Bij de verkoop van een kavel in mede-eigendom is de syndicus verplicht om aan de verkoper of de makelaar bepaalde informaties te verstrekken met betrekking tot het gebouw. De informatieplicht verloopt in twee fasen: vóór de compromis en vóór de ondertekening van de authentieke akte.
Vóór de compromis rust de informatieplicht bij de verkoper of de tussenpersoon, o.a. de vastgoedmakelaar. Het is dus op een van beiden dat de verantwoordelijkheid rust. Voor de authentieke akte is het aan de notaris om deze informatie aan de syndicus aangetekend aan te vragen.
Deze informatie is in fine steeds afkomstig van de syndicus die krachtens artikel 3.94 van het Burgerlijk Wetboek wettelijk verplicht is om deze informatie “op eenvoudig verzoek binnen de vijftien dagen” aan de makelaar, of nog aan de verkoper te bezorgen, en aan de notaris “binnen de dertig dagen”, naar aanleiding van een aangetekend verzoek.
De wettelijke verplichting van artikel 3.94 betreft de volgende informatie:
- het bedrag van het werkkapitaal en het reservefonds;
- het bedrag van de eventuele achterstallige betalingen van de overdrager;
- de situatie van de opvragingen, bestemd voor het reservefonds en beslist door de algemene vergadering vóór de bepaalde datum van de eigendomsoverdracht;
- indien van toepassing, het proces-verbaal van lopende juridische procedures met betrekking tot de mede-eigendom;
- de notulen van de gewone en buitengewone AV van de laatste drie jaar, evenals de periodieke uitgavenstaten van de laatste twee jaar;
- een kopie van de laatste door de AV van de vereniging van mede-eigenaren goedgekeurde balans.
Statuten vergeten ?
Het verbaast ons dat de wetgever niet heeft voorzien in de wettelijke verplichting om de statuten van het gebouw en het RIO aan de kandidaat koper over te maken. Dit gebeurt momenteel willekeurig en vaak te laat… Veel misverstanden rijzen nochtans omwille van het niet lezen van de statuten door de kandidaat-koper. Wij nemen als voorbeeld de discussies omtrent de deelname in de liftkosten door de appartementen op het gelijkvloers.
Men weet misschien niet altijd dat gezien de statuten authentiek worden verleden, zij dan ook opvraagbaar zijn bij de Patrimoniumdocumentatie van FOD Financiën. Maar binnen welk termijn? en onder welke voorwaarden? Welke potentiële koper zal deze moeite doen? Het RIO valt in deze procedure ook volledig uit de boot.
Het lijkt ons daarom verstandig om de wet in die zin aan te passen. Wij adviseren in ieder geval elke welmenende syndicus om in het kader van de verkoop van een kavel, systematisch de statuten van de VME te hechten aan de gevraagde informatie. Dit behoedt hen voor latere verwijten en onnodige discussies.
Een andere anomalie: de mogelijke leningen bij ingrijpende renovaties worden niet vermeld in de eerste fase, dat wil zeggen vóór de compromis. De koper kan dus voor een onaangename verrassing komen te staan door deze informatie te laat te ontdekken.
Nut van de drie laatste PV’s
Wij stellen vast dat de wetgever in het kader van deze verplichting zich in hoofdzaak beperkt heeft tot de financiële situatie van het gebouw. De kandidaat-koper zal daarom zorgvuldig en zeer gedetailleerd de ontvangen notulen moeten lezen op zoek naar alle andere bijkomende informatie m.b.t. de bijkomende informatie over het gebouw of de algemene sfeer tussen de mede-eigenaars.
Sinds de wet van 2010 dienen de notulen nog enkel de beslissingen van de AV te bevatten. De facto verhullen zij de beraadslagingen die aan de beslissingen voorafgaan. Ongetwijfeld bevordert deze wetsbepaling de overzichtelijkheid van de notulen en de haalbaarheid voor de syndicus om ter plaatse de notulen op te stellen. Maar aan de andere kant, de beraadslagingen zijn een bron van waardevolle informatie die in veel gevallen de transactie zou kunnen beïnvloeden.
Des te meer omdat de potentiële koper geen contact met de syndicus kan nemen teneinde de niet privatieve VME-documenten te raadplegen (conform art. 3.89-§9 hebben enkel de mede-eigenaars het recht om de niet-private documenten van de VME te raadplegen).
