In deze rubriek behandelen wij enkele frequent gestelde vragen. Wij geven graag ons advies mee.
U bent syndicus en u heeft vragen over het beheer van een gebouw? Aarzel niet om ons uw vraag te stellen via e-mail naar redac@propertytoday.
Wie is aansprakelijk bij verkeerde inlichtingen verstrekt door de syndicus?
Bij verkoop heeft de vroegere syndicus nagelaten te vermelden dat de uitredende eigenaar nog schulden had t.o.v. de VME. Op de vraag of er achterstallen zijn, heeft hij geantwoord “geen” terwijl uit de afrekeningen bleek dat er wel een bedrag open stond en dit van voor de datum van zowel compromis als akte. Noch de koper, noch de verkoper, noch de notaris waren hiervan op de hoogte. Op die manier is de VME wel de achterstallen misgelopen, die vandaag nog altijd open staan. Kan ik als nieuwe syndicus de vroegere syndicus in gebreke stellen en dagvaarden?
Ik heb eveneens de vroegere syndicus aangesproken, die wuift alle schuld af en verwijst o.a. naar een uitspraak van de rechtbank dat stelt dat precontractuele informatie cijfermatig niet bindend is (hij verwijst naar een vonnis v/d rechtbank van eerste aanleg van Brussel dd. 08.02.2017)”. Ik dank u bij voorbaat voor uw antwoord.
De Wet op de Mede-eigendom stel dat de syndicus als enige aansprakelijk is voor zijn beheer.
Als hij in de loop van zijn mandaat een fout begaat, en als er door deze fout een schade ontstaat, dan kan deze syndicus aansprakelijk gesteld worden. De VME kan dus tegen de vorige syndicus procederen (en bv. een schadevergoeding eisen).
Een professionele syndicus is verplicht om een verzekering beroepsaansprakelijkheid te onderschrijven ( deze verzekering is trouwens inbegrepen in het lidgeld van het BIV).
Advies: u dient een punt toe te voegen op de agenda van de volgende algemene vergadering:
- Verkoop appartement XX: achterstallige bedragen: nalatigheid/fout van de syndicus XX: toelichting (geen stemming)
- Mandaat aan de huidige syndicus om namens de VME een procedure op te starten tegen de vorige syndicus dhr. XX (meerderheid 1/2+1)
- Keuze van advocaat (meerderheid 1/2+1)
2 maanden geleden hebben we een vergadering gehad van een blok met 5 aparte hallen. In 2 van die hallen is er een poetsfirma aangesteld. Tijdens de vergadering beslissen we om per hal 2.000 euro extra provisie op te vragen bij de 2 desbetreffende hallen, aangezien de poetskosten voor die 2 hallen op jaarbasis toch wel 4.000 euro zijn.
Vorige week belt een mede-eigenaar mij op van een van die hallen dat ze zelf wil poetsen aangezien de poetsfirma veel te duur is. De poetsfirma moest per direct opgezegd en ze zou zelf gaan poetsen voor 1.500 euro per jaar (tov 2.000 euro per jaar door de poetsfirma). Ik heb gezegd dat dat zomaar niet gaat aangezien die poetsfirma in het verleden via de AV is aangesteld en aangezien ze dan in het zwart bezig is en dat ik dat daar als professioneel syndicus niet achter sta. Ze wilde dat ik de goedkeuring ging vragen bij de 5 eigenaren bij de betreffende hal. Ze zegt nog dat ze niet in het zwart zou werken aangezien ze kwitanties zou binnenbrengen en dat bij haar belastingen zou voegen.
Enfin, wij doen een mail naar deze 5 personen en bij enkele was ze zelf al gaan aanbellen en uiteindelijk gaan er 4 akkoord en 1 niet (reden: verschil in prijs is niet echt groot en wilt zelf niet verantwoordelijk gesteld worden als er iets zou gebeuren). Ik koppel dit terug naar haar en zeg haar dat wij ten minste unanimiteit moeten hebben aangezien we buiten de vergadering om dit aan het regelen zijn. Dus (probeer) ik haar dit uit te leggen dat we dit op de eerstvolgende algemene vergadering (welke trouwens al in januari zal doorgaan aangezien we terug samenkomen voor de zonnepanelen) op de agenda zetten. Dit was allemaal flauwe zever en ik was een slechte syndicus,…. 4 goedkeuringen van de 5 was meer als genoeg en ik werkte alleen maar tegen.
