UVS heeft recentelijk een groot aantal offertes van syndici verzameld, onderzocht en geanalyseerd. En we zijn tot een paar opvallende conclusies gekomen. Niet alleen worden er soms fouten gemaakt wat betreft het aantal kavels of het adres van de VME, maar frappant is ook dat de prestaties, forfaits en erelonen vaak niet duidelijk aangegeven worden.
Mede-eigenaars wordt vaak verweten dat zij steeds voor de goedkoopste syndicus kiezen. Maar hoe kunnen mede-eigenaars een juiste keuze maken tussen heel verschillende offertes en bijlagen met lijsten van diverse prestaties? De meeste mede-eigenaars hebben hier trouwens geen weet van. De ene offerte vermeldt de wettelijke taken, de andere heeft het over bijkomende prestaties. Soms worden privatieve kosten bij overdracht van een kavel vermeld tussen andere gemeenschappelijke prestaties van de syndicus. Een kat vindt er haar jongen niet in terug!
Het beroep van syndicus is bijzonder complex. Mede-eigenaars zijn meestal geen specialisten in mede-eigendom. Duidelijkheid en uniformiteit zouden het voor hen makkelijker maken om de juiste beheerder aan te stellen. Wij pleiten daarom voor meer uniformiteit in de syndicusovereenkomsten.
Laat ons durven de berekeningswijze van het ereloon in vraag stellen
Eerst en vooral willen we de berekeningswijze van het ereloon van de syndicus aankaarten. Zich enkel en alleen baseren op het aantal kavels, garages of staanplaatsen om het basis ereloon te bere-kenen is niet meer van deze tijd. Andere factoren die het ereloon verzwaren of verlichten spelen ook een rol.
Enkele voorbeelden van verzwarende factoren: de vetusteit van het gebouw, juridische procedures, complexiteit van boekhouding, meerdere liften, ligging, vandalisme, complexiteit van de kostenverdeling van de verwarming, enz. Overdag vergaderen of tijdens de kantooruren, digitalisering van de administratie, de aanwezigheid van een actieve raad van mede-eigendom, kunnen anderzijds dan weer een vermindering van het ereloon betekenen.
De syndicus zou zijn ereloon kunnen baseren op een aantal taken per maand, kwartaal, semester of jaar en het eindbedrag kunnen verzwaren of verlichten in functie van een aantal coëfficiënten.
Berekeningswijze en verdeling van het ereloon: contradicties
Een bijkomende factor van verwarring is de berekeningswijze van het ereloon versus de verdeling van deze kost. Het is zo dat alle syndici hun ereloon systematisch berekenen op basis van het aantal kavels in het gebouw. Maar dit betekent niet dat het ereloon per kavel wordt verdeeld in de eindafrekening. Integendeel: conform de wet op de mede-eigendom en de meeste statuten, wordt het ereloon van de syndicus verrekend a rato van de aandelen in de gemeenschappelijke delen.
Dit heeft als voordeel dat kleine kavels zoals kelders en garages ook in deze kost bijdragen, maar toch niet evenveel betalen als een woonkavel. Anderzijds is het voor de volwaardige kavels noch logisch, noch fair. Niet logisch omdat de berekening van het ereloon op basis van het aantal kavels berekend wordt. De omvang van de taken van syndicus wordt niet alleen bepaald door het aantal kavels. Het basisdossier en de wettelijke taken zijn even ingewikkeld en arbeidsintensief voor een gebouw van 5 kavels als voor een ge-bouw van 25 kavels. Het BIV barema dat door de Raad van State in 2005 werd afgeschaft, voorzag zelfs een proportionele vermindering van het ereloon voor grotere gebouwen!
Dit is ook de reden waarom kleine gebouwen tegenwoordig niet langer aantrekkelijk zijn voor beheerders: ze moeten aan dezelfde wettelijke verplichtingen voldoen, maar hun vergoedingen zijn verhoudingsgewijs erg laag vanwege het kleine aantal kavels. Hierdoor blijven meer en meer kleinere gebouwen verweesd achter zonder professionele syndicus.
