En tant que syndic vous avez déjà été largement informé, par divers media, que pendant cette période de crise du Coronavirus, toutes les assemblées générales de vos ACP doivent être reportées à une date ultérieure.
La plupart des bureaux du Syndic ont d’ailleurs fermé leurs portes ou travaillent à guichets fermés.
Dès lundi dernier votre fédération professionnelle UDS vous avait conseillé de reporter toutes vos assemblées générales. En soit, déplacer les assemblées générales ne devrait pas poser de problème, le report n’étant pas une annulation.
Par ailleurs, en cas d’urgence, le syndic est toujours légalement autorisé à accomplir tous actes conservatoires et tous actes d’administration provisoire (CC Art 577-8 §4 )
Mais il ne peut être exclu que, dans certaines situations, des décisions importantes doivent être prises (et que l’on sait que les copropriétaires souhaitent voir traitées rapidement).
Légalement il est tout à fait possible de prendre des décisions légales en dehors de l’Assemblée Générale.
Pour les décisions dont le syndic sait qu’il existe un consensus entre les copropriétaires et qui concernent des matières pour lesquelles aucun report n’est souhaité, L’Art. 577-6 §11 CC apporte une solution:
CC Art. 577-6 §11 : Les membres de l’association des copropriétaires peuvent prendre à l’unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l’assemblée générale, à l’exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal.
Vous devez donc procéder comme suit:
- Envoyez à chaque copropriétaire une invitation écrite par courrier postal, avec un agenda clairement énoncé. Avec les communications électroniques, vous courez le risque que les copropriétaires ne reçoivent pas votre message (spam, adresse mail modifiée, ...) et que votre décision ne soit donc pas juridiquement valable.
- Ajoutez un bulletin de vote personnel, reprenant clairement le ou les points de l’ordre du jour concerné.
- Prévoyez un espace suffisant pour le nom et le prénom, le(s) lot(s) correct(s) concerné(s), le nombre d’actions/parts, ainsi que la possibilité pour chaque propriétaire de cocher son choix «oui» - «non» - «abstention» pour chaque point de l’ordre du jour.
- Prévoyez également un espace suffisant pour que les copropriétaires concernés puissent signer leur bulletin de vote pour approbation.
- Les bulletins de vote sont retournés au syndic dans le délai imparti (ex: 10 jours civiles).
- En cas de décision valable, le syndic dresse un procès-verbal, tout en conservant les bulletins de vote qui vont avec.
- Pour la clarté et la traçabilité de ces décisions, nous vous conseillons de les mentionner dans le procès-verbal de votre prochaine assemblée générale. Vous y reprendrez les points de l’agenda concerné, le résultat de votes obtenu, les décisions prises ainsi que la mention de l’existence du procésverbal concerné.
Pour garantir la validité de cette décision prise hors de l’assemblée générale, il faut réunir les conditions suivantes :
- Chaque copropriétaire sans exception doit avoir répondu dans le délai imparti.
- Tous les copropriétaires doivent prendre la même décision à l’unanimité (par exemple, tout le monde répond «oui» sans exception)
- Vous devez en tant que syndic établir un PV.
INFO
Union des Syndics asbl
https://www.uniondessyndics.be/