In de dagelijkse praktijk van de mede-eigendom zijn stedenbouwkundige inbreuken allesbehalve uitzonderlijk. Achter een ogenschijnlijk private wijziging kan een reëel collectief probleem schuilgaan… en een directe bron van aansprakelijkheid voor de syndicus.
Zodra een onregelmatigheid hem ter kennis wordt gebracht, kan de syndicus zich geen passiviteit permitteren. Wat op het eerste zicht een individueel geschil lijkt, kan snel worden herkwalificeerd als een beheersfout, met zowel burgerrechtelijke als professionele gevolgen. De problematiek gaat dus veel verder dan louter regularisatie: zij raakt aan de bescherming van de syndicus zelf.
Een privéprobleem… met collectieve gevolgen
Niet-vergunde opsplitsingen, functiewijzigingen, uitbreidingen op gemeenschappelijke delen: deze situaties komen frequent voor en zijn goed gekend bij professionals. Toch blijft de aanpak ervan delicaat.
De aanpak structureren: een omkaderde werkwijze
Zelfs wanneer een onregelmatigheid betrekking heeft op een privatief deel, blijft de syndicus verplicht om op te treden. Zijn wettelijke opdracht tot beheer en behoud van het gebouw verplicht hem om met de nodige zorgvuldigheid en voortvarendheid te handelen. Het laten voortbestaan van een onregelmatige toestand kan worden beschouwd als een tekortkoming, die zijn aansprakelijkheid in het gedrang brengt.
De rol van de syndicus is niet om te beslissen, maar om de besluitvorming te organiseren. Zodra hij kennis heeft van de inbreuk, moet hij een buitengewone algemene vergadering voorbereiden, een heldere analyse voorleggen en de mogelijke opties structureren: regularisatie met aanpassing van de statuten of herstel in de oorspronkelijke staat. De eerste stap bestaat erin de feiten objectief vast te stellen. Dit vereist een grondige analyse van de essentiële documenten - basisakte, reglement van mede-eigendom, eventuele vergunningen - evenals een evaluatie van de concrete impact op de gemeenschappelijke delen en de verdeling van de lasten.
Zodra deze elementen verzameld zijn, moet de syndicus een gestructureerde aanpak hanteren. Hij gaat een formele dialoog aan met de betrokken mede-eigenaar, onderzoekt de mogelijkheden tot regularisatie en vraagt, indien nodig, technische of juridische adviezen.
Hij moet vooral elke stap documenteren. De traceerbaarheid van de ondernomen acties vormt een essentieel beschermingsmiddel bij betwisting.
Beslissingen die de statuten raken
Wanneer de regularisatie een wijziging inhoudt van de kavels, hun bestemming of de aandelen, is een statutenwijziging verplicht. De beslissing moet worden genomen op een rechtsgeldige algemene vergadering met naleving van de wettelijke meerderheden en nadien worden vastgelegd in een notariële akte.
Dit is onvermijdelijk: de statuten zijn het enige document dat tegenstelbaar is aan derden. Een discrepantie tussen de feitelijke toestand en de statuten stelt de mede-eigendom - en onrechtstreeks de syndicus - bloot aan betwistingen bij verkoop, financiering of geschillen.
Indien de algemene vergadering daarentegen elke regularisatie weigert, kan zij het herstel in de oorspronkelijke staat opleggen. De syndicus dient dan toe te zien op de strikte uitvoering van deze beslissing.
Een versterkte informatieplicht
Een bijkomend aandachtspunt doet zich voor bij de verkoop van een kavel. Overeenkomstig artikel 3.94 van het Burgerlijk Wetboek is de syndicus verplicht om elke onregelmatigheid die het gebouw treft mee te delen aan de notaris.
Een nalatigheid kan zware gevolgen hebben: nietigverklaring van de verkoop, vertragingen of aansprakelijkstelling van de syndicus.
Drie juridische situaties die moeten worden beheerst
Niet alle inbreuken worden op dezelfde manier behandeld. Drie hoofdconfiguraties moeten worden onderscheiden.
-
Eerste hypothese: gebruik of genot van
een gemeenschappelijk deel zonder
uitbreiding
In dit geval is geen wijziging van de aandelen vereist. De algemene vergadering kan hierover beslissen met een tweederdemeerderheid en vervolgens de statuten aanpassen. Art. 3.88-§1: "De algemene vergadering beslist:
1° met een meerderheid van twee derden van de stemmen:
a) over iedere wijziging van de statuten voor zover zij slechts het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten betreft, …" -
Tweede hypothese: uitbreiding van een
privatief deel
Wanneer een mede-eigenaar zich een gemeenschappelijk deel toe-eigent om zijn kavel te vergroten, zijn voor de algemene vergadering twee opties mogelijk: regulariseren of herstel eisen.
In geval van regularisatie wordt de opdracht van de syndicus complex. Er dient een nauwkeurig plan van de uitbreiding te worden opgesteld en de waarde per vierkante meter van het geannexeerde deel moet worden bepaald, bij voorkeur op basis van een advies van een landmeter-expert of een vastgoeddeskundige.
Op basis hiervan kan een financiële compensatie worden gevraagd aan de overtreder. Zonder een passende compensatie is het weinig waarschijnlijk dat de vereiste unanimiteit wordt bereikt om de regularisatie goed te keuren. Bovendien moet de syndicus een gemotiveerd verslag voorleggen van “een notaris, een landmeter-expert, een architect of een vastgoedmakelaar.” dat door hemzelf, door een notaris of door een landmeter-expert kan worden opgesteld, en dat onder meer een nieuwe tabel van de aandelen bevat.
Ten slotte is een statutenwijziging noodzakelijk om de nieuwe configuratie van de kavels te integreren en de aandelen aan te passen.