Het is ook onfair aangezien de syndicus even goed en even veel voor een handelspand werkt als voor een studio. Waarom betaalt het handelspand systematisch meer ereloon?
Tip: Wij adviseren daarom de syndici en de UVS-leden (Unie van Syndici) om aan de AV te vragen het ereloon van de syndicus per volwaardige kavel te verdelen en een kleiner ereloon aan te re-kenen voor de andere panden (garages, staanplaatsen, …) als deze niet tot een volwaardige kavel behoren. De AV moet dit wel met een 4/5de meerderheid goedkeuren.
Niet alle kosten zijn syndickosten!
Complexe zaken worden al te vaak te simplistisch geformuleerd. Het valt dan ook te betreuren dat heel wat mede-eigenaars alle kosten zonder enig onderscheid gewoon syndickosten noemen.
Zo beschouwen ze gemeenschappelijke kosten al te gemakkelijk als syndickosten. Niets is minder waar! Op die manier ontstaat de verkeerde visie dat alle kosten naar de syndicus gaan (wat veel is!) terwijl de syndicus maar een klein deel van het totale bedrag ontvangt.
Het overgrote deel wordt gebruikt om de gemeenschappelijke facturen (elektriciteit, gas, water, onderhoud, liftkosten, verzekering, enz.) te betalen.
Verstuur uw overeenkomst samen met uw offerte!
Een ander probleem is de overeenkomst van de syndicus. De wet op mede-eigendom voorziet dat een schriftelijke overeenkomst de verhouding tussen syndicus en VME regelt.
BW Art. 577-8. §1 stelt :
De bepalingen die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars en de daaraan gekoppelde vergoeding, staan in een schriftelijke overeenkomst. Die overeenkomst omvat met name de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de daaraan verbonden vergoedingen.
De offerte betreft enkel de kostprijs van het beheer. De overeenkomst is daarentegen het enige geldige document dat alle verplichtingen van beide partijen duidelijk opsomt. Het is ook bindend.
Verstuur daarom uw overeenkomst samen met uw offerte. En zorg er ook voor dat de overeenkomst na uw aanstelling op uw kantoor wordt getekend.
Maak vervolgens kopies voor de mede-eigenaars. Het gebeurt al te vaak dat overeenkomsten ter ondertekening naar de mede-eigenaars worden verstuurd, maar door de mede-eigenaars nooit worden teruggestuurd naar de syndicus. Zo kunnen er grote discussies ontstaan bij het ontslag van de syndicus.
Tip: Het is dan ook handig om op de AV eveneens te laten beslissen mandaat te verlenen aan de voorzitter van de AV om de syndicusovereenkomst in naam en voor rekening van de VME te ondertekenen.
De syndicus helderziende?
Bovenop het vast ereloon (basis ereloon) moet de syndicus sinds 01 januari 2019 een bestek opstellen met alle mogelijke bijkomende prestaties en andere wisselende taken, mét vermelding van een specifiek ereloon.
Doet u dat niet, dan kunnen de mede-eigenaars weigeren om uw ereloon te betalen. Enkel de AV kan de betaling van deze prestatie aanvaarden.
BW Art. 577-8. §1 stelt :
Een niet-vermelde prestatie kan geen aanleiding geven totvergoeding, behoudens beslissing van de algemene vergadering.
Het probleem is dat onze sector de laatste 10 jaar een wildgroei aan nieuwe wetten, decreten en normen kent: GDPR, EPC gemene delen, asbestinventaris, ...
Hoe kan de syndicus op voorhand kennis hebben van bepaalde toekomstige wettelijke verplichtingen en deze voor hun officiële publicatie in zijn overeenkomst integreren?
De wetgever heeft er blijkbaar niet over nagedacht, dat een syndicus nieuwe wettelijke verplichting binnen een bepaald termijn moet afhandelen, zonder enige garantie dat deze dienstverlening effectief zal vergoed worden...
Tip: vermeld voor mogelijke toekomstige wettelijke taken een opstartkost (vast of in regie).
Wettelijke taken en bijzonder ereloon
Om alle misverstanden de wereld uit te helpen willen wij nog een belangrijk punt aankaarten. De wet op mede-eigendom bepaalt eigenlijk niet dat de wettelijke taken opgesomd in artikel 577-8 §4 in het basis ereloon of forfait inbegrepen zijn.