Nu krijg ik deze morgen een mail van de poetsfirma dat zij een mail hebben gekregen van deze dame waarin ze zegt dat het contract wordt stopgezet wegens stijgende prijzen en dat de poets in eigen beheer wordt gedaan.
Mijn vraag:
Ik krijg veelvuldig de vraag dat iemand van de blok zelf wilt poetsen tegen betaling. Wordt dat nu eigenlijk geaccepteerd of is dat volledig uit de boze? Wat als er iets gebeurt (valt van de trap); ik hoor van de verzekeringsmakelaars dat er toch ongevallenverzekeringen worden gegeven voor niet ingeschreven RSZ-personen. Hoe moeten wij als syndicus met deze vragen omgaan. Wat zijn de sancties voor een professionele syndicus bij deze werkwijze? Wat is de aansprakelijkheid van de syndicus (bv als iedereen van de AV akkoord is om op deze wijze te werken).
Een argument van de dame in kwestie is dat de voorzitter, die zich tevens ook het hele technische gebeuren aantrekt, ook 400 euro ontvangt per jaar zonder factuur (is in het verleden afgesproken tijdens een AV). Dat klopt ook. Is dat eigenlijk gepermitteerd dat de technisch beheerder een bepaalde kleine vergoeding krijgt?
Poetsdienst
- De VME kan buiten de AV enkel beslissingen nemen mits eenparigheid. Alle mede-eigenaars (zonder uitzondering) dienen allemaal akkoord te gaan met de verandering van poetsdienst.
BW Art 3.87-§11. De leden van de vereniging van mede-eigenaars kunnen, mits eenparigheid, schriftelijk alle beslissingen nemen die tot de bevoegdheden van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden. De syndicus stelt hiervan notulen op. De dame in kwestie handelt buiten haar bevoegdheden als mede-eigenaar en dient de Wet op Mede-eigendom grondig na te lezen (!)
- Als syndicus bent u de enige lasthebber van de VME
- Mede-eigenaars hebben individueel geen enkele bevoegdheid in de VME; zij mogen in eigen naam geen beslissingen nemen namens de VME; de beslissingen worden genomen door de AV of via een schriftelijke beslissing met eenparigheid (BW Art 3.87-§11).
- De syndicus is als enige bevoegd om de beslissingen van de AV uit te voeren. Dit heeft niets te maken met “goed” of “slecht” te zijn ...
- Deze dame is niet bevoegd om de poetsdienst aan te schrijven; dit is de taak van de syndicus om de leveranciers van de VME te contacteren.
- Deze dame is niet bevoegd om het contract van de poetsdienst stop te zetten: dit is de bevoegdheid van de VME (beslissing van de AV of schriftelijk beslissing met 100% (BW Art 3.87-§11).
- Er is een sterk vermoeden dat deze dame uit belangenvermenging handelt…
- Opgelet! Het contract van de poetsfirma bevat misschien boeteclausules bij vroegtijdige stopzetting van hun diensten. De VME riskeert een schadeclaim.
Advies:
1. Neem dringend contact op met de poetsfirma met de vraag om geen rekening te houden met de mail van deze dame die geen zeggenschap heeft binnen de VME.
2. Bevestig dat hun contract nog altijd in voege is en in voege zal blijven tot u, als syndicus en enige lasthebber van de VME, de overeenkomst stopzet na een beslissing van de AV in die zin.
Op de Algemene Vergadering
De AV kan beslissen dat deze dame de gemeenschappelijke delen zal poetsen. Plaats twee punten op de agenda van de volgende AV:
- Een eerste punt voor alle toelichtingen en wettelijke informatie (geen stemming).
- Drie bijkomende punten m.b.t. de uiteindelijke beslissing: meerderheid 1/2+1.
