1. Obligation légale à l'enregistrement BCE (Banque-Carrefour des Entreprises)
La mention du numéro d'entreprise dans tous les documents qu'elle délivre est une obligation légale depuis la loi sur la copropriété du 2 juin 2010.
Le numéro d'entreprise unique est essentiellement une clé d'identification grâce à laquelle l’ACP peut prouver son identité au monde extérieur.
Toute personne a le droit de consulter les informations de la BCE. A cet effet, il est possible d'utiliser le site Public Search (Recherche dans la BCE) du SPF Economie. Le point de départ est bien entendu le nom de l’ACP et l'adresse de l'immeuble.
La consultation émanera principalement des personnes intéressées, telles que les copropriétaires et locataires des appartements, les voisins de l'immeuble, les fournisseurs de l’ACP et les huissiers de justice, en ce qui concerne la remise des lettres recommandées et la délivrance des assignations.
2. Application de l’AR aux ACP avec personnalité juridique
Au sens de l'Arrêté Royal, on entend par « association de copropriétaires » toute ACP dotée de la personnalité juridique.
Le décret d'application a été conçu de telle sorte que l'enregistrement du mandat du syndic soit lié et intégré au dossier BCE de l’ACP. Concrètement, cela signifie que les statuts doivent être préalablement transférés dans les registres du bureau compétent de l’Administration Générale et de la Documentation Patrimoniale et qu'un numéro d'entreprise a été attribué à l’ACP.
Ce numéro est attribué par l’AGDP (Administration Générale de la Documentation Patrimoniale). Ce n'est qu'ensuite que l’ACP ou le syndic peut demander à un guichet d'entreprise de son choix de faire enregistrer le mandat du syndic.
Attention : si l'application de la loi sur la copropriété est exclue, conformément à l'article 3.84 premier alinéa in fine du Code civil, alors la communauté d'appartements n'a pas de personnalité juridique et elle n’est pas considérée comme entreprise au sens de l'article 2, 3° de la loi BCE du 16 janvier 2003. Cela implique que l’AGDP n'a pas à attribuer de numéro d'entreprise lors de la transmission d'un acte de base qui exclut l’application de la loi sur la copropriété.
3. Tant pour le syndic professionnel que pour le syndic occasionnel
L'arrêté royal du 15 mars 2017 s'applique à tous les syndics, à condition que l’ACP soit dotée de la personnalité juridique. Il en est de même pour les autres professionnels autorisés à exercer la profession de syndic de copropriété, notamment les avocats, les architectes, les comptables et les géomètres-experts assermentés.
L'arrêté royal du 15 mars 2017 étend également l'obligation d'inscription au numéro CBE de l’ACP au syndic bénévole, c'est-à-dire à un copropriétaire (voir art 4 Arrêté Royal 15-03-17 : s'il s'agit d'une personne physique : nom, prénom et le numéro de registre national ou le numéro d'identification à la Sécurité Sociale)
4. Qui est le syndic de la ACP ?
Afin de prendre connaissance de l'identité du syndic, une personne intéressée devait normalement se déplacer jusqu’à l'immeuble en question.
L'article 3.89 & 2, premier alinéa du Code civil, stipule clairement qu' « un extrait de l'acte portant désignation ou nomination du syndic est affiché, dans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, de manière inaltérable et visible à tout moment à l’entrée de l’immeuble, siège de l’association des copropriétaires ».
Quiconque habitait à Gand et voulait savoir qui était le syndic d'un immeuble à Anvers devait, pour ainsi dire, prendre le train ou la voiture pour s’informer de visu. Afin d'éliminer cette perte de temps, et suite à l'entrée en vigueur de la loi sur la copropriété du 2 juin 2010, il a été stipulé que « le Roi détermine la procédure d'inscription du syndic à la Banque Carrefour des Entreprises ».
L'objectif de cet enregistrement était le suivant ;
- prendre connaissance plus facilement des coordonnées du syndic, sans avoir à se déplacer dans l'immeuble où sa nomination a été affichée.
- pouvoir détecter plus facilement les syndics exerçant la profession illégalement.
