De toepassing van de BTW-regels op syndici zorgt al jarenlang voor verwarring en vragen, zowel bij de syndici zelf als bij mede-eigenaars. Hoewel de basisprincipes duidelijk zijn vastgelegd in de Aanschrijving 1995/13, is het in de praktijk niet altijd eenvoudig om te bepalen hoe deze regels precies moeten worden toegepast.
Als syndicus worden wij vaak geconfronteerd met onduidelijkheden over onze fiscale verplichtingen, vooral omdat de regelgeving afhankelijk is van de specifieke omstandigheden waarin wij opereren. Zelfs boekhouders hebben er moeite mee en geven soms tegenstrijdig advies, wat de verwarring alleen maar vergroot.
Een belangrijk pijnpunt is wanneer het probleem zich vaststelt: vaak gaat het namelijk om de extra taken van de syndicus die niet inbegrepen zijn in het maandelijks ereloon. Denk hierbij aan specifieke variabele opdrachten of bijkomende prestaties die buiten de vaste verplichtingen van het beheer vallen. Voor deze taken, die vaak aan een uurtarief of forfaitair worden aangerekend, is het vaak onduidelijk of en hoe de BTW moet worden toegepast, wat zowel bij syndici als bij mede-eigenaars tot onzekerheid leidt.
Daarnaast zien wij in de praktijk dat zelfstandigen die als beheerder in een syndicuskantoor werken meestal hun diensten met BTW factureren. Dit vormt een extra last voor het syndicuskantoor in het geval dat deze volledig vrijgesteld is en de BTW dus niet kan recupereren.
In dit artikel willen wij helderheid scheppen over het BTW-statuut van syndici.
De BTW-regels voor syndici: Wat
zijn de spelregels?
Het BTW-statuut voor de syndici is geregeld
in de Aanschrijving 1995/13 van 20
september 1995. Het statuut is afhankelijk
van de juridische hoedanigheid waarin
de syndicus opereert en de aard van de
activiteiten die worden uitgevoerd. De
wetgeving maakt een onderscheid tussen
natuurlijke personen en rechtspersonen,
met elk hun eigen fiscale implicaties.
Hieronder worden de belangrijkste principes
verduidelijkt.
Natuurlijke personen als orgaan van de VME
Wanneer een syndicus als natuurlijke
persoon optreedt namens de Vereniging
van Mede-Eigenaars, wordt hij beschouwd
als een orgaan van deze rechtspersoon. In
dit geval is de syndicus niet BTW-plichtig.
Dit is vastgelegd in de Aanschrijving
1995/13, waarin wordt gesteld dat een
syndicus die binnen de hem wettelijk
en statutair verleende opdracht handelt,
geen BTW-belastingplichtige is. Deze
vrijstelling wordt gerechtvaardigd door
het feit dat de syndicus in deze context als
vertegenwoordiger van de mede-eigenaars
fungeert en niet optreedt als zelfstandige
dienstverlener.
Het typevoorbeeld van een natuurlijke persoon als orgaan van de VME is de occasionele syndicus.
Natuurlijke personen buiten hun
rol als orgaan van de VME
De situatie verandert wanneer een syndicus
als natuurlijke persoon buiten zijn rol als
orgaan van de VME-activiteiten uitvoert.
Denk hierbij aan commerciële of bijkomende
diensten, zoals adviesverlening of taken voor
individuele mede-eigenaars. In dergelijke
gevallen kan de syndicus wel BTW-plichtig
worden, omdat hij dan optreedt als
zelfstandige ondernemer en niet langer
uitsluitend in naam van de VME.
"Als orgaan van de rechtspersoon heeft de syndicus die als natuurlijk persoon optreedt binnen de hem door bovengenoemde wet en het reglement van mede-eigendom (statuten van de rechtspersoon) verleende opdracht niet de hoedanigheid van BTW-belastingplichtige."
Rechtspersonen: BTW-plichtig
Indien een syndicus opereert als
rechtspersoon, bijvoorbeeld via een
vennootschap, is deze in de regel BTW-plichtig. De rechtspersoon verkrijgt
automatisch de hoedanigheid van
belastingplichtige volgens de BTW-regelgeving. De fiscus stelt dat een
rechtspersoonlijke syndicus (de
vennootschap dus) die diensten verleent, in
principe altijd onderworpen is aan de BTW-regels.
"Derhalve heeft een syndicus die als zodanig onder de vorm van een rechtspersoon optreedt in de regel de hoedanigheid van BTW-belastingplichtige."
Ook de syndicus die zijn beheer of een deel van zijn beheer via zijn eenmanszaak regelt is in beginsel BTW-plichtig en valt zodoende, voor de toepassing van de BTW, onder dezelfde regeling als een syndicusvennootschap.
