Au moment de la vente d’un lot dans une copropriété, le syndic est tenu de fournir au vendeur ou courtier un certain nombre d’informations relatives à la situation de l’immeuble. L’obligation d’information se déploie en deux temps : avant le compromis, et lors de la signature de l’acte authentique.
Avant le compromis l’obligation d’information repose sur le vendeur ou l’intermédiaire, entre autre le courtier. C’est donc sur l’un d’eux que repose la responsabilité de communiquer ces informations. Dans le cadre de l’acte authentique, c’est au notaire de demander ces informations au syndic.
In fine, ces informations proviennent donc toujours du syndic qui a l’obligation légale au regard de l’article 3.94 du Code Civil, de fournir ces informations au courtier ou au vendeur sur simple demande endéans les quinze jours ou dans les trente jours au notaire qui lui en a fait la demande par courrier recommandé.
L’obligation légale de l’article 3.94 concerne les informations suivantes:
- le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve,
- le montant des arriérés éventuels dus par le cédant;
- la situation des appels de fonds, destinés au fonds de réserve et décidés par l’assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété;
- le cas échéant, le relevé des procédures judiciaires en cours relatives à la copropriété;
- les procès-verbaux des AG ordinaires et extraordinaires des trois dernières années, ainsi que les décomptes périodiques des charges des deux dernières années;
- une copie du dernier bilan approuvé par l’AG de l’association des copropriétaires.
Les statuts oubliés ?
Nous nous étonnons de ce que le législateur n’ait pas prévu l’obligation légale de transmettre les statuts de l’immeuble et le ROI. De nombreux malentendus proviennent de l’absence de communication des statuts à l’acquéreur … j’en veux pour exemple la participation aux frais d’ascenseur des appartements du rez-de-chaussée.
On ne le sait peut-être pas toujours mais les statuts étant des actes authentiques, ils peuvent à ce titre être demandés à la Documentation Patrimoniale du SPF Finances. Mais dans quel délai ? et dans quelles conditions ? Quel acheteur potentiel fera cet effort ? Par ailleurs, le RIO est complètement laissé de côté dans cette procédure.
Il nous semblerait judicieux de modifier la loi en ce sens. En tout état de cause, nous recommandons à tout syndic consciencieux de joindre systématiquement les statuts et le ROI aux informations demandées dans le cadre de la vente d’un lot. Cela leur évitera des reproches ultérieurs et des discussions inutiles.
Autre anomalie, les emprunts éventuels en cas de gros travaux de rénovations ne sont pas mentionnés en première phase, c’est-à-dire avant le compromis. L’acquéreur pourrait donc avoir une fâcheuse surprise en découvrant cette information tardivement.
Utilité des trois derniers PV
Dans le cadre de cette obligation le législateur a essentiellement mis l’accent sur la situation financière de l’immeuble. L’acquéreur devra donc se plonger attentivement, pour ne pas dire impérativement, dans les procès-verbaux reçus pour y trouver toutes les autres informations importantes qui pourraient concerner l’état technique du bâtiment, ou l’ambiance générale entre copropriétaires.
Les PV ne reprenant plus, depuis la loi de 2010, que les décisions de l’ACP, ces derniers occultent de facto les délibérations qui précèdent les décisions. Sans aucun doute, cette disposition légale améliore la clarté du procès-verbal et la possibilité pour le syndic d'établir le procès-verbal sur place. Mais d'un autre côté, les délibérations sont une source d'informations précieuses qui, dans de nombreux cas, pourraient influencer la transaction.
D’autant plus que le candidat acquéreur ne pourra pas non plus contacter le syndic pour consulter les documents non privatifs de l’ACP ; seuls les copropriétaires ont le droit de consulter les documents non privatifs de l’ACP (art 3.89 §9).
Procédures judiciaires de l’ACP en cours
Un autre point délicat est celui des procédures judiciaires en cours. Ces dernières sont-elles toujours mentionnées dans les PV ? Et si oui, le sont-elles intégralement et clairement ? Le syndic à l’obligation légale de les mentionner et généralement il applique la loi consciencieusement.
