Question 1 : Améliorations nécessaires dans la procédure de nomination écrite d'un syndic
La loi sur la copropriété présente quelques lacunes qui mériteraient l’attention du législateur. Une lacune évidente concerne la procédure de désignation écrite d'un syndic.
Selon la loi, il existe plusieurs façons de nommer un syndic, notamment par le biais de la première assemblée générale, d'une décision de justice ou des règles d'ordre interne (RIO).
Un cas s'est récemment présenté dans lequel un premier syndic a obtenu sa nomination par le biais d'une décision écrite, sur la base de l'article 3.87 paragraphe 11, faisant ainsi usage de la possibilité prévue à cet article, d'initier une décision écrite en dehors de l'assemblée générale, et ce à l'unanimité de tous les copropriétaires.
Dans l'article 3.87 paragraphe 11, il est indiqué que les membres de l'association des copropriétaires (ACP) peuvent, à l'unanimité de tous les copropriétaires, prendre des décisions écrites en dehors du cadre de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être consignées dans un acte authentique. Le syndic doit par la suite en dresser le procès-verbal. Remarque : unanimité = 1 000 sur 1 000 (100 %), ou accord de la totalité des copropriétaires sans exception.
Il est important de reconnaître que la nomination écrite est en soi une option légale. La première assemblée générale s'inscrit dans le cadre des autres assemblées générales qui suivront et qui, selon l'article 3.89 alinéa 1, ont le pouvoir de nommer le syndic. Ainsi, dans la loi sur la copropriété, il n'y a pas d'obstacle à la désignation écrite du syndic, et elle offre même l'avantage d'une approbation à l'unanimité.
Cela soulève pourtant quelques questions concernant la nomination du premier syndic :
- Les membres de l’ACP peuvent-ils se prononcer par écrit sur la révocation d'un syndic déjà nommé avant la première assemblée générale ?
- Un syndic concurrent peut-il ainsi contourner la première assemblée générale et la rendre potentiellement superflue ?
- La nomination écrite peut-elle, à terme, remplacer complètement la première assemblée générale ?
- Qu'en est-il de l'unanimité ? Cette option devrait-elle être limitée aux ACP dont les appartements sont entièrement vendus ?
- Le nombre minimum légal de copropriétaires statutairement requis pour la convocation de la première assemblée générale doit-il s'appliquer également aux décisions écrites ?
- Qui signera finalement le contrat entre le syndic et l’ACP ?
Ces questions devraient être clarifiées.
Question 2 : Signature du contrat du syndic
Un deuxième point critique de la loi sur la copropriété concerne la signature du contrat du syndic.
En vertu de la loi, le syndic doit opérer sur la base d'un accord écrit qui définit entre autre, ses prestations et honoraires, ainsi que les autres rémunérations associées.
Dans la plupart des cas, lors de l'AG, un copropriétaire obtient un mandat pour signer le contrat. Cette procédure peut toutefois poser certains problèmes, tels que le manque de temps pour relire le contrat et le rendre au syndic.
Il faut parfois attendre des mois avant que l'accord ne soit signé et, dans certains cas, il ne l'est pas du tout. Cela peut mettre le syndic dans une position délicate, avec des conséquences possibles sur la validité de l'accord et la responsabilité du copropriétaire mandaté.
Certains problèmes typiques peuvent encore se poser lors de l’AG
- il est suggéré au copropriétaire de lire d'abord le contrat en détail avant de signer
- le copropriétaire qui doit signer est très pressé de quitter la réunion et ne veut pas signer le contrat sans l'avoir lu
- il est reproché au syndic de n’avoir pas transmis le contrat au préalable aux copropriétaires
Pourtant, il arrive parfois qu'en dépit de rappels et de courriers répétés, des semaines, voire des mois s'écoulent avant que le copropriétaire concerné ne signe l'accord. Dans le pire des cas, le syndic ne revoit jamais le contrat. Si le copropriétaire est de mauvaise foi, la signature peut même être retardée indéfiniment.
Les questions qui se posent sont les suivantes:
- Le contrat est-il valable sans la signature du copropriétaire mandaté ? :
- Le syndic peut-il être sanctionné par l'IPI pour défaut de convention valide ?
- Quelle est la responsabilité du copropriétaire qui ne remplit pas son mandat ?
Quelques conseils pour améliorer la situation dans la pratique:
- Envoyez votre contrat au préalable aux copropriétaires qui ont demandé votre candidature
- Préparez le contrat et si possible faites-le signer immédiatement à la fin de la réunion.
- Indiquez clairement que le contrat ne contient aucune modification par rapport au contrat précédemment communiqué, à l'exception, par exemple, des honoraires et/ou des frais de gestion annexes.
- Notez ces informations clairement dans votre PV. Cela rassurera sans doute le signataire mandaté
Question 3 : Absence de délai légal maximum pour la deuxième assemblée générale
Dans le cadre de la loi sur la copropriété, un autre goulet d'étranglement se manifeste au niveau de la deuxième assemblée générale.
Conformément aux dispositions légales, il est prévu que si aucun des deux quorums requis n'est atteint lors de la première AG, une deuxième AG sera organisée après un délai minimum de 15 jours.
Lors de cette deuxième assemblée ultérieure, la possibilité de délibérer sera donnée, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés et leur part proportionnelle dans la copropriété.
Néanmoins, la loi ne fixe pas de délai maximum. Il s'ensuit que la deuxième assemblée générale peut avoir lieu après une période de 6 à 9 mois, voire ne pas avoir lieu du tout.
Plusieurs de nos membres syndics s'interrogent sur la pertinence intrinsèque de cette deuxième AG. Ils estiment que cette deuxième réunion représente une perte de temps.
Si les copropriétaires étaient absents lors de la première AG, il est peu probable qu'ils s'engagent à participer à la deuxième AG. C'est notamment le cas lorsque l'ordre du jour de l’AG ne comporte pas de points substantiels ou essentiels.
De plus, cette situation présente des risques potentiels pour l'association des copropriétaires, car les décisions peuvent être prises avec un nombre minimum de participants, comme le prévoit la loi : "quel que soit le nombre de membres présents ou représentés et leur part proportionnelle dans la copropriété". L'adage "trois pelés et un tondu" trouve ici son application.
Cela soulève les questions suivantes :
- Est-il possible de fixer un délai maximum dans le cadre de la loi sur la copropriété, par exemple de trois ou six mois ?
- La deuxième AG est-elle vraiment utile, ou comme le prétendent certains syndics, est-elle plutôt considérée comme une perte de temps et potentiellement préjudiciable à l’ACP, compte tenu du nombre minimum de participants à la prise de décision ?
- Compte tenu de ces problèmes, une analyse approfondie et une éventuelle révision de la loi sur la copropriété devraient être envisagées pour combler ces lacunes et aboutir à une réglementation efficace et efficiente dans le cadre juridique de la copropriété.
L’UDS souhaite œuvrer se tient tout naturellement à la disposition du législateur pour envisager des améliorations concrètes de la loi sur la Copropriété.
A suivre.
INFO
Dominique Krickovic
Directrice UVS (Unie van Syndici vzw)
Présidente UDS (Union des Syndics asbl)
Expert accrédité en Copropriété (Kavex vzw)