Le statut TVA des syndics est régi par la Circulaire 1995/13 du 20 septembre 1995. Ce statut dépend de la qualité juridique sous laquelle le syndic opère et de la nature des activités exercées. La législation fait une distinction entre personnes physiques et personnes morales, chacune ayant des implications fiscales spécifiques. Les principes fondamentaux sont clarifiés ci-dessous.
En tant que syndic, nous sommes souvent confrontés à des incertitudes concernant nos obligations fiscales, notamment parce que la réglementation dépend des circonstances spécifiques dans lesquelles nous exerçons nos activités. Même les comptables ont parfois des difficultés à interpréter ces règles et fournissent des conseils contradictoires, ce qui ne fait qu’accentuer la confusion.
Un point de friction important est le moment où le problème se manifeste : il s’agit souvent des tâches supplémentaires du syndic qui ne sont pas incluses dans les honoraires mensuels. Cela concerne, par exemple, des missions spécifiques et variables ou des prestations complémentaires qui dépassent les obligations habituelles de gestion. Pour ces tâches, qui sont généralement facturées à l’heure ou sous forme de forfait, il est souvent difficile de déterminer si la TVA doit être appliquée et, si oui, de quelle manière. Cette incertitude crée de l’insécurité aussi bien pour les syndics que pour les copropriétaires.
Par ailleurs, nous constatons dans la pratique que les indépendants travaillant comme gestionnaires dans un bureau de syndic facturent généralement leurs services avec TVA. Cela représente une charge supplémentaire pour le bureau de syndic lorsque celui-ci bénéficie d’une exonération totale et ne peut donc pas récupérer la TVA.
Dans cet article, nous souhaitons clarifier le statut TVA des syndics.
Les règles de TVA pour les syndics :
quelles sont les obligations ?
Le statut TVA des syndics est régi par
l’Instruction 1995/13 du 20 septembre 1995.
Ce statut dépend de la nature juridique
sous laquelle le syndic exerce et du type
d’activités réalisées. La législation établit une
distinction entre les personnes physiques et
les personnes morales, chacune ayant ses
propres implications fiscales. Les principes
essentiels sont détaillés ci-dessous.
Personnes physiques en tant
qu’organe de l’ACP
Lorsqu’un syndic agit en tant que personne
physique au nom de l’Association des
Copropriétaires il est considéré comme un
organe de cette personne morale. Dans ce
cas, le syndic n'est pas assujetti à la TVA. Cela
est stipulé dans la Circulaire 1995/13, qui
précise qu’un syndic qui agit dans le cadre
des missions légalement et statutairement
prévues ne constitue pas un assujetti à la
TVA. Cette exemption est justifiée par le fait
que le syndic, dans ce contexte, agit en tant
que représentant des copropriétaires et non
comme prestataire de services indépendant.
L’exemple type d’une personne physique agissant en tant qu’organe de l’Association des Copropriétaires (ACP) est le syndic occasionnel.
Personnes physiques en dehors
de leur rôle d’organe de l’ACP
La situation change lorsqu’un syndic, en
tant que personne physique, exerce des
activités en dehors de son rôle d’organe de
l’ACP. Pensez ici à des services commerciaux
ou supplémentaires, tels que la prestation
de conseils ou des missions pour des
copropriétaires individuels. Dans de tels
cas, le syndic peut devenir assujetti à la TVA,
car il agit alors comme un entrepreneur
indépendant et non plus exclusivement au
nom de l’ACP.
"En tant qu’organe de la personne morale, le syndic qui agit comme personne physique dans le cadre des missions qui lui sont conférées par la loi précitée et le règlement de copropriété (statuts de la personne morale) n’a pas la qualité d’assujetti à la TVA."
Personnes morales : assujetties à
la TVA
Lorsqu’un syndic opère en tant que personne
morale, par exemple par le biais d’une
société, il est en règle générale assujetti
à la TVA. La personne morale acquiert
automatiquement la qualité d’assujetti selon
la réglementation TVA. L’administration
fiscale stipule qu’un syndic sous la forme
d’une personne morale (la société) qui
fournit des services est, en principe, toujours
soumis aux règles de TVA.
"Ainsi, un syndic qui agit sous la forme d’un d’assujetti à la TVA."
Le syndic qui gère tout ou une partie de sa gestion via son entreprise individuelle est en principe assujetti à la TVA et relève donc, pour l'application de la TVA, du même régime qu'une société de syndic.
