Wetswijziging mbt de deelname “vanop afstand”; haast en spoed …

Wij zijn het er allemaal over eens. De wet van 20 december 2020 – de zogenaamde COVID-wet – is bijzonder beknopt wat betreft de wijziging van artikel 3.87-§1 van het NBW (nieuw Burgerlijk Wetboek).

Nood aan digitale evolutie

De intenties zijn nobel en in de lijn van de verwachtingen van velen. De nood aan een digitale evolutie in onze sector is ontegensprekelijk. Enerzijds omdat de wereld al enkele jaren met reuzenstappen deze digitale evolutie verder zet. Anderzijds omdat alle sectoren erbij betrokken zijn: banken, scholen, vennootschappen, winkels, vastgoed en nu ook het beheer van onroerende goederen.

In 2010 wou de wetgever zelf onze sector transparanter maken en maakte daarom documenten van de VME via een internetsite beschikbaar voor de mede-eigenaars. Spijtig genoeg dwong kort nadien de wet van 15 mei 2012 onze sector om een stap achteruit te zetten. En dit omwille van vertaalkwesties…

Betreurenswaardig. Toch heeft het de bonafide syndici aangesloten bij UVS niet belemmerd om hun archief en documenten te digitaliseren en ter beschikking te stellen via een internetsite. De meeste kantoren zetten immers al jaren alle niet-privatieve documenten van hun residenties online. Het bewijs bij uitstek dat de wetgever onterecht deze verplichting heeft geschrapt.

Algemene vergadering op afstand

In 2020 was de nood hoog om de AV op afstand toe te laten. Voornamelijk omwille van de coronacrisis en het samenscholingsverbod dat gepaard gaat met de opeenvolgende lockdowns. De fysieke algemene vergaderingen van grotere gebouwen waren de facto onmogelijk geworden (zie KB van 9/4/20 – 28/4/20 en Wet van 20-12-20 KB van 05/03/2021). De wetgever heeft de mogelijkheid voorzien om de AV’s uit te stellen, met een wettige verlenging van de mandaten van de syndici alsook van de commissaris van de rekeningen tot de eerstvolgende algemene vergadering.

Ook schriftelijke beslissingen werden versoepeld. Uiteindelijk is de jaarlijkse algemene vergadering in veel residenties een lang verwachte bijeenkomst, waar allerlei belangrijke (en minder belangrijke ...) aangelegenheden worden besproken. De wetgever heeft daarom in de Wet op Mede-eigendom de mogelijkheid opgenomen om vanop afstand deel te nemen aan de AV.

De Unie van Syndici werd als beroepsfederatie van syndici in België niet officieel geconsulteerd. Desondanks hebben toch wij officieuze kanalen onze aanbevelingen medegedeeld. Eind december werd uiteindelijk het Burgerlijk Wetboek gewijzigd; voortaan kunnen de mede-eigenaars op fysieke wijze, of, indien de bijeenroeping daarin voorziet, vanop afstand aan de AV deelnemen.

Vrijheid van de syndicus

De mogelijkheid om de AV vanop afstand te organiseren, behoort voortaan tot de discretionaire bevoegdheid van de syndicus of de persoon die de AV organiseert. Het is positief dat de syndicus daarin vrij wordt gelaten en met geen bijkomende verplichting moet rekening houden. De syndicus of de persoon die de AV organiseert, beslist voortaan over de wijze van deelname: het kan op fysieke wijze of, als de convocatie daarin voorziet, vanop afstand (t.t.z. digitaal).

Het is niet aan de syndicus om na te gaan of de mede-eigenaars al dan niet over een internetverbinding beschikken vooraleer een digitale AV te organiseren. De wetgever geeft aan de syndicus en/of initiatiefnemer van de AV alle vrijheid van handelen om de AV digitaal te organiseren…

Coronaveilige omstandigheden en toegankelijke democratie

De AV op afstand biedt heel wat voordelen op gebied van veiligheid en toegankelijkheid:

  • Veilig vergaderen: online vergaderen is perfect coronaveilig.
  • Makkelijker deelnemen: heel wat mede-eigenaars/verhuurders (zoals bv. expats) kunnen makkelijk deelnemen en hoeven zich niet te verplaatsen. Iedereen met een computer en een internetaansluiting of een smartphone kan vanop afstand vanuit zijn luie zetel of vanop een vakantielocatie deelnemen.
  • Betere focus: meer ‘to the point’ debatten (geen lawaai en alcoholische consumpties).
  • Minder spanningen: minder ruzie en meer sereniteit.
  • Meer transparantie: de syndicus kan alle documenten direct raadplegen of tonen aan de mede-eigenaars.

