Pour éviter tous les malentendus indésirables que peuvent générer ces situations, il est important que le syndic communique toujours correctement la procédure de recouvrement qu'il souhaite suivre. Proposer des règles de recouvrement qui fournissent une approche structurée pour le recouvrement des arriérés d'une manière efficace et étape par étape.
Faites approuver par l'AG les règles de recouvrement avec ou sans modifications spécifiques. Il est important que toutes les étapes et les coûts associés soient clairs pour tous les copropriétaires.
En demandant ce vote et cette approbation, aucun membre de l’ACP ne pourra prétendre qu'il ignorait les conséquences d'un défaut de paiement.
Après approbation, il est important que les règlements soient ajoutés dans le ROI.
Quid des amendes ?
Dans de nombreux actes de base, une
indemnité forfaitaire est prévue en cas
de paiement tardif, en plus des intérêts
conventionnels. Cette indemnité est fixée soit à un montant déterminé, soit à un
pourcentage fixe du principal.
La loi ne précise rien quant au montant de ces clauses pénales, mais l'article 5.88 du Code civil prévoit que les parties sont libres de fixer une indemnité due en cas d'inexécution de l'obligation par le débiteur. Cette indemnité peut être un montant forfaitaire ou un pourcentage du principal. Toutefois, cette liberté contractuelle n'est pas absolue. Le juge peut, d'office ou à la demande du débiteur, réduire le montant d’une indemnité excessive. Si le règlement de copropriété prévoit une indemnité manifestement déraisonnable, le juge peut décider de la ramener à un montant inférieur. La limite inférieure reste celle d’une "indemnité raisonnable".
Le 2 novembre 2022, un juge de paix (Justice de Paix à Soignies) a estimé qu'une indemnité forfaitaire de 150 € par trimestre était excessive lorsque celle-ci représentait plus de 10 % du principal. Dans ce cas, il a réduit l’indemnité à un maximum de 10 % du principal.
En plus de l’indemnité forfaitaire, l’ACP peut également appliquer des intérêts sur le montant impayé. Le taux de ces intérêts peut être librement déterminé par l’ACP, mais le juge peut également intervenir s'il les juge excessifs.
Ci-dessous nous vous donnons un
exemple de règlement
Note : les montants indiqués sont donnés à titre
indicatif et ne peuvent être fixés qu’avec l’accord
de l’ACP ou dans le cadre du contrat de syndic
approuvé en assemblée générale.
Premier rappel (Rappel) - Gratuit :
Si un paiement reste impayé après la date
d'échéance, le copropriétaire défaillant
recevra un premier rappel dans les 14 jours
suivant cette date. Ce rappel est gratuit et
sert de rappel amical pour le paiement de
l'arriéré.
Deuxième rappel - 25 euros :
Si le paiement n'est toujours pas effectué
après l'envoi du premier rappel, un
deuxième rappel sera envoyé 14 jours plus
tard. Pour ce deuxième rappel, des frais
administratifs de 25 euros seront facturés à
la personne en défaut de paiement. Ces frais
servent à couvrir la charge administrative
supplémentaire et à inciter au paiement.
Mise en demeure - 80 euros :
Si le paiement n'est toujours pas reçu après le deuxième rappel, Une mise en demeure
est envoyée par courrier recommandé
14 jours plus tard, invitant à nouveau le
copropriétaire défaillant à payer dans
un certain délai (généralement 8 jours).
Pour cette mise en demeure, des frais
administratifs de 80 euros seront facturée
au débiteur défaillant pour couvrir les frais
supplémentaires.
Acte d'huissier :
Si aucun paiement n'est reçu après la mise
en demeure, le syndic peut faire appel à
un huissier.. Selon les barèmes en ligne des
huissiers de justice, ces derniers chargent 8 %
sur la première tranche jusqu'à 2.500 EUR.
https://www.huissiersdejustice.be/
https://www.huissiersdejustice.be/tarif-checker
https://etaamb.openjustice.be/fr/arrete-royal-du-18-mai-2024_n2024005474
Société de recouvrement :
Vous pouvez également faire appel à une
société de recouvrement.
