Offres, honoraires et contrats de syndics: un manque de clarté et d’uniformité évident

L’UDS a récemment collecté, analysé et évalué un grand nombre d'offres de syndics. Nous en sommes arrivés à des conclusions frappantes. Non seulement des erreurs sont parfois commises en ce qui concerne le nombre de lots ou l'adresse de l’ACP, mais il est également surprenant de constater que le plus souvent les prestations, les forfaits et les tarifs ne sont pas clairement présentés.

Les copropriétaires sont souvent accusés de toujours choisir le syndic le moins cher. Mais comment les copropriétaires peuvent-ils faire le bon choix entre des offres et des annexes très différentes avec des listes diverses de prestations multiples? La plupart des copropriétaires n’ont d’ailleurs pas connaissance de toutes les obligations légales. Certaines offres mentionnent les même obligations plusieurs fois, d'autre mentionnent des prestations supplémentaires de façon désordonnée. Parfois, les coûts privatifs dans le cadre d’une mutation sont répertoriés parmi d'autres prestations générales. Impossible de s’y retrouver et de comparer !

Le métier de gestionnaire d'immeuble est particulièrement complexe. Les copropriétaires ne sont généralement pas des spécialistes en copropriété. La clarté et l'uniformité leur permettraient de désigner plus facilement le bon gestionnaire. Nous plaidons donc pour une plus grande uniformité des contrats de syndics.

Osons remettre en question le mode de calcul des honoraires !

Nous aimerions aborder ici la problématique du mode de calcul des honoraires du syndic. Se fier uniquement au nombre de lots privatifs, garages ou emplacements pour fixer un honoraire de base est largement dépassé. Ne serait-il pas plus judicieux de prendre également en compte d’autres facteurs qui contribueraient à une augmentation, ou une diminution des honoraires ?

Quelques exemples de facteurs aggravants: vétusté du bâtiment, procédures judiciaires, complexité de la comptabilité, multiples ascenseurs, situation du bâtiment (quartier), vandalisme, complexité du chauffage collectif et de la répartition des charges etc. En revanche, la possibilité de se réunir pendant les heures de bureau, la digitalisation de l’administration, la présence d’un conseil de copropriété actif, peuvent impliquer un allègement des prestations et donc une réduction des honoraires.

Le gestionnaire de l’immeuble pourrait aussi, se baser sur un certain nombre de tâches par mois, trimestre, semestre ou année et augmenter ou réduire le montant final de ses honoraires en fonction d’un coefficient.

Clé de répartition des honoraires du syndic: contradictions​

Un autre facteur de confusion porte sur la clé de répartition des honoraires du syndic. Il s’avère qu’actuellement, tous les syndics calculent systématiquement leurs honoraires sur base du nombre de lots de l’immeuble. Cependant, cela ne signifie absolument pas que les honoraires seront répartis par lot privatif dans le décompte annuel. Au contraire: conformément à la loi sur la copropriété et à la plupart des statuts, les honoraires du syndic sont, en tant que charges communes, répartis au prorata des quotités dans les parties communes.

Cette répartition est déroutante pour beaucoup de copropriétaires, mails elle présente un avantage certain. En effet les petits lots tels que les caves et les garages contribuent aussi aux frais de syndic, sans pour autant égaler la participation d’un lot résidentiel. En revanche, cette répartition n’est ni logique ni juste pour tous les lots. Elle n’est pas logique car si le mode de calcul des honoraires est basé sur le nombre de lots de l’immeuble, il est évident que l’ampleur de la mission du syndic et l’étendue de ses fonctions ne sont pas uniquement déterminées par le nombre de lots. Le dossier de base et les tâches légales restent tout aussi complexes et exigeantes pour un immeuble de 5 lots que pour un immeuble de 25 lots. La preuve en est que le barème IPI aboli par le Conseil d’Etat en 2005 prévoyait une réduction proportionnelle des honoraires en fonction du nombre de lots (plus de lots moins d’honoraires)!

C’est aussi la raison pour laquelle, de nos jours, les petits immeubles ne sont plus attractifs pour les syndics; ils doivent se conformer aux mêmes obligations légales, mais leurs honoraires sont proportionnellement très bas en raison du petit nombre de lots. Il en résulte que de plus en plus de petits immeubles n’arrivent plus à trouver un syndic professionnel qui soit intéressé par cette gestion.

