Nous sommes tous d'accord sur un point ; la loi du 20 décembre 2020 - dite loi COVID - est particulièrement succincte en ce qui concerne la modification de l'article 3.87- §1 du NCc (nouveau Code civil).
Besoin d'évolution numérique
Les intentions sont nobles et conformes aux attentes de beaucoup. La nécessité d'une évolution numérique dans notre secteur est indéniable. D'une part, parce que le monde poursuit cette évolution numérique à pas de géant depuis plusieurs années maintenant. D'autre part, parce que tous les secteurs sont concernés: banques, écoles, entreprises, commerces, immobilier et maintenant aussi gestion immobilière.
En 2010, le législateur lui-même avait souhaité rendre notre secteur plus transparent. Il avait donc imposé au syndic la mise à disposition des documents de l’ACP sur un site internet. Malheureusement, peu de temps après, la loi du 15 mai 2012 a contraint notre secteur à faire marche arrière… en raison d’un problème de traduction de la loi…
Déplorable, mais cela n'a pas empêché les syndics de bonne foi, affiliés à l'UDS, de numériser quand-même leurs archives et documents et de les mettre à disposition via un site internet. Finalement, depuis lors la plupart des bureaux de syndic ont choisi de mettre en ligne tous les documents non privatifs de leurs résidences. La preuve par excellence que le législateur a supprimé à tort cette obligation.
Assemblée Générale à distance
En 2020, le besoin d'autoriser les AG à distance s’est cruellement fait ressentir. Principalement à cause de la crise sanitaire et de l'interdiction des rassemblements qui accompagnait les confinements successifs. Les assemblées générales physiques des grands immeubles étaient devenues de facto impossibles (cf. Arrêté royal du 04/09/20 - 28/4/20 et Loi du 20-12-20 Arrêté royal du 03/05/2021). Le législateur a prévu la possibilité de reporter les AG, avec une prolongation légale des mandats des syndics des membres du conseil de copropriété et du/des commissaires aux comptes jusqu'à la prochaine assemblée générale. Les prises de décision écrites de l’ACP ont également été temporairement assouplies.
Il n’en reste pas moins que, dans la plupart des ACP, l'assemblée générale annuelle est un rendez-vous très attendu, où tous les sujets importants (et moins importants...) sont abordés et soumis au vote. C’est pourquoi le législateur a décidé de modifier le Code civil en ajoutant la possibilité de participer à l'AG à distance.
L'Union des Syndics en tant que fédération professionnelle des syndics en Belgique n'a pas été officiellement consultée. Néanmoins, par des canaux non officiels, nous avons communiqué nos recommandations. Fin décembre, la modification du Code civil a finalement été votée ; désormais, les copropriétaires peuvent participer à l'AG physiquement ou, si la convocation le prévoit, à distance.
Liberté du syndic
La possibilité d'organiser l'AG à distance est désormais une prérogative du syndic ou de la personne organisant l'AG. Clairement, il s’agit d’une évolution positive, puisque le gestionnaire immobilier décide de façon autonome, et n’est pas soumis à d’autres obligations supplémentaires. Désormais, c’est au syndic ou la personne qui organise l'AG d’organiser aussi le mode de participation ; participation qui peut se faire physiquement ou, si la convocation le prévoit, à distance (comprenez de façon non physique, donc digitale).
Il n'appartient pas au syndic de vérifier au préalable si les copropriétaires disposent ou non d'une connexion internet avant d'organiser une AG. Le législateur laisse au syndic ou celui prenant l’initiative de l'AG toute liberté d'action pour organiser la participation digitale à l'AG.
Des conditions covid-safe et une démocratie plus accessible
La participation à distance offre de nombreux avantages en termes de sécurité sanitaire et d'accessibilité :
- Réunions covid-safe : les réunions en ligne sont parfaitement sures au niveau sanitaire.
- Participation plus facile : de nombreux copropriétaires/bailleurs (comme les expatriés) peuvent facilement participer à l’AG et n'ont pas à se déplacer. Toute personne disposant d'un ordinateur et d'une connexion internet ou d'un smartphone peut participer à distance depuis son canapé ou depuis un lieu de vacances. Ceux qui habitent loin n'ont plus à se déplacer.