Lopende juridische procedures van de VME
Een ander delicaat punt is dat van de lopende juridische procedures. Worden deze altijd vermeld in de notulen? En zo ja, zijn deze volledig en duidelijk? De syndicus is wettelijk verplicht deze procedures te vermelden en past de wet in het algemeen nauwgezet toe.
Maar wij hebben via onze leden vernomen dat er soms druk wordt uitgeoefend op de syndicus om deze procedures niet te vermelden in de notulen/PV! Dit is met name het geval wanneer een mede-eigenaar van plan is zijn kavel in de nabije toekomst te verkopen. Het is duidelijk dat deze vermeldingen ongunstig kunnen zijn voor de geplande verkoop. Hoe dan ook, de wetgever is duidelijk geweest, en de wet is van dwingend recht, de syndicus moet een “verslag” afgeven van alle lopende procedures; er is geen afwijking mogelijk.
Laatste vervelende punt: de informatieplicht van de wet op de mede-eigendom bevat geen enkele verplichting om informatie te verstrekken over de technische staat van het gebouw. Opnieuw verwijzen wij naar de notulen. Maar het is ook verstandig om zorgvuldig het energieprestatiecertificaat van de VME te raadplegen. Dit document dient ter beschikking worden gesteld van de kandidaat koper in de fase voorafgaand aan de compromis en bevat zeer relevante technische informatie over de energetische toestand van het gebouw.
UVS-tips
Plaats systematisch een punt op de agenda van uw AV’s m.b.t. de lopende procedures. Als er geen procedures zijn zo veel te beter; u kunt duidelijk NIHIL vermelden. Anders dient u deze procedures duidelijk te vermelden samen met de naam van de partijen en de naam van de advocaat van de VME.
Vergeet niet dat u als syndicus ook verplicht bent om de individuele mede-eigenaars onverwijld in kennis te stellen van rechtsvorderingen die door of tegen de vereniging van mede-eigenaars worden ingesteld.
(BW art 3.92-§1). Als de AV over enkele maanden is, moet u de mede-eigenaren onverwijld, dus snel, op de hoogte stellen. Wacht geen drie maanden om aan deze verplichting te voldoen... Aangezien de wijze van communicatie niet wettelijk werd bepaald, kiest u in ieder geval voor schriftelijke communicatie die als bewijs dient in geval van een geschil.
Authentieke akte
Ten slotte moeten de gegevens vermeld in artikels 3.94-§1 en §2 ter kennis van de koper worden gebracht bij de authentieke akte, zonder dat deze bij gebreke daarvan aanspraak kan maken op nietigheid. Vreemd genoeg kan de notaris de akte perfect verlijden zonder deze info. Hij heeft enkel de verplichting om het eventueel “verzuim” van de syndicus te vermelden.
Voor de datum van de authentieke akte zal de notaris de syndicus per aangetekende brief verzoeken de volgende documenten binnen een termijn van dertig dagen over te maken:
- het bedrag van de onkosten waartoe vóór de verkoop door de AV of de syndicus is besloten, maar waarvan de betaling na deze datum door de syndicus wordt gevraagd;
- een door de algemene vergadering van mede-eigenaars goedgekeurde opgave van voor de verkoop door de algemene vergadering van mede-eigenaars goedgekeurde fondsen en de kosten van dringende werken waarvan de betaling na deze datum door de syndicus wordt gevraagd;
- een opgave van kosten in verband met de verwerving van gemeenschappelijke ruimtes, waartoe de AV vóór de verkoop heeft besloten, maar waarvan de betaling na deze datum wordt gevraagd;
- een opgave van bepaalde schulden van de vereniging van mede-eigenaren naar aanleiding van geschillen die vóór de verkoop zijn ontstaan, maar waarvan betaling na deze datum wordt gevraagd.
Wij merken op dat deze documenten niet dezelfde zijn als in de fase voorafgaand aan het compromis. Daarom worden door de syndici steeds twee verschillende facturen opgesteld: een factuur voor het antwoord aan een tussenpersoon/verkoper (cfr. §1) en een factuur voor het antwoord aan de notaris (cfr §2). Deze kosten zijn ten laste van de verkoper, en dus privatief. De factuur kan rechtsreeks gestuurd worden aan de mede-eigenaar verkoper. Het kan ook aan de VME gefactureerd worden en privatief aangerekend worden op de eindafrekening van de vervreemder.
