La scission d'un appartement en copropriété en 2021
Dans notre précédent numéro, l'auteur a principalement traité des aspects juridiques à prendre en considération lorsqu'un copropriétaire souhaite procéder à la division d’un appartement en plusieurs lots.
Dans cette contribution, l’auteur expliquera quelles sont les démarches à suivre pour le copropriétaire et pour l'association des copropriétaires afin d’effectuer légalement le partage d’un lot au sein de la copropriété.
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Comme présenté en première partie (voir Property Today édition 5), la loi impérative sur la copropriété stipule qu'un copropriétaire qui souhaite scinder (ou fusionner) une parcelle, doit depuis le 01.01.2019, soumettre son projet à l'assemblée générale. En d'autres termes, la redistribution est soumise à l'approbation de l'assemblée générale (ciaprès également AG).
Note importante! Si nous nous référons ensuite à une AG ordinaire ou extraordinaire, il s'agit toujours d'une réunion physique.
AG ordinaire versus AG extraordinaire
Bien entendu, peu importe que les points de l'ordre du jour soient traités dans le cadre d'une assemblée générale ordinaire ou d'une assemblée générale extraordinaire.
Mais il est bien évidemment fondamental de respecter strictement les formalités légales et les conditions de forme, afin de ne pas donner l’occasion à un copropriétaire et / ou à un tiers concerné et qui pourrait démontrer un préjudice personnel, de remettre en cause les décisions rendues nulles et non avenues (en application de l'article 3.92-§3 du nouveau Code civil).
Ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire
Si un propriétaire souhaite soumettre son projet de scission à l'approbation de l'assemblée générale ordinaire, il doit s'assurer de le communiquer en temps utile au syndic.
Délai signifie au plus tard 3 semaines avant le premier jour de la période de 15 jours au cours de laquelle l’assemblée générale ordinaire doit avoir lieu. Cette période est prévue dans le règlement d’ordre interne.
Ordre du jour de l’assemblée générale extraordinaire.
Si un copropriétaire souhaite que la redistribution soit abordée lors d'une assemblée générale extraordinaire, il ne peut le faire que si les conditions légales pour le faire sont réunies.
L'article 3.87-§2, deuxième alinéa, du nouveau Code civil dispose que le ou les requérants:
a) Doivent détenir au moins 1/5ème des quotes-parts (= quotes-parts propres ou cumulées avec celles des autres propriétaires candidats) pour pouvoir convoquer l'assemblée générale
b) la requête doit être faite par courrier recommandée au gestionnaire de l'immeuble
Préalablement à l’ AG
Elaboration et envoi de la convocation / agenda
Pour les syndics, l'élaboration correcte et complète de l'ordre du jour revêt une importance primordiale.
Par ailleurs, pour le gestionnaire d'immeuble qui n'est pas (encore) familiarisé avec la gestion d'un partage de lot, mieux mieux vaut faire appel à un expert en la matière (notaire, avocat, expert,…). Sans être exhaustive, la liste ci-dessous reprend les points qui doivent absolument figurer à l'ordre du jour:
- Explication générale de la structure de la distribution basée sur les plans de construction, et autre document, questions -réponses (pas de vote).
- Approbation de la répartition proposée.
- Discussion de toutes les conditions (suspensive), relatives à l'approbation finale du projet.
- Nouvelles quotes-parts – lecture du rapport motivé
- Modification des clés de répartition (si nécessaire)
- Acte authentique de modification des statuts et mandats nécessaires
- Répartition des coûts liés à la mise en place du projet de a à z
Informations / documents à joindre:
Afin de s'assurer que les copropriétaires ayant le droit de vote lors de l'assemblée générale puissent prendre une décision en connaissance de cause, ces derniers doivent, conformément à l'article 3.87-§3 du nouveau Code civil, être en mesure de consulter en temps voulu les documents relatifs aux points de l’ordre du jour.
Cela concerne, entre autre :
- Une présentation concise du projet de scission.
- Les plans schématiques des étages avec représentation de la situation actuelle et future;
- Une copie du permis d'environnement.
- Les documents relatifs à la précadastration.
- La proposition des nouvelles quotesparts avec rapport motivé obligatoire.
Pendant l'assemblée générale.
Agenda et majorités.
Accord de principe sous réserve du respect des formalités obligatoires.
L'approbation requiert (en principe) une majorité des 4/5 (art. 3.88-§1, deuxième, g) nouveau Code civil). Cependant, si toutes les formalités obligatoires n'ont pas été respectées au moment de la décision, il est préférable d'ajouter une condition suspensive à l'approbation.
De ce fait, l'approbation ne devient exécutoire qu'à partir du moment où toutes les formalités ont été accomplies. In casu, il s’agit de l'octroi du permis d'environnement, de la précadastration et / ou du rapport motivé des nouvelles quotes-parts.
Remarque : Le propriétaire demandeur doit tout mettre en oeuvre pour s’assurer qu’au minimum, le rapport motivé des nouvelles quotes-parts soit disponible lors de la 1ère AG (voir ci-dessous). Ceci afin d’éviter la convocation d’une nouvelle AG, qui entraînerait non seulement un retard au niveau du dossier mais également des frais supplémentaires.
Nouvelles quotes-parts - rapport motivé.