Toutes les sociétés de recouvrement
de créances, qu'elles soient belges ou
étrangères, doivent être enregistrées
auprès du SPF Economie. Elles ne peuvent
pas contacter les consommateurs pour le
recouvrement amiable des dettes si elles ne
sont pas reconnues par le SPF Economie.
Cette obligation administrative ne s'applique
toutefois pas aux avocats et aux huissiers
de justice. Ceux-ci relèvent de l'Ordre des
barreaux flamands ou de la Chambre des
huissiers de justice.
https://economie.fgov.be/sites/default/files/Files/Publications/files/Lijst-schuldinvorderaars.pdf
Engagement d'un avocat :
En dernier ressort, si toutes les tentatives
précédentes pour parvenir à un paiement
ont échoué, un avocat sera engagé pour
réclamer les montants dus par l'intermédiaire
du tribunal. Tous les frais juridiques, les
frais de justice et les honoraires d'avocat
seront réglés conformément à l'article 3.92,
paragraphe 9, de la loi sur la copropriété :
" ….. le copropriétaire, demandeur ou défendeur dans une procédure l’opposant à l’association des copropriétaires, participe aux provisions pour les frais et honoraires judiciaires et extrajudiciaires à la charge de l’association des copropriétaires, sans préjudice des décomptes ultérieurs.
Le copropriétaire défendeur engagé dans une procédure judiciaire intentée par l’association des copropriétaires, dont la demande a été déclarée totalement non fondée par le juge, est dispensé de toute participation aux honoraires et dépens, dont la charge est répartie entre les autres copropriétaires.
Le copropriétaire dont la demande, à l’issue d’une procédure judiciaire l’opposant à l’association des copropriétaires, est déclarée totalement fondée par le juge, est dispensé de toute participation à la dépense commune aux honoraires et dépens, dont la charge est répartie entre les autres copropriétaires.
Si la demande est déclarée partiellement fondée, le copropriétaire demandeur ou défendeur participe aux honoraires et dépens mis à charge de l’association des copropriétaires.
Les éventuelles indemnités seront intégralement transférées par le syndic au fonds de réserve.
Attention :
Nous attirons l'attention
sur le fait que le syndic n'a nullement
besoin de l'accord préalable de
l'assemblée générale pour effectuer
les actions susmentionnées. La loi sur
la copropriété stipule clairement à l'Art.
3.86-§3 : " ..... Le syndic peut prendre toutes les
mesures judiciaires et extrajudiciaires pour le
recouvrement des charges. .... "
Conseils UDS pour le syndic :
Il sera judicieux d’inscrire ce règlement à
l'ordre du jour de l'assemblée générale pour,
d'une part, informer les copropriétaires et,
d'autre part, ajouter le règlement au ROI
(approbation 1/2+1).
Conseils pour les copropriétaires :
Si vous avez des difficultés à payer à temps,
n'attendez pas que votre syndic confie
l'affaire à une agence de recouvrement, à un
avocat ou à un huissier. Contactez le syndic pour obtenir un report de paiement ou
pour convenir d'un plan de remboursement
pour les montants importants. Toutefois, il
n'est pas légalement tenu de le faire. Si un
accord est conclu, vous avez tout intérêt
à le respecter scrupuleusement. Si vous
ne le faites pas, vous vous exposez à des
problèmes. Votre dette sera exigible en une
seule fois. Cela signifie que vous ne pourrez
plus bénéficier d'un report de paiement.
Enfin si vous vous posez des questions sur le privilège de l’ACP, sachez que nous avons publié un article à ce sujet ; https://www.propertytoday.be/fr_BE/blog/articles-1/le-privilege-de-l-association-des-coproprietaires-49
Info
Mme Dominique Krickovic
Directeur UDS (Union des Syndics)
info@uniondessyndics.be
www.uniondessyndics.be