Bon à savoir - édition 13

Il y a 2 mois, nous avons tenu une AG dans un immeuble comprenant 5 hall d’entrées distincts. Dans 2 de ces halls, une société de nettoyage a été désignée. Au cours de la réunion, nous avons donc décidé de demander 2.000 euros supplémentaires pour ces deux hall d’entrée, car les frais annuels de nettoyage de ces deux hall s'élèvent de toutes façons à 4 000 euros.

La semaine dernière, une copropriétaire d’un de ces bâtiments m’a appelé pour me dire qu'elle voulait nettoyer les 2 hall d’entrée elle-même car la société de nettoyage était beaucoup trop chère. Le contrat avec la société de nettoyage devait être résilé immédiatement et elle ferait le ménage elle-même pour 1.500 euros par an (contre 2.000 euros par an pour la société de nettoyage). Je lui ai dit qu'il n'en était pas question car la société de nettoyage avait déjà été désignée par l’AG et que par ailleurs son activité serait rémunérée au noir ce qu’en tant que syndic professionnel, je ne pouvais accepter. Elle voulait à tout prix que je demande l'approbation des 5 autres copropriétaires de l’immeuble en question. Elle a ajouté qu'elle ne travaillerait pas au noir puisqu'elle apporterait des reçus et les ajouterait à sa déclaration d’ impôts.

Quoi qu'il en soit, j’ai finalement envoyé un courriel à ces 5 personnes ; elle avait d’ailleurs commencé à les appeler personnellement ... Finalement 4 personnes furent d'accord et 1 personne fut contre (raison : la différence de prix n'est pas vraiment importante et elle ne veut pas être tenue pour responsable si quelque chose devait se produire). Je lui ai donc renvoyé la balle en lui disant que nous devrions au moins avoir l'unanimité puisque nous organisons ce vote en dehors de l’AG. J'essaie donc de lui expliquer que nous mettrons cette question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale (qui, soit dit en passant, aura lieu dès janvier puisque nous nous réunissons pour les panneaux solaires). Elle m’a répondu que je racontais « des conneries » et que j'étais « un mauvais syndic », .... «que 4 approbations sur 5 étaient plus que suffisantes et je ne faisais que m’opposer ».

Ce matin, je reçois un courriel de la société de nettoyage m'informant qu'elle a reçu un courriel de cette dame disant que le contrat était résilié en raison de l'augmentation des prix et que le nettoyage sera effectué en interne.

Ma question:

On me demande souvent si quelqu'un dans l’immeuble peut s'occuper du nettoyage des parties communes contre rémunération. Est-ce que cela est accepté ou est-ce que c'est totalement hors de question ? Que se passe-t-il en cas d'accident (chute dans les escaliers) ? J'ai entendu dire par des courtiers en assurance que les personnes non inscrites à l'ONSS sont aussi couvertes en cas d’accident. Comment devons-nous, en tant que syndic, répondre à ces questions ? Quelles sont les sanctions encourues par un syndic professionnel qui travaille de cette manière ? Quelle est la responsabilité du syndic (par exemple, si tous les membres de l'AG acceptent cette forme de rémunération) ?

L'argument de la dame en question est que le président de l’AG qui s'occupe également de toute la partie technique, reçoit également 400 euros par an sans facture (ce qui a été convenu dans le passé lors d'une AG), ce qui est exact. Est-il possible que cette personne s’occupant de la gestion technique reçoivent une petite rémunération ?

Service de nettoyage

• L’ACP ne peut prendre des décisions en dehors de l'AG qu'à l'unanimité. Donc, tous les copropriétaires (sans exception) doivent accepter le changement de service de nettoyage.

Code civil Art 3.87-§11. § 11. Les membres de l’association des copropriétaires peuvent prendre à l’unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l’assemblée générale, à l’exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal

• En tant que syndic, vous êtes le seul représentant de l’ACP.
• Les copropriétaires n'ont individuellement aucun pouvoir dans l'ACP ; ils ne peuvent pas prendre de décisions au nom de l'ACP ; les décisions sont prises par l'AG ou par décision écrite à l'unanimité (Cc Art 3.87-§11).
• Le syndic est seul habilité à mettre en œuvre les décisions de l'AG. Cela n'a rien à voir avec le fait d'être un "bon" ou un "mauvais" syndic...
• Cette dame n'est pas habilitée à écrire au service de nettoyage ; c'est la mission du syndic de contacter les fournisseurs de l’ACP
• Cette dame n'est pas autorisée à résilier le contrat de service de nettoyage : cette compétence revient à l’AG (décision de l'AG ou décision écrite avec 100% (Cc Art 3.87-§11)
• Il y a de fortes raisons de penser que cette dame agit dans le cadre d'un conflit d'intérêts.
• Attention : le contrat de l'entreprise de nettoyage peut contenir des clauses de pénalité en cas de résiliation anticipée de ses services. L'ACP risque alors de réclamer des dommages et intérêts.

Avis:

1. Contactez d'urgence la société de nettoyage pour lui demander de ne pas tenir compte du courrier de cette dame qui ne représente pas l’ACP.

2. Confirmer que leur contrat est toujours en vigueur et le restera jusqu'à ce que vous, en tant que syndic et seul représentant de l’ACP, le résiliez à la suite d'une décision de l'AG à cet effet.

