Wie onder de talrijke syndici en vastgoedmakelaars in Vlaanderen is zich vandaag werkelijk bewust van de juridische en persoonlijke risico’s die de ketenaansprakelijkheid voor hen met zich meebrengt? Wij durven stellen dat zij dun gezaaid zijn.
De regelgeving rond ketenaansprakelijkheid bij illegale tewerkstelling is een regionale regeling. Voor het Vlaamse Gewest is deze gebaseerd op de wet betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers en het Decreet houdende sociaalrechtelijk toezicht, en is daarom van toepassing op tewerkstelling in heel Vlaanderen.
Wat minder zichtbaar blijft, is hoe deze regels de syndicus van een Vereniging van Mede-Eigenaars in een juridisch delicate positie kunnen brengen. Zeker wanneer de drempels, uitzonderingen en praktische implicaties onvoldoende gekend zijn, dreigt een onevenredige aansprakelijkheidsdruk op het dagelijks beheer van mede-eigendom.
Wie onder de talrijke syndici en vastgoedmakelaars in Vlaanderen is zich vandaag werkelijk bewust van de juridische en persoonlijke risico’s die de ketenaansprakelijkheid voor hen met zich meebrengt? Wij durven stellen dat zij dun gezaaid zijn.
Waarom ook opdrachtgevers in beeld komen
De regeling rond ketenaansprakelijkheid is ingevoerd om illegale tewerkstelling en sociale fraude structureel te bestrijden. In plaats van enkel de uitvoerende aannemer te sanctioneren, verschuift de Vlaamse wetgever een deel van de verantwoordelijkheid naar de volledige aannemingsketen.
In principe kon elke schakel in de keten al aansprakelijk worden gesteld voor illegale tewerkstelling ergens in de keten. Tot 1 januari 2026 volstond het om in het bezit te zijn van een schriftelijke verklaring van de rechtstreekse onderaannemer, waarin deze verklaart geen illegaal verblijvende derdelanders tewerk te stellen, om deze aansprakelijkheid uit te sluiten.
Voor opdrachtgevers en voor inbreuken begaan door niet-rechtstreekse onderaannemers moest zelfs worden aangetoond dat men voorafgaand aan de inbreuk op de hoogte was om aansprakelijk gesteld te kunnen worden.
Vanaf 1 januari 2026 moet er bijkomend een zorgvuldigheidsplicht worden nageleefd om aansprakelijkheid voor inbreuken door een rechtstreekse (onder)aannemer uit te kunnen sluiten, wanneer het gaat over activiteiten die behoren tot één van de risicosectoren.
Dit geldt ook voor de professionele opdrachtgever die beroep doet op een aannemer die behoort tot de risicosectoren.
De achterliggende gedachte is eenvoudig: wie opdrachten geeft en daarvan economisch voordeel haalt, moet minstens nagaan of zijn contractspartners de sociale wetgeving respecteren. Voor professionele opdrachtgevers – waaronder VME’s – betekent dit een verhoogde waakzaamheid, met mogelijk zware sancties bij niet-naleving.
Hoofdelijke aansprakelijkheid in geval van loonschulden
In Brussel en Wallonië gelden de regionale regeling van de ketenaansprakelijkheid in Vlaanderen niet maar de Federale regeling m.b.t. de hoofdelijke aansprakelijkheid in geval van loonschulden is wel van toepassing.
Concreet bepaald deze regeling dat: De opdrachtgever, de aannemer of de onderaannemer die door een schriftelijke kennisgeving geïnformeerd worden door de arbeidsinspectie dat de onderaannemer die onrechtstreeks tussenkomt na hen, zijn verplichting ernstig verzuimt om binnen de termijnen aan hun werknemers het loon te betalen waarop dezen recht hebben, zijn hoofdelijk verplicht om over te gaan tot de betaling van het loon aan de werknemers van de onderaannemer die bedoeld wordt door de kennisgeving, wanneer, al naargelang het geval, deze opdrachtgever, deze aannemer of deze onderaannemer ertoe aangemaand is bij aangetekende brief.
Meer info hierover vindt u op de website van de FOD WASO.
https://www.werk.belgie.be/nl/themas/verloning/loonbescherming/de-hoofdelijke-aansprakelijkheid-algemene-regelingWaarom syndici meer risico lopen dan zij denken
Een fundamentele vraag is of een VME kan worden beschouwd als een particuliere opdrachtgever. Het antwoord is intussen duidelijk negatief. Een VME is een rechtspersoon die contracten afsluit, facturen betaalt en gemeenschappelijke delen beheert.
