Kwestie 1: Schriftelijke aanstelling van de syndicus
De Wet op Mede-eigendom vertoont enkele tekortkomingen die aandacht behoeven. Een duidelijk hiaat betreft de procedure voor de schriftelijke aanstelling van een syndicus.
Volgens de wet zijn er diverse manieren waarop een syndicus benoemd kan worden, waaronder via de eerste algemene vergadering, een gerechtelijke beslissing, of het reglement van interne orde (RIO).
Onlangs kwam een zaak aan het licht waarin een eerste syndicus zijn aanstelling verkreeg via een schriftelijke beslissing, gebaseerd op artikel 3.87, paragraaf 11. Hierbij maakte hij dus gebruik van de mogelijkheid zoals voorzien in artikel 3.87, paragraaf 11, om buiten de algemene vergadering, middels eenparigheid een schriftelijke beslissing te initiëren.
Binnen artikel 3.87, paragraaf 11, wordt aangegeven dat de leden van de Vereniging van Mede-eigenaars (VME), bij eenparigheid van alle mede-eigenaars schriftelijke beslissingen kunnen nemen die buiten het kader van de algemene vergadering vallen, uitgezonderd die welke in een authentieke akte moeten worden vastgelegd. De syndicus dient daarvan wel notulen op te stellen. Nota: éénparigheid = 1.000 op 1.000 (100%), of het akkoord van de totaliteit van àlle mede-eigenaars zonder uitzondering.
Het is van belang te erkennen dat de schriftelijke aanstelling op zichzelf een wettelijke optie is. De eerste algemene vergadering valt binnen het kader van de algemene vergaderingen en kan, volgens artikel 3.89, paragraaf 1, de syndicus aanstellen. Er is dus in de Wet op de Medeeigendom, geen belemmering m.b.t. de schriftelijke aanstelling van de syndicus, en het biedt zelfs het voordeel van unanieme goedkeuring.
Hieruit rijzen enkele vragen:
- Is het mogelijk voor de VME-leden om voor de eerste algemene vergadering schriftelijk te besluiten over het ontslag van een reeds aangestelde syndicus?
- Kan een concurrent-syndicus de eerste algemene vergadering omzeilen en deze vergadering mogelijk overbodig maken?
- Kan de schriftelijke aanstelling uiteindelijk de eerste algemene vergadering volledig vervangen?
- Hoe zit het met de eenparigheid? Moet deze optie beperkt blijven tot VME's met volledig verkochte appartementen?
- Moet het statutaire minimumaantal medeeigenaars voor het bijeenroepen van de eerste algemene vergadering ook gelden voor schriftelijke beslissingen?
- Wie zal uiteindelijk de schriftelijke overeenkomst ondertekenen?
Deze vragen vereisen verdere verduidelijking.
Kwestie 2: Ondertekening van de Syndicus Overeenkomst
Een tweede kritiek punt in de Wet op Medeeigendom betreft de ondertekening van de syndicus overeenkomst.
Volgens de wet moet de syndicus werken op basis van een schriftelijke overeenkomst die de regeling tussen de syndicus en de VME, evenals de bijbehorende vergoedingen, vastlegt.
In de meeste gevallen krijgt op de AV, een mede-eigenaar de volmacht om de overeenkomst te ondertekenen. Echter, dit proces kan enkele problemen met zich meebrengen, zoals het gebrek aan tijd om de overeenkomst grondig door te nemen.
Soms kan het zelfs maanden duren voordat de overeenkomst wordt ondertekend, en in sommige gevallen gebeurt dit helemaal niet. Dit kan de syndicus in een lastige positie brengen, met mogelijke consequenties voor de geldigheid van de overeenkomst en de aansprakelijkheid van de mede-eigenaar.
Een aantal typische problemen kunnen zich alsnog voordoen:
- er wordt geopperd dat de overeenkomst eerst in detail moet nagelezen worden
- de mede-eigenaar die moet ondertekenen is zeer gehaast om de vergadering te verlaten en wil de overeenkomst niet zomaar ongelezen ondertekenen
- er wordt geopperd dat de inhoud van de overeenkomst niet voorafgaandelijk bekend gemaakt is aan de medeeigenaars.