Ce mode de répartition est également injuste puisque le syndic travaille autant et aussi bien pour un lot commercial que pour un studio. Pourquoi le lot commercial participe-t’il toujours plus que les autres aux honoraires du syndic?

Astuce: Nous conseillons donc aux syndics et aux membres de l’UDS (Union des Syndics) de demander à l’AG de répartir les honoraires du syndic par lot et de facturer des frais moins élevés pour les petits lots annexes comme les caves, les garages et autres emplacements de parking, s’ils n’appartiennent pas à un lot résidentiel. L’AG doit approuver cette nouvelle clé de répartition à la majorité des 4/5.

Tous les frais de l’immeuble ne sont pas des frais de syndic!​

Malheureusement, les questions complexes sont trop souvent formulées de manière simpliste. Il est donc regrettable de constater que de nombreux copropriétaires font un amalgame réducteur en considérant tous les frais de la copropriété comme «frais de syndic», et cela sans aucune distinction.

Rien n’est moins vrai! Il est absurde de nommer les charges communes comme des « frais de syndic ». De cette façon, on pourrait laisser croire que tous les acomptes et autres charges communes reviennent au gestionnaire immobilier, alors que ce dernier ne perçoit qu’une infime partie du montant total des charges communes de l’ACP. ​

La grande majorité des versements est, bien évidemment, utilisée pour payer les factures courantes (eau, gaz, électricité, entretien, frais d’ascenseur, assurance, etc.).

Envoyez votre contrat avec votre offre!

Le contrat du syndic est un élément essentiel de votre offre. La loi sur la copropriété prévoit qu’une convention écrite régit la relation entre le syndic et l’ACP.

L’ Art. 577-8-§1 prévoit:

Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l’association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit. Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l’assemblée générale.

Le devis ne concerne que les frais de gestion. L’accord, en revanche, est le seul document légal qui énumère clairement toutes les obligations des deux parties. Il est légalement contraignant.

Par conséquent, envoyez votre contrat avec votre offre. Un fois votre nomination approuvée par l’AG, assurez-vous toujours, que le contrat sera effectivement signé à votre bureau ou sur rendez-vous.

Faites ensuite des copies pour les autres copropriétaires. Trop souvent, les contrats sont envoyés pour signature aux copropriétaires, mais ne sont jamais retournés au syndic ! Cela conduit bien évidemment à des discussions importantes voire des litiges, notamment en cas de renvoi du syndic.

Astuce: Il est conseillé de mettre un point à l’ordre du jour de l’assemblée générale pour donner mandat au président de l’assemblée générale afin de signer le contrat du syndic au nom et pour le compte de l’ACP.

Le syndic doit-il aussi être médium?

En plus du forfait de base, le gestionnaire du bâtiment doit, depuis le 1er janvier 2019, établir un cahier des charges reprenant toutes les prestations et autres tâches supplémentaires possibles avec mention de l’honoraire y afférant.

Une tâche non mentionnée ou l’absence de l’honoraire s’y rapportant, et les copropriétaires pourront refuser de payer la facture. Seul l’AG pourra accepter le paiement de ce service.

L’ Art BW. 577-8 §1 prévoit:
Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération, sauf décision de l’Assemblée Générale.​

Le problème est que notre secteur a connu au cours des 10 dernières années une prolifération de nouvelles lois, décrets et normes. Citons à ce sujet le RGPD, l’inventaire amiante...etc.

Comment le gestionnaire immobilier peut-il connaître à l’avance les futures obligations légales et les intégrer dans son accord avant leur publication officielle?

Le législateur n’a pas envisagé qu’un syndic puisse se retrouver dans l’obligation légale d’effectuer une prestation obligatoire et impérative dans un délai imparti, alors qu’il n’a aucune garantie que cette prestation sera rémunérée…

Astuce: Pour d’éventuelles futures obligations légales, proposer un honoraire de démarrage (cout fixe ou tarif horaire).

