1. Wettelijke verplichting KBO inschrijving
Het vermelden van het ondernemingsnummer in alle documenten, die van haar uitgaan, is sedert de gewijzigde Appartementswet van 2 juni 2010 een wettelijke verplichting.
Het unieke ondernemingsnummer is wezenlijk een identificatiesleutel waardoor de VME haar identiteit tegenover de buitenwereld kan bewijzen.
Ieder persoon heeft het recht de KBO gegevens te raadplegen. Daartoe kan men gebruik maken van de KBO Public Search van de FOD Economie. Het vertrekpunt is uiteraard de naam van de VME en het adres van het gebouw.
Door de band zal de raadpleging uitgaan van belanghebbende personen, zoals mede-eigenaars en huurders van de appartementen, buren van het appartementsgebouw, leveranciers van de VME en gerechtsdeurwaarders, voor wat betreft het bezorgen van aangetekende brieven en het uitbrengen van exploten van dagvaarding en betekening.
2. Van toepassing op VME’s met rechtspersoonlijkheid
Voor de toepassing van het K.B. wordt onder ‘vereniging van mede-eigenaars’ begrepen elke VME die de rechtspersoonlijkheid bezit.
Het uitvoeringsbesluit is derwijze geconcipieerd dat de inschrijving van het mandaat van de syndicus gekoppeld wordt aan en geïntegreerd in het KBO dossier van de vereniging van mede-eigenaars. Praktisch gezien betekent dit dat éérst de statuten moeten zijn overgeschreven in de openbare registers van de hypotheekbewaring én aan de VME een ondernemingsnummer is toegekend.
Dit nummer wordt toegekend via de hypotheekbewaarder. Pas nadien kan de VME of de syndicus zich tot een ondernemingsloket naar keuze wensen om inschrijving van het mandaat van de syndicus te laten uitvoeren.
Opgelet: wanneer de toepassing van de appartementswet is uitgesloten, conform artikel 3.84 eerste lid in fine BW, dan heeft 08de appartementengemeenschap geen rechtspersoonlijk-heid en valt zij niet onder het ondernemersbegrip, bedoeld in artikel 2, 3° van de KBO – wet van 16 januari 2003. Dit impliceert dat de hypotheekbewaarder bij de overschrijving van een splitsingsakte, waarin de Appartementswet is uitgesloten, géén ondernemingsnummer moet toekennen.
3. Zowel voor de professionele als voor de occasionele syndicus
Het K.B. van 15 maart 2017 is, voor zover de VME rechtspersoonlijkheid geniet, van toepassing op alle syndici, zowel professionele als niet-professionele. Dit geldt ook voor de andere professionelen die het beroep van syndicus mogen uitoefenen, inzonderheid advocaten, architecten, boekhouders en gezworen landmeters-experten.
Het K.B. van 15 maart 2017 breidt de verplichting tot inschrijving in het KBO nummer van de VME tevens uit tot de occasionele syndicus, d.w.z. een mede-eigenaar (zie art 4 KB 15-03-17: indien het gaat om een natuurlijk persoon: naam, voornaam en het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid)
4. Wie is de syndicus van de VME?
Om kennis te nemen van de identiteit van de syndicus moest een belanghebbende persoon zich normaliter verplaatsen naar het appartementsgebouw zelf.
Artikel 3.89 & 2, eerste lid B.W. bepaalde immers dat ‘een uittreksel uit de akte betreffende de aanstelling of benoeming van de syndicus binnen de acht dagen te rekenen vanaf de datum waarop zijn opdracht een aanvangt neemt, op onveranderlijke wijze aangeplakt wordt aan de ingang van het gebouw waar de zetel van de VME gevestigd is’.
Wie in Gent woonde en wilde vernemen wie de syndicus van een gebouw in Antwerpen was moest, bij wijze van spreken, de trein of de wagen nemen om zich daarvan de visu te vergewissen. Om dit tijdverlies te elimineren is naar aanleiding van de invoering van de vernieuwde Appartementswet van 2 juni 2010 gestipuleerd dat ‘de Koning de procedure bepaalt voor inschrijving van de syndicus in de Kruispuntbank voor Ondernemingen’.
Bedoeling was dat door die inschrijving men:
- gemakkelijker kennis kan nemen van de gegevens van de syndicus, zonder zich te moeten verplaatsen naar het gebouw, waar zijn benoeming is bekend gemaakt
- syndici, die het beroep onwettig uitoefenen, eenvoudig kan traceren
- statistische gegevens kan inzamelen, bijvoorbeeld nagaan hoeveel gebouweneen bepaald syndicus beheert: indien in één welbepaald geval blijkt dat een syndicus op indelicate wijze de financiën van de betrokken VME heeft beheerd, dan past het onderzoek naar de malversaties uit te breiden naar de andere door hem beheerde gebouwen.