Gemengde belastingplicht
Een bijzonder geval doet zich voor wanneer
een rechtspersoon zowel optreedt als
syndicus van een VME als bijkomende
economische activiteiten uitvoert, zoals
makelaarsdiensten bij verhuur of verkoop
van vastgoed. In dat geval wordt gesproken
van een gemengde BTW-belastingplicht.
De administratie vereist dan dat de BTW-verplichtingen worden toegepast op de commerciële activiteiten, terwijl de activiteiten als syndicus onder specifieke vrijstellingen kunnen vallen. "Een rechtspersoon die derhalve naast zijn activiteit als syndicus ook handelt in het kader van een economische activiteit (bijvoorbeeld makelaar bij de verhuur of de verkoop van onroerende goederen), heeft de hoedanigheid van gemengde BTW-belastingplichtige (vgl. besl. van 27 januari 1994 nr. E.T. 79.581)."
De facturen voor vrijgestelde handelingen moeten de vermelding “vrijgesteld van BTW conform aanschrijving 13/1995” bevatten.
Vrijstellingen voor kleine
ondernemingen
Syndici (zowel natuurlijke als rechtspersonen)
kunnen onder bepaalde omstandigheden
genieten van de vrijstelling van BTW voor
kleine ondernemingen. Dit geldt voor
belastingplichtigen met een jaarlijkse omzet
die niet hoger is dan €25.000 en die geen
handelingen verrichten die expliciet van
deze vrijstellingsregeling zijn uitgesloten.
In een gemengd stelsel moeten alle
omzetcijfers (BTW-plichtig én vrijgesteld)
worden opgeteld.
Zolang deze drempel niet is bereikt, moet er geen BTW worden aangerekend op facturen, die de vermelding “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk (artikel 56, §2 WBTW)” vermelden.
De vrijstelling vervalt vanaf de eerste handeling waarmee de drempel van €25.000 wordt overschreden, zodat vanaf dat moment ook BTW moet worden aangerekend en voldaan moet worden aan alle verplichtingen inzake BTW.
Is de vrijstelling van artikel
44WBTW van toepassing op
syndici?
Veel syndici beroepen zich op artikel 44
van het Belgische BTW-Wetboek, maar dit
is niet volledig correct. Dit artikel voorziet
vrijstellingen voor "sociale, culturele, of
religieuze" diensten, zoals gezondheidszorg,
onderwijs en sociale hulpverlening, maar
ook diensten die verband houden met
onroerende goederen, zoals het beheer van
mede-eigendommen doch zonder dat dit een commerciële activiteit mag omvatten.
De diensten van (professionele) syndici
vallen hier doorgaans niet onder, tenzij zij
specifieke sociale diensten verlenen.
Kortom, artikel 44 WBTW is in de meeste gevallen niet van toepassing op de typische vastgoedbeheerdiensten van syndici. Deze vallen doorgaans onder de algemene BTW-plicht, tenzij er specifieke uitzonderingen gelden, zoals de regeling voor kleine ondernemingen.
BTW en prestaties van de
syndicus – Een complex
evenwicht
Een veelvoorkomende vraag is of
bijkomende beheersprestaties – zoals
buitengewone algemene vergaderingen,
schadebeheer, GDPR-prestaties, overdracht/
overname van syndicusdossiers en juridische
dossiers – binnen dezelfde vennootschap
aan BTW kunnen worden onderworpen Dit
blijft een terugkerend discussiepunt.
In een gemengd statuut, waarbij zowel vrijgestelde als BTW-plichtige handelingen worden verricht, is het mogelijk om extra prestaties aan BTW te onderwerpen.
Dit vereist echter dat aan drie belangrijke voorwaarden wordt voldaan:
- Duidelijke scheiding van activiteiten: BTW-plichtige handelingen moeten expliciet worden onderscheiden van de vrijgestelde basistaken. Sommige syndici kiezen ervoor om via twee vennootschappen te factureren: één vennootschap met BTW en een andere zonder BTW. Op die manier kan de scheiding tussen taken worden verduidelijkt.
- Specifieke facturatie: Bijkomende prestaties moeten afzonderlijk worden gefactureerd, waarbij duidelijk wordt vermeld dat hierop 21% BTW van toepassing is. Dit voorkomt verwarring bij mede-eigenaars.
- Transparantie naar mede-eigenaars: Het contract met de VME moet expliciet vermelden welke taken als facultatief worden beschouwd en welke aan BTW onderworpen zijn. Wanneer er duidelijke afspraken in het contract worden vastgelegd, vermindert het risico op geschillen aanzienlijk.