Voorbeeld als toelichting:
Verandering poetsdienst: toelichting voorwaarden & wettelijke verplichtingen bij aanduiding van mevr. XX om de gemende delen te poetsen (geen stemming)
1. Optie 1: deze dame zal de gemene delen gratis poetsen mits terugbetaling van alle aankopen van kuisproducten (mits voorlegging van de nodige stukken, bvb kasticketten). De AV dient een extra verzekering te nemen (neem gerust contact op met onze partner Citadel Insurance die een polis heeft daarvoor: Thomas Robberechts, thomas@citadelinsurance.be)
2. Ofwel werkt ze voor een loon en dient de syndicus haar in te schrijven bij een sociaal secretariaat. De VME wordt haar werkgever en is ingeschreven bij de RSZ. Het is de taak van de syndicus om alles te regelen met het sociaal secretariaat. Voor deze optie dient de AV te beslissen over:
- Het aantal uren /week
- Het uurloon
- Keuze van het sociaal secretariaat (offertes vragen)
- Mandaat aan de syndicus om alles te regelen tegen de datum van ... met eventueel een extra ereloon voor de bijkomende prestaties
- Taakbeschrijving (om alle misverstanden te vermijden)
- Extra verzekering nemen voor deze dame:
- Arbeidsongevallen (verplicht)
- Rechtsbijstand (gezien de ingesteldheid van deze dame zou ik dit zeker aanraden)
Voorbeeld van stemming:
Eens u alles toegelicht heeft moet de AV beslissen over de drie volgende punten:
1. Verandering poetsdienst: stopzetting van het contract van de poetsfirma XX op vervaldag (meerderheid 1/2+1)
2. Verandering poetsdienst: aanduiding van mevr. XX om de gemende delen gratis te poetsen (meerderheid 1/2+1)
3. Verandering poetsdienst: aanwerving van mevr. XX als werknemer van de VME om de gemende delen te poetsen onder de volgende voorwaarden (meerderheid 1/2+1)
- Het aantal uren /week
- Het uurloon
- Keuze van het sociaal secretariaat
- Mandaat aan de syndicus om alles te regelen tegen de datum van ...
- Extra ereloon voor de bijkomende prestaties
- Taakbeschrijving
- Extra verzekering nemen
- Arbeidsongevallen (verplicht)
- Rechtsbijstand VME
Vergoedingen van de Mede-eigenaars
U mag geen vergoeding betalen aan de mede-eigenaars! Iemand die eventueel een lamp vervangt mag een onkostenvergoeding indienen voor de aankopen van materialen. Een mede-eigenaar werkt dus in principe altijd gratis. Dus het is niet toegelaten om aan de technisch beheerder een vergoeding te betalen.
Er is een wetsvoorstel in het Parlement dat het systeem van vrijwilligersvergoeding zou willen uitbreiden naar de mede-eigendom. Spijtig genoeg is het wetsvoorstel al twee jaar op het Parlement maar wordt niet op de agenda geplaatst… Zie link hieronder:
https://www.lachambre.be/FLWB/PDF/55/1531/55K1531001.pdf
U mag geen mede-eigenaar betalen voor bepaalde taken of technisch beheer zolang het wetsvoorstel niet gestemd is.
Verantwoordelijkheid
Als deze dame gratis zou werken in de gemene delen is de VME aansprakelijk in geval van ongeval (lichamelijke schade). Daarom is het belangrijk dat de VME verzekerd is voor dit soort situatie.
Indien deze dame betaald wil worden, is de inschrijving bij de RSZ verplicht.
Als u deze dame zomaar zou betalen vanuit de VME-rekening kan dit beschouwd worden als zwartwerk (ook de betaling van de technisch beheerder is niet toegelaten). Uiteindelijk kan u, als syndicus, aansprakelijk gesteld worden en een boete krijgen. Als iemand een klacht neerlegt tegen u bij het BIV (bij voorbeeld de poetsfirma die zou opmerken dat een mede-eigenaar bijna evenveel ontvangt), riskeert u ook een sanctie (blaam, schorsing…etc.) omdat u de deontologie en de wetten niet correct heeft nageleefd.
Kamerlid Bert Wollants zal op 16 november 2023 aanwezig zijn op het Salon van de Mede-eigendom/Congres van de Syndici om het Wetsvoorstel toe te lichten!
Ik wens als syndicus een mede-eigenaar aan te tonen dat de aanstelling van een expert/ deskundige een absolute meerderheid vereist (1/2+1). Echter kan ik dit niet duidelijk terugvinden in de wetgeving.
Kan ik hierover enig advies bekomen?
U kan uitleggen dat de Wet op Medeeigendom een aantal basisprincipes bevat. Een van deze principes is dat alle beslissingen genomen worden met de volstrekte meerderheid (1/2+1) tenzij een strengere meerderheid vereist is (twee derde, vier vijfde of eenparigheid).
BW art 3.87-§8. De beslissingen van de algemene vergadering worden genomen bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de mede-eigenaars die op het ogenblik van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn, tenzij de wet een gekwalificeerde meerderheid vereist.
De uitzonderingen op de volstrekte meerderheid staan vermeld in art 3.88 waar de wet bepaalt welke beslissingen met een gekwalificeerde meerderheden gestemd moeten worden. Het aanstellen van een expert staat niet vermeld in de uitzonderingen, dus is de nodige meerderheid 1/2+1.