Opgelet: Het is niet mogelijk na te gaan of de KBO – ingeschreven syndicus een professioneel
is dan wel een occasioneel. Er wordt slechts een type syndicus vermeld, namelijk de persoon die ‘functiehouder’ is.
5. Personen bevoegd voor de inschrijving
Overeenkomstig artikel 2 van het K.B. van 15 maart 2017 wordt de aanvraag ingediend door de VME of door de syndicus. Voor de toekenning van de bevoegdheid tot inschrijving niet alleen aan de syndicus maar ook aan de VME is men er van uitgegaan dat de syndicus niet steeds in de positie verkeert om de inschrijving te vragen.
Wanneer bijvoorbeeld zijn mandaat niet verlengd is op de algemene vergadering, hij ontslagen is of zelf ontslag genomen heeft, dan mist hij bestuursbevoegdheid om namens de VME enige rechtshandeling te stellen. Om hieraan te verhelpen is de VME zelf gemachtigd om aan het ondernemingsloket de wijziging te melden m.b.t. de rechtspositie van de syndicus.
Een hiaat is hier wel dat de VME voor het stellen van rechtshandelingen sowieso vertegenwoordigd moet zijn door haar orgaan, de syndicus, die evenwel ontbreekt.
De enige uitkomst is in dit geval dat de algemene vergadering een voorlopige syndicus toevoegt voor een welbepaalde duur of voor welbepaalde doeleinden, onder meer deze wijziging van mandaat en inschrijving van de voorlopige syndicus te nemen.
6. Syndicus onderworpen aan de inschrijving
Met de "syndicus", die onderworpen is aan de KBO inschrijving wordt bedoeld "elke natuurlijk persoon of vennootschap, die aangesteld of benoemd is als syndicus ingevolge artikel 3.89 & 1, eerste lid BW of toegevoegd is of aangewezen als voorlopig syndicus ingevolge artikelen 3.89-§§7 en 8 BW. "
Daar de syndicus op drie wijzen kan worden benoemd, namelijk in het reglement van mede-eigendom, door de algemene vergadering of door de vrederechter dienen al deze vormen van aanstellingen in het KBO dossier van de VME bekend gemaakt te worden.
Dit geldt ook voor de syndicus, die door de algemene vergadering is toegevoegd, en voor de gerechtelijke syndicus, die wegens verhindering of in gebreke blijven door de rechter is vervangen door een voorlopig syndicus.
7. Instantie bevoegd voor de aanname van de inschrijving
Terwijl de inschrijving van de VME, zoals gezegd, verloopt via het hypotheekkantoor, moet de inschrijving van de syndicus zelf genomen worden bij een ondernemingsloket. Het inschrijvingsrecht anno 2021 bedraagt 90,50 euro en is niet aan BTW onderworpen. De kosten van inschrijving komt voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars.
8. Tijdspad indiening aanvraag
De inschrijving in het ondernemingsloket dient genomen ten laatste op de werkdag voorafgaandelijk aan de dag waarop zijn opdracht een aanvang neemt. Indien echter de beslissing tot zijn aanstelling of benoeming minder dan 8 dagen voor de aanvangsdatum van zijn opdracht als syndicus genomen werd, dan dient de inschrijving te worden genomen binnen 8 werkdagen volgend op de aanstelling of benoeming.
9. Voor te leggen stukken
Wanneer een inschrijving wordt gevraagd van de syndicus in het KBO dossier van de vereniging van mede-eigenaars, dan dient men drie documenten voor te leggen, namelijk:
- Het ondernemingsnummer van de vereniging van mede-eigenaars.
- Een uittreksel uit de akte van aanstelling of benoeming van de syndicus. Dit uittreksel bevat de gegevens vermeld in artikel 3.89-§2 tweede lid, eerste zin BW.
- Het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van de syndicus indien het gaat om een fysieke persoon (vrijwillige syndicus), of indien het gaat om een vennootschap het ondernemingsnummer en desgevallend het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van een vertegenwoordiger die gerechtigd is de activiteiten van syndicus in het kader van de vennootschap uit te oefenen.
10. Tijdspad inschrijving
Het ondernemingsloket schrijft de gevraagde inschrijving in binnen acht dagen na ontvangst van het volledig dossier. Indien het ondernemingsloket de inschrijving weigert, dan brengt het deze weigering binnen acht werkdagen na ontvangst van het volledig dossier ter kennis aan de syndicus of aan de VME.
