Nous répondons dans cette rubrique à des questions qui nous sont régulièrement posées.
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Dans cette rubrique, nous abordons quelques questions fréquemment posées.
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Un confrère syndic refuse de tenir l'assemblée générale annuelle à la demande de l’ACP. Un des points à l'ordre du jour concerne la destitution du syndic actuel et la nomination du nouveau syndic. Quelles démarches l’ACP peut-elle entreprendre pour organiser une AG afin que le nouveau syndic puisse être nommé ?
La procédure légale est la suivante :
Cc Article 3.87-§2-2° et 3° alinéa "Sans préjudice de l’alinéa 1er, le syndic tient une assemblée générale sur requête d’un ou de plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes. Cette requête est adressée au syndic par envoi recommandé et celui-ci adresse la convocation aux copropriétaires dans les trente jours de la réception de la requête. Si le syndic ne donne pas suite à cette requête, un des copropriétaires qui a cosigné la requête peut convoquer lui-même l’assemblée générale."
Conclusion : si le syndic a reçu une lettre recommandée légale des copropriétaires détenant au moins 1/5ème des quotités, il doit envoyer une convocation dans les 30 jours. S'il ne le fait pas, l'un de ces copropriétaires peut lui-même convoquer une assemblée générale.
Il faut également mentionner les points de l'ordre du jour :
• révocation du syndic XX (majorité 1/2+1)
• nomination d'un nouveau syndic (voir offres) (majorité 1/2+1)
Attention : il faudra qu’en début d’AG, suffisamment de copropriétaires soient présents, soit la moitié des copropriétaires détenant au moins la moitié des quotités.
Cc Article 3.87-§5-2° et 3° alinéa "L’assemblée générale ne délibère valablement que si, au début de l’assemblée générale, plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés et pour autant qu’ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes.. Néanmoins, l’assemblée générale délibère aussi valablement si les copropriétaires présents ou représentés au début de l’assemblée générale représentent plus de trois quarts des quotes-parts dans les parties communes. Si aucun des deux quorums n’est atteint, une deuxième assemblée générale sera réunie après un délai de quinze jours au moins et pourra délibérer quels que soient le nombre des membres présents ou représentés et les quotes-parts de copropriété dont ils sont titulaires."
Les points à l'ordre du jour comprennent la nomination du syndic (durée de son mandat, signature de sa convention, budget, avances, fonds de réserve,...etc)
Quelles "clauses" faudrait-il reprendre dans un contrat de syndic afin de garantir la continuité de la gestion de l’ACP en cas de décès ou d'incapacité du syndic ?
De telles clauses sont rarement prévues dans les conventions entre syndics et ACP, il est donc préférable de se référer à la loi sur la copropriété.
Pour garantir la continuité (par exemple en cas de décès), vous pouvez vous référer à l’article 3.87-§2 de la Loi sur la Copropriété :
"À défaut d’un syndic, le conseil de copropriété ou, à défaut, le président de la dernière assemblée générale ou, à défaut, un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts dans les parties communes peuvent convoquer l’assemblée générale aux fins de nommer un syndic."
Pour garantir la continuité en cas de force majeure, vous pouvez vous référer à l’article 3.89-§7 de la Loi sur la Copropriété :
"L’assemblée générale peut …... Elle peut de même, si elle le juge opportun, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou à des fins déterminées…. "
Cela signifie que le Conseil de Copropriété ou le président de la dernière assemblée générale peut convoquer une AG conformément à l'article 3.87-§2 (défaut de syndic) ou pour désigner un syndic provisoire conformément à l'article 3.89-§7, ceci jusqu'à ce que le syndic puisse reprendre ses fonctions.
Je suis syndic occasionnel et j'ai une question concernant une assemblée générale extraordinaire : un syndic peut-il refuser une demande d'AG ? Par exemple, si un propriétaire demande une AG pour discuter d’un litige entre certains copropriétaires, comme par exemple un problème de voisinage entre copropriétaires que certains souhaiteraient porter devant le juge de paix. Quelle est la meilleure chose à faire en tant que gestionnaire immobilier dans cette situation ?
Nous nous référons ici encore à la Loi sur la copropriété, art. 3.87 ci-dessous.
Une demande d'AG extraordinaire doit être légalement demandée par lettre recommandée adressée au syndic, et cette lettre doit être signée par des copropriétairesreprésentant ensemble au moins 1/5ème des quotités.
Si certains copropriétaires adressent cette demande oralement, le syndic est libre de refuser ou d'accepter d’organiser cette AG.
Donc l'AG extraordinaire demandée par courrier recommandé ne peut, en principe, pas être refusée par le syndic. Mais si le syndic ne donne pas suite à cette demande officielle, les copropriétaires qui ont demandé l'AG peuvent finalement l’organiser eux-mêmes, avec le risque pour le syndic d’être quand même renvoyé.
Art. 3.87 Assemblée générale: organisation - §2-alinéas 2 et 3
"Sans préjudice de l’alinéa 1er, le syndic tient une assemblée générale sur requête d’un ou de plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes. Cette requête est adressée au syndic par envoi recommandé et celui-ci adresse la convocation aux copropriétaires dans les trente jours de la réception de la requête..
Si le syndic ne donne pas suite à cette requête, un des copropriétaires qui a cosigné la requête peut convoquer lui-même l’assemblée générale."
En tant que syndic, nous vous recommandons donc de toujours donner suite à cette demande d’AG pour plusieurs raisons :
1/ vous avez plus de chances de conserverez votre mandat de syndic si vous conseillez et assistez les copropriétaires
2/ un dialogue entre copropriétaires peut vous éviter une escalade judiciaire…
3/ vous pouvez facturer des honoraires supplémentaires pour cette prestations extraordinaire (ce n'est donc pas du temps perdu)
Je suis syndic et copropriétaire de 5 appartements. En tant que syndic-copropriétaire puis-je voter lors de l’assemblée générale et si oui sur quels points de l'ordre du jour ? Dois-je m'abstenir lors du vote concernant la prolongation de mon mandat et également l’augmentation de ma rémunération ?
Section 3. – Des organes de l’ACP Art. 3.87 Assemblée générale: organisation "§9. Aucune personne mandatée ou employée par l’association des copropriétaires, ou prestant pour elle des services dans le cadre de tout autre contrat, ne peut participer personnellement ou par procuration aux délibérations et aux votes relatifs à la mission qui lui a été confiée."
Notez également la disposition suivante :
"Nul ne peut prendre part au vote, même comme mandant ou mandataire, pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou représentés".