In deze rubriek behandelen wij enkele frequent gestelde vragen.
U bent syndicus en u heeft vragen over het beheer van een gebouw? Aarzel niet om ons uw vraag te stellen via e-mail naar redac@propertytoday.
Bij het vergelijken van offertes van verschillende syndici stellen wij vast dat sommige syndici extra kosten aanrekenen voor hun softwareprogramma. Bij de ene bedraagt de extra kost 5 eur per jaar en per appartement. Bij de andere 25 eur per jaar en per appartement. Is dit een courante en toegelaten praktijk? Mag er apart administratiekost aangerekend worden voor software? Of moet dit in het ereloon meegerekend worden?
Antwoord:
Uw vraag heeft betrekking op het recht omtrent overeenkomsten, contractenrecht of overeenkomstenrecht genoemd. Het contractenrecht kenmerkt zich door wilsvrijheid en contractsvrijheid.
Conform artikel 3.89 BW is de syndicus verplicht om een overeenkomst op te stellen. De clausules van deze overeenkomsten zijn volledig vrij.
BW art 3.89 De bepalingen die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars en de daaraan gekoppelde vergoeding, staan in een schriftelijke overeenkomst. Die overeenkomst omvat met name de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de daaraan verbonden vergoedingen.
Voor wat betreft de software van de syndicus variëren de opties. De meeste syndici rekenen niets aan voor het softwarepakket. Soms wordt de VME rechtstreeks gefactureerd door de softwareleverancier aan een zeer beperkt tarief (bv. Open Syndic https://3xc.be/en/opensyndic-2/). Deze werkwijze biedt de garantie dat uw VME enkel voor haar applicatie betaald en dat uw gegevens ook eigendom blijven van de VME.
Belangrijk is om op voorhand zoveel mogelijk informatie te verzamelen bij de verschillende syndici aan wie u offertes gevraagd heeft.
Vraag betreffende het sleutelbeheer van de syndicus. Is het rechtmatig (verplicht) dat een syndicus het recht heeft op een private sleutel van ons appartement ?
Antwoord:
Het is niet bij wet verplicht. Het wordt wel in bepaalde gevallen aangeraden, bij voorbeeld voor mede-eigenaars die vaak afwezig zijn. Zonder sleutels is het onmogelijk om, in geval van schade of in geval van nood het appartement te betreden om de schade te beperken of om een noodtoestand te verhelpen.
Zijn de volgende clausules of verklaringen geldig als ik ze gebruik als syndicus?
Het betreft een clausule in de notulen van de AV of BAV. Ik merk vaak dat mensen extra punten willen toevoegen tijdens de AV, dus gebruik ik de onderstaande clausule in de notulen: “ Alle bijkomende punten op de agenda (die niet in de oorspronkelijke convocatie stonden) zijn tijdens deze AV toegevoegd na akkoord van de aanwezige mede- eigenaars. ”
Het komt ook voor dat, wanneer de VME wordt opgericht, sommige mede-eigenaars willen vergaderen met een kortere termijn dan de wettelijke termijn van 15 dagen; in dat geval gebruik ik een overeenkomst die door elke eigenaar moet worden ondertekend. Deze voeg ik dan toe aan mijn dossier. Is dit rechtsgeldig?
Antwoord:
Allereerst is het essentieel om altijd het basisprincipe van het mede-eigendomsrecht in gedachten te houden, namelijk dat van het dwingend recht: "Dwingend recht omvat alle rechtsregels waarvan niet kan worden afgeweken".
Termijn van bijeenroeping van de jaarlijkse algemene vergadering of de buitengewone algemene vergadering:
1/ Een algemene vergadering kan altijd op een kortere termijn bijeengeroepen worden.
BW 3.87 - §2. De syndicus houdt een algemene vergadering tijdens de in het reglement van interne orde vastgelegde periode of telkens als er dringend in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen. BW 3.87 - §3, laatste alinea: Behalve in spoedeisende gevallen wordt de bijeenroeping ten minste vijftien dagen vóór de datum van de vergadering ter kennis gebracht.
Het initiatief voor het bijeenroepen van de vergadering ligt bij de syndicus, die de datum op voorhand kan bepalen (8 dagen bijvoorbeeld in geval van hoogdringendheid).