11. Quid met deelvereniging van mede-eigenaars?
De KBO inschrijving van de syndicus is niet alleen verplicht voor een gewone VME met rechtspersoonlijkheid, maar ook voor deelverenigingen van mede-eigenaars met rechtspersoonlijkheid, zoals bedoeld in artikel 3.84 vierde lid BW.
In voorkomend geval komt niet alleen aan de hoofdvereniging een KBO nummer toe, maar ook aan elke deelvereniging met rechtspersoonlijkheid die van de splitsing deel uit maakt.
Bij ondersplitsing van een appartementseigendom hebben zowel de hoofdvereniging als de respectieve deelverenigingen van mede-eigenaars sowieso beslissings- en uitvoerende organen, waaronder ieder een eigen syndicus.
Voor elk van deze mandaten moet derhalve een aparte inschrijving in het KBO dossier van de respectieve hoofd- en deelvereniging(en) van mede-eigenaars worden genomen.
12. Wijziging of schrapping van de identificatiegegevens
Ook voor deze wijziging of doorhaling is een inschrijvingsrecht verschuldigd. Door de registratie van de wijziging of doorhaling worden alle belanghebbenden van de gewijzigde situatie op de hoogte gebracht.
13. Wetsvoorstel Dierickx
Wetsvoorstel Dierickx
Door volksvertegenwoordiger Leen Dierick werd op 16 augustus 2021 een wetsvoorstel ingediend betreffende het invoeren van een sanctie voor de niet-inschrijving van de syndicus in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Het wetsvoorstel vertrekt van de vaststelling dat veel verenigingen van mede-eigenaars hun syndicus niet hebben ingeschreven in de KBO. De niet-inschrijving maakt in de huidige stand van zaken niet het voorwerp uit van sancties.
Om de inschrijving na te leven komt het wetsvoorstel met sancties, meer bepaald een geldboete van 26 tot 10.000 euro voor het niet-inschrijven of het niet actueel maken van de inschrijving. Daarbij wordt er van uitgegaan dat de geldboete van administratieve aard, niet van strafrechtelijke aard is.
14. Toets van de impact van het wetsvoorstel aan de actuele datagegevens
A. Aantal appartementsgebouwen in België
Volgens de cijfers van Stabel, De Algemene Directie Statistiek van de FOD Economie, waren er per 1 oktober 2021 in België, opgedeeld per gewest, volgend aantal ‘buildings en flatgebouwen met appartementen’:
| Vlaams Gewest | 138.863 |
| Brussels Hoofdstedelijk Gewest | 38.312 |
| Waals Gewest | 47.988 |
| Totaal | 225.163 |
B. Aantal VME’s in België Aantal VME’s volgens de KBO-databank
| Vlaams Gewest | 55.556 |
| Brussels Hoofdstedelijk Gewest | 20.461 |
| Waals Gewest | 15.377 |
| Totaal | 91.394 |
C. Syndici ingeschreven in het KBO
In de KBO databank staan 52.398 syndici ingeschreven bij een VME.
D. Professionele syndici ingeschreven bij het BIV
Per 1/10/2021 waren 10.836 vastgoedmakelaars bij het BIV ingeschreven. Per discipline onderverdeeld als volgt:
- bemiddelaars: 5.126 titularissen en 2.081 stagiairs
- bemiddelaars/syndici: 3.078 titularissen en 108 stagairs
- syndici: 343 titularissen en 100 stagiairs
Daarnaast moet nog rekening gehouden worden met enkele tientallen advocaten, die als syndicus, als gerechtelijk syndicus of als bewindvoerder werkzaam zijn, alsmede een aantal boekhouders, die eveneens als syndicus optreden.
E. Grote vraagtekens bij occasionele syndici
Het aantal occasionele syndici is vandaag onbekend.
Men kan wel voorzichtig stellen dat als er circa 91.000 VME’s zijn en slechts 52.000 syndici in de KBO zijn ingeschreven, het verschil in aantal van circa 40.000 vermoedelijk voor rekening van de occasionele syndici komt.
Zij zijn echter niet aan toezicht onderworpen en kunnen derhalve van die vrijheid gebruik maken om zich niet in te schrijven bij de KBO; het wetsvoorstel zou haar aandacht hierop moeten toespitsten.
INFO
Mr. Roland Timmermans
Hoofdredacteur "Tijdschrift voor Appartements- en Immorecht"