In deze rubriek behandelen wij enkele frequent gestelde vragen.
Wij geven graag ons advies mee.
U bent syndicus en u heeft vragen over het beheer van een gebouw?
Stel uw vraag aan redac@propertytoday.be.
Dans cette rubrique, nous abordons quelques questions fréquemment posées.
Nous sommes heureux de vous fournir nos conseils.
Vous êtes syndic et vous avez des questions sur la gestion d'un immeuble ?
Envoyez votre question à redac@propertytoday.be.
Lorsque nous comparons les devis de différents syndics, nous constatons que certains d'entre eux facturent un supplément pour leur logiciel. Dans l'un, le coût supplémentaire est de 5 euros par an et par appartement. Dans l'autre, il est de 25 euros par an et par appartement. S'agit-il d'une pratique courante et autorisée ? Peut-on facturer des frais de gestion distincts pour les logiciels ? Ou doivent-ils être inclus dans les honoraires ?
Réponse:
Votre question porte sur le droit des contrats. Le droit des contrats se caractérise par l'autonomie de la volonté et la liberté contractuelle.
Conformément à l'article 3.89 du Code civil, le syndic est tenu d'établir un contrat écrit. Les clauses de ces conventions sont totalement libres.
Code civil art 3.89 Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l’association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit. Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations.
En ce qui concerne le logiciel de syndic, les options varient. La plupart des syndics ne facturent rien pour le logiciel. Parfois, l’ACP est facturée directement par le fournisseur du logiciel à un tarif très limité (par exemple Open Syndic https://3xc.be/en/opensyndic-2/). Ce mode de fonctionnement offre la garantie que votre ACP ne paie que pour son application et que vos données restent également la propriété de l’ACP.
Il est important de recueillir à l'avance un maximum d'informations à ce sujet auprès des différents syndics auxquels vous avez demandé des devis.
Question concernant la gestion des clés de l'administrateur. Un syndic a-t-il légalement le droit de demander et de garder un double des clés des appartements ?
Réponse:
La loi ne l'exige pas. Toutefois, cela est recommandée dans certains cas, par exemple pour les copropriétaires qui sont souvent absents. Sinon, en cas de sinistre ou d'urgence, personne ne peut pénétrer dans l'appartement pour procéder aux mesures conservatoires ou faire face à une situation d'urgence.
Les clauses ou mentions suivantes sont- elles valables si je les utilise en tant que syndic ?
Il s'agit d'une clause du procès-verbal de l'AGO ou de l'AGE. Il m'arrive souvent de constater que des personnes souhaitent ajouter des points supplémentaires au cours de l'AG et j'utilise alors la clause ci- dessous dans le procès-verbal : " Tous les points supplémentaires de l'ordre du jour (qui n'étaient pas prévus dans la convocation initiale) ont été ajoutés lors de cette assemblée générale après accord des propriétaires présents. "
Il arrive également qu’au moment de la création de l’ACP, des copropriétaires souhaitent se réunir dans un délai plus bref que le délai légal de 15 jours; j'utilise alors un accord qui doit être signé par chaque propriétaire. Je la verse ensuite à mon dossier. Est-ce juridiquement valable ?
Réponse:
Tout d'abord, il est essentiel de toujours garder à l'esprit le principe de base du droit de la copropriété, qui est celui de la loi impérative : "La loi impérative comprend l'ensemble des règles de droit auxquelles on ne peut déroger".
Durée de l'assemblée générale annuelle
(AGA) ou de l'assemblée générale
extraordinaire (AGE) :
1/ Une assemblée générale peut toujours être convoquée dans un délai plus court.
Cc 3.87 - § 2. Le syndic tient une assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement d’ordre intérieur ou chaque fois qu’une décision doit être prise d’urgence dans l’intérêt de la copropriété. Cc 3.87 - § 3, dernier alinéa : Sauf dans les cas d’urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l’assemblée.
L'initiative de la convocation appartient au syndic, qui peut en fixer la date à l'avance (8 jours par exemple en cas d'urgence).