Minder infrastructuur en overuren

En een digitale AV biedt ook flink wat voordelen op gebied van nodige infrastructuur en werkuren:

  • Minder verplaatsingen: de syndicus moet zich niet meer verplaatsen met allerlei dossiers, printers en papier om zijn PV ter plaatse af te drukken.
  • De mede-eigenaars die ver wonen hoeven zich ook niet meer verplaatsen.
  • Geen nood aan een zaal: de vergadering gaat niet meer door in een rumoerig café. Dat vermindert ook de duur en de kost van de AV.
  • Minder overuren voor de syndicus: de AV kan vroeger beginnen en wordt sneller en efficiënter afgehandeld. Dit betekent ook minder overuren voor de medewerkers van de syndicus. Vooral deze laatste punt is belangrijk voor de arbeidsmarkt. Syndicus is een knelpuntberoep… en personeel vinden dat bereid is om ‘s avonds te vergaderen wordt steeds moeilijker….

Ook wel nadelen…

Spijtig genoeg zitten er ook wel wat nadelen vast aan online vergaderen.

Sociale ongelijkheid

Niet iedereen heeft een computer of een internetaansluiting. Er is in bepaalde appartementsgebouwen en wijken veel armoede. De pandemie heeft aan het licht gebracht hoeveel mensen nog geen computer hebben en geen internet verbinding kunnen betalen, vooral niet aan de in België gehanteerde tarieven vanwege de operatoren.

Mede-eigenaars zonder computer

Bij mede-eigendom ligt de gemiddelde leeftijd vaak hoog. Veel van onze oudere mede-eigenaars beschikken niet over een computer. In VME’s waar een groot deel van de mede-eigenaars nog altijd niet over een computer beschikt, wordt deelnemen op afstand een probleem… Zonder hulp van zoon- of dochterlief gaat de digitale vergadering aan hen voorbij. Gelukkig helpen de kinderen graag hun ouders. Want zij zijn meestal toch ook de naakte eigenaars en op termijn zijn zij ook de toekomstige mede-eigenaars. Ze hebben er dus alle belang bij om aan de deelname van hun ouders aan de AV mogelijk te maken.

Quid met de vertrouwelijkheid? Wie luistert mee?

Voor de syndici is ook de vertrouwelijkheid van de VME belangrijk: wie is achter de schermen aanwezig op deze AV of in het huis van de mede-eigenaars? Zit daar een advocaat aanduidingen te geven? En is dat altijd met goede bedoelingen? Mensen kunnen onzichtbaar meeluisteren… Anderen kunnen meeluisteren en/of zelfs tussenkomen en uiteindelijk zo het goede verloop van de AV verstoren.

Quid met de GDPR?

De AV vanop afstand kan ook opgenomen worden. In hoeverre is dat GDPR compliant? En kunnen de mede-eigenaars of de syndicus zich daartegen verzetten? Alhoewel wij begrijpen dat een opname nuttig kan zijn, stellen wij ons toch de vraag of dit mag, mits akkoord van de mede-eigenaars en/of de syndicus?

Praktische haalbaarheid

De syndici die dergelijke algemene vergaderingen organiseren, merken dat de opstart van de vergadering vaak lang duurt. Zo kan het wel een extra half uur in beslag nemen voor iedereen online is. Om mogelijke betwistingen te vermijden is het toch aangewezen om te checken of iedereen de syndicus en de voorzitter goed ziet en goed hoort.

Technische mankementen

Jammer genoeg heeft de wetgever bij de wijziging van de Wet op Mede-eigendom niets voorzien in geval van technische mankementen. De wetgever heeft dat wel gedaan voor de vzw’s en vennootschappen.