Nous avons eu écho par nos membres, de certaines pressions exercées sur le syndic pour ne pas mentionner ces procédures dans le PV. C’est le cas notamment lorsqu’un copropriétaire envisage la vente de son lot dans un futur proche. Clairement il se dit que ces mentions seront défavorables à la vente, ce qui est probable. En tout état de cause, le législateur a été clair, et la loi est impérative; le syndic doit délivrer un « relevé » de toutes les procédures en cours ; il n’y a pas de dérogation possible.
Dernier point embarrassant, les obligations ne mentionnent nullement celle de fournir des informations sur l’état technique du bâtiment. Sur ce point, il sera judicieux de consulter attentivement le certificat PEB établi par un professionnel agréé. Le certificat PEB exprime la performance énergétique des bâtiments au moyen de plusieurs indicateurs (classe énergétique, consommation d'énergie primaire, énergie renouvelable, CO2 ...) et contient des recommandations d'amélioration.
Conseils UDS
Placez systématiquement un point à l’ordre du jour : procédures en cours. S’il n’y en a pas, tant mieux et vous pouvez clairement indiquer NIHIL. S’il y en a, faites en la liste et mentionnez clairement les parties et le nom de l’avocat de l’ACP.
N’oubliez pas qu’en tant que syndic vous êtes également obligé d’informer sans délai les copropriétaires des actions intentées par ou contre l’ACP.
(Cc art 3.92-§1). Si l’AG est dans plusieurs mois, vous devrez informer les copropriétaires sans délai, donc rapidement. N’attendez pas trois mois pour vous conformer à cette obligation… Le mode de communication n’étant pas précisé par la loi, optez en tout état de cause pour une communication écrite qui servira de preuve en cas de litige.
Acte authentique
Finalement, les informations reprises à l’article 3.94-§1 et §2 devront donc être portées à la connaissance de l’acquéreur lors de l’acte authentique, sans que ce dernier ne puisse toutefois se prévaloir d’une nullité en l’absence de celles-ci. Le notaire peut parfaitement passer l’acte sans les informations du syndic. Il n’a pour obligation que de mentionner la carence éventuelle du syndic.
Lors de la préparation de l’acte authentique le notaire adressera au syndic par lettre recommandée une demande de transmission des documents suivants dans un délai de 30 jours :
- le montant des dépenses décidées par l’AG ou le syndic avant la vente mais dont le paiement est demandé par le syndic après cette date;
- un état des appels de fonds approuvés par l’AG des copropriétaires avant la vente et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé par le syndic après cette date;
- un état des frais liés à l’acquisition de parties communes, décidés par l’ AG avant la vente, mais dont le paiement est demandé après cette date;
- un état des dettes certaines dues par l’association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la vente mais dont le paiement est demandé après cette date.
Nous remarquerons que ces documents ne sont pas les mêmes que dans la phase précédant le compromis. C’est pourquoi les syndics facturent deux fois pour ces prestations ; une facture pour la réponse au vendeur ou intermédiaire (cfr §1) et une facture pour la réponse au notaire (cfr §2). Ces frais sont à la charge du vendeur et donc privatifs. La facture peut être envoyée directement au copropriétaire vendeur. Mais le syndic peut également facturer l’ACP et imputer comme privative lors du décompte final.
En fait, les informations au notaire ont pour but d’établir le relevé des dépenses à répartir au jour de l’acte authentique ; dépenses ou frais décidés avant la vente mais dont le paiement est demandé après cette date.
Aujourd'hui, la plupart des demandes d'informations notariales reprennent le texte suivant :
"Si vous avez déjà fourni récemment les informations et documents mentionnés à l’alinéa §1 (suite à une demande en ce sens qui vous a été adressée en vue de la rédaction du compromis de vente), je vous demande de m'en informer ; dans ce cas, vous pouvez vous limiter à me remettre les documents et informations mentionnés au §2 et des versions mises à jour des informations visées au §1."
