De opsplitsing van een appartement in mede-eigendom anno 2021
In onze vorige uitgave behandelde de auteur vooral de juridische aspecten waarmee rekening moet worden gehouden wanneer een mede-eigenaar wenst over te gaan tot het (laten) opsplitsen van een appartement in meerdere kavels.
In deze bijdrage licht hij toe welke stappen een mede-eigenaar en de vereniging van mede-eigenaars moeten zetten om de opsplitsing/de verdeling binnen de mede-eigendom op rechtsgeldige wijze tot stand te brengen.
ALGEMENE VERGADERING
Zoals in deel I uiteengezet (zie Property Today editie 5), bepaalt de dwingende wet dat een eigenaar die vanaf 01.01.2019 een kavel wenst op te splitsen (of samen te voegen), daarvoor beroep moet doen op de algemene vergadering. De verdeling is m.a.w. aan de goedkeuring van de algemene vergadering (verder hierna ook AV) onderworpen.
Belangrijke opmerking! Als we hierna spreken over een gewone of bijzondere AV, dan gaat het telkens om een fysieke vergadering.
Gewone AV versus bijzondere AV.
Het maakt uiteraard niet uit of de behandeling van de inzake voor te leggen dagordepunten tijdens een gewone dan wel tijdens een bijzondere algemene vergadering gebeurt.
Maar het is natuurlijk wel heel belangrijk dat de wettelijke formaliteiten en vormvereisten worden nageleefd. Dit niet doen, zet voor een mede-eigenaar en/of voor een derde belanghebbende die een persoonlijk nadeel kan aantonen, de deur open om de genomen beslissingen in rechte te doen vernietigen (toepassing artikel 3.92-§3 van nieuw Burgerlijk Wetboek).
Behandeling tijdens de gewone vergadering.
Wenst een eigenaar de goedkeuring tot verdeling aan de gewone algemene vergadering voor te leggen, dan moet hij ervoor zorgen dat hij dit tijdig aan de syndicus meedeelt.
Met tijdig wordt bedoeld, ten laatste 3 weken vóór de eerste dag van de 15-daagse periode waarbinnen de gewone vergadering moet plaatsvinden. Deze periode kan worden teruggevonden in het reglement van interne orde.
Behandeling tijdens een buitengewone vergadering.
Wenst een eigenaar dat de verdeling tijdens een bijzondere algemene vergadering wordt behandeld, dan kan hij dit maar doen wanneer aan de wettelijke voorwaarden daartoe wordt voldaan.
Artikel 3.87-§2, 2de lid van het nieuwe Burgerlijk Wetboek bepaalt inzake dat de aanvrager(s):
a) minstens over 1/5de aandelen moet(en) beschikken (= eigen aandelen of gecumuleerd met deze van andere aanvragende eigenaars) om de vergadering te kunnen samenroepen;
b) de vraag d.m.v. een aangetekende brief aan de syndicus moet(en) richten.
Voorafgaand aan de vergadering.
Opmaak en verzending van de dagorde/van de agenda.
Het waarschijnlijk belangrijkste aandachtspunt voor de syndici, betreft de correcte en volledige opmaak van de dagorde.
Een syndicus die (nog) niet vertrouwd is met de behandeling van een opsplitsing van een kavel, laat zich best bijstaan door een expert (notaris, advocaat, deskundige,…). Zonder onderstaande opsomming als limitatief te beschouwen, worden navolgende punten best op de agenda geplaatst:
- Algemene toelichting van de opzet van de verdeling a.d.h.v. o.m. de bouwplannen, enzovoort – vraagstelling (geen stemming).
- Goedkeuring voorgestelde opsplitsing.
- Bespreking van eventuele (opschortende) voorwaarden, te koppelen aan de definitieve goedkeuring van het project.
- Aanpassing van de aandelen - opmaak aandelenverslag.
- Aanpassing verdeelsleutels (indien aan de orde).
- Opmaken van een wijzigende statuutakte - verlenen van de nodige mandaten.
- Verdeling van de kosten gerelateerd aan het van a tot z tot stand brengen van de verdeling.