De syndicus moet daarom een buitengewone algemene vergadering bijeenroepen waarbij alle mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De beslissing tot regularisatie en de financiële compensatie vereisen in de praktijk een meerderheid van vier vijfden, terwijl de wijziging van de aandelen de eenparigheid van alle mede-eigenaars vereist.
BW art 3.88-§3: "Er wordt met eenparigheid van stemmen van alle mede-eigenaars beslist over elke wijziging van verdeling van de aandelen van de mede-eigendom, middels de overlegging van een verslag zoals bepaald in artikel 3.85-§1, tweede lid."
Daarnaast dienen alle kosten die verband hebben met deze regularisatie logischerwijze volledig worden gedragen door de overtreder, met inbegrip van de kosten voor landmeter, waardebepaling, syndicus, notaris en de aanpassing van de statuten. -
Derde hypothese: wijziging van
bestemming, splitsing of samenvoeging
van kavels
Deze situaties vereisen een meerderheid van vier vijfden. Zij impliceren een statutenwijziging en, indien nodig, een herziening van de aandelen. In elk geval is een strikte naleving van de meerderheidsregels essentieel. Een fout kan leiden tot de nietigverklaring van de beslissing.
Een strategische aanpak verdient
de voorkeur
Bij een inbreuk bestaat de reflex vaak om
onmiddellijk herstel te eisen. Deze weg is
echter vaak lang en conflictueus.
Wanneer regularisatie mogelijk is, kan een
onderhandelde oplossing een efficiënter
alternatief bieden: financiële compensatie,
aanpassing van de aandelen, wijziging van
de statuten. Eén voorwaarde blijft evenwel
essentieel: een interne regularisatie vervangt
nooit een stedenbouwkundige regularisatie
bij de bevoegde overheid.
De nuances van eenparigheid
begrijpen
Eenparigheid wordt vaak als een obstakel
gezien. In de werkelijkheid verdient de
toepassing ervan nuance.
In bepaalde gevallen kan, wanneer een
hoofd beslissing wordt genomen met
een gekwalificeerde meerderheid, de
daaruit voortvloeiende aanpassing van de
aandelen met dezelfde meerderheid worden
goedgekeurd.
BW art. 3.88-§3: "…. Wanneer de algemene vergadering echter, met de door de wet vereiste meerderheid, besluit tot de werken, de verdeling of de vereniging van kavels of daden van beschikking, kan zij, met dezelfde gekwalificeerde meerderheid, beslissen over de wijziging van de verdeling van de aandelen van mede-eigendom in geval die wijziging noodzakelijk is. …"
Daarnaast kan, bij mislukking wegens afwezigheid van mede-eigenaars, een tweede vergadering worden bijeengeroepen. Deze kan dan beslissen met unanimiteit van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars, waardoor blokkeringen worden vermeden.
BW art. 3.88-§4: "Wanneer de wet eenparigheid van alle mede-eigenaars voorschrijft en die in de algemene vergadering niet wordt bereikt door de afwezigheid van een of meerdere mede-eigenaars, zal er een nieuwe algemene vergadering bijeenkomen na een termijn van minstens dertig dagen waarin de betrokken beslissing met eenparigheid van stemmen van alle aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars kan worden genomen."
Striktheid is dus de beste bescherming voor de syndicus. Bij stedenbouwkundige inbreuken schuilt het werkelijke risico niet enkel in de onregelmatigheid zelf, maar vooral in passiviteit, onnauwkeurigheid of het niet naleven van procedures.
Een reactieve, methodische en nauwgezette syndicus beperkt zijn blootstelling aan risico aanzienlijk.
Vandaag hoeft het opmaken of herwerken van plannen geen last meer te zijn. Met moderne technieken verloopt dit snel, nauwkeurig… en vrijwel onmiddellijk.
ImmoPassVision, partner van de UVS, kan u hierbij efficiënt en professioneel ondersteunen. Zij staan klaar om u deskundig te begeleiden.
Advies van UVS aan syndici
Het komt vaak voor dat u als syndicus
helemaal niet over plannen van bepaalde
gebouwen beschikt, of dat de bestaande
plannen niet meer overeenstemmen met
de actuele toestand door latere wijzigingen.
Vandaag is het niet langer nodig om
uren - of zelfs dagen - te besteden aan het
opmeten, controleren en hertekenen van
gebouwplannen. Traditionele methoden zijn
traag, onnauwkeurig en vaak foutgevoelig.
Dankzij moderne 3D-scantechnologieën kan dit vandaag in een recordtijd worden uitgevoerd. In slechts enkele minuten kan een volledig gebouw worden ingemeten met een nauwkeurigheid tot op de centimeter, waarbij honderdduizenden meetpunten per seconde worden vastgelegd.
Het resultaat?
“As-built”-plannen die perfect
overeenstemmen met de werkelijkheid:
- volledige 2D-plannen (verdiepingen, doorsneden, gevels),
- direct bruikbare 3D-modellen,
- en zelfs een virtuele rondgang waarmee op afstand kan worden gemeten.
Deze tools bieden een groot voordeel: elke wijziging in het model wordt automatisch doorgevoerd in alle plannen, wat het technisch beheer van gebouwen aanzienlijk vereenvoudigt.
Concreet betekent dit voor syndici:
- een aanzienlijke tijdswinst,
- maximale betrouwbaarheid van de gegevens,
- en een solide technische basis voor renovaties, conformiteitsaanpassingen of beslissingen op de algemene vergadering.
Info
Vision by ImmoPass
Geoffroy Debuysscher
02 486 94 60 – 0477 51 00 75
geoffroy@immopass.eu
www.immopass.eu/nl/vision/