Het artikel 577-8 §4 somt enkel en alleen de basisprestaties op die de syndicus moet uitvoeren in het kader van zijn beheer. Daarom kunnen deze wettelijke taken ook het voorwerp zijn van een bijzonder ereloon, zoals vaak gebeurt voor de bijzondere algemene vergadering of het postinterventie dossier.
Het is van groot belang voor de syndicus om een bestek op te stellen van alle mogelijke prestaties met vier soorten tarieven:
- inbegrepen in het basisereloon
- bijzonder ereloon : uurtarief of in regie
- bijzonder ereloon : vast of forfaitair ereloon
- percentage
Nog enkele nuttige tips!
Om af te sluiten geven wij u graag nog enkele nuttige adviezen.
1. Vermeld heel duidelijk in uw offerte :
- het juist aantal kavels
- het ereloon voor kelders/bergingen, garages en staanplaatsen
- welke taken inbegrepen zijn in het vast ereloon én welke niet
- de complete lijst of het volledige bestek van de extra taken en prestaties (cfr. buitengewoon ereloon)
- in een afzonderlijk kader in deze lijst: de individuele kosten bij verkoop (BW artikel 577-11)
2. Stuur de blanco overeenkomsten op samen met de offerte. Dit is belangrijk omdat de overeenkomst bindend is.
3. Let zeker op voor ongeldige clausules:
- Decharge of kwijting: decharge is een daad en kan niet stil-zwijgend gebeuren.
- Aansprakelijkheid: u kan uw aansprakelijkheid niet contractueel beperken . De syndicus is conform de wet op mede-eigendom (art. 577-8 §5 BW) “als enige aansprakelijk voor zijn beheer”.
- Duur: vermeld altijd heel duidelijk de duur van het mandaat van de syndicus en laat die lopen tot de eerste statutaire algemene vergadering volgend op deze datum. Dit is belangrijk voor uw bankvolmacht. Sommige banken doen er (onterecht) moeilijk over.
- Ontslag: vermeld duidelijk de verschillende mogelijkheden van stopzetting en de daaraan verbonden schadevergoeding:
- ontslag door de AV met onmiddellijke ingang voor het einde van de overeenkomst
- ontslag met opzegperiode
- geen verlenging door de AV (= geen opzegvergoeding)
- ontslag door de syndicus zelf
4. Lidmaatschap UVS: bent u lid van de beroepsfederatie UVS (Unie van Syndici), vermeld dan uw lidmaatschap bij UVS en/of bij Kavex op uw briefhoofden en op uw website, samen met de UVS-logo. Dit geeft een positieve uitstraling aan uw syndicuskantoor en toont aan dat u uw beroep serieus en plichtsbewust uitoefent. Bij klach-ten van mede-eigenaars bij het BIV genieten de leden van UVS van een polis rechtsbijstand voor disciplinaire verdediging.
Conclusie
UVS ijvert al jaren voor het imago van de syndicus en voor steeds meer professionaliteit.
Het spreekt voor zich dat zowel syndici als mede-eigenaars daar baat bij hebben! De voordelen zijn evident. Transparantie en uniformiteit vergemakkelijken de keuze van de mede-eigenaars en de relatie met hun syndicus. En er zijn beduidend minder discussies achteraf. Onze sector moet zich ongetwijfeld nog verder professionaliseren door nog meer de nadruk te leggen op ethisch handelen en transparant communiceren.
UVS heeft al aangetoond, door mede het Salon van de Mede-eigendom te organiseren (volgende editie op 18 november 2021), dat het beroep van syndicus geëvolueerd is van “een nieuw lampje indraaien” naar een volwaardig administratief, financieel en technisch beheer dat respect verdient. Deze professionaliteit komt tot uiting bij het eerste contact met de VME en uit zich verder via een duidelijke offerte en een transparante en evenwichtige overeenkomst: you only get one chance to make a first impression!
INFO
Mevr. Dominique Krickovic
Directrice UVS (Unie van Syndici vzw)
info@uvsyndici.be
www.uvsyndici.be