Kan een mede-eigenaar van wie de verbinding wegvalt tijdens een bepaalde bespreking of stemming de annulering van deze beslissing aan de vrederechter vragen omdat hij niet heeft kunnen deelnemen door technische problemen ? Wij denken van wel, gezien de wet niets voorziet in dergelijke gevallen…

Quid in geval enkele mede-eigenaars niet geconnecteerd geraken en de AV hierdoor niet kan doorgaan wegens de niet gehaalde quorum? Het lijkt evident dat de syndicus na 15 dagen opnieuw een AV zou moeten bijeenroepen. Maar quid met het quorum? Deze nieuwe AV is niet in het leven geroepen omdat het quorum niet werd behaald de eerste keer…

Kortom, er is veel bijkomend werk voor de syndicus om alle documentatie vooraf met de nodige informatie door te sturen, de data van mede-eigenaars op te laden in de software, enz.

“Interpretatio cessat in claris”

Interpretatie houdt op als de zaken duidelijk zijn. Wat hier duidelijk lijkt, is bij nader inzien niet zo helder…

"Vanop afstand" wordt niet gedefinieerd door de wetgever… Kan het via verschillende digitale kanalen? Het lijkt logisch en wenselijk dat de syndicus maar één vorm van deelname vanop afstand voorziet. Verschillende kanalen voorstellen zou enkel tot chaos leiden… Denk maar aan een digitale vergadering terwijl andere mede-eigenaars via de telefoon aanwezig zijn.

In casu zijn er ook verschillende interpretaties van de zin: ‘op fysieke wijze of, indien de uitnodiging daarin voorziet, vanop afstand’. Is het ofwel fysiek ofwel vanop afstand? Of een combinatie van de twee in de vorm van een hybride vergadering? De meningen zijn verdeeld.

Volgens ons dient art. 3.87-§1 NBW (nieuw Burgerlijk Wetboek), zoals gewijzigd door de wet van 20/12/2020, in termen van aanwezigheid van de mede-eigenaars op de AV geïnterpreteerd te worden. De wetgever voorziet dat de mede-eigenaars de keuze hebben tussen ofwel op fysieke wijze aanwezig te zijn, ofwel vanop afstand als er in de convocatie een digitale deelname voorzien is.

De volgende metafoor verduidelijkt ons standpunt; het is alsof u zou zeggen: ‘u kunt de trap nemen, of de lift, als die in werking is’. Concreet wilt dit zeggen dat u altijd de trap kunt nemen, maar ook de lift als die werkt. Of in een restaurant: u kan puree kiezen of frieten, als die op de kaart staan. Concreet: er is altijd puree, maar als frieten op de kaart staan, kan u ook frieten bestellen.

Het antwoord ligt dus in de wijze van deelname. Er zijn duidelijk twee opties mogelijk: u kunt altijd op fysieke wijze aanwezig zijn, maar als de syndicus een digitale optie voorziet in zijn convocatie, kunt u er ook voor kiezen om vanop afstand aanwezig te zijn.

Stemrecht gegarandeerd

Op deze manier kan het stemrecht van mede-eigenaars die geen computer of geen internetaansluiting hebben niet beperkt worden. De fysieke aanwezigheid moet steeds mogelijk zijn voor mensen die geen andere toegang hebben tot de AV. Het spreekt voor zich dat, in het geval de sanitaire maatregelen de fysieke deelname onmogelijk maken (bv. door een samenscholingsverbod), de mede-eigenaars, in deze uitzonderlijke omstandigheden, op zoek moeten gaan naar alternatieven.

Het is volgens ons duidelijk dat de wetgever de fysieke aanwezigheid wil behouden, om te garanderen dat de mede-eigenaar steeds de mogelijkheid behoudt om zijn stemrecht op fysieke wijze uit te oefenen. Hij kan kiezen tussen fysiek of vanop afstand deelnemen als deze laatste voorgesteld wordt in de convocatie. Hij kan nooit verplicht worden om vanop afstand deel te nemen.

Dit impliceert eveneens dat de syndicus de fysieke aanwezigheid van een of meerdere mede-eigenaars niet kan weigeren. Enkel in tijden van corona en samenscholingsverbod zal de syndicus moeten adviseren om alternatieven te zoeken om deel te nemen aan de AV. Verder is een uitsluitend digitale vergadering democratisch onevenwichtig. Wie zal de syndicus controleren en bijstaan? Wie zal het stemgedrag opnemen? Wie zal het ethisch verloop, het democratisch proces en het evenwicht van de machten garanderen? Wie zal de notulen ondertekenen?