Daarmee verricht zij economische activiteiten en wordt zij juridisch als onderneming beschouwd in de zin van artikel I.1, 1° van het Wetboek van Economisch Recht. Die kwalificatie werd expliciet bevestigd door het Grondwettelijk Hof in arrest nr. 93/2023 van 15 juni 2023.
Een VME valt dus onder het toepassingsgebied van de regelgeving voor professionele opdrachtgevers en kan zich niet beroepen op het lichtere regime dat geldt voor natuurlijke personen.
De syndicus handelt als vertegenwoordiger van de VME. Bij persoonlijke fouten, nalatigheid of manifeste schending van zijn professionele zorgvuldigheid kan hij zelf aangesproken worden.
Strengere regels Vlaanderen
De wetgever heeft bewust gekozen voor een facultatief systeem: de zorgvuldigheidsplicht is geen verplichting.
De syndicus kan ervoor kiezen om geen documenten op te vragen en te vertrouwen op de aannemer. Die keuze heeft echter een prijs. Wordt die aannemer betrapt op het tewerkstellen van illegaal verblijvende derdelanders, dan kan de VME strafrechtelijk of administratief worden gesanctioneerd.
Binnen het kader van de ketenaansprakelijkheid zijn er twee risicosectoren waarvoor syndici bijzonder waakzaam moeten zijn: bouw en schoonmaak.
De bouwsector wordt zeer ruim geïnterpreteerd als ‘werken in onroerende staat’ en omvat niet alleen klassieke ruwbouwwerken, maar ook onder meer HVAC-installaties (CV, ventilatie, airco), elektriciteitswerken, schilder- en gevelwerken, dak- en isolatie-werken, vloerbekleding en renovaties van gemeenschappelijke delen. Het gaat dus om veel meer dan “grote” werven; ook ogenschijnlijk beperkte technische interventies kunnen hieronder vallen.
Daarnaast is de schoonmaaksector expliciet als risicosector aangeduid en komt deze zeer frequent voor in mede-eigendommen, bijvoorbeeld voor het onderhoud van inkomhallen, traphallen, garages en liften.
Voor beide sectoren bestaat een officiële, gedetailleerde lijst van betrokken activiteiten in de regelgeving en op de bevoegde overheidswebsites, wat het voor syndici essentieel maakt om vooraf correct te kwalificeren met welk type opdracht zij te maken hebben.
De zorgvuldigheidsplicht is niet systematisch.
De zorgvuldigheidsplicht is géén automatische of permanente verplichting. Een hardnekkig misverstand is dat de zorgvuldigheidsplicht altijd en onverkort geldt. Dat is niet correct.
De regelgeving voorziet in drempels bij bouw- en schoonmaak-activiteiten in de gemeenschappelijke delen.
Onder deze drempels is het naleven van de zorgvuldigheidsplicht niet vereist om de aansprakelijkheid uit te sluiten. Dat nuanceert het debat aanzienlijk, maar deze grensbedragen worden in de praktijk te weinig expliciet gecommuniceerd, waardoor syndici vaak uit voorzorg meer documenten opvragen dan strikt nodig is.
Zij geldt enkel wanneer:
- de aannemer of onderaannemer actief is in een risicosector (zoals bouw of schoonmaak), én
- de wettelijke drempels worden overschreden:
- 30.000 euro exclusief btw voor werken door een aannemer zonder onderaannemer,
- 5.000 euro exclusief btw zodra er minstens één onderaannemer wordt ingeschakeld door uw rechtstreekse aannemer.
Meer dan een simpele formaliteit
Wanneer die voorwaarden vervuld zijn, volstaat het niet om “een verklaring op eer” of een eenvoudige brief te ontvangen.
De zorgvuldigheidsplicht houdt in dat de opdrachtgever (de VME) effectief documenten moet opvragen, controleren en bijhouden, zoals:
- Dimona aangifte,
- arbeids- of beroepskaart indien van toepassing.
