déclaration écrite selon laquelle le (sous-) traitant n’emploie pas de personnes en séjour illégal est indispensable (voir ci-dessous). Sans cette déclaration, la responsabilité ne peut être exclue.
Les clauses de non-responsabilité, en revanche, n’offrent qu’une sécurité illusoire. Elles ne peuvent jamais exclure la responsabilité lorsque l’obligation de diligence est applicable et n’a pas été respectée. Dans ce cas, une seule issue subsiste : signaler le problème via le guichet de signalement de l’Inspection sociale flamande. Seul ce signalement peut exonérer le donneur d’ordre de la responsabilité solidaire.
Exemple de clause (à insérer dans le cahier des charges, la demande d’offre et la lettre de mission) :
" L’entrepreneur déclare expressément qu’il n’emploie pas et n’emploiera pas, ni directement ni par l’intermédiaire de sous-traitants, de personnes en séjour illégal en Belgique pendant l’exécution de la mission. "
Ce qui précède suffit à titre de “déclaration écrite”.
Lorsqu’il s’agit d’activités relevant des secteurs à risque, ajoutez également ce qui suit :
" L’entrepreneur s’engage à présenter, à première demande du donneur d’ordre, sans délai, tous les documents requis dans le cadre de la réglementation belge relative à la responsabilité solidaire et à l’obligation de diligence y afférente, y compris – le cas échéant – les déclarations Dimona, les documents d’identité et de séjour ainsi que les cartes de travail ou professionnelles. En cas de non-présentation ou de présentation tardive de ces documents, le syndic, agissant pour et au nom de l’association des copropriétaires, procédera à un signalement auprès du guichet de l’Inspection sociale flamande, conformément aux dispositions légales relatives à la responsabilité solidaire. "
Conseil :Ne signez jamais en votre nom propre en tant que syndic
Les contrats, commandes et autres
documents officiels de l’association des
copropriétaires doivent toujours être signés
comme suit :
" Pour et au nom de l’association des
copropriétaires [nom],
représentée par le syndic [nom]. "
Ceci est essentiel pour éviter toute responsabilité personnelle.
Si un entrepreneur refuse de fournir les documents alors que l’obligation de diligence est applicable, cela doit être signalé via le guichet compétent de l’inspection sociale.
Seul ce signalement peut exonérer de la responsabilité solidaire.
Cette approche n’offre pas une sécurité absolue, mais elle constitue une position juridiquement défendable tant pour l’association des copropriétaires que pour le syndic.
Info
Cet article a été réalisé en collaboration avec le Département EWI (Economy, Science & Innovation)