- Une meilleure concentration : les participants sont plus concentrés, (pas de bruit ni de boissons alcoolisées).
- Moins de tensions non verbales : moins de disputes et plus de sérénité.
- Plus de transparence : le syndic peut partager directement tous les documents lors de l’AG
Moins d'infrastructures et d'heures supplémentaires
Une AG numérique offre également de nombreux avantages en termes d'infrastructure nécessaire et d'heures de travail.
- Moins de déplacements : le syndic n'a plus à se déplacer avec toutes sortes de fichiers, imprimantes et papiers pour imprimer son PV sur place.
- Les copropriétaires ne doivent plus se déplacer de loin.
- Plus besoin de salle : la réunion n'a plus lieu dans un café bruyant. Cela réduit également la durée et le coût de l'AG.
- L'AG peut démarrer plus tôt, elle est gérée plus rapidement et plus efficacement. Cela signifie également moins d'heures supplémentaires pour les employés du syndic. Ce dernier point est particulièrement important pour le marché du travail. Le métier de syndic est une profession en pénurie et trouver du personnel disposé à travailler le soir devient de plus en plus difficile….
Des inconvénients aussi…
Malheureusement, les réunions à distance présentent aussi certains inconvénients majeurs.
Inégalité sociale
Tout le monde n'a pas forcément un ordinateur ou une connexion internet. On constate depuis toujours beaucoup d’inégalités dans les immeubles et les quartiers, mais la pandémie en a révélé l’ampleur. De très nombreuses familles n'ont pas encore d'ordinateur et ne peuvent pas se permettre une connexion internet, surtout pas aux tarifs pratiqués par les opérateurs en Belgique.
Copropriétaires sans ordinateur
Par ailleurs, la moyenne d'âge en copropriété est souvent élevée. Beaucoup de nos anciens n'ont pas d'ordinateur. Pour ces ACP où les personnes âgés ne sont pas équipés d’un PC, la participation à distance devient un problème… Sans l'aide de leurs enfants, l’AG numérique leur passera à côté.
Heureusement, parce qu'ils seront généralement les futurs copropriétaires (ou nu-propriétaires) de demain, ils ont tout intérêt à permettre à leurs parents de participer à l'AG et ne serait-ce que pour cette raison, ils ne demanderont pas mieux que d’aider leurs parents.
Quid de la confidentialité ? Qui écoute ?
Pour les syndics, la confidentialité de l’assemblée est aussi importante : qui est aussi présent dans les coulisses de cette AG ou dans l’appartement du copropriétaire ? Y a-t-il un avocat pour donner des indications ? Et est-ce toujours avec de bonnes intentions ? Les gens peuvent-ils écouter de manière invisible… D'autres peuvent écouter et/ou même intervenir et finalement perturber le bon fonctionnement de l'AG.
Quid du RGPD ?
Techniquement, l'AG à distance peut également être enregistrée. Dans quelle mesure est-ce conforme aux régulations du RGPD? Les copropriétaires ou le gestionnaire immobilier peuvent-ils s'y opposer? Bien qu'on comprenne qu'un enregistrement puisse avoir une certaine utilité, on se pose quand même la question de savoir si cela est vraiment autorisé ; faut-il par exemple l'accord préalable des copropriétaires et/ou du syndic ?
Démarrage laborieux
Les syndics qui organisent de telles assemblées générales constatent que le début de l'assemblée et laborieux et chronophage. Par exemple, il peut facilement s’écouler une demi-heure avant que tout le monde ne soit en ligne. Pour éviter les contestations ultérieures, il est toujours préférable de vérifier si tout le monde peut bien voir et entendre le syndic et le président.
Problèmes techniques
Malheureusement, lors de la modification de la Loi sur la Copropriété, le législateur n'a rien prévu en cas de problèmes techniques. Le législateur l'a pourtant prévu en ce qui concerne les asbl et les entreprises.
