Om ongewenste misverstanden te vermijden die eigen zijn aan dergelijke situaties, is het belangrijk voor de syndicus om steeds correct te communiceren over de incasso procedure die hij wilt volgen . Stel een incasso reglement voor dat een gestructureerde benadering biedt om achterstallige betalingen op een effectieve en stapsgewijze manier te innen.
Laat de AV het incasso reglement goedkeuren al dan niet mits eventueel specifieke aanpassingen. Het is belangrijk dat alle stappen en bijbehorende kosten duidelijk worden voor alle mede-eigenaars.
Door deze stemming en goedkeuring te vragen kan niemand in de VME doen alsof hij niet wist wat de gevolgen zou zijn van de wanbetaling.
Na de goedkeuring is het belangrijk dat het reglement toegevoegd wordt in het RIO.
Quid met boetes?
In vele basisakten wordt een forfaitaire
schadevergoeding voorzien in geval
van laattijdige betaling (en dit dus
naast conventionele interesten). Deze
schadevergoeding wordt vastgelegd in een
vast bedrag, dan wel in een vast percentage
van de hoofdsom.
De wet zegt niets omtrent de omvang van deze schadebedingen en voorziet in Art. 5.88 BW dat de partijen vrij een schadevergoeding kunnen vastleggen die verschuldigd zal zijn op het moment dat de schuldenaar zijn verbintenis niet nakomt. Dit kan een forfaitair bedrag zijn of een percentage. Deze contractuele vrijheid is niet onbeperkt. De rechter kan dit spontaan of op vraag van de schuldenaar matigen. Wanneer in het reglement van mede-eigendom een ‘kennelijk onredelijke’ schadevergoeding is voorzien, mag hij beslissen om een lagere toe te kennen. De ondergrens is de ‘redelijke vergoeding’.
Op 2 november 2022 oordeelde de vrederechter (vredegerecht Zinnik) dat een vaste schadevergoeding van €150 per trimester overdreven is als dit meer dan 10% van de hoofdsom bedraagt. In zo’n geval verlaagde hij de schadevergoeding tot maximaal 10% van de hoofdsom.
Naast de schadevergoeding kan de VME ook interesten aanrekenen op het openstaande bedrag. De hoogte van deze interesten kan vrij worden bepaald door de VME, maar de rechter kan ook ingrijpen als hij ze buitensporig acht.
Wij plaatsen hieronder een
typevoorbeeld.
Let op: de vermelde bedragen zijn suggesties
en kunnen alleen worden vastgesteld met
toestemming van de AV of in het contract
van de syndicus dat is goedgekeurd tijdens de
algemene vergadering.
Eerste herinnering (Rappel) - Gratis:
Als een betaling na de vervaldatum uitblijft,
ontvangt de wanbetaler binnen 14 dagen
na deze datum een eerste herinnering.
Deze herinnering is kosteloos en dient als
vriendelijke aanmaning om de achterstallige
betaling alsnog te voldoen.
Tweede herinnering - €25:
Indien na het versturen van de eerste
herinnering de betaling nog steeds uitblijft,
volgt 14 dagen later een tweede herinnering.
Voor deze tweede aanmaning wordt een
administratieve kost van €25 in rekening
gebracht ten laste van de wanbetaler. Deze
kost dient om de extra administratieve lasten
te dekken en als stimulans om tot betaling
over te gaan.
Ingebrekestelling - €80:
Als na de tweede herinnering de betaling
nog steeds niet ontvangen is, wordt 14
dagen later per aangetekende zending een
formele ingebrekestelling verzonden in dewelke de wanbetaler nogmaals dringend
verzocht wordt om binnen een bepaalde
termijn (meestal 8 dagen) te betalen.
Voor deze ingebrekestelling wordt een
vergoeding van €80 gerekend ten laste van
de wanbetaler, welke de verdere juridische
kosten dekt.
Deurwaardersexploot:
Wanneer er na de ingebrekestelling nog
geen betaling ontvangen is, kan de syndicus
een gerechtsdeurwaarder inschakelen.
Volgens de tarieven online van de
gerechtsdeurwaarders, rekenen ze 8% op de
eerste schijf tot 2.500 €.
https://www.gerechtsdeurwaarders.be/
https://www.gerechtsdeurwaarders.be/tariefchecker
https://etaamb.openjustice.be/nl/koninklijk-besluit-van-18-mei-2024_n2024005474.html
Incasso bureau:
U kan als syndicus ook beroep doen op een
Incasso bureau.
