In deze rubriek behandelen wij enkele frequent gestelde vragen.
Wij geven graag ons advies mee.
U bent syndicus en u heeft vragen over het beheer van een gebouw?
Stel uw vraag aan redac@propertytoday.be.
Dans cette rubrique, nous abordons quelques questions fréquemment posées.
Nous sommes heureux de vous fournir nos conseils.
Vous êtes syndic et vous avez des questions sur la gestion d'un immeuble ?
Envoyez votre question à redac@propertytoday.be.
Vredegerecht van Ukkel, Vonnis van 17 oktober 2024
Bij gebrek aan vermelding van de uitgebrachte stemmen in de notulen van de algemene vergadering zijn de betwiste beslissingen onregelmatig. Een onregelmatige beslissing is een beslissing die is genomen in strijd met de wezenlijke regels die door de wet of de statuten worden opgelegd.
In dit geval vermeldden de notulen onder de betwiste punten enkel “meerderheid” of “unanimiteit”, zonder de positieve, negatieve stemmen en onthoudingen op te nemen. Hierdoor is het onmogelijk na te gaan of de meerderheid daadwerkelijk werd bereikt, temeer daar zelfs niet vaststaat hoeveel medeeigenaars aanwezig of vertegenwoordigd waren.
Stellen dat dit vormgebrek geen invloed zou hebben gehad op de aangevochten beslissingen en geen enkel nadeel zou toebrengen aan de eiser, met als argument dat het resultaat van de stemming met handopsteking duidelijk zou zijn – 31 van de 37 mede-eigenaars zouden tegen de beslissing hebben gestemd – kan niet worden bewezen, aangezien zelfs deze vermelding niet is opgenomen in de notulen van de algemene vergadering.
Een constante rechtspraak oordeelt dat er sprake is van onregelmatigheid bij fouten in de aanwezigheidslijst, fouten in de berekening van de quotiteiten (zelfs indien deze geen invloed hebben op de stemming), en fouten bij de stemmentelling. De rechtbank verklaart de betwiste beslissingen van de algemene vergadering onregelmatig en vernietigt ze.
U geeft de raad om de AV te laten beslissen dat de voorzitter gemachtigd is om de syndicusovereenkomst te ondertekenen.
Maar wat als hij dat niet wil, en ook niemand anders. Begrijpelijk want mogelijk komt de aansprakelijkheid in het gedrang wegens problemen later met aanrekeningen door de syndicus.
En wat als het syndicuscontract nooit ondertekend wordt door de VME? Vervalt dan het mandaat van de syndicus, die beslist verder te werken zonder de wettelijk verplichte overeenkomst? Komt zijn recht op ereloon in het gedrang?
Antwoord:
Het contract is geen constitutief element van het mandaat van de syndicus. De benoeming vloeit niet voort uit de ondertekening van de overeenkomst, maar uitsluitend uit de beslissing van de algemene vergadering . Het proces-verbaal van de AV geldt daarbij als bewijs van de benoeming.
De schriftelijke overeenkomst is wel een wettelijke verplichting, ingevoerd om de taken en de vergoeding van de syndicus ondubbelzinnig vast te leggen. Zij biedt bijkomende waarborgen voor transparantie, maar vormt niet de rechtsbron van het mandaat en de erelonen. Het bestaan van de overeenkomst is dus een gevolg van de wettelijke verplichting om de afspraken schriftelijk vast te leggen.
BW art 3.89-§1 : "De bepalingen die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars en de daaraan gekoppelde vergoeding, staan in een schriftelijke overeenkomst. Die overeenkomst omvat met name de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de daaraan verbonden vergoedingen."
Zoals bij elke overeenkomst geldt het principe dat de betrokken partijen deze ondertekenen. De syndicus is de enige lasthebber van de VME. Hoewel hij juridisch gezien de overeenkomst in beide hoedanigheden kan ondertekenen – aangezien hij zowel zichzelf als de VME vertegenwoordigt – is het vanuit ethisch oogpunt niet aangewezen dat hij dit doet. Het is dus uit correctheid dat syndici aan de AV vragen om iemand in naam van de VME te mandateren om die de overeenkomst zal ondertekenen namens de VME.
Dit is slechts een formaliteit, aangezien de AV reeds de beslissing heeft genomen om de syndicus aan te stellen. Daarnaast geldt dat de syndicus bij de vertegenwoordiging van zijn kandidatuur zijn ontwerp van overeenkomst moet toelichten, zodat de mede-eigenaars vooraf kennis hebben van de inhoud en voorwaarden van zijn mandaat. Dit is voornamelijk het geval indien de hernieuwde versie enigszins gewijzigd is t.o.v. de vorige versie, bvb door het toevoegen van nieuwe tarieven. Die wijzigingen moeten dan eerst door de AV worden goedgekeurd (1/2+1).