À l'Assemblée générale

L'AG peut décider que cette dame nettoiera les parties communes. Il faut pour cela inscrire deux points à l'ordre du jour de la prochaine AG:

• Un premier point pour toutes les explications et informations juridiques (pas de vote)
• Trois points supplémentaires concernant la décision finale : majorité 1/2+1.

Un exemple d'explication:

Changement de service de nettoyage : explication des conditions et des obligations légales si Mme XX était désignée pour nettoyer les parties communes (pas de vote)

1. Option 1 : cette dame nettoie gratuitement les parties communes moyennant le remboursement de tous les achats de produits d'entretien (sous réserve de la présentation des documents nécessaires, par exemple les tickets de caisse) . L'ACP devrait souscrire une assurance complémentaire (n'hésitez pas à contacter notre partenaire Citadel Insurance qui dispose d'une police à cet effet : Thomas Robberechts, thomas@citadelinsurance.be)

2. Soit elle travaille pour un salaire et le syndic doit l'inscrire auprès d'un secrétariat social. L’ACP deviendra alors son employeur et elle sera officiellement inscrite à l'ONSS. C'est au syndic qu'il incombe de tout organiser avec le secrétariat social. Cette option nécessite une décision de l'AG :

• Le nombre d'heures par semaine
• Le salaire horaire
• Choix du secrétariat social (demande de devis)
• Mandat au syndic de tout organiser pour la date du ... avec éventuellement des frais supplémentaires pour ces prestations complémentaires
• Description de la tâche (pour éviter tout malentendu)
• Accidents du travail (obligatoire)
• • Accidents du travail (obligatoire)
  • Protection juridique (compte tenu de l'attitude de cette dame, je recommanderais sans hésiter cette assurance)

Exemple de vote:

Une fois que vous avez tout expliqué, l'AG doit se prononcer sur les trois points suivants :

1. Changement de service de nettoyage : résiliation du contrat de l'entreprise de nettoyage XX à la date d'expiration (majorité 1/2+1)

2. Changement de service de nettoyage : indication de Mme XX pour le nettoyage gratuit des parties communes (majorité 1/2+1)

3. Changement de service de nettoyage : désignation de Mme XX en tant qu'employée de l’ACP pour nettoyer les parties communes dans les conditions suivantes (majorité 1/2+1)

• Le nombre d'heures par semaine
• Le salaire horaire
• Choix du secrétariat social
• Mandat au syndic de tout régler avant la date de ...
• Frais supplémentaires pour les services additionnels
• Description de l'emploi
• Souscrire une assurance complémentaire
• • Accidents du travail (obligatoire)
  • Protection juridique ACP

Paiements aux copropriétaires

Vous ne pouvez pas payer les copropriétaires ! Une personne qui remplace une lampe peut présenter une demande de remboursement des dépenses pour l'achat de matériaux. En principe, un copropriétaire travaille donc toujours gratuitement. Vous n’êtes donc pas autorisé à verser des honoraires au gestionnaire technique.

Un projet de loi a été déposé au Parlement visant à étendre le système de défraiement des volontaires à la copropriété. Malheureusement, le projet de loi est au Parlement depuis deux ans mais n'est pas mis à l'ordre du jour... Voir le lien ci-dessous :
​https://www.lachambre.be/FLWB/PDF/55/1531/55K1531001.pdf

Vous ne pouvez pas rémunérer les copropriétaires pour certaines tâches ou pour la gestion technique tant que le projet de loi n'a pas été voté.

Responsabilité

Si cette dame travaille gratuitement dans les parties communes, l’ACP sera responsable en cas d'accident (dommages corporels). Il est donc important que l’ACP soit assurée pour ce type de situation.

Si cette dame souhaite être rémunérée, elle doit obligatoirement être inscrite à l'ONSS.

Si vous payez simplement cette dame à partir du compte de l’ACP, cela pourrait être considéré comme du travail non déclaré (le paiement du gestionnaire technique n'est pas non plus autorisé). En fin de compte, c'est vous, en tant que syndic, qui pouvez être tenu pour responsable et condamné à une amende. Si quelqu'un dépose une plainte contre vous auprès de l'IPI (par exemple l'entreprise de nettoyage qui constate qu'un copropriétaire reçoit presque le même montant), vous risquez également une sanction (blâme, suspension...etc.) parce que vous n'avez pas respecté correctement la déontologie et les lois.

Le député Bert Wollants sera présent au Salon de la Copropriété/Congrès des syndics le 16 novembre 2023 pour expliquer le projet de loi !

En tant que syndic, je souhaite démontrer à un copropriétaire que la désignation d'un expert nécessite une majorité absolue (1/2+1). Cependant, je ne trouve pas cela clairement dans la législation.

Puis-je avoir des conseils à ce sujet ?

Vous pouvez expliquer que la loi sur la copropriété contient quelques principes de base. L'un de ces principes est que toutes les décisions sont prises à la majorité absolue (1/2+1), sauf si une majorité plus stricte est requise (deux tiers, quatre cinquièmes ou unanimité).

Cc art 3.87-§8 : « Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés au moment du vote, sauf si la loi exige une majorité qualifiée ».

Les exceptions à la majorité absolue sont énumérées à l'article 3.88, où la loi précise quelles décisions doivent être votées à la majorité qualifiée. La nomination d'un expert n'est pas mentionnée dans les exceptions, de sorte que la majorité nécessaire est de 1/2+1.