Het aanrekenen van BTW op aanvullende taken leidt tot een (21%) hogere kost, die niet recupereerbaar is voor mede-eigenaars. Voor de syndicus daarentegen kan deze praktijk financieel voordelig zijn, omdat BTW vooraftrek mogelijk is op de kosten die verband houden met deze prestaties.
Hoewel een gemengd statuut dit toestaat, kan de toepassing ervan tot ontevredenheid leiden. Dit is met name het geval wanneer vergelijkbare taken soms wel en soms niet aan de BTW worden onderworpen. Deze inconsistentie kan door mede-eigenaars als verwarrend of onrechtvaardig worden ervaren.
Voor een vennootschap die een groot deel van haar facturen zonder BTW uitreikt, kan een onevenwicht in de BTW-verrekening ontstaan. Wanneer de vooraftrek hoger is dan de uitgaande BTW, ontstaat er een BTW-tegoed. Dit tegoed kan worden teruggevraagd bij de BTW-administratie, maar dit proces is vaak administratief belastend en tijdrovend zijn. Het vermijden van een structureel BTW-tegoed vereist een zorgvuldig financieel beheer binnen de vennootschap.
Om klachten en misverstanden te voorkomen, is het essentieel dat contracten met de VME zo duidelijk mogelijk zijn over de toepassing van de BTW. Bovendien moet de BTW-regelgeving consequent en correct worden toegepast. Een transparant beleid ten aanzien van extra prestaties is niet alleen belangrijk voor de relatie met de mede-eigenaars, maar ook voor eventuele controles door de BTW-administratie en het vermijden van potentiële juridische geschillen.
Het beheren van een gemengd BTW-statuut vraagt om een evenwichtige aanpak waarin transparantie, juridische naleving en financiële haalbaarheid centraal staan. Syndici moeten niet alleen waken over hun eigen belangen, maar ook over de impact op de mede-eigenaars en het behoud van een goede verstandhouding.
Verplicht gebruik van
gestructureerde elektronische
facturen vanaf 2026!
Vanaf 1 januari 2026 wordt digitale facturatie
verplicht voor alle transacties tussen
Belgische BTW-plichtige ondernemingen
(B2B).
Concreet: Syndici die BTW-plichtig zijn, zullen vanaf deze datum verplicht zijn om alle facturen elektronisch te versturen en te ontvangen bij transacties met andere BTW-plichtige ondernemingen.
Niet verplicht voor VME’s en vrijwillige syndici:
- Deze verplichting geldt doorgaans niet voor facturen gericht aan een VME, voor zover de VME’s in kwestie niet BTW-plichtig is.
- Evenmin is deze verplichting van toepassing op vrijwillige syndici die als natuurlijke persoon optreden en geen BTW-plichtige activiteiten uitoefenen.
- Er is ten slotte geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor ondernemingen die alleen door artikel 44 WBTW vrijgestelde handelingen verrichten.
Aanbevelingen voor BTW-plichtige syndicuskantoren/vennootschappen:
- Aanpassing van administratieve processen: De overgang naar e-facturatie vereist een herziening van bestaande administratieve en boekhoudkundige procedures. Syndici zullen hun systemen moeten aanpassen om elektronische facturen van en naar BTW-plichtige ondernemingen te kunnen verwerken en archiveren.
- Voorbereiding: Begin tijdig met de planning en implementatie van e-facturatieprocessen om een soepele overgang te garanderen.
- Investering in technologie:
- Om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen, is het noodzakelijk te investeren in geschikte software en mogelijk ook in training voor personeel.
- De overheid voorziet fiscale stimulansen,
- zoals een verhoogde kostenaftrek van 120% voor kleine vennootschappen die investeren in e-facturatiesoftware of
- de investeringsaftrek voor investeringen in
bepaalde activa, waaronder software
- Gebruik van het PEPPOL-netwerk:
De overheid heeft gekozen voor het Europese PEPPOL-netwerk voor de uitwisseling van elektronische facturen. Syndici die BTW-plichtig zijn, moeten zich aansluiten bij dit netwerk om compliant te zijn met de nieuwe regelgeving.
Info
Karen Niesten
Partner bij Nelissen Grade
karen.niesten@nelissengrade.com
www.nelissengrade.com
Bijkomende aanbevelingen van UVS (Unie van Syndici)
- Je kan altijd naast de gebruikelijke facturatie zonder BTW via je vennootschap aan VME's eveneens facturaties verzorgen met BTW vanuit bvb je eenmanszaak. Je factuurbedrag (BTW incl.) is dan het eindbedrag dat je doorrekend aan de VME.
- Dit systeem kan je zelfs toepassen op een en eenzelfde VME: facturen zonder BTW voor het ereloon, facturen met BTW voor bijkomende diensten die niet vallen onder de beheersactiviteiten zoals voorzien in de wet op de mede-eigendom, bvb jaarlijkse administratiekosten.