Niettemin doet zich soms de situatie voor dat ondanks herhaalde herinneringen en correspondentie, weken tot zelfs maanden voorbijgaan voordat de desbetreffende mede-eigenaar de overeenkomst ondertekent. In het slechtste geval krijgt de syndicus de syndicusovereenkomst zelfs niet meer te zien. Indien de mede-eigenaar te kwader trouw handelt, kan de ondertekening voor onbepaalde tijd worden uitgesteld.
Vragen die opkomen zijn onder andere:
- Is de overeenkomst geldig als de medeeigenaar deze niet ondertekent?
- Kan de syndicus gesanctioneerd worden door het BIV vanwege het ontbreken van een geldige overeenkomst?
- Wat is de verantwoordelijkheid van de mede-eigenaar die zijn mandaat niet vervult?
Enkele tips:
- Stuur de overeenkomst mee aan de medeeigenaars die uw kandidatuur gevraagd hebben,
- Bereid de overeenkomst voor en laat deze direct ondertekenen aan het einde van de vergadering.
- Communiceer duidelijk dat de overeenkomst geen enkele wijzigingen bevat ten opzichte van de vorige, behalve voor bijvoorbeeld het aangepaste ereloon en/of administratiekosten.
- Notuleer dit eveneens duidelijk in uw verslag. Dit zal ongetwijfeld de gemandateerde ondertekenaar geruststellen
Kwestie 3: Ontbreken van een wettelijke termijn voor de tweede Algemene Vergadering
Een aanvullend knelpunt binnen de context van de Wet op het Mede-eigendom manifesteert zich met betrekking tot de tweede algemene vergadering (AV).
In overeenstemming met de juridische voorschriften wordt voorzien dat wanneer geen van beide vereiste quorums wordt bereikt tijdens de eerste AV, er een tweede algemene vergadering zal worden gehouden na een minimumtermijn van vijftien dagen.
Tijdens deze daaropvolgende vergadering wordt de mogelijkheid geboden tot beraadslaging, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en hun proportionele aandeel in de mede-eigendom.
Desalniettemin wordt in de wet geen maximale termijn vastgesteld. Dit creëert de situatie waarin de tweede vergadering mogelijk na een tijdsbestek van 6 tot 9 maanden, of potentieel helemaal niet, plaatsvindt.
Verscheidene syndici stellen zichzelf de vraag omtrent de intrinsieke relevantie van deze tweede AV. Zij zijn van mening dat deze tweede bijeenkomst een inefficiënte tijdsbesteding betekent.
Indien mede-eigenaars afwezig waren tijdens de initiële AV, is het onwaarschijnlijk dat zij zich wel zullen inzetten voor de tweede AV. Dit doet zich met name voor wanneer de dagorde geen substantiële of vitale agendapunten omvat.
Bovendien brengt deze situatie potentiële risico's met zich mee voor de Vereniging van Mede-eigenaars (VME), daar beslissingen kunnen worden genomen met een minimaal aantal aanwezigen, zoals verankerd in de wet: "ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en hun proportionele aandeel in de mede-eigendom." Het beeldende gezegde "twee man en een paardenkop" vindt hier toepassing.
Dit geeft aanleiding tot de volgende vraagstukken:
- Is het mogelijk om binnen de Wet op de Mede-eigendom een maximale termijn vast te leggen, bijvoorbeeld van drie of zes maanden?
- Geniet de tweede AV werkelijk waarde of zoals sommige syndici beweren, wordt deze eerder beschouwd als een tijdsinefficiëntie en potentieel nadelig voor de VME, gezien de minimale aanwezigheid voor besluitvorming?
- Gezien deze problemen, dient een grondige analyse en eventuele herziening van de Wet op de Mede-eigendom in overweging te worden genomen om deze gaten te dichten en te resulteren in een effectieve en efficiënte regulering binnen het wettelijk kader van mede-eigendom.
De UVS blijft graag ter beschikking van de wetgever voor elk overleg dat aanleiding kan geven tot concrete verbeteringen van de Wet op Mede-eigendom.
Wordt vervolgd.
INFO
Dominique Krickovic
Directrice UVS (Unie van Syndici vzw)
Voorzitter UDS (Union des Syndics asbl)
Geaccrediteerd Expert in Mede-eigendom (Kavex vzw)