De kerk in het midden houden

Een hybride vergadering is de optimale oplossing voor alle actoren. Deze mengvorm van vergaderen komt tegemoet aan de wenselijke snelle digitalisering in onze sector, zonder die mede-eigenaars die geen computer hebben uit te sluiten. Iedere mede-eigenaar kan perfect deelnemen aan de AV op die manier die hij verkiest.

Die mede-eigenaars die op fysieke wijze aan de AV willen deelnemen (nogmaals mits respect van de sanitaire maatregelen) kunnen dat zonder problemen. Zij die liever online de vergadering bijwonen, doen het zo.

Buiten de beperkingen van de coronapandemie en de lockdowns zijn wij van mening dat een syndicus de fysieke aanwezigheid van de mede-eigenaars niet kan weigeren. Maar in coronatijden met sanitaire maatregelen lijkt het ons aangewezen om de fysieke deelname maximaal te beperken met gebruik van volmachten. Op deze manier vermijdt de syndicus ook de onzekerheid van het aantal fysieke deelnemers op zijn kantoor. En hoeft de VME ook geen kost te dragen voor de huur van een zaal.

In onze aanbevelingen aan de wetgever, hadden wij al gepleit voor de ‘beperkte hybride vergadering’, met verplichte minimale aanwezigheid van twee medeeigenaars:

  1. een raadslid van de Raad van Mede-eigendom
  2. de commissaris der rekeningen

Er is dan ook altijd een ‘Voorzitter’ aanwezig. Dat is vaak een probleem en wordt op deze manier constructief opgelost. De aanwezigheid van deze mede-eigenaars garandeert de vlotte identificatie van de aanwezigen, controle van de volmachten, het vlot verloop van de debatten en de ondertekening van de notulen. Het garandeert het democratisch proces en het goed verloop van deze AV.

Wijze van oproeping onveranderd

Op 20-12-2020 werd enkel art. 3.87-§1 van het nieuw Burgerlijk Wetboek gewijzigd. De rest van de Wet op Mede-eigendom is immers onaangeroerd gebleven. De wijze van oproeping van de AV in art. 3.87-§3 van het nieuw Burgerlijk Wetboek is dus onveranderd gebleven. 

De syndicus stuurt op de wettelijke manier een uitnodiging naar alle stemgerechtigde mede-eigenaars met aanduiding van de locatie en het tijdstip van de samenkomst. Deze uitnodiging informeert eveneens over de mogelijkheid van een digitale deelname en de concrete wijze van deelname en vertelt ook op welke manier de link naar de online vergadering zal worden doorgestuurd. De mede-eigenaars die vanop afstand willen deelnemen, zullen dus hun e-mailadres moeten doorsturen aan de syndicus. Naar dat adres wordt dan de link naar de digitale AV verstuurd.

Speciale platforms voor de AV

Uiteraard is er ook het financieel aspect. Veel internetplatformen zoals Teams of Zoom zijn gratis, maar daarom niet noodzakelijk ontwikkeld en geschikt voor onze sector. Deze platformen laten zeker wel het debat toe en ook de identificatie van de medeeigenaars dankzij de unieke link die de syndicus gestuurd heeft. Als u over Adobe software beschikt, laten deze platformen eventueel ook toe om de notulen te onderteken, hoewel het technisch gezien niet optimaal is. Maar hoeveel medeeigenaars beschikken over dergelijke software, laat staan er probleemloos mee werken?

In het vooruitzicht van de digitale evolutie binnen onze sector hebben ook andere softwarespecialisten specifieke programma’s voor de digitale AV ontwikkeld. Deze programma’s hebben vanzelfsprekend een kostprijs. Dit hoeft niet per se negatief te zijn, integendeel.

Deze programma’s bieden de volgende voordelen:

  • Tijdsregistratie en identificatie van de deelnemers
  • Vermelding van de aandelen per kavel
  • Volmachten worden onmiddellijk bij de juiste persoon bijgeteld
  • Laatkomers kunnen nog stemmen
  • Overzichtelijkheid van de stemmingen
  • Onmiddellijk overzicht van de behaalde meerderheid
  • Automatisch genereren van de notulen
  • Online ondertekenen van de notulen

Gezien de kostprijs van een zaal en van de consumpties zijn de gehanteerde prijzen van deze programma’s zeer redelijk.

Conclusie: waarom dan nog moeite doen in 2021?