2/ De datum van de algemene vergadering wijzigen
Zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, kun je de datum, het tijdstip, de locatie of de agenda niet meer wijzigen. Je mag een nieuwe uitnodiging versturen met nieuwe agendapunten, op voorwaarde dat duidelijk wordt aangegeven dat dit een nieuwe uitnodiging is (die de vorige uitnodiging annuleert en vervangt) en dat deze uitnodiging nog steeds binnen de wettelijke periode van 15 dagen valt.
3/ De agenda wijzigen tijdens de AV
Tijdens de AV kun je alleen punten toevoegen als alle eigenaren fysiek aanwezig zijn (100%) en als ze instemmen met de toevoeging. In dit geval hoef je geen document te laten ondertekenen, notuleer het gewoon duidelijk in uw PV.
Als er maar een paar mede-eigenaars aanwezig zijn, is het verboden om extra punten toe te voegen, zelfs door een document te ondertekenen. Dit is om de rechten van de afwezige mede-eigenaars te beschermen.
Bovendien kunnen de afwezige mede- eigenaars binnen de termijn van vier maanden een verzoekschrift indienen bij de vrederechter om de beslissing nietig te laten verklaren wegens onregelmatigheid.
Optie: als een belangrijk punt ter sprake komt tijdens een AV, bespreek het onderwerp dan onder Varia (zonder stemming) en vermeld de uitkomst van de besprekingen. Voeg toe dat er over het punt gestemd zal worden op de volgende AV, of schriftelijk (als u denkt dat 100% van de mede-eigenaars akkoord zal gaan).
Als professionele syndicus zitten we met volgende vraag :
Ons kantoor werd aangesteld in augustus 2022 in een gebouw van 11 appartementen.
Echter heeft één mede-eigenaar, dewelke drie appartementen bezit in dit gebouw (achterbouw), bezwaar tegen het feit dat hij deel uitmaakt van een VME.
Ondertussen is er goedkeuring van de gemeente om te splitsen: voorbouw en achterbouw zullen dan afzonderlijk kunnen bestaan.
Nu dien ik echter een BAV bijeen te roepen om:
- Een wijzigende basisakte voor te leggen om de samenstelling van deze VME te laten goedkeuren
- Er zijn wijzigingen in de aandelen, dus unanimiteit aan aanwezigheid alsook unanimiteit in het nemen van de beslissing
Het ereloon zal dus wijzigen omdat de samenstelling verandert, moet ik dit agenderen?
En kan de VME hiertegen zijn en mijn mandaat betwisten?
Antwoord:
Als wij het goed begrijpen heeft de gemeente een bestaande residentie opgesplitst, door twee verschillende adressen toe te kennen (huisnummer én kadaster nummer) aan twee verschillende gebouwen die vroeger maar 1 residentie vormden?
Zo ja, blijft 1 VME bestaan maar deze wordt compleet “omgevormd” , (we denken de voorbouw). De achterbouw zal desgevallend een andere VME vormen met een afzonderlijke KBO nummer en andere statuten, en al dan niet onderworpen aan de Wet op de Mede-eigendom.
Dit wil zeggen dat u syndicus blijft van een hervormde VME (zonder de achterbouw) met gewijzigde statuten, gewijzigde gemeenschappelijke én privatieve delen.
Indien deze redenering klopt, dient u inderdaad de goedkeuring te vragen van de VME over de nieuwe statuten en de nieuwen aandelen. U dient een “met redenen omkleed verslag” aan de AV voor te leggen, met de nieuwe quotiteiten van het gebouw . Dit verslag kan opgesteld worden door een notaris, een landmeter, een architect of door uzelf als vastgoedmakelaar-syndicus (zie BW 3.85,§1).
Voor de wijziging van de aandelen is, conform de Wet op de Mede-eigendom, de eenparigheid van alle mede-eigenaars vereist BW art 3.88,§3. Er wordt met eenparigheid van stemmen van alle mede- eigenaars beslist over elke wijziging van verdeling van de aandelen van de mede- eigendom, middels de overlegging van een verslag zoals bepaald in artikel 3.85,§1.
Gezien er minder privatieve delen zijn zullen de mede-eigenaars waarschijnlijk vragen om uw ereloon aan te passen aan de nieuwe situatie: dit onderwerp zou best naar aanleiding van de statutaire AV geagendeerd worden, bij de vernieuwing van uw mandaat.
De beslissingen van de AV kunnen binnen de 4 maanden na de datum van de AV altijd betwist worden, mits de tegenpartij kan aantonen dat de beslissing onregelmatig, onrechtmatig of bedrieglijk was. Zij moet tevens aantonen dat zij daardoor een persoonlijk nadeel ondervindt.