Alle incassobureaus, zowel Belgische als
buitenlandse moeten zijn ingeschreven
bij de FOD Economie. Zij mogen geen
consumenten contacteren voor de
minnelijke invordering van schulden als zij
niet erkend zijn door de FOD Economie. Die
administratieve verplichting geldt echter niet
voor advocaten en gerechtsdeurwaarders.
Zij vallen onder de controle van de Orde
van Vlaamse balies of de Kamers van
Gerechtsdeurwaarders.
https://economie.fgov.be/sites/default/files/Files/Publications/files/Lijst-schuldinvorderaars.pdf
Inschakelen van een advocaat:
Als laatste stap, indien alle voorgaande
pogingen om tot een betaling te komen
hebben gefaald, wordt een advocaat
ingeschakeld om via de rechtbank de
verschuldigde bedragen te vorderen. Alle
juridische kosten, rechtspleging vergoeding
en honoraria van de advocaat zullen
verrekend worden conform de wet op de
Mede-eigendom Art. 3.92-§9 BW:
"… de mede-eigenaar die eiser of verweerder is in een procedure tegen de vereniging van mede-eigenaars, draagt bij in de voorschotten voor de gerechtelijke en buitenrechtelijke kosten en erelonen ten laste van de vereniging van mede-eigenaars, onverminderd de latere afrekeningen.
De mede-eigenaar, die verweerder is in een gerechtelijke procedure ingesteld door de vereniging van mede-eigenaars, waarvan de vordering door de rechter volledig ongegrond werd verklaard, wordt vrijgesteld van elke bijdrage in de erelonen en kosten, die worden verdeeld over de andere mede-eigenaars.
De mede-eigenaar van wie de vordering na een gerechtelijke procedure tegen de vereniging van mede-eigenaars door de rechter volledig gegrond wordt verklaard, wordt vrijgesteld van elke bijdrage in de erelonen en kosten, die worden verdeeld over de andere mede-eigenaars.
Als de vordering gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, draagt de mede-eigenaar, die eiser of verweerder is, bij in de erelonen en de kosten ten laste van de vereniging van mede-eigenaars… "
Mogelijke schadevergoedingen zullen door de syndicus integraal op het reservefonds worden overgemaakt.
Opgelet:
De aandacht wordt gevestigd
op het feit dat de syndicus geenszins de
voorafgaandelijke toestemming van de
algemene vergadering nodig heeft om
bovenvermelde acties uit te voeren. De wet
op de mede-eigendom bepaalt duidelijk
in Art. 3.86-§3 BW: " …. De syndicus kan alle
gerechtelijke en buitenrechtelijke maatregelen
nemen voor de invordering van de lasten. …. "
UVS - Tips voor de syndicus: Plaats dit reglement op de agenda van de algemene vergadering om enerzijds de mede-eigenaars te informeren en anderzijds om het reglement toe te voegen aan het RIO (goedkeuring 1/2+1).
Advies voor mede-eigenaars:
Als u moeilijkheden ondervindt om tijdig te
betalen, wacht dan niet totdat uw syndicus de
zaak overdraagt aan een incassobureau, een
advocaat of een gerechtsdeurwaarder. Neem
contact op met de syndicus om een uitstel van
betaling te vragen of om een afbetalingsplan
overeen te komen voor grotere bedragen. Houd
er echter rekening mee dat de syndicus hier
wettelijk niet toe verplicht is.
Als er een overeenkomst wordt gesloten, is
het in uw eigen belang om deze nauwgezet
na te leven. Indien u dat niet doet, riskeert
u problemen. Uw schuld wordt dan in één
keer opeisbaar, wat betekent dat u geen
betalingsuitstel meer kunt krijgen.
Tot slot, indien u vragen heeft over het voorrecht van de VME, willen wij u erop wijzen dat we daarover al een artikel hebben geschreven, zie https://www.propertytoday.be/blog/artikels-1/het-voorrecht-van-devereniging-van-mede-eigenaars-49
Info
Mevr. Dominique Krickovic
Directeur UVS (Unie van
Syndici)
info@uvsyndici.be
www.unievansyndici.be