Le consensus est général au sein de la profession, pour admettre que l'organisation d'assemblées générales en soirée constitue non seulement une charge de travail supplémentaire mais surtout un mode de travail inadéquat et dépassé.
En effet, après sa lourde journée de travail au bureau, le gestionnaire doit encore, en soirée, passer des heures en assemblée générale. En tant que syndic, non seulement vous avez beaucoup de difficulté à trouver un employé qui est encore disposé et capable de tenir une AG, mais s'il doit en plus travailler le soir ou en week-end, c’est mission impossible !
Comme nous la savons tous, le métier de syndic est depuis quelques années un métier en pénurie; principalement en raison des longues journées et du travail en soirée. Ces heures de travail en soirée représentent une lourde charge de travail supplémentaire pour le gestionnaire immobilier et/ou ses employés.
Pour les copropriétaires, bien sûr, cela n'arrive qu'une fois par an, et ils considèrent cela presque normal. Ils s'installent confortablement, prennent généralement un verre dans la salle du café-restaurant et discutent avec les autres copropriétaires. Pour eux c’est agréable. Souvent, leur partenaire les accompagne et cela devient une soirée conviviale entre copropriétaires.
Bien sûr, les choses peuvent aussi se passer différemment... les discussions s’accumulant, le ton monte parfois, et les personnes frustrées veulent avoir raison... et finalement, l'assemblée générale se prolonge dans la soirée, parfois dans la nuit, au risque de démotiver les copropriétaires à assister aux AG, ce qui a pour conséquence que les quorums de présence ne sont plus atteints…
Le syndic qui doit en faire l'expérience au quotidien finit sa journée de travail épuisé. Il lui reste encore à établir le procès-verbal sur place et à le faire signer. Certaines personnes veulent poser une question personnelle au syndic et cela prend encore plus de temps.
Et il y a pire encore. A la côte, presque toutes les réunions se tiennent du vendredi soir au dimanche soir ! Anno 2023 ceci n’est plus normal ! Pour les copropriétaires à la côte, assister à une AG le samedi ou le dimanche, relève apparemment d'une activité de weekend, alors que les mêmes copropriétaires ayant un appartement à l’intérieur du pays, trouvent tout à fait normal d’assister à leur AG en semaine.
Pour les collaborateurs salariés du syndic, il existe toujours la possibilité de récupérer ces heures, mais ce travail en soirée reste très fatigant. Le syndic professionnel, lui, ne récupérera sans doute pas ses heures supplémentaires, ce que le plus souvent est considéré comme normal…
Il y a pourtant de nombreux avantages pour tous les participants, à organiser l‘AG pendant la journée. Ci-dessous nous avons répertorié 15 raisons et remarques pour tenir l'AG pendant la journée et ce faisant ménager votre syndic :
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Pour le copropriétaire lambda il n'y a qu'une AG par an, pour le syndic et son bureau c'est presque tous les soirs
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Lorsqu’on propose une AG pendant les heures de bureau, les gens disent parfois « A cette heure-là ? Mais je travaille ! » Réponse : « Mais moi aussi Madame, mais tous les soirs je dois en plus tenir des AG »
- La mairie, la poste, le dentiste, la pharmacie, la banque ou le notaire (ainsi que toutes les entreprises de services en général) ferment après 18h, pourquoi le syndic y fait-il exception?
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Se libérer 2-3 heures dans la journée pour gérer votre patrimoine que par ailleurs vous remboursez pendant 25 ans, ça vaut quand même la peine ? ou est-ce trop demander ?
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L'école vous informe que votre enfant est malade et que vous devez immédiatement venir le chercher, vous trouverez toujours une solution ; même en pleine journée en sans préavis.
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Prendre une demi-journée de congé, c'est aussi l'occasion de faire d'autres activités ou de régler finalement des démarches administratives qui ne peuvent se faire que dans la journée.
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Quitter le travail une heure plus tôt et rattraper cette heure le lendemain est toujours possible, n'est-ce pas ? De nos jours, des formules de travail flexibles existent et il y a toujours moyen de s’arranger.
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. Il est plus sage de décider d'une nouvelle installation de chauffage à 160.000 € à 17h qu'à 21h45. Le cerveau fonctionnera plus efficacement.
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Une AG pendant la pause déjeuner avec un sandwich ! Pourquoi pas ?
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Une réunion pendant les heures de bureau ou en fin d'après-midi sera certainement plus courte et plus dynamique.
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Les rencontres durant les heures de bureau donnent au syndic l'occasion de contacter son bureau au besoin pour obtenir des éclaircissements sur certains points de discussion s'il y a lieu.
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Lorsqu’une AG débute à 19h, les copropriétaires sont souvent en pleine digestion. L'énergie disponible se concentre sur l'estomac et non sur le cerveau. A contrario, s’ils n’ont pas encore mangé, la faim les poussent à accélérer les débats, car ils veulent rentrer chez eux.
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Les jeunes copropriétaires peuvent avoir un problème de garde d'enfants le soir
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Après une AG l’après-midi, les copropriétaires ont toute la soirée pour eux , pour regarder Netflix ou aller au restaurant !
- Last but not least : votre syndic préféré préserve sa vie de famille en soirée. Tout au long de l'année il est donc plus performant car il est plus heureux !
A bon entendeur !
INFO
Le conseil
Union des Syndics asbl
www.uniondessyndics.be
info@uniondessyndics.be