La question reste donc en suspens: un copropriétaire dont la connexion est perdue au cours d'une certaine discussion ou d'un vote peut-il demander l'annulation de cette décision au juge de paix parce qu'il n'a pas pu participer en raison de problèmes techniques? Nous pensons que oui, étant donné que la loi ne prévoit rien dans ces cas-là …
Et que faire dans le cas où certains copropriétaires n’ont pas pu se connecter, et que le double quorum n’est pas atteint ? Il semble évident que le syndic doivent en tout état de cause convoquer une deuxième AG au bout de 15 jours. Mais quid du quorum ? Ce n’est pas l’absence véritable des copropriétaires qui fait que le quorum n’a pas été atteint la première fois.. mais un défaut technique qui a empêché l’AG de se tenir…
Enfin, il est indéniable que l’organisation de la participation numérique est la source de beaucoup de travail supplémentaire pour le syndic afin de créer le liens vers les adresses mails, de transmettre au préalable toute la documentation nécessaire, d’introduire toutes les données des copropriétaires dans le logiciel, etc…
“Interpretatio cessat in claris”
L'interprétation s'arrête lorsque les choses sont claires. A y regarder de plus près…ce qui semble clair au départ, ne l'est finalement pas vraiment.
Le principe « à distance » n'est pas clairement défini par le législateur… La participation à distance pourrait-elle s’organiser par différents canaux numériques ? En l’occurrence, il semble logique et souhaitable que le syndic n'offre qu'une seule forme de participation à distance. Proposer des canaux différents ne mènerait qu'au chaos… Il suffit de penser à une rencontre digitale pendant que d'autres copropriétaires sont présents par téléphone.
Par ailleurs, il existe déjà différentes interprétations de la phrase : « physiquement ou, si la convocation le prévoit, à distance ». Doit-on comprendre soit physiquement soit à distance ? Ou s’agirait-il plutôt d’une combinaison des deux formes de participation sous la forme d'une AG hybride ? Les avis sont partagés.
À notre avis, l'art. 3.87-§1 du NCc (nouveau Code civil), tel que modifié par la loi du 20/12/2020, doit être interprété en termes de présence des copropriétaires aux AG. Le législateur prévoit que ces derniers ont le choix entre être présents physiquement ou participer à distance si une participation numérique est prévue dans la convocation.
La métaphore suivante clarifie notre position ; c'est comme si vous disiez: «vous pouvez prendre les escaliers, ou l'ascenseur, s'il est en marche». Concrètement, cela signifie que vous pouvez toujours emprunter les escaliers, mais aussi l'ascenseur s’il fonctionne. Ou au restaurant : vous pouvez choisir une purée de pommes de terre ou des frites, si elles sont au menu. Concrètement: il y a toujours de la purée, mais si les frites sont au menu, vous pouvez aussi commander des frites.
La réponse se situe donc au niveau du mode de participation. Il y a clairement deux options possibles: on peut toujours participer physiquement, mais si le syndic prévoit une option digitale dans sa convocation, le copropriétaire aura le choix de participer à distance.
Droit de vote garanti
Ainsi, le droit de vote des copropriétaires ne disposant pas d'un ordinateur ou d'une connexion Internet ne peut être restreint. La présence physique doit toujours être possible pour les personnes qui n'ont pas d'autre accès à l'AG. Il va de soi que, dans le cas où les mesures sanitaires rendraient la participation physique impossible (par exemple en raison d'une interdiction de rassemblements), les copropriétaires, dans ces circonstances exceptionnelles, devront envisager d’autres alternatives.
À notre avis, il est clair que le législateur souhaite maintenir la présence physique, afin de toujours garantir la possibilité d'exercer leur droit de vote de manière physique. Ils peuvent choisir de participer physiquement ou à distance si cette alternative leur est proposée dans la convocation. Un copropriétaire ne peut selon nous jamais être contraint de participer à distance.
Cela implique également que le syndic ne peut refuser la présence physique d'un ou plusieurs copropriétaires. Ce n'est qu'en période de corona et d'interdiction des rassemblements que le syndic devra conseiller aux copropriétaires des alternatives concrètes pour participer à l'AG.
De plus, on est en droit de se poser la question de savoir si une AG exclusivement numérique apporte les garanties démocratiques nécessaires. En effet, qui assistera le gestionnaire immobilier? Qui enregistrera les votes? Qui garantira le déroulement éthique, le processus démocratique et l'équilibre des pouvoirs ? Qui signera le procès-verbal?