Wat eerst een goede oplossing leek te zijn, is niet met het verwachte enthousiasme ontvangen door de syndici. Het gebrek aan duidelijkheid ter zake kan dit verklaren. Tal van vragen en organisatorische problemen duiken op als gevolg van de juridische leegte …

Digitaal vergaderen wordt door de meeste syndici momenteel als een noodoplossing beschouwd en niet als een structurele oplossing. Voornamelijk omdat de syndici, tot 30 september 2021 , de algemene vergadering wettelijk kunnen verplaatsen tot de volgende 15 daagse periode. Dit zet geen druk op de syndicus om de vergadering digitaal te houden. Des te meer omdat bij uitstel van de algemene vergadering de mandaten van de beheerders van rechtswege worden verlengd tot de volgende AV…

Veel syndici opteren dan ook (terecht) voor de schriftelijke besluitvorming in geval van een belangrijke of dringende vraag binnen een VME, dit ter vervanging van de fysieke of digitale AV.

Het lijkt er uiteindelijk op dat de syndici toch verkiezen om fysieke AV’s te organiseren.

De digitalisering in onze sector zal nog een lange tijd als laatste optie beschouwd worden…

Tip 1

Voor een vlotte organisatie van deze digitale AV vermeldt u best u in de uitnodiging het volgende:

“behoudens tegenbericht van uwentwege zullen wij de link naar de AV d.d. xx/xx/xx/ naar volgend e-mailadres sturen: xx@xx.be

Wij beschikken niet over uw e-mailadres. Gelieve hieronder uw e-mailadres te vermelden aub: ……………

Als u niet over een e-mailadres beschikt, gelieve dan een keuze te maken tussen de volgende opties:

  • het e-mailadres doorgeven van een derde waar u de vergadering zult volgen (bv. familielid): de naam en coördinaten van deze persoon
  • deelnemen bij een andere mede-eigenaar (als dit mag in het kader van de sanitaire maatregelen)
  • fysiek aanwezig zijn in het kantoor van de syndicus (als dit toegelaten is het kader van de sanitaire maatregelen en rekening houdend met het sluiten van de horeca waardoor er geen zalen zijn die groot genoeg zijn)
  • een volmacht geven met desgevallend het e-mailadres van deze persoon

U vermeldt best het volgende op de convocatie:

‘Uw bijzondere aandacht wordt gevraagd voor deze richtlijnen die gelden tijdens de COVID-19 pandemie. Deze vergadering mag met een beperkt aantal aanwezigen/ medeeigenaars plaatsvinden.

Overweeg zelf, in functie van de agendapunten op de dagorde, of uw fysieke aanwezigheid op deze algemene vergadering echt noodzakelijk is. Laat uw gezond verstand spreken en geef desnoods volmacht aan een andere mede-eigenaar. Heeft u hier een probleem mee of is iets u niet duidelijk, contacteer dan uw syndicus via mail op …@... of op het nummer +32 (0)000 00 00 00 die u graag zal verder helpen.’

Tip 2

Om de vergadering optimaal op te starten, vraagt u best aan de mede-eigenaars om een halfuur op voorhand in te loggen en om te controleren of hun camera en micro goed werken. Quid met deelnemers die bvb niet over een camera beschikken? De wetgeving blijft hierover qua duidelijkheid in gebreke.

Tip 3

U dient uw volmachtformulier aan te vullen met de mogelijkheid om het e-mailadres van de volmachtdrager te vermelden.

Tip 4

Niet vergeten: de affichage/aankondiging van de AV in de gemeenschappelijke delen blijft verplicht: Art 3.89-§5-6° NBW (nieuw Burgerlijk Wetboek) : “aan elke persoon, die het gebouw bewoont krachtens een persoonlijk of zakelijk recht, maar die in de algemene vergadering geen stemrecht heeft, de datum van de vergaderingen mede te delen om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen met betrekking tot de gemeenschappelijke gedeelten te formuleren. Deze zullen als zodanig aan de vergadering worden medegedeeld”.

Tip 5

Gebruik enkel goedgekeurde software die de registratie der deelnemers, het stemgedrag alsook de ondertekening der deelnemers vast legt. Software zoals Zoom, Teams, enz ... zijn niet geschikt/ontworpen voor de digitale algemene vergaderingen van de medeeigendom.

INFO

Mevr. Dominique Krickovic
Directrice UVS (Unie van Syndici)
info@uvsyndici.be
www.uvsyndici.be

Onze blogs

DELEN


 



Toegankelijke appartementsgebouwen