Dans le quotidien de la copropriété, les infractions urbanistiques sont loin d’être des incidents isolés. Derrière une modification apparemment privée peut se cacher un véritable enjeu collectif… et une source de responsabilité directe pour le syndic.
Dès qu’une irrégularité est portée à sa connaissance, le syndic ne peut se permettre l’inaction. Ce qui pourrait sembler être un litige individuel peut rapidement être requalifié en faute de gestion, avec des conséquences tant civiles que professionnelles. La question dépasse donc largement la simple régularisation : elle touche à la protection même du syndic.
Un problème privé… aux conséquences collectives
Divisions non autorisées, transformations d’usage, extensions sur des parties communes : ces situations sont fréquentes et bien connues des professionnels. Pourtant, leur traitement reste délicat.
Structurer la réponse : une démarche encadrée
Même lorsqu’une irrégularité concerne une partie privative, le syndic conserve une obligation d’intervention. Sa mission légale d’administration et de conservation de l’immeuble lui impose d’agir avec rigueur et diligence. Laisser perdurer une situation irrégulière peut être interprété comme une carence, engageant sa responsabilité.
Le rôle du syndic n’est pas de trancher, mais
d’organiser la décision.
Dès qu’il a connaissance de l’infraction
il doit préparer une assemblée générale extraordinaire, présenter une analyse claire et
encadrer les options possibles : régularisation
avec adaptation des statuts ou remise en
état.
La première étape consiste à objectiver les
faits. Cela passe une analyse approfondie
des documents essentiels - acte de base,
règlement de copropriété, permis éventuels
- ainsi que par une évaluation des impacts
concrets sur les parties communes et la
répartition des charges.
Une fois les éléments réunis, le syndic doit adopter une approche structurée. Il engage un dialogue formel avec le copropriétaire concerné, examine les possibilités de régularisation et, si nécessaire, sollicite des avis techniques ou juridiques.
Mais surtout, il doit documenter chaque étape. La traçabilité des démarches constitue un élément clé de sa protection en cas de contestation.
Des décisions qui engagent les statuts
Lorsque la régularisation implique une modification des lots, de leur destination ou des quotes-parts, une modification des statuts est obligatoire. La décision doit être prise lors d’une AG régulière dans le respect des majorités légales et être ensuite suivie par un acte notarié.
Ceci est incontournable : les statuts sont le seul document opposable aux tiers. Un décalage entre la réalité de terrain et leur contenu expose la copropriété - et indirectement le syndic - à des contestations lors de ventes, de financements ou de litiges.
À l’inverse, si l’assemblée refuse toute régularisation, elle peut imposer la remise en état des lieux. Le syndic devra alors veiller à l’exécution stricte de cette décision.
Une obligation d’information renforcée
Un autre point de vigilance intervient lors de la vente d’un lot. Conformément à l’article 3.94 du Code civil, le syndic est tenu de communiquer au notaire toute irrégularité affectant l’immeuble.
Une omission peut avoir des conséquences lourdes : annulation de la vente, retards ou mise en cause de sa responsabilité professionnelle.
Trois situations juridiques à maîtriser
Toutes les infractions ne se traitent pas de la même manière. Trois configurations principales doivent être distinguées.
-
Première hypothèse : l’usage ou
jouissance d’une partie commune sans
extension
Dans ce cas, aucune modification des quotités n’est nécessaire. L’assemblée générale peut statuer sur ce point à la majorité des deux tiers et ensuite modifier les statuts.
Art. 3.88-§1 : "L'assemblée générale décide:
1° à la majorité des deux tiers des voix:
a) de toute modification aux statuts pour autant qu'elle ne concerne que la jouissance, l'usage ou l'administration des parties communes, … " -
Deuxième hypothèse : l’extension d’une
partie privative
Lorsqu’un copropriétaire s’approprie une partie commune afin d’agrandir son lot, deux options sont envisageables pour l’assemblée générale : soit régulariser la situation, soit demander la remise en état.
