In deze rubriek behandelen wij enkele frequent gestelde vragen.
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Justice de paix d’Uccle, Jugement du 17 octobre 2024
A défaut de mention des votes exprimés dans le procès-verbal de l’assemblée générale, les décisions litigieuses sont irrégulières. Une décision irrégulière est une décision prise en méconnaissance des règles substantielles imposées par la loi ou les statuts.
En l’espèce le procès-verbal ne mentionne que majorité ou unanimité sous les points en litige, sans reprendre les votes positifs, négatifs et les abstentions, ce qui rend impossible de vérifier si la majorité a bien été atteinte, d’autant plus qu’il n’est même pas établi combien de copropriétaires étaient présents ou représentés.
Prétendre que ce défaut de forme n’aurait pas eu d’incidence sur les décisions attaquées et ne causerait aucun grief au demandeur, au motif que le résultat du vote à mains levées serait clair, 31 des 37 copropriétaires votant contre la décision, ne peut être prouvé puisque même cette mention n’a pas été reprise dans le procèsverbal de l’assemblée générale.
Une jurisprudence constante retient l’irrégularité en cas de faute dans la liste des présences, faute dans le calcul des quotités même si cette faute n’a pas d’incidence sur le vote et fautes lors du calcul des voix. Le tribunal déclare les décisions litigieuses de l’assemblée générale irrégulières et les annule.
Vous conseillez que l’assemblée générale décide d’habiliter le président à signer le contrat de syndic.
Mais que se passe-t-il si celui-ci refuse, et qu’aucun autre copropriétaire n’accepte non plus ? Ce refus peut se comprendre, dès lors que la responsabilité pourrait être engagée en cas de problèmes ultérieurs liés aux décomptes effectués par le syndic.
Et qu’en est-il si le contrat de syndic n’est jamais signé par l’ACP ? Le mandat du syndic devient-il caduc, alors même qu’il décide de poursuivre ses fonctions sans disposer du contrat légalement obligatoire ? Son droit aux honoraires s’en trouverait-il compromis ?
Réponse:
Le contrat n’est pas un élément constitutif du mandat du syndic. La nomination ne découle pas de la signature du contrat, mais exclusivement de la décision de l’assemblée générale. Le procès-verbal de l’AG vaut alors comme preuve de la nomination.
Le contrat écrit est en revanche une obligation légale, instaurée afin de fixer sans ambiguïté les missions et la rémunération du syndic. Il offre des garanties supplémentaires de transparence, mais ne constitue pas la source juridique du mandat ni des honoraires. L’existence du contrat est donc la conséquence de l’obligation légale de consigner les accords par écrit.
Code civil, art. 3.89-§1 : " Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l’association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit. Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations ".
Comme pour tout contrat, le principe veut que les parties concernées le signent. Le syndic est le seul mandataire de l’ACP. Bien qu’il puisse, juridiquement, signer le contrat dans les deux qualités – puisqu’il représente à la fois lui-même et l’ACP – il n’est pas recommandé, d’un point de vue éthique, qu’il le fasse. C’est donc par correction que les syndics demandent à l’AG de mandater une personne pour signer le contrat au nom de l’ACP.
Il ne s’agit que d’une formalité, puisque l’AG a déjà pris la décision de désigner le syndic. En outre, lors de la présentation de sa candidature, le syndic doit expliquer son projet de contrat, afin que les copropriétaires aient connaissance au préalable du contenu et des conditions de son mandat. Cela vaut particulièrement lorsque la version renouvelée diffère quelque peu de la précédente, par exemple par l’ajout de nouveaux tarifs. Ces modifications doivent alors être approuvées au préalable par l’AG (1/2 + 1).
Il est exact que parfois personne ne souhaite assumer cette tâche, ce qui est évidemment très gênant pour les deux parties. C’est pourquoi, en tant que fédération professionnelle, nous proposons une modification législative conférant au président de l’AG le pouvoir légal de signer le contrat du syndic au nom de l’ACP.
Si le président signe, il le fait exclusivement au nom de l’ACP et non en sa qualité personnelle. La responsabilité repose dès lors sur l’ACP et non sur la personne signataire.
Si aucun contrat n’est signé, tant l’ACP que le syndic sont en infraction avec l’obligation légale. Le mandat du syndic subsiste néanmoins formellement, puisqu’il découle exclusivement de la décision de nomination de