Assujettissement mixte
Un cas particulier se produit lorsqu’une
personne morale agit à la fois comme
syndic d’une ACP et exerce des activités
économiques supplémentaires, telles que
des services de courtage dans la location ou
la vente de biens immobiliers.
Dans ce cas, on parle d’un assujettissement mixte à la TVA. L’administration exige alors que les obligations TVA soient appliquées aux activités commerciales, tandis que les activités en tant que syndic peuvent relever d'exemptions spécifiques. "Une personne morale qui, outre son activité de syndic, agit également dans le cadre d’une activité économique (par exemple courtage dans la location ou la vente de biens immobiliers), a la qualité d’assujetti mixte à la TVA (cf. décision du 27 janvier 1994, n° E.T. 79.581)."
Les factures pour les opérations exonérées doivent contenir la mention « exonéré de TVA conformément à la circulaire 13/1995 »
Exemptions pour les petites
entreprises
Les syndics (qu’ils soient personnes
physiques ou morales) peuvent bénéficier, dans certaines conditions, de l’exemption
de TVA pour petites entreprises. Cette règle
s’applique aux assujettis dont le chiffre
d'affaires annuel ne dépasse pas 25.000
€ et qui ne réalisent pas d'opérations
expressément exclues de ce régime
d’exemption. Dans un régime mixte, tous les
chiffres d'affaires (soumis à TVA et exemptés)
doivent être additionnés.
Tant que le seuil n'est pas atteint, la TVA ne doit pas être appliquée sur les factures, qui doivent contenir la mention : " Petite entreprise soumise au régime de franchise de la taxe. TVA non applicable (article 56, §2 CTVA) ".
L'exonération prend fin dès la première opération dépassant le seuil de 25 000 €, rendant la TVA applicable à partir de ce moment et obligeant au respect de toutes les obligations en matière de TVA.
L’article 44 CTVA est-il applicable
aux syndics ?
De nombreux syndics invoquent l’article
44 du Code belge de la TVA, mais cela
n’est pas totalement correct. Cet article
prévoit des exemptions pour des services
"sociaux, culturels ou religieux", tels que les
soins de santé, l’éducation et l’aide sociale,
mais également pour des services liés aux
biens immobiliers, comme la gestion de
copropriétés, à condition qu’ils n’impliquent
pas une activité commerciale. Les services
des syndics (professionnels) n'entrent
généralement pas dans ce cadre, sauf s’ils
fournissent des services sociaux spécifiques.
En résumé, l’article 44 CTVA ne s’applique pas dans la plupart des cas aux services classiques de gestion immobilière des syndics, qui relèvent généralement de l’assujettissement à la TVA, sauf exceptions spécifiques, comme le régime des petites entreprises.
TVA et prestations du syndic – Un
équilibre complexe
Une question fréquemment posée est
de savoir si des prestations de gestion
supplémentaires – telles que des assemblées
générales extraordinaires, la gestion de
sinistres, les prestations liées au RGPD, le
transfert/la reprise de dossiers de syndic
et les dossiers juridiques – peuvent être
soumises à la TVA au sein de la même
entreprise. Cela reste un point de discussion
récurrent.
Dans un statut mixte, où des opérations exonérées et soumises à la TVA sont effectuées, il est possible de soumettre des prestations supplémentaires à la TVA.
Cependant, trois conditions essentielles doivent être remplies :
- Séparation claire des activités : Les opérations soumises à la TVA doivent être explicitement distinguées des tâches de base exonérées. Certains syndics choisissent de facturer via deux sociétés : l’une avec TVA et l’autre sans TVA. Cela permet de clarifier la séparation des tâches.
- Facturation spécifique : Les prestations supplémentaires doivent être facturées séparément, en mentionnant clairement qu’un taux de TVA de 21 % s’applique. Cela évite toute confusion chez les copropriétaires.
- Transparence envers les copropriétaires : Le contrat avec l’Association des copropriétaires (ACP) doit indiquer explicitement quelles tâches sont facultatives et soumises à la TVA. Des accords clairs dans le contrat réduisent considérablement le risque de litiges.
L’application de la TVA sur des prestations supplémentaires entraîne un coût plus élevé (21 %), non récupérable par les copropriétaires. Pour le syndic, en revanche, cette pratique peut être financièrement avantageuse, car il peut déduire la TVA sur les dépenses liées à ces prestations.