- collecter des données statistiques, par exemple vérifier le nombre d'immeubles gérés par certain gestionnaire immobilier: si dans un cas précis il s’avère qu'un syndic a géré de manière indélicate les finances d’une ACP, l'enquête sur les malversations de ce syndics pourra être élargie aux autres bâtiments gérés par ce même syndic.
Attention : Il n'est pas possible de vérifier si le gestionnaire immobilier enregistré par BCE est un syndic professionnel ou un syndic occasionnel. Un seul type de gestionnaire immobilier est mentionné, à savoir la personne qui est « titulaire de la fonction ».
5. Personnes autorisées à s'inscrire
Conformément à l'article 2 de l'AR du 15 mars 2017, la demande d’inscription est introduite par l’ACP ou par le syndic. La compétence de la demande d’inscription à la BCE a été attribuée non seulement au syndic mais aussi à l'ACP, car il va de soi que le syndic n’est pas toujours en mesure de demander l'enregistrement.
Si, par exemple, son mandat n'a pas été prorogé lors de l'assemblée générale, ou s'il est révoqué ou s’il a démissionné, le syndic est dès lors dépourvu des pouvoirs de gestion qui lui permettent d’accomplir tout acte juridique au nom de la ACP. Pour remédier à ce problème, l’ ACP est donc elle-même habilitée à signaler au guichet d’entreprises le changement relatif à son syndic.
Toutefois, il reste une lacune en ce sens que l’ACP doit, quoi qu’il arrive, toujours être représentée par son organe, le syndic, qui dans certains cas fait défaut pour l'accomplissement des actes juridiques.
La seule issue dans ce cas est que l'assemblée générale nomme un syndic provisoire pour une durée déterminée ou à des fins précises, incluant ce changement de mandat et l'inscription du syndic provisoire.
6. Syndic soumis à inscription
Le « syndic », qui est soumis à l'enregistrement BCE, s'entend de « toute personne physique ou société, qui a été désignée ou nommée en tant que fiduciaire conformément à l'article 3.89 & 1, premier alinéa, du Code civil ou qui a été affecté ou nommé en qualité de syndic provisoire en application des articles 3.89-§§7 et 8 Cc."
Le syndic pouvant être nommé de trois manières, soit dans le règlement de copropriété, soit par l'assemblée générale ou par le juge de paix, toutes ces formes de nomination doivent être portées à la connaissance de la BCE.
Il en est de même du syndic provisoire, qui a été nommé par l'assemblée générale, et du syndic judiciaire, qui a été remplacé par le tribunal pour cause d'inaptitude ou de défaut.
7. Autorité responsable de l'acceptation de l'inscription
Alors que l'enregistrement de l’ACP, comme nous l’avons mentionné, s'effectue par l'intermédiaire de l’AGDP, l'enregistrement du gestionnaire immobilier doit être effectué à un guichet d’entreprises. Le droit d'inscription en 2021 est de 90,50 euros et n'est pas assujetti à la TVA. Les frais d'inscription seront à la charge de l'ACP.
8. Délai d’inscription
L'inscription au guichet doit être effectuée au plus tard le jour ouvrable précédant le jour où débute la mission du syndic. Toutefois, si la décision de sa nomination ou de sa désignation a été prise moins de 8 jours avant la date de début de sa mission de syndic, l'inscription doit être prise dans les 8 jours ouvrables suivant la nomination ou la désignation.
9. Pièces à soumettre
Dans le cadre de l’ inscription à la BCE, trois pièces doivent être déposées, à savoir :
- Le numéro d'entreprise de l’ACP,
- Un extrait de l'acte de nomination ou de désignation du syndic. Cet extrait contient les informations visées à l' article 3.89-§2 deuxième alinéa, première phrase du Code civil.
- Le numéro de registre national ou le numéro d'identification à la Sécurité Sociale du gestionnaire immobilier s'il s'agit d'une personne physique (syndic bénévole). S’il s'agit d'une société le numéro d'entreprise et, le cas échéant, le numéro de registre national ou le numéro d'identification à la Sécurité Sociale d'un mandataire habilité à exercer les activités d'administrateur de biens dans le cadre de l'entreprise.