Garder l'église au milieu du village
Une réunion hybride est donc la solution optimale pour tous les acteurs concernés. Cette forme mixte de participation répond à la numérisation rapide et souhaitable dans notre secteur, sans exclure ceux qui ne disposent pas d'ordinateur. Chacun peut parfaitement participer à l'AG comme il l'entend.
Ceux qui souhaitent participer physiquement à l'AG (toujours dans le respect des mesures sanitaires) peuvent le faire sans aucun problème. Ceux qui préfèrent assister à l’AG en ligne peuvent faire ce choix (si le syndic le propose).
En dehors des limites de la pandémie et des confinements, nous pensons qu'un syndic ne peut refuser la présence physique des membres votant de l’ACP. Par contre, en période de crise sanitaire et compte tenu des mesures de distanciation physique, il nous semble approprié de limiter autant que possible la participation physique à l'aide de procurations. De cette façon, le gestionnaire immobilier évite également l'incertitude du nombre de participants physiques dans son bureau. Et il n'a pas engagé des frais de location d'une salle de réunion.
Dans les recommandations que nous avions communiquées au législateur, nous avions déjà plaidé pour la « réunion hybride limitée», avec la présence obligatoire d’au minimum deux copropriétaires :
- un membre du Conseil de Copropriété
- un commissaire aux comptes
Ainsi, la présence d’un président de séance est toujours garantie. Ce problème récurrent lors des AG est ainsi résolu de manière constructive. Par ailleurs, la présence de ces deux organes de l’ ACP, garantit l’identification correcte des participants, le contrôle des procurations, le suivi des débats et la signature du procès-verbal. Cette présence minimale garantit ainsi le processus démocratique et le bon déroulement de l’AG.
Mode de convocation inchangé
Dans la loi du 20-12-2020, seul l'art. 3.87-§1 du NCc (nouveau Code civil) a été modifié. Le reste de la Loi sur la copropriété est resté intact. Par conséquent, le mode de convocation de l'AG prévu à l'art. 3.87 §3 du nouveau Code civil est également resté inchangé.
Le syndic adresse en bonne et due forme une convocation à tous les copropriétaires ayant droit de vote à l’AG, en indiquant le lieu et l’heure de l'assemblée. Cette invitation informe également sur la possibilité de participation numérique et la méthode concrète de participation et explique également comment le lien vers la réunion en ligne sera transmis. Ceux qui souhaitent participer à distance devront donc transmettre leur adresse électronique au syndic. Le lien vers l'AG numérique est ensuite envoyé à cette adresse.
Plateformes dédiées à l'AG
Bien sûr, le numérique a aussi un coût. De nombreuses plateformes internet telles que Teams ou Zoom offrent leurs services gratuitement, mais ces derniers ne sont ni développés ni adaptés à la mesure de notre secteur. Ces plateformes permettent certes le débat et aussi l'identification des participants grâce au lien unique que le syndic a envoyé. Si vous possédez un logiciel Adobe, ces plateformes peuvent également permettre de signer les procès-verbaux (bien que ce ne soit encore techniquement au point optimal). Mais combien de copropriétaires possèdent-ils un tel logiciel et combien d’entre eux sont ils capables de l’utiliser convenablement?
En prévision de l'évolution numérique de notre secteur, d'autres spécialistes de l’informatique et de la copropriété ont également développé des programmes spécifiques pour les AG numériques. Bien sûr, ces programmes ont un coût. Mais cela n’est pas forcément négatif au regard des avantages, au contraire.
Ces programmes offrent pour les syndics, les avantages suivants :
- Enregistrement du temps et identification des participants
- Mention des quotités de chaque lot
- Les quotités des procurations sont immédiatement ajoutées aux quotités du copropriétaire mandataire
- Les retardataires peuvent toujours voter
- Clarté des votes
- Aperçu immédiat des majorités atteintes
- Génération automatique du PV
- Signature en ligne des procès-verbaux
Au vu du prix de revient d'une salle de réunion et des consommations, les prix pratiqués pour ces programmes sont tout à fait raisonnables.
Conclusion : pourquoi encore s'embêter en 2021 ?