Voor een volledig overzicht van welke documenten in welke situatie moeten worden opgevraagd, kan u terecht op de website van de Vlaamse Overheid: https://www.vlaanderen.be/werken/in-vlaanderen-komen-werken/ketenaansprakelijkheid-bij-illegale-tewerkstelling
Het gaat dus om een volledig dossier, niet om een louter formele bevestiging. Worden geen documenten opgevraagd, dan blijft dat wettelijk toegelaten, maar neemt de VME – en indirect de syndicus – het risico op aansprakelijkheid indien later een inbreuk wordt vastgesteld.
GDPR: noodzakelijke verwerking
Het opvragen en bewaren van documenten zoals identiteitsbewijzen, verblijfsdocumenten, arbeidskaarten of Dimona-meldingen raakt onmiskenbaar aan persoonsgegevens. De regelgeving voorziet echter uitdrukkelijk in een wettelijke basis voor deze verwerking, waardoor zij verenigbaar is met de GDPR.
Dat betekent niet dat alles zomaar kan. Enkele kernprincipes blijven onverkort gelden:
- de gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt in het kader van ketenaansprakelijkheid;
- enkel de wettelijk vereiste documenten mogen worden opgevraagd;
- maximaal vijf jaar na afronding van het betrokken project;
- passende technische en organisatorische maatregelen zijn verplicht; aannemers en onderaannemers moeten hun werknemers informeren over deze verwerking.
Voor syndici is vooral relevant dat zij, als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker namens de VME, hun documentbeheer professioneel moeten organiseren. Losse e-mails of onbeveiligde mappen vormen hier een reëel risico.
Contractuele clausules zijn sterk aanbevolen
Het opnemen van standaardclausules in bestekken en opdrachtbrieven is juridisch niet verplicht, maar wel sterk aangewezen. Vooral de schriftelijke verklaring dat de (onder)aannemer geen illegaal verblijvende personen tewerkstelt, is onontbeerlijk (zie hieronder). Zonder die verklaring kan aansprakelijkheid niet worden uitgesloten.
Disclaimers bieden daarentegen slechts schijnzekerheid. Zij kunnen nooit de aansprakelijkheid uitsluiten wanneer de zorgvuldigheidsplicht wél van toepassing is en niet werd nageleefd. In dat geval rest slechts één uitweg: het melden van het probleem via het meldloket van de Vlaamse Sociale Inspectie. Alleen die melding kan de opdrachtgever vrijwaren van ketenaansprakelijkheid.
Voorbeeld van clausule (op te nemen in bestek, offerteaanvraag en opdrachtbrief ):
“De aannemer verklaart uitdrukkelijk dat hij, noch rechtstreeks, noch via onderaannemers, in België illegaal verblijvende personen tewerkstelt of zal tewerkstellen tijdens de uitvoering van de opdracht”.
Bovenstaande volstaat als ‘schriftelijke verklaring’.
Indien het gaat om activiteiten die behoren tot de risicosectoren, voegt u ook onderstaande toe:
"De aannemer verbindt zich ertoe om, op eerste verzoek van de opdrachtgever, onverwijld alle documenten voor te leggen die vereist zijn in het kader van de Belgische regelgeving inzake ketenaansprakelijkheid en de daarmee samenhangende zorgvuldigheidsplicht, waaronder – in voorkomend geval – Dimona-meldingen, identiteits- en verblijfsdocumenten en arbeids- of beroepskaarten. Bij het niet of laattijdig voorleggen van deze documenten zal de syndicus, handelend voor en namens de Vereniging van Mede-Eigenaars, melding doen aan het meldloket van de Vlaamse Sociale Inspectie, overeenkomstig de wettelijke bepalingen inzake ketenaansprakelijkheid”.
Tip: Onderteken als syndicus nooit in eigen naam
Contracten, bestellingen en andere officiële documenten van de VME moeten steeds worden ondertekend:
“Voor en namens de VME [naam], vertegenwoordigd door de syndicus [naam].”
Dit is essentieel om persoonlijke aansprakelijkheid te vermijden.
Indien een aannemer geen documenten wilt voorleggen terwijl de zorgvuldigheidsplicht van toepassing is, moet dit worden gemeld via het bevoegde meldloket van de sociale inspectie.
Alleen die melding kan vrijwaren van ketenaansprakelijkheid.
Deze aanpak biedt geen absolute zekerheid, maar wel een juridisch verdedigbare positie voor zowel de VME als de syndicus.
Info
Dit artikel kwam tot stand met de samenwerking van het Departement WEWIS (Werk, Economie, Wetenschap, Innovatie en Sociale Economie)