Uiteindelijk is de informatie voor de authentieke akte in wezen bedoeld is om een correcte verdeling van de kosten te kunnen realiseren op de dag van de notariële akte; kosten die vóór de verkoop werden beslist, maar waarvan de betaling na deze datum wordt opgevraagd.
Heden worden in de meeste vragen naar notariële inlichtingen volgende tekst vermeld:
"Indien u de inlichtingen en documenten vermeld in §1 recentelijk reeds zou hebben overgemaakt (ingevolge een verzoek u hiertoe gericht met het oog op de redactie van de onderhandse verkoopovereenkomst), dan verzoek ik u mij dit te willen melden; in dat geval kan u dit verzoek beperken tot het afleveren van de documenten en inlichtingen vermeld in §2 en de bijgewerkte versies van de in §1 bedoelde informatie."
Ons advies is om de laatste zin van deze vraag te negeren. Als welmenende syndicus, stuur altijd de bijgewerkte informatie m.b.t. §1 naar de notaris. U loopt op deze manier geen enkel risico in geval van verlies van de documenten en informatie, die u enkele weken/maanden geleden aan de verkoper of de tussenpersoon bezorgde... Bovendien worden eventuele schulden en achterstanden van de verkoper geactualiseerd, en kan de notaris het nodige doen om deze gelden te recupereren.
De syndicus moet daarom zeer waakzaam zijn en goed controleren of deze bedragen op de geschatte datum van de authentieke akte nog altijd zullen kloppen. Er is vaak nog één à twee maanden verschil tussen het antwoord op de notariële vragen en de authentieke akte…
Zodra de informatie aan de notaris is doorgegeven, is het aan de notaris om de informatie door te geven aan de kandidaat-koper. Daar verschilt de modus operandus van notaris tot notaris; meestal wordt de antwoordbrief van de syndicus volledig aan de koper bezorgd op de dag van de authentieke akte (wat ruim te laat is). Maar deze werkwijze heeft als voordeel dat er geen fouten kunnen optreden bij het overschrijven van een brief en het risico van weglating van cruciale informatie worden vermeden. Het zou waarschijnlijk nuttig zijn om deze werkwijze te uniformiseren.
Verantwoordelijkheden
Indien zou blijken, op een bepaald moment na de compromis, dat een specifieke informatie de transactie had kunnen beïnvloeden, kan dit als consequentie de eventuele terugtrekking uit de verkoop betekenen, nog voor de ondertekening van de authentieke akte. De koper kan trachten de compromis te laten ontbinden omwille van bij voorbeeld een gebrek in wilsovereenstemming. Dikwijls voorziet het compromis in een schadevergoeding van 10%.
Voor de syndicus kadert het niet-naleven van zijn wettelijke missie in de contractuele verplichting tussen hem en de VME. Dit heeft als gevolg dat de koper die de nietigheid van de compromis vordert, niet tegen de syndicus kan procederen om zijn 10% verlies te recupereren.
Sinds het Cassatiearrest van 04/12/2019 geldt ook het principe dat de contractuele aansprakelijkheid en de buiten contractuele aansprakelijkheid niet kunnen worden gecumuleerd wanneer de vorderingen tot vergoeding van de geleden schade betrekking hebben op hetzelfde onderwerp (behalve wanneer er ook sprake is van strafrechtelijke aansprakelijkheid).
De mede-eigenaar-verkoper, die schade zou hebben geleden in het kader van de nietigheid van de compromis, kan wel de syndicus dagvaarden, met als gevolg een mogelijke veroordeling van de syndicus. Gelukkig zijn alle erkende professionele syndici gedekt door een verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering die dit soort situaties dekt. (art. 3.89-§5°8).
Niettemin moet de syndicus altijd kunnen aantonen dat hij:
- ofwel geantwoord heeft aan de makelaar/verkoper in het kader van de hem opgelegde verplichting in geval van overdracht van een kavel: art. 3.94-§1.
- ofwel gereageerd op de notaris in het kader van de hem opgelegde verplichting in geval van overdracht van een kavel: art. 3.94-§2.