Obligations légales et honoraires supplémentaires

Nous aimerions ici soulever un point important afin d’éclaircir un malentendu assez courant selon lequel les tâches légales du syndic énumérées à l’article 577-8 §4 Cc sont comprises dans les honoraires de base. Pourtant, la loi sur la copropriété ne prévoit nullement que les obligations légales du syndic doivent toutes être comprises dans l’honoraire de base. L’article 577-8 §4 énumère uniquement les prestations légales de base que le gestionnaire d’immeuble doit impérativement effectuer dans le cadre de sa gestion.

Par conséquent, ces obligations légales peuvent faire l’objet d’une tarification supplémentaire, comme c‘est la cas pour les assemblées générales extraordinaires ou le dossier d’intervention ultérieure.

Il est très important pour le gestionnaire d’établir un cahier des charges de toutes les prestations possibles avec quatre types de tarifs:

  1. inclus dans l’honoraire de base
  2. tarif spécial: tarif horaire
  3. tarif spécial: fixe ou forfaitaire
  4. pourcentage

Quelques autres conseils utiles!

Pour conclure, nous aimerions vous donner quelques conseils utiles.

1. Indiquez très clairement dans votre offre:

    • le nombre correct de lots
    • les honoraires séparés pour les caves, garages et/ou emplacements
    • les prestations comprises dans le forfait mensuel et celles qui ne le sont pas
    • la liste complète des prestations supplémentaires
    • dans une rubrique séparée de cette liste: les honoraires privatifs liés à la mutation d’un lot (article 577-11 Cc)

2. Envoyez un contrat vierge avec votre offre. Ceci est important car le contrat lient les parties entre elles.

3. Attention aux clauses non valides:

  • Décharge ou quitus: la décharge doit émaner d’un vote, et ne peut pas être donnée de manière tacite.
  • Responsabilité; vous ne pouvez pas limiter votre responsabilité contractuellement. Conformément à la loi sur la copropriété (art. 577-8 §5 BW), le syndic est «seul responsable de sa gestion».
  • Durée: indiquez toujours clairement la durée du mandat du syndic et laissez courir votre mandat jusqu’à la première assemblée générale suivant cette date. Ceci est important pour votre procuration bancaire. Certaines banques sont (injustement) intraitables à ce sujet.
  • Résiliation ou cessation: indiquez clairement les différentes options de résiliation et l’indemnité qui s’y rapporte:
    • résiliation par l’AG avec effet immédiat avant la fin du contrat
    • renvoi avec préavis
    • refus de prolongation du mandat par l’AG= pas de frais de résiliation
    • cessation par le syndic lui-même

4. Adhésion à l’UDS: si vous êtes membre de la fédération professionnelle UDS (Union des Syndics), merci d’indiquer votre adhésion à l’UDS et/ou à la Kavex sur votre papier à en-tête et/ou signature de vos mails et/ou sur votre site internet, accompagné du logo. Cela donne une image positive à votre bureau de syndic et montre que vous exercez votre profession sérieusement et consciencieusement. En cas de plaintes des copropriétaires à l’IPI, les membres de l’UDS bénéficient d’une protection juridique (défense disciplinaire).

Conclusion

L’UDS s’attache depuis des années à promouvoir la profession de syndic par l’amélioration de son image et de son professionnalisme.

Il va sans dire que c’est à l’avantage les syndics et des copropriétaires! Une progression évidente vers la transparence et l’uniformité faciliteront le choix des copropriétaires et amélioreront la relation avec leur gestionnaire. En évitant bien des discussions par la suite. Notre secteur devra sans aucun doute se professionnaliser davantage en mettant encore plus l’accent sur une conduite éthique et une communication transparente.

L’UDS a d’ores et déjà démontré, avec l’organisation du Salon de la Copropriété, que le métier de syndic a bien évolué ! Nous sommes passés du stade de «remplacer une lampe» à une gestion administrative, financière et technique à part entière qui mérite le respect. Ce professionnalisme s’exprime non seulement dès le premier contact avec les ACP mais aussi à travers une offre claire et un contrat transparent et équilibré. Comme on dit si bien « on a qu’une seule chance de faire une première impression! » Une version remodelée et uniformisée du contrat de syndic sera bientôt disponible sur l’intranet pour les membres de l’UDS.

INFO

Mme Dominique Krickovic
présidente UDS (Union des Syndics)
info@ufsyndics.be
www.ufsyndics.be

Nos blogs

PARTAGER


 



Le Règlement d’ordre intérieur 2.0 et la responsabilité du syndic