Bij te voegen informatie/documenten:
Om ervoor te zorgen dat de stemgerechtigden tijdens de vergadering met voldoende kennis van zaken kunnen beslissen, dienen, naar analogie met de inhoud van artikel 3.87-§3, 3de alinea van het nieuw Burgerlijk Wetboek, de eigenaars tijdig inzage te krijgen in de relevante stukken.
Het gaat dan o.m. om:
- Een beknopte schriftelijke uiteenzetting van de opzet van de opsplitsing.
- De grondplannen/tekeningen, met daarop een weergave van de bestaande en van de nieuwe toestand.
- Een kopie van de omgevingsvergunning (indien reeds aangevraagd en verkregen).
- De documenten m.b.t. de prekadastratie (indien reeds aangevraagd en verkregen).
- Het voorstel tot aanpassing van de aandelen op basis van het verplichte aandelenverslag.
Tijdens de algemene vergadering.
Behandeling v.d. dagorde - meerderheden.
(Principiële) goedkeuring onder voorbehoud dat wordt voldaan aan de noodzakelijke formaliteiten.
De (principiële) goedkeuring behoeft een 4/5de meerderheid (art. 3.88-§1, ten 2de, g) nieuw B.W.). Indien echter op het moment van de beslissing nog niet aan alle verplichte formaliteiten werd voldaan, dan wordt aan de goedkeuring best een opschortende voorwaarde gekoppeld.
Dit in die zin, dat de goedkeuring maar pas uitvoerbaar wordt, vanaf het moment dat alle formaliteiten werden vervuld. In casu het voorhanden zijn van een omgevingsvergunning, de prekadastratie en/ of het verplichte aandelenverslag dat moet worden voorgelegd.
Opmerking: De aanvragende eigenaar doet er best aan om ervoor te zorgen dat minstens het verplichte aandelenverslag aanwezig is tijdens de 1ste vergadering (zie verder hierna). Dit om te vermijden dat een nieuwe vergadering moet worden samengeroepen, wat niet alleen vertraging van het dossier maar ook bijkomende kosten veroorzaakt.
Aanpassing van de aandelen – opmaak aandelenverslag.
Het creëren van een nieuw kavel, houdt in dat aan dit nieuwe kavel aandelen moeten worden verbonden. M.a.w. dat de bestaande aandelen moeten worden aangepast. Conform art. 3.88-§3, 1ste lid nieuw B.W. moet de aanpassing gebeuren op basis van een voor te leggen aandelenverslag.
Conform art 3.88-§3, 2de lid nieuw Burgerlijk Wetboek is de eenparigheid van stemmen niet vereist in geval van verdeling of de vereniging van een kavel. In één van voorkomende gevallen vergt de goedkeuring van de aanpassing van de aandelen een 4/5de meerderheid.”
Aanpassing/wijziging v.d. lastenverdeling (indien aan de orde).
In bepaalde gevallen zal de opsplitsing van een kavel ook een invloed hebben op de bestaande kostenverdeelsleutels. In welk geval deze moeten worden gewijzigd. Ook deze beslissing moet met een 4/5de meerderheid worden genomen.
Wijzigende statuten.
Wanneer de AV haar akkoord heeft verleend, dan dient de goedkeuring het voorwerp uit te maken van een notarieel wijzigende akte (wijziging opsomming en beschrijving v.d. privatieve delen, aanpassing v.d. aandelen, eventuele wijziging kostenverdeelsleutels,…). Ook hier geldt de 4/5de meerderheid.
Opmaak en ondertekenen van de wijzigende akte - verlenen van de nodige mandaten.
a) Opmaak akte: Voor de opmaak en het verlijden van de wijzigende akte moet een notaris worden aangesteld.
Ofwel gebeurt dit door de aanvragende eigenaar(s), die dus zelf een notaris kiest/ kiezen, ofwel wordt de keuze aan de AV overgelaten. In dat geval stelt de VME een notaris aan.
In dit laatste geeft de AV best aan de syndicus een mandaat om een notaris naar keuze aan te duiden.