Créer un nouveau lot signifie que les partages doivent être liés à ce nouveau lot. Autrement dit que les parts existantes doivent être modifiées. Conformément à l'art. 3.88-§3, 1er alinéa nouveau Code civil, cette modification des quotes-parts doit être effectuée sur la base d'un rapport motivé des quotes-parts.
Conformément à l'article 3.88-§3, deuxième alinéa du nouveau Code civil, l'unanimité n'est pas requise en cas de division ou d'unification d'un lot. Dans un tel cas, l'approbation de la modification des quotesparts nécessite une majorité des 4/5ème.
Modification des clés de répartition (le cas échéant)..
Dans certains cas, la division d'un lot affectera également les clés de répartition existantes. Dans ce cas, celles-ci doivent être modifiées. Cette décision doit également être prise à la majorité des 4/5ème.
Modification des statuts.
Lorsque l’AG a donné son accord, l'agrément doit faire l'objet d'un acte notarié (modification de la liste et du descriptif des parties privatives, ajustement des quotesparts, éventuellement modification des clés de répartition, ...). Ici aussi, la majorité des 4/5ème s'applique.
Rédaction et signature de l'acte modificatif - octroi des mandats nécessaires.
a) Rédaction de l'acte : Un notaire doit être désigné pour la rédaction de l'acte authentique.
Il arrive que le (s) propriétaire (s) demandeur (s), choisissent eux-mêmes un notaire, mais le choix peut aussi être laissé à l'AG. Dans ce cas, l’ACP désignera un notaire.
Dans ce dernier cas, il est préférable que l'AG confie au gestionnaire de l'immeuble le mandat de désigner un notaire de son choix.
Pour l’octroi du mandat la majorité absolue est requise (1/2 + 1)
b) Signature de l'acte : Outre ce qui précède, il est préférable de confier au gestionnaire d'immeuble un mandat spécial pour la signature de l'acte.
En vertu de la loi de 2010, une loi de réparation prévoyait la possibilité de faire retranscrire un acte modificatif au nom de l’ACP (autant pour les parties communes et les parties privatives) permettant ainsi au syndic de signer seul les actes authentiques. Malheureusement, les mesures de cette loi de réparation n’ont pas été reprises par la loi modifiée du 18 juin 2018.
L'article 3.99 du nouveau Code civil prévoit que seuls les actes relatifs aux parties communes sont exclusivement transférés au nom de l'ACP.
Note importante. Avant l'assemblée générale, il est préférable de se renseigner - éventuellement par l'intermédiaire d'un notaire - auprès de l'office de sécurité juridique compétent de l'AGDP (Administration Générale de la Documentation Patrimoniale) si tous les propriétaires doivent intervenir dans l'acte modificatif et, en particulier, si tous les copropriétaires doivent également signer l'acte.
Répartition des coûts afférents de A à Z.
Il semble évident que tous les frais que l’ACP doit encourir pour le traitement de ce dossier, par exemple l'organisation d'une assemblée générale spéciale si nécessaire, les services supplémentaires de l'administrateur, etc., seraient à la charge du demandeur / propriétaire intéressé(s). Pour des raisons de sécurité, il est préférable de l'inclure comme condition dans le procès-verbal de la réunion.
Astuce ! Les frais liés à la rédaction de l'acte de modification notarié peuvent éventuellement être partagés entre l’ACP et les copropriétaires demandeurs.
Par ailleurs l’ACP pouvait profiter de l'occasion pour intégrer dans l’acte authentique des décisions antérieures qui n’ont jamais fait l’objet d’un acte authentique, ou de procéder à la coordination des statuts si cela n'a pas encore été fait et / ou d’introduire dans le règlement de copropriété des clauses et sanctions en cas de non-paiement des charges communes (application de l'article 3.85-§1, deuxième le nouveau Code civil).
Après l'assemblée générale.
Envoi du PV – délai de 4 mois.
- Le point de départ du délai de 4 mois durant lequel les décisions peuvent être contestées devant les tribunaux commence à courir après lecture des décisions prises lors de l'assemblée générale et après la signature du procès-verbal par le président, le secrétaire et les propriétaires ou mandataires encore présents *.
- Le gestionnaire d'immeuble doit, dans les 30 jours, envoyer le procès-verbal à toutes les parties concernées.
Si tous les copropriétaires étaient présents ou représentés et qu’ils ont tous voté en faveur du projet, les propriétaires demandeurs peuvent envisager, à leurs risques et périls, d’entreprendre les travaux avant la fin de la période de recours.
Préparation et signature de l’acte authentique.
Enfin, l'acte modificatif doit être rédigé et signé, après quoi l'acte doit être retranscris au bureau compétent.
Dès réception de la version transcrite, le gestionnaire d'immeuble en remettra une copie à toutes les parties intéressées.
INFO
Peter Leyseele
Legal Manager COPPER | syndicusafdeling.
Diepestraat 2a - 1780 Wemmel
- deskundige appartementsmede-eigendom.
- gerechtsdeskundige, erkend door de FOD Justitie.
- auteur van verschillende publicaties over appartementsmede-eigendom
T 02 267 15 35
syndic@copper.be
Bijkantoor (vanaf juli 2021)
Mechelbaan 511
2580 Putte