Notre conseil est de passer outre et ne pas se conformer à la demande du notaire de se limiter aux informations de l’alinéa §2. En tant que syndic consciencieux, veilliez à toujours transmettre au notaire les informations actualisées de l’alinéa §1 avec l’alinéa 2. Ainsi, vous ne courez aucun risque en cas de perte des documents et des information relatives à l’aliéna §1 ; informations que vous avez transmises il y a plusieurs semaines où plusieurs mois déjà… De même, les éventuelles les dettes et arriérés du cédant sont ainsi mises à jour et pourront être ainsi récupérées par le notaire.
Le syndic doit donc être très vigilant et redoubler de précision au niveau des montants qui doivent être exacts au moment de la date probable de l’acte authentique. En effet il se passe parfois deux mois entre la réponse du syndic et l’acte authentique…
Une fois l ‘information transmise au notaire, il revient à ce dernier de transmettre à son tour les informations au candidat acquéreur. Dès lors, le modus operandus varie de notaire à notaire ; le plus souvent le courrier de réponse du syndic est remis intégralement à l’acquéreur le jour de l’acte authentique (ce qui est de facto trop tard). Le remise de ce courrier a pour avantage d’éviter les erreurs qui peuvent arriver lors de la retranscription d’un courrier, et les risques d’omissions d’informations cruciales. Il serait sans doute utile d’uniformiser cet aspect.
Responsabilités
Dans le cadre de la transmission, s’il s’avère que si les informations manquantes sont de nature à influencer la transaction, cela pourra conduire à une éventuelle procédure juridique en demande de nullité de la part de l’acquéreur. Ce dernier pourra donc de cette manière, tenter de se dégager du compromis en invoquant la nullité pour vice de consentement. Cela ne sera pas sans conséquence pour vous en tant que syndic si vous n’avez pas consciencieusement respecté ces obligations légales. Souvent le compromis prévoit une clause compensatoire de 10 %.
Pour le syndic, le non-respect de sa mission légale engage sa responsabilité contractuelle dans le cadre du contrat qui le lie à l’ACP. Par conséquent l'acquéreur qui réclame la nullité du compromis ne peut donc pas poursuivre le syndic pour récupérer son acompte perdu de 10 %. Depuis l'arrêt de la Cour de Cassation du 04/12/2019, s'applique également le principe selon lequel la responsabilité contractuelle et la responsabilité extracontractuelle ne peuvent être cumulées si les demandes en réparation du préjudice subi portent sur le même objet (sauf lorsque la responsabilité pénale est également engagée).
De son côté, le copropriétaire-vendeur, qui aurait subi un préjudice dans le cadre de la nullité du compromis, peut poursuivre le syndic, en exiger une éventuelle condamnation du syndic. Heureusement, tous les syndics professionnels titulaires d'un permis sont couverts par une assurance responsabilité professionnelle obligatoire qui couvre ce genre de situations. (art. 3.89-§5°8).
De son côté, le copropriétaire-vendeur, qui aurait subi un préjudice dans le cadre de la nullité du compromis, peut poursuivre le syndic, en exiger une éventuelle condamnation du syndic. Heureusement, tous les syndics professionnels titulaires d'un permis sont couverts par une assurance responsabilité professionnelle obligatoire qui couvre ce genre de situations. (art. 3.89-§5°8).
Le syndic devra donc apporter la preuve qu’il a :
- soit répondu au courtier/vendeur dans le cadre de l’obligation qui lui est faite en cas de transmission d’un lot : art 3.94-§1.
- soit répondu au notaire dans le cadre de l’obligation qui lui est faite en cas de transmission d’un lot : art 3.94-§2.