2/ Changer la date de l'AG
Une fois les invitations envoyées, vous ne pouvez plus modifier la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour. Vous pouvez éventuellement envoyer une nouvelle invitation avec de nouveaux points à l'ordre du jour, à condition qu'il soit clairement indiqué qu'il s'agit d'une nouvelle convocation (qui annule et remplace l'invitation précédente) et que cette convocation soit encore dans le délai légal de 15 jours.
3/ Modification de l'ordre du jour en cours d'AG
Lors de l'AG, vous ne pouvez ajouter des points que si tous les copropriétaires sont physiquement présents (100 %) et s'ils sont d'accord avec cet ajout. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de faire signer un document . Il suffit de le notuler clairement.
Si seuls quelques copropriétaires sont présents, il est interdit d'ajouter des points supplémentaires, même en signant un document. Ceci afin de protéger les droits des copropriétaires absents.
Par ailleurs, les copropriétaires absents pourraient introduire endéans le délai de quatre mois une demande en annulation de cette décision devant le juge de paix pour irrégularité.
Option : si un point important est soulevé lors d'une AG, discutez du sujet sous la rubrique Divers (sans vote) et indiquez le résultat des discussions. Ajoutez que le point fera l'objet d'un vote lors de la prochaine AG, ou d'une décision écrite (si vous pensez que 100 % des copropriétaires seront d'accord).
En tant que syndic professionnel, nous sommes confrontés à la situation suivante :
Notre cabinet a été désigné comme syndic en août 2022 dans un immeuble de 11 appartements.
Cependant, un copropriétaire, qui possède trois appartements dans une partie du bâtiment (bâtiment arrière), s'oppose à faire partie d'une ACP.
Entre-temps, la commune a donné son accord pour la scission : les bâtiments avant et arrière pourront alors exister séparément.
Cependant, je dois maintenant convoquer une AGE pour :
- Présenter un acte de base modificatif pour faire approuver la composition de cette ACP
- Il y a des changements dans les quote- part, donc unanimité de présence et unanimité dans la prise de décision.
Mes honoraires vont donc changer parce que la composition de l’ACP change, dois- je mettre cela à l'ordre du jour ?
Et l’ACP peut-elle s'y opposer et contester mon mandat ?
Réponse:
Si nous comprenons bien la question, la commune a scindé une résidence existante, en attribuant deux adresses différentes (numéro de maison et numéro de cadastre) à deux bâtiments différents qui ne formaient qu'une seule résidence ?
Si c'est le cas, une ACP continuera d'exister mais elle sera complètement "transformée", (nous pensons au bâtiment avant). Le bâtiment arrière constituera le cas échéant une autre ACP avec un numéro distinct à la BCE et des statuts différents, et sera soumis ou non à la loi sur la copropriété.
En d'autres termes, vous resterez le syndic d'une ACP transformée (sans l'extension arrière) avec des statuts modifiés, des parties communes et des parties privatives modifiées.
Si ce raisonnement est correct, vous devez en effet demander l'accord de l’ACP sur les nouveaux statuts et les nouvelles quotités. Vous devrez présenter un rapport « motivé » à l'AG avec les nouvelles quotités de l'immeuble. Ce rapport peut être préparé par un notaire, un géomètre-expert, un architecte ou par vous-même en tant qu’agent immobilier-syndic (voir Cc 3.85, §1).
Conformément à la loi sur la copropriété, Toute modification de la répartition des quotes-parts nécessite l'unanimité des voix de tous les copropriétaires (Cc art 3.88, §3 : Il est statué à l’unanimité des voix de tous les copropriétaires sur toute modification de la répartition des quotes-parts de copropriété, moyennant la production d’un rapport tel que prévu à l’article 3.85-§1)
Comme il y a moins de parties privatives, les copropriétaires demanderont probablement une adaptation de vos honoraires à la nouvelle situation. Il sera donc judicieux de mettre ce sujet à l'ordre du jour de l'AG statutaire, lors du renouvellement de votre mandat.
Les décisions de l'AG peuvent toujours
être contestées dans un délai de 4 mois
à compter de la date de l'AG, à condition
que la partie adverse puisse prouver que
la décision était irrégulière, illégale ou
frauduleuse. Elle doit également démontrer également qu'elle a subi un préjudice
personnel.