De verkoper die zonder tussenpersoon handelt, kan ook vervolgd worden als hij de juridische informatie niet heeft verstrekt, voor bijvoorbeeld verzuim, nalatigheid of fout op grond van art 1382 BW (vandaar het belang van het makelaarskantoor bij transacties om de verkoper op dit punt van elke aansprakelijkheid te ontheffen). Art 1382 BW:" Elke handeling van de mens, die schade toebrengt aan een ander, verplicht de persoon door wiens schuld het is gebeurd, het te herstellen."
Goed om te weten: de wetgever heeft een vangnet voorzien in artikel 3.94-§2 laatste lid: het is nl zo dat de notaris verplicht is de eerste bundel van informatie (vóór de compromis) opnieuw te vragen aan de syndicus, moest het deze info in eerst instantie niet aanwezig zijn.
Openbare orde
Men zou denken dat de taak van de syndicus zich beperkt tot de informatieplicht voorzien in de wet op mede-eigendom art. 3.94 en 3.95 BW. Niets is minder waar!
1/ Stedenbouwkundige inbreuken
De stedenbouwkundige bepalingen zijn van openbare orde. De verkoper is dan ook verplicht om alle informatie m.b.t. de stedenbouwvergunningen aan de koper over te maken (zie Codex Vlaamse Verordening art 5.2.5).
Maar quid met stedenbouwkundige inbreuken in de gemeenschappelijke delen bij voorbeeld, en/of in de privatieve delen van de verkoper ? Bij voorbeeld, het uitvoeren van werken in de gemeenschappelijke of privatieve delen zonder voorafgaandelijke toestemming of het niet naleven van de verleende vergunning (bouw-, ontwikkeling-, sloop- of voorafgaande aangifte).
De syndicus mag zich dus niet beperken tot de taken zoals bepaald in art. 3.94 en 3.95 BW van de wet op de mede-eigendom; hij moet ook alle wetten van openbare orde stipt naleven.
Daarom moet elke stedenbouwkundige inbreuk in de VME vermeld worden in het kader van de verkoop van een kavel. Is de syndicus op de hoogte van dergelijke problematiek in een VME, dan dient hij dit aan de notaris te melden.
2/ Voorrecht van de VME
De wetgever heeft in 2018 een aantal wijzigingen aangebracht aan de Hypotheekwet, en een voorrecht toegekend aan de VME. Dit voorrecht is van openbare orde. Artikel 27,7° Hyp.Wet (..) en is beperkt tot de bijdragen van het lopende boekjaar en het eraan voorafgaande boekjaar.
Het lijkt ons daarom essentieel dat de notaris over deze informatie beschikt vooraleer de authentieke akte te verlijden, zoals het reeds het geval is bij afwezigheid van het EPC of van het elektrische keuringsattest. Hieruit blijkt opnieuw het belang van de geactualiseerde inlichtingen cfr §1.
Zonder informatie over de schulden van de verkoper, die een enorm impact kan hebben op de VME, zouden de notarissen eigenlijk nooit een verkoopakte moeten verlijden…
Door het gebrek aan informatie daarover wegens gebrek of verzuim van de syndicus, kan het voorrecht door de notaris niet uitgeoefend worden; met als gevolg dat de VME mogelijks een aanzienlijk bedrag waar zij recht op heeft, kan “verliezen’. Denk bijvoorbeeld aan een afrekening van renovatiewerken of de aanschaf van een nieuwe Cv-installatie…
In het kader van het solidariteitsprincipe dat in de mede-eigendom van toepassing is, zal dit bedrag vroeg of laat moeten gedragen worden door de andere mede-eigenaars… In het kader van zijn contractuele aansprakelijkheid kan de syndicus vervolgd worden door deze mede-eigenaars.
Verzoeken van de syndici aan de notarissen
Veel leden van de Unie van Syndici hebben contact met ons opgenomen over hun soms moeizame relatie met notarissen. In de praktijk blijkt dat de aan hen opgelegde verplichting om de syndicus informatie te verstrekken over de overdracht niet stelselmatig wordt nageleefd. BW 3.94-§3: "In geval van een akte tot overdracht of wijziging van een eigendomsrecht op een kavel of van zakenrechtelijke bezwaring van een eigendomsrecht van een kavel onder levenden deelt de instrumenterende notaris binnen dertig dagen na het verlijden van de authentieke akte aan de syndicus mee op welke dag de akte is verleden, alsook de identiteit van de betrokken kavel en de identiteit en het huidige en eventueel nieuwe adres van de betrokken personen."