Le vendeur qui agit sans intermédiaire peut également être poursuivi pour dol par exemple, ou pour faute qui engagerait sa responsabilité sur base de l’art 1382Cc s’il n’a pas transmis les informations légales (d’où l’importance de l’agence immobilière dans les transactions pour décharger le vendeur de toute responsabilité sur ce point). Art 1382 cc : "Tout fait quelconque de l'homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé, à le réparer."
A savoir : un filet de sécurité a toutefois été prévu par le législateur qui à l’article 3.94-§2 dernier alinéa, oblige le notaire à redemander au syndic les informations obligatoire avant le compromis au cas où ces dernières n’auraient pas été transmises.
Obligations d’ordre public
On pourrait penser que la tâche du syndic se limite à l'obligation d'information prévue par la loi sur la copropriété, articles 3.94 et 3.95 du Code civil néerlandais. Rien n’est moins vrai!
1/ Infractions urbanistiques
Les dispositions d'urbanisme sont d'ordre public. Le vendeur est donc tenu de fournir à l'acheteur toutes les informations concernant les permis d'urbanisme (voir article D.IV.99 du Code du Développement Territorial wallon (CoDT) et les articles 99 et 281 du Code Bruxellois de l’Aménagement du Territoire (CoBAT. ).
Mais qu'en est-il des infractions à l'urbanisme dans les parties communes par exemple, et/ou dans les parties privatives du vendeur ? Par exemple, réalisation de travaux dans les parties communes ou privatives sans autorisation préalable ou non-respect de l'autorisation accordée (construction, aménagement, démolition…).
Le syndic ne peut donc pas se limiter aux tâches prévues aux articles 3.94 et 3.95 du Code civil de la loi sur la copropriété ; il doit aussi observer strictement toutes les lois d'ordre public.
Ainsi, toute infraction à l'urbanisme doit être signalée dans le cadre de la vente d'un lot. Si le syndic a connaissance de tels problèmes dans une ACP, il doit en tout état de cause le signaler au notaire.
2/ Privilège de l’ACP
En 2018, le législateur a apporté un certain nombre de modifications à la loi hypothécaire et a accordé un privilège aux ACP ; ce privilège est d'ordre public. Article 27.7°Hyp.Loi (..) et est limité aux cotisations de l'exercice en cours et de l'exercice précédent.
Il nous paraît donc indispensable que le notaire dispose de ces informations avant de dresser l'acte authentique, comme c'est déjà le cas par exemple en l'absence du rapport de contrôle électrique. Cela valide une fois de plus l'importance d’envoyer les informations actualisées au notaire (3.94 cf §1).
Sans information sur les dettes du vendeur, qui peuvent avoir un impact énorme sur l’ACP, les notaires ne devraient en fait, jamais passer un acte de vente…
En l’absence de ces informations, due à la carence du gestionnaire immobilier, le privilège ne pourra pas être exercé par le notaire; de ce fait, l’ACP pourrait potentiellement « perdre » une somme importante à laquelle elle a droit. Pensez, par exemple, à un décompte de travaux de rénovation ou à l'achat d'une nouvelle installation de chauffage central…
En fonction du principe de solidarité qui s'applique en copropriété, cette somme devra tôt ou tard être supportée par les autres copropriétaires… Dans le cadre de sa responsabilité contractuelle, le syndic pourra être assigné par ces copropriétaires.
Requêtes de syndics au notaires
De nombreux membres de l’Union des Syndics nous ont contacté concernant leurs relations parfois difficiles avec les notaires. Il s’avère que dans la pratique, l’obligation qui leur est faite d’envoyer au syndic les informations concernant la mutation, n’est pas systématiquement respectée. Cc 3.94-§3 : "En cas d’acte entre vifs ou déclaratif de propriété d’un lot ou de démembrement entre vifs du droit de propriété sur un lot le notaire instrumentant informe le syndic, dans les trente jours, de la date de la passation de l’acte authentique, de l’identification du lot concerné, de l’identité et de l’adresse actuelle, et éventuellement future, des personnes concernées et, le cas échéant, de l’identité du mandataire."