Het klopt dat soms niemand deze taak op zich wil nemen, wat uiteraard zeer vervelend is voor beide partijen. Daarom stellen wij als beroepsfederatie een wetswijziging voor waarbij de voorzitter van de AV wettelijk gemachtigd wordt om de syndicusovereenkomst namens de VME te ondertekenen.
Indien de voorzitter ondertekent, doet hij dit uitsluitend in naam van de VME en niet in zijn persoonlijke hoedanigheid. De aansprakelijkheid rust bijgevolg bij de VME en niet bij de persoon die tekent.
Indien geen overeenkomst wordt ondertekend, zijn zowel de VME als de syndicus in overtreding met de wettelijke verplichting. Het mandaat van de syndicus blijft in dat geval formeel wel bestaan, aangezien dit uitsluitend uit de benoemingsbeslissing van de AV voortvloeit, maar het recht van de syndicus op ereloon kan echter in vraag gesteld worden. BW art 3.89-§1: Een niet-vermelde prestatie kan geen aanleiding geven tot vergoeding, behoudens beslissing van de algemene vergadering.” Zonder een geldige overeenkomst is er geen duidelijke vastlegging van de vergoedingen, behalve indien deze uitdrukkelijk in het procesverbaal zijn opgenomen. Gezien de veelheid aan mogelijke prestaties en bijhorende vergoedingen, is het in de praktijk onhaalbaar om dit volledig in de notulen te vermelden.
UVS advies:
Indien niemand bereid is
de overeenkomst namens de VME te
ondertekenen, moet de syndicus dit expliciet
vermelden in het PV van de AV. In dat geval
zal hij geen andere keuze hebben om de
overeenkomst namens beide partijen te
ondertekenen, louter om de juridische
correctheid van de situatie te waarborgen en
te vermijden dat de syndicus en dus ook de
VME zonder geldig overeenkomst opereert.
Volgens het reglement dient in onze VME de jaarlijkse algemene vergadering gehouden tussen 15 nov en 30 nov. Huidig jaar is ze gepland op 30 nov 2024. De uitnodiging met agenda wordt opgemaakt op 15 november 2024 en per post (PRIOR) verstuurd op 15 november 2024. De uitnodiging is bij de medeeigenaars ten vroegste toegekomen op 18 november 24.
Is de uitnodiging (met de agenda), volgens de wettelijke beschikkingen, TIJDIG voor een algemene vergadering op 30 november?
Antwoord:
Om de situatie juridisch te beoordelen, is het belangrijk om rekening te houden met de wettelijke voorschriften inzake de oproepingstermijn voor een algemene vergadering in mede-eigendom, zoals vastgelegd in de Belgische wetgeving op mede-eigendom (artikel 3.87-§3 Burgerlijk Wetboek): “ Behalve in spoedeisende gevallen wordt de bijeenroeping ten minste vijftien dagen vóór de datum van de vergadering ter kennis gebracht ”.
Volgens deze bepalingen moet de uitnodiging met agenda minstens 15 dagen voor de algemene vergadering aan de mede-eigenaars worden verstuurd. Bij het berekenen van deze termijn wordt doorgaans uitgegaan van de datum op dewelke de uitnodiging verzonden wordt, niet van de datum op dewelke deze door de mede-eigenaars ontvangen wordt.
Toepassing op uw situatie:
- Datum van vergadering: 30 november 2024
- Verzenddatum uitnodiging: 15 november 2024
- Minimale oproepingstermijn: 15 dagen voor de vergadering (dus ten laatste 15 november 2024).
De rechters houden rekening met de verzenddatum en niet de ontvangstdatum. De poststempel of een verzendbewijs is daarbij een belangrijk stuk bewijs.
Aangezien de uitnodiging op 15 november 2024 werd verzonden en de poststempel van die datum als bewijs kan dienen, is voldaan aan de wettelijke eis. Het feit dat de uitnodiging pas op 18 november 2024 of later wordt ontvangen door de medeeigenaars, verandert hier niets aan. De syndicus heeft met de verzending op 15 november 2024 geen fout begaan, omdat hij zich heeft gehouden aan de wettelijke termijn.
Nuance : hoewel de wettelijke termijn
formeel niet is overschreden, had
de syndicus meer ruimte kunnen
inbouwen door de uitnodigingen
eerder te versturen. Dit zou de kans
op betwistingen of onvoorziene
vertragingen, zoals weekend of feestdag
veroorzaken in de postbezorging, sterk
hebben verminderd.