Ce qui apparaissait au départ comme une bonne solution n'a donc pas été accueilli par les syndics avec l'enthousiasme espéré. Le manque de clarté de la loi peut expliquer cette frilosité. De nombreuses questions et problèmes d’organisation restent encore sans réponse en raison du vide juridique…
Les réunions numériques sont actuellement considérées par la plupart des syndics comme une solution d'urgence et non comme une solution structurelle. En 2021 s’ajoute le fait que les syndics peuvent, jusqu'au 30 septembre 2021 , reporter les assemblées générales jusqu’à la prochaine quinzaine prévu dans le règlement d’ordre intérieur. De ce fait il n’y a aucune pression sur le syndic pour organiser l’AG par voie numérique. D'autant plus que si l'assemblée générale est reportée, les mandats des administrateurs sont automatiquement prolongés jusqu'à la prochaine AG.
De nombreux syndics optent donc également (à juste titre) pour une prise de décision écrite en cas de question importante ou urgente au sein de l'ACP, en remplacement de l'AG physique ou numérique.
Au final, il semble que les syndics préfèrent pour l’instant organiser des AG physiques.
Il est à craindre que l’AG numérique en copropriété sera encore longtemps considérée comme le dernier recours…
Conseils UDS
Conseil 1
Pour une bonne organisation de l’AG numérique, veuillez préciser dans la convocation :
"sauf avis contraire de votre part, nous enverrons le lien vers l’AG dd xx/xx/xx/ à l'adresse e-mail suivante : xx@xx.be
Nous n'avons pas votre adresse e-mail. Veuillez insérer votre adresse e-mail ci-dessous : ………… "
Si vous n'avez pas d'adresse mail personnelle, veuillez choisir entre les options suivantes :
- fournir l'adresse e-mail d'un tiers chez qui vous participerez à l’AG (par exemple membre de la famille) : nom et coordonnées de cette personne
- participer avec un autre copropriétaire (si cela est autorisé dans le cadre des mesures sanitaires)
- être physiquement présent dans le bureau du syndic (si cela est autorisé dans le cadre des mesures sanitaires et compte tenu de la fermeture de la restauration, et du manque de disponibilités des salles suffisamment grandes)
- donner une procuration avec, si nécessaire, l'adresse e-mail de cette personne
Il est préférable d'indiquer ce qui suit sur la convocation :
"Nous attirons votre attention sur les directives qui s’appliquent pendant la pandémie de COVID-19. Cette AG ne peut avoir lieu qu’avec un nombre limité de participants.
En fonction des points à l'ordre du jour, posez-vous la question de savoir si votre présence physique à cette assemblée générale est vraiment nécessaire. Faites preuve de bon sens et, si nécessaire, donnez procuration à un autre copropriétaire. Si vous rencontrez un problème ou si quelque chose n'est pas clair pour vous, veuillez contacter votre gestionnaire immobilier par email à …@... ou au numéro +32 (0)000 00 00 00, qui se fera un plaisir de vous aider .'
Conseil 2
pour démarrer la réunion de manière optimale, il est préférable de demander aux copropriétaires de se connecter une demiheure à l'avance et de vérifier si leur caméra et leur micro fonctionnent correctement. quid des participants qui n’ont pas de caméra ? a cet égard la législation fait cruellement défaut.
Conseil 3
Vous devez modifier votre formulaire de procuration pour donner la possibilité d'indiquer sur le formulaire l'adresse électronique du mandataire.
Conseil 4
N'oubliez pas : l'affichage de l'AG dans les parties communes reste obligatoire : Art 3.89-§5-6° NCc (nouveau Code civil) «… de communiquer à toute personne occupant l'immeuble en vertu d'un droit personnel ou réel, mais ne disposant pas du droit de vote à l'assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l'assemblée ».
Conseil 5
Nous vous conseillons de n’utiliser que des logiciels agrées qui enregistrent la participations des copropriétaires, leur vote ainsi que leur signature. Les logiciels tels que Zoom, Teams, etc... ne sont pas développés/ adaptés aux assemblées générales numériques de la copropriété.
INFO
Mme Dominique Krickovic
Présidente de l'UDS (Union des Syndics)
info@uniondessyndics.be
www.uniondessyndics.be