Het komt nog veel te vaak voor dat deze informatie, onder de vorm van een vervreemdingsattest, niet tijdig of helemaal nooit wordt doorgegeven aan de syndicus, die deze toch absoluut nodig heeft om voorschotten aan te vragen en contact op te nemen met de nieuwe mede-eigenaar, die niet noodzakelijk in de residentie woont.
In feite, kan en mag de syndicus geen nieuwe mede-eigenaar in zijn bestanden registreren zonder de officiële bevestiging van de eigendomsoverdracht door de instrumenterende notaris. Velen zijn de syndici die daarom na enkele maanden een aangetekende brief naar de notaris moeten sturen om te trachten deze informatie te bekomen. Dit is eigenlijk noch de taak van de syndicus noch de bedoeling geweest van de wetgever!
Idem bij overlijden van een mede-eigenaar. De notarissen vergeten nog te vaak de contactgegevens van de erfgenamen aan de syndicus over te maken, wat grote gevolgen kan hebben voor bijvoorbeeld de uitnodiging op een Algemene Vergadering.
Laatste afrekening
Van zijn kant is de verkoper die zijn kavel heeft verkocht niet langer mede-eigenaar van de VME, maar een derde partij ten opzichte van de mede-eigendom. Juridisch heeft hij geen contractuele relatie meer met de syndicus of enig zakelijk recht in de mede-eigendom.
Maar toch komt er na de authentieke akte nog de jaarlijkse eindafrekening van de VME. Het is dus niet omdat de authentieke akte verleden is, en ook niet omdat een bepaalde verdeling plaatsgevonden heeft op de dag van de authentieke akte, dat de definitieve afrekening niet moet gebeuren. Sommige kosten lopen inderdaad over het volledige boekjaar, zoals de verzekeringspremies en onderhoudscontracten, die mogelijk na de datum van de authentieke akte worden betaald, en dus nog pro rata temporis verschuldigd zijn door de verkoper. Dit is ook zo voor de verdeling van de verwarmings- en warmwaterkosten die jaarlijks wordt opgesteld na het uitlezen van de calorimeters bijvoorbeeld. Deze jaarlijkse afrekening kan enkele maanden na de authentieke akte plaatsvinden.
De verkoper kan dus enkele maanden na de verkoop de eindafrekening van de VME ontvangen. Vandaar het belang voor de syndicus om het nieuwe adres van de verkoper van de notaris, te bekomen alsook zijn persoonlijke gegevens (gsm, e-mailadres, …). GDPR gewijs kan dit geen probleem vormen omdat de syndicus de mandataris is van de VME een handelt met een rechtmatig belang.
Bovendien is het niet ongebruikelijk dat de verkoper te veel kosten heeft betaald en dat de eindafrekening in zijn voordeel is; in dat geval zal hij een goede verrassing hebben. Maar ook hier zal deze goede verrassing noodzakelijkerwijs enkele maanden worden uitgesteld om twee belangrijke redenen: in de eerste plaats omdat de jaarrekening doorgaans wordt opgemaakt aan het einde van het boekjaar, dat in de meeste gevallen eindigt op 31 december, en ten tweede omdat de syndicus, alvorens de verschuldigde bedragen te betalen, de goedkeuring van de rekeningen op de jaarlijkse algemene vergadering van de VME moet afwachten. Als de algemene vergadering de rekeningen van de VME niet goedkeurt, dan kan er nog een aanzienlijke vertraging gebeuren, tot grote ergernis van de verkoper. En als de syndicus geen gegevens meer heeft over de verkoper, zal zijn terugbetaling ook niet meer uitgevoerd worden...
Garantiefonds
Om dergelijk problemen te voorkomen, hebben tal van VME’s een garantiefonds gecreëerd, of een permanent werkkapitaal op basis van een "eenmalige provisie" dat bijvoorbeeld een eenmalige betaling van bij voorbeeld 1 of 2 euro per aandeel vertegenwoordigt, en die bij aanvang wordt betaald door de koper. Dit bedrag dient als garantie en wordt pas terugbetaald bij de laatste afrekening na verkoop van een kavel. Dit is een uitstekende middel om de mede-eigenaars van de VME te beschermen tegen achterstallige mede-eigenaars die de VME willen verlaten zonder hun schulden te betalen.
INFO
Mevr. Dominique Krickovic
Directrice UVS (Unie van Syndici)
info@uvsyndici.be