En cas de régularisation, la tâche du syndic s’avérera complexe. Il conviendra notamment d’établir un plan précis de l’agrandissement et d’évaluer la valeur au mètre carré de la partie commune annexée, idéalement sur avis d’un géomètre-expert ou d’un évaluateur immobilier.
Sur cette base, une compensation pourra être demandée à l’auteur de l’infraction. En effet, sans compensation financière adéquate, il est peu probable que la copropriété atteigne l’unanimité requise pour approuver la régularisation. Par ailleurs, le syndic devra présenter le rapport motivé "d'un notaire, d'un géomètre-expert, d'un architecte ou d'un agent immobilier." pouvant être établi par lui-même, par un notaire ou par un géomètre-expert, incluant notamment un nouveau tableau des quotités.
Enfin, une modification des statuts s’imposera afin d’intégrer la nouvelle configuration des lots et d’adapter les quotes-parts en conséquence.
Le syndic devra donc convoquer une assemblée générale extraordinaire au cours de laquelle l’ensemble des copropriétaires devront être présents ou représentés. La décision de régularisation et de la compensation financière, impliqueront en pratique un majorité des 4/5ème tandis que la modification des quotités implique l’unanimité de tous les copropriétaires.
Cc art.3.88-§3 : "Il est statué à l'unanimité des voix de tous les copropriétaires sur toute modification de la répartition des quotes-parts de copropriété, moyennant la production d'un rapport tel que prévu à l'article 3.85, § 1er, alinéa 2."
Par ailleurs, tous les frais liés à cette régularisation devront en toute logique être intégralement supportés par l’auteur de l’infraction, incluant les frais de géomètre, d’évaluation, de notaire, de syndic, ainsi que les coûts liés à la modification des statuts... etc. -
Troisième hypothèse : changement de
destination, division ou réunion de lots
Ces situations requièrent une majorité des quatre cinquièmes. Elles impliquent une modification des statuts et, le cas échéant, une révision des quotités. Dans chaque cas, le respect scrupuleux des règles de majorité est essentiel. Une erreur peut entraîner l’annulation de la décision.
Privilégier une approche
stratégique
Face à une infraction, la tentation peut être
d’exiger immédiatement une remise en
état. Mais cette voie est souvent longue et
conflictuelle.
Lorsque la régularisation est possible, une
solution négociée peut offrir une alternative
plus efficace : compensation financière,
adaptation des quotes-parts, modification
des statuts. Une condition reste toutefois
incontournable : la régularisation interne
ne dispense jamais d’une régularisation
urbanistique auprès des autorités
compétentes.
Comprendre les subtilités de
l’unanimité
L’unanimité est souvent perçue comme un
frein. En réalité, son application mérite d’être
nuancée.
Dans certains cas, lorsqu’une décision
principale est adoptée à une majorité
qualifiée, l’adaptation des quotes-parts qui
en découle peut être votée à cette même
majorité.
Cc art 3.88-§3 : "…. Toutefois, lorsque l'assemblée générale, à la majorité qualifiée requise par la loi, décide de travaux, de la division ou la réunion de lots ou d'actes de disposition, elle peut statuer, à la même majorité qualifiée, sur la modification de la répartition des quotes-parts de copropriété dans les cas où cette modification est nécessaire. …"
Par ailleurs, en cas d’échec dû à l’absence de copropriétaires, une seconde assemblée peut être convoquée. Elle permet alors de statuer à l’unanimité des membres présents ou représentés, évitant ainsi les blocages.
Cc art 3.88-§4 : "Lorsque la loi exige l'unanimité de tous les copropriétaires et que celle-ci n'est pas atteinte à l'assemblée générale pour cause d'absence d'un ou plusieurs copropriétaires, une nouvelle assemblée générale sera réunie après un délai de trente jours au moins, lors de laquelle la décision en question pourra être prise à l'unanimité de tous les copropriétaires présents ou représentés."
La rigueur est donc la meilleure protection du syndic ! Face aux infractions urbanistiques, le véritable danger ne réside pas uniquement dans l’irrégularité elle-même. Il se situe dans l’inaction, l’imprécision ou le non-respect des procédures.
Un syndic réactif, méthodique et rigoureux limite considérablement son exposition au risque.
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