Een van de meest tijdrovende, frustrerende en vervelende aspect van het werk van een syndicus is het omgaan met wanbetalers en ervoor zorgen dat er steeds voldoende financiële middelen op de rekening van de Vereniging van Mede-Eigenaars beschikbaar zijn. Dit is essentieel om de gemeenschappelijke kosten, zoals schoonmaak, energieverbruik in gemeenschappelijke ruimtes, onderhoud van liften, verzekeringen, en andere uitgaven, tijdig te kunnen betalen.
Daarnaast moet de syndicus bij het ondertekenen van offertes voor werken of diensten er strikt op toezien dat het volledige bedrag van de bestelling of het contract reeds op de rekening van de VME staat. Een tekort op dit vlak kan niet alleen de voortgang van de werken belemmeren, maar ook leiden tot betalingsproblemen met andere leveranciers, zoals het niet betalen van de premie van de brandverzekering (wat tot uitsluitingen kan leiden). In ernstige gevallen kan de nalatigheid van de syndicus de VME in financiële moeilijkheden brengen, wat juridisch gezien grote gevolgen kan hebben voor de syndicus zelf. Vergeet niet dat de Wet op de Mede-eigendom bepaalt dat de syndicus al enige aansprakelijk is voor zijn beheer…
Dus hoe saai en repetitief deze taak ook mag zijn, een nauwgezette opvolging van de betalingen van de mede-eigenaars is absoluut noodzakelijk om uw aansprakelijkheid te vrijwaren.
Wanbetaling door mede-eigenaars kan verschillende oorzaken hebben, variërend van persoonlijke tegenslagen tot onenigheid over kosten. Enkele veelvoorkomende scenario's zijn:
- De stijgende inflatie en de almaar toenemende energiekosten brengen veel huishoudens in financiële moeilijkheden. Voor mede-eigenaars kan deze druk leiden tot moeilijke keuzes. Wanneer het gezinsbudget steeds verder onder druk komt te staan, behoren de kosten voor de gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw vaak niet tot de hoogste prioriteit.
- Een mede-eigenaar kan tijdelijk in financiële of familiale moeilijkheden verkeren door verlies van inkomen, bijvoorbeeld door echtscheiding, werkloosheid of ziekte. Dit kan de betaling van de provisies bemoeilijken.
- Hoge zorgkosten, dringende persoonlijke uitgaven, of andere financiële verplichtingen kunnen ertoe leiden dat een mede-eigenaar de VME-betalingen uitstelt.
- Ook als de AV met een kleine meerderheid betaalde werken goedkeurt, zijn alle mede-eigenaars verplicht bij te dragen in deze kosten ook de minderheid die niet akkoord ging; deze onverwachte kosten kunnen voor sommige mensen zwaar tegenvallen.
- Een mede-eigenaar die zijn appartement verhuurt, kan ook in de problemen raken wanneer huurinkomsten lager zijn dan verwacht, of wanneer huurders hun betalingen niet tijdig voldoen. Dit kan leiden tot achterstanden in de bijdrage aan de gemeenschappelijke lasten.
Betalingsplicht blijft bestaan,
zelfs bij betwistingen
Ongeacht de precaire situatie van een
mede-eigenaar, en met alle begrip voor
moeilijke omstandigheden, blijft de
verplichting bestaan om bij te dragen aan de
gemeenschappelijke kosten. Dit geldt ook
in gevallen waarin er een geschil is over de
hoogte of verdeling van deze kosten. Een
betwisting of bezwaar geeft geen recht om
eenzijdig betalingen op te schorten.
Hetzelfde principe geldt bijvoorbeeld bij
verhuur: een huurder die een geschil heeft
over de huurprijs of andere contractuele
verplichtingen, mag de betalingen van de
huur niet zomaar opschorten zonder een
juridische uitspraak.
Uiteindelijk heeft de VME het recht om juridische stappen te ondernemen om achterstallige bedragen alsnog te recupereren, en het is de taak van de syndicus om dit te realiseren.
Laat het niet zo ver komen
Bij blijvende wanbetaling van een mede-eigenaar kan het in sommige gevallen leiden
tot de verkoop van het appartement. Hoe
ingrijpend dit ook klinkt, dergelijke situaties
zijn niet ongewoon binnen de mede-eigendom. Wanneer een mede-eigenaar
structureel in gebreke blijft, kan de syndicus,
na alle redelijke stappen zoals herinneringen,
betalingsplannen en onderhandelingen,
overgaan tot juridische procedures. Dit kan
resulteren in een gerechtelijke beslissing
om het appartement openbaar te laten
verkopen om de openstaande schulden te
dekken.
Hoewel dit een harde maatregel is, is het vaak een laatste redmiddel om de financiële belangen van de gemeenschap te beschermen. De rechten en plichten van mede-eigenaars maken deel uit van een collectief belang, waardoor iedereen zijn of haar bijdrage moet leveren om de gemeenschappelijke kosten te dragen.
Tips voor een succesvolle
onderhandeling
Succesvolle communicatie vereist empathie,
helderheid, en assertiviteit. Actief luisteren
vormt de basis: toon oprechte interesse,
vat samen wat de ander zegt, en stel open
vragen om inzicht te verdiepen. Empathie is
cruciaal - verplaats je in de ander en erken
emoties zonder te oordelen.
Non-verbale signalen, zoals open lichaamstaal en een passende toon, versterken de boodschap. Houd je taal eenvoudig. Framing is belangrijk: presenteer ideeën constructief, bijvoorbeeld door te zeggen "Laten we het anders proberen", “hoe kunnen wij dit oplossen”.
Reguleer emoties, blijf kalm in conflicten, en focus op gezamenlijke oplossingen. Tot slot: wees flexibel. Deze technieken bevorderende kansen op een positief afloop van de onderhandelingen.
Info
Dimitri Nicoli
Executive Advisor en zaakvoerder
van Valeur Expertise,
gespecialiseerd in het
optimaliseren van de werking
in kantoren, verenigingen en
overnames.
info@valeurexpertise.eu
www.valeurexpertise.eu