Het mandaat moet worden beslist met een volstrekte meerderheid (1/2+1).
b) Ondertekening akte: Los van voorgaande, wordt voor de ondertekening van de akte aan de syndicus best een bijzonder mandaat verleend.
Immers, waar onder de wet van 2010 een reparatiewet in de mogelijkheid voorzag om zowel voor de gemeenschappelijke als voor de privatieve delen een wijzigende akte uitsluitend op naam van de VME over te laten schrijven, waardoor i.p. de akte alleen door de syndicus kon worden ondertekend, werd de inhoud van de reparatiewet binnen de gewijzigde wet van 18 juni 2018 (helaas) niet mee overgenomen.
Artikel 3.99 van het NBW bepaalt dat enkel de akten m.b.t. de gemeenschappelijke delen uitsluitend worden overgeschreven op naam van de VME.
Belangrijke opmerking. Voorafgaand aan de algemene vergadering wordt – eventueel via een notaris - best navraag gedaan bij het bevoegde kantoor rechtszekerheid van de AAPD (Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie) of alle eigenaars in de wijzigende akte moeten tussenkomen en vooral of ook alle mede-eigenaars de akte moeten ondertekenen.
Verdeling van de kosten gerelateerd aan het van a tot z tot stand brengen van de verdeling.
Niettegenstaande het vanzelfsprekend lijkt dat alle kosten die de VME moet maken voor de afhandeling van dit dossier, bijvoorbeeld organiseren van een bijzondere algemene vergadering indien nodig, extra prestaties syndicus, enzovoort, door de aanvragende/ door de belanghebbende eigenaar(s) zouden worden betaald, wordt dit veiligheidshalve best mee als voorwaarde in het verslag van de vergadering opgenomen.
Tip! De kosten m.b.t. de opmaak en het verlijden van de notarieel wijzigende akte kunnen eventueel worden gedeeld tussen de VME en de betreffende eigenaar(s).
De VME zou immers van de gelegenheid gebruik kunnen maken om bijvoorbeeld eerder genomen beslissingen, die volgens de wet het voorwerp van een authentiek wijzigende akte moesten uitmaken maar waarvoor er in het verleden geen wijzigende akte werd opgemaakt, thans in de wijzigende akte te doen opnemen. Of om de statuten te laten coördineren indien dit nog niet is gebeurd en/of om de bedingen en sancties met betrekking tot de niet-betaling van de lasten te laten inschrijven in het reglement van mede-eigendom (toepassing artikel 3.85-§1, ten 2de van het NBW).
Na de algemene vergadering.
Versturen notulen – 4 maanden termijn.
- Nadat aan het einde van de algemene vergadering de genomen beslissingen werden voorgelezen, de notulen door de voorzitter, de secretaris en de nog aanwezige eigenaars of lasthebbers werden ondertekend, begint de 4 maanden termijn te lopen waarbinnen beslissingen in rechte kunnen worden aangevochten*.
- Na de vergadering dient de syndicus de notulen binnen de 30 dagen aan alle belanghebbenden over te maken.
* Tenzij alle mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd waren en positief stemden, dient door de belanghebbende eigenaar(s) te worden afgewogen of deze (op eigen risico) de werken al dan niet voor het einde van de protesttermijn laat aanvangen.
Opmaak en verlijden authentiek wijzigende akte.
Tot slot moet de wijzigende akte worden opgemaakt en worden ondertekend, waarna de akte moet worden overgeschreven op het bevoegde kantoor.
Na ontvangst van de overgeschreven versie, bezorgt de syndicus kopie ervan aan alle belanghebbenden.
INFO
Peter Leyseele
Legal Manager COPPER | syndicusafdeling.
Diepestraat 2a - 1780 Wemmel
- deskundige appartementsmede-eigendom.
- gerechtsdeskundige, erkend door de FOD Justitie.
- auteur van verschillende publicaties over appartementsmede-eigendom
T 02 267 15 35
syndic@copper.be
Bijkantoor (vanaf juli 2021)
Mechelbaan 511
2580 Putte