10. Chronologie de l’enregistrement
Le guichet des entreprises enregistre l'inscription demandée dans les huit jours suivant la réception du dossier complet. Si le guichet d'entreprise refuse l'inscription, il notifiera ce refus au syndic ou à l’ACP dans les huit jours ouvrés suivant la réception du dossier complet.
11. Quid des associations partielles ?
L'enregistrement à la BCE du gestionnaire immobilier n'est pas seulement obligatoire pour une ACP ordinaire dotée de la personnalité juridique, mais également pour les associations partielles de copropriétaires dotées de la personnalité juridique, telles que visées à l'article 3.84(4) du Code civil.
Le cas échéant, non seulement l'association principale recevra un numéro à la BCE, mais également toute association partielle dotée de la personnalité juridique.
Lorsque la propriété des appartements est subdivisée, tant l’ACP principale que les associations partielles respectives ont des organes de décision et d'exécution, chacun ayant son propre syndic.
Pour chacun de ces mandats, une inscription distincte doit donc être effectuée dans les fichiers respectifs des ACP principales ou des associations partielles de copropriétaires à la BCE.
12. Modification ou suppression des données d'identification
Des frais d'enregistrement sont également dus en cas de changement ou d’ annulation. En enregistrant la modification ou l'annulation, toutes les parties intéressées sont informées de la situation modifiée.
13. Projet de Loi Dierickx
Projet de Loi Dierickx
La députée Leen Dierick a déposé le 16 août 2021 un projet de loi concernant l'instauration d'une sanction pour la non-inscription du syndic à la Banque Carrefour des Entreprises.
Le projet de loi part du constat que de nombreuses associations de copropriétaires n'ont pas enregistré leur syndic auprès de la BCE. En l'état actuel des choses, le non-enregistrement ne fait pas l'objet de sanctions.
Afin de se conformer à l'enregistrement, le projet de loi introduit des sanctions, notamment une amende de 26 à 10 000 euros à charge de l’ACP pour non-enregistrement ou nonmise à jour de l'enregistrement. L'amende est supposée être de nature administrative et non pénale.
14. L'impact du Projet de Loi par rapport aux données actuelles
A. Nombre d'immeubles à appartements en Belgique
Selon les chiffres de Stabel, la Direction générale des statistiques du SPF Economie, il y avait en Belgique, au 1er octobre 2021, 225.163 immeubles à appartements répartis comme suit par région :
| Région flamande | 138.863 |
| Région de Bruxelles-Capitale | 38.312 |
| Région wallonne | 47.988 |
| Total | 225.163 |
B. Nombre d’ACP en Belgique
| Région flamande | 55.556 |
| Région de Bruxelles-Capitale | 20.461 |
| Région wallonne | 15.377 |
| Total | 91.394 |
C. Syndics inscrits à la BCE
Dans la base de données BCE, 52.398 syndics sont inscrits comme gestionnaires d'une ACP.
D. Les syndics professionnels inscrits à l’IPI
Au 1/10/2021, 10.836 agents immobiliers étaient inscrits à l’IPI. Divisé par tableaux comme suit:
- courtiers : 5.126 titulaires et 2081 stagiaires
- courtiers et syndics : 3.078 titulaires et 108 stagiaires
- syndics : 343 titulaires et 100 stagiaires
Par ailleurs, il faut également tenir compte de quelques dizaines d'avocats qui exercent à titre de syndic, de syndic judiciaire ou d'administrateur, ainsi qu'un certain nombre de comptables qui agissent également à titre de syndic.
E. Gros points d'interrogation pour les syndics bénévoles
Le nombre de syndics bénévoles est inconnu.
On peut affirmer ici que s'il y a environ 91.00 ACP et que seuls 52.000 syndics sont inscrits
à la BCE, la différence d'environ 40.000 sera probablement attribuée aux syndics bénévoles.
Syndics bénévoles, qui ne sont soumis à aucun contrôle et qui font usage de cette liberté ;
le projet de loi devrait aussi se pencher plus attentivement sur cette question.
INFO
Me Roland Timmermans
Rédacteur en chef du magazine "Tijdschrift voor Appartements- en Immorecht"