Bien que le statut mixte le permette, son application peut engendrer des insatisfactions, notamment lorsque des tâches similaires sont parfois soumises à la TVA et parfois non. Cette incohérence peut être perçue par les copropriétaires comme confuse ou injuste.
Pour une société émettant une grande partie de ses factures sans TVA, un déséquilibre dans le calcul de la TVA peut survenir. Lorsque la déduction dépasse la TVA collectée, un crédit de TVA se forme. Ce crédit peut être demandé à l’administration fiscale, mais cette procédure est souvent lourde et chronophage. Éviter un crédit de TVA structurel nécessite une gestion financière minutieuse au sein de l’entreprise.
Afin de prévenir les plaintes et les malentendus, il est essentiel que les contrats avec l’ACP soient aussi clairs que possible sur l’application de la TVA. De plus, la réglementation sur la TVA doit être appliquée de manière cohérente et correcte. Une politique transparente en matière de prestations supplémentaires est non seulement cruciale pour la relation avec les copropriétaires, mais aussi pour d’éventuels contrôles fiscaux et la prévention de litiges juridiques.
La gestion d’un statut mixte en matière de TVA requiert une approche équilibrée, où la transparence, le respect des exigences légales et la faisabilité financière sont au centre. Les syndics doivent non seulement veiller à leurs propres intérêts, mais également tenir compte de l’impact sur les copropriétaires et du maintien de bonnes relations.
Facturation électronique
obligatoire à partir de 2026 !
À partir du 1er janvier 2026, la facturation
électronique sera obligatoire pour toutes
les transactions entre entreprises belges
assujetties à la TVA (B2B).
Concrètement : Les syndics assujettis à la TVA seront tenus, dès cette date, d’émettre et de recevoir toutes leurs factures par voie électronique dans le cadre des transactions avec d’autres entreprises assujetties à la TVA.
Exceptions pour les ACP et les syndics bénévoles :
- Cette obligation ne s’applique généralement pas aux factures adressées à une ACP, tant que celle-ci n’est pas assujettie à la TVA.
- Non-obligatoire pour les syndic bénévoles: Elle ne concerne pas non plus les syndics bénévoles agissant en tant que personnes physiques et n’exerçant pas d’activités soumises à la TVA.
- Entreprises réalisant des opérations exonérées de TVA: Il n’existe aucune obligation d’émettre des factures électroniques structurées pour les entreprises réalisant exclusivement des opérations exonérées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA (CTVA).
Recommandations pour les bureaux de syndics assujettis à la TVA :
- Adaptation des processus administratifs : La transition vers la facturation électronique nécessite une révision des procédures administratives et comptables existantes. Les syndics devront adapter leurs systèmes pour traiter et archiver les factures électroniques échangées avec des entreprises assujetties à la TVA.
- Préparation anticipée : Il est crucial de commencer tôt à planifier et mettre en œuvre les processus de facturation électronique pour garantir une transition sans encombre.
- Investissement dans la technologie :
- Pour respecter les nouvelles obligations, il sera nécessaire d’investir dans des logiciels adaptés et éventuellement dans la formation du personnel.
- Des incitations fiscales sont prévues, notamment :
- Une déduction majorée des coûts à hauteur de 120 % pour les petites entreprises qui investissent dans des logiciels de facturation électronique.
- Une déduction pour investissement
dans certains actifs, y compris les logiciels.
- Utilisation du réseau PEPPOL :
Le gouvernement a opté pour le réseau européen PEPPOL pour l’échange de factures électroniques. Les syndics assujettis à la TVA devront s’inscrire sur ce réseau pour se conformer à la nouvelle réglementation. Prendre des mesures proactives dès maintenant facilitera la mise en conformité et optimisera l’efficacité opérationnelle.
Info
Karen Niesten
Partner chez Nelissen Grade
karen.niesten@nelissengrade.com
www.nelissengrade.com
Recommandations supplémentaires de l’UDS (Union des Syndics)
- Il est toujours possible, en complément de la facturation habituelle sans TVA via votre société non assujettie à la TVA, d’émettre des factures avec TVA depuis, par exemple, votre entreprise individuelle. Dans ce cas, le montant total de la facture (TVA incluse) est le montant final répercuté à l’Association des Copropriétaires (ACP).
- Ce système peut même être appliqué au sein d’une même ACP : facturation sans TVA pour les honoraires de gestion et facturation avec TVA pour des services supplémentaires qui ne relèvent pas des activités de gestion définies par la loi sur la copropriété, comme par exemple les frais administratifs annuels.