Il arrive encore trop souvent que cette information ne soient pas transmise au syndic, qui en a pourtant absolument besoin pour effectuer les demandes d’acomptes et pour prendre contact avec le nouveau copropriétaire, qui n’habite pas forcément dans l’immeuble en question.
Clairement, le syndic ne peut et ne doit accepter un nouveau copropriétaire et l’introduire dans ses dossiers, sans la confirmation officielle du transfert de propriété par le notaire instrumentant. Nombreux sont les syndics qui, des mois après l’acte authentique, sont obligés d’envoyer un courrier recommandé au notaire pour tenter d'obtenir ces informations. Cela n’est ni la tâche du syndic ni l'intention du législateur.
Idem lors du décès d’un copropriétaire. Les notaires semblent oublier de transmettre au syndic les coordonnées des ayants-droits et/ou héritiers ; ce qui peut avoir de grandes répercussions sur la gestion ou la prise de décision (par ex ; convocations à l’Assemblée générale).
Décompte final
De son côté, le vendeur qui a vendu son lot, n’est plus copropriétaire de l’ACP, mais un tiers à la copropriété. Juridiquement il n’a donc plus de relations contractuelles avec le syndic ni de droit réel dans la copropriété.
Pourtant, même après l’acte authentique, le décompte annuel doit encore être effectué ! Ce n’est donc pas parce que l’acte authentique a été passé, ni parce qu’un décompte a été fait au jour de l’acte authentique, que le décompte final ne doit pas encore être effectué ! En effet, certains frais courent sur toute l’année comptable, comme par exemple la prime d’assurance, qui peut arriver après la date de l’acte authentique, et donc être encore due pro rata temporis par le vendeur. Ou encore le décompte des frais de chauffage et eau chaude effectué annuellement après le relevé des calorimètres par exemple. Ce décompte annuel peut avoir lieu plusieurs mois après l’acte authentique…
Le vendeur pourra donc, plusieurs mois après la vente, recevoir le décompte annuel de la copropriété au 31 décembre par exemple. D’où l’importance pour le syndic d’obtenir du notaire la nouvelle adresse du vendeur mais aussi ses données personnelles (téléphone portable, adresse mail, …). Au niveau de la règlementation RGPD, cela ne devrait poser aucun problème étant donné le statut de mandataire du syndic, représentant de l’ACP et agissant avec un intérêt légitime.
Par ailleurs, il n’est pas rare que le vendeur ait versé trop de charges, et que le décompte soit en sa faveur ; auquel cas il aura une bonne surprise. Mais là encore, cette bonne surprise sera forcément décalée de plusieurs mois pour deux raisons principales ; tout d’abord parce que le décompte annuel est généralement effectué à la fin de l’année comptable, qui s’arrête dans la majorité des cas au 31 décembre, et ensuite parce qu’avant de verser les sommes dues, le syndic doit obligatoirement faire approuver les comptes de la copropriété lors de l’assemblée générale annuelle. Si cette AG n’approuve pas les comptes, le délai peut encore s’allonger de façon significative au grand dam du vendeur. Si le vendeur a changé d’adresse et que le syndic n’a pas reçu les informations du notaire, son remboursement ne pourra pas avoir lieu…
Fonds de garantie
Certaines copropriétés ont créé un fonds de garantie, ou un fond de roulement permanent qui sert à éviter ce genre de problèmes. Ce fonds est approvisionné par des «provisions uniques » versées lors de l’entrée dans la copropriété par les nouveaux copropriétaires. Ce versement est en général d’un ou deux euros par quotité par exemple, et sert de garantie. Il n’est récupéré que lors du dernier décompte du copropriétaire vendeur. C'est un excellent moyen de protéger les copropriétaires de l’ACP contre les copropriétaires défaillants qui voudraient quitter l’ACP sans payer leurs dettes.
INFO
Mevr. Dominique Krickovic
Directrice UVS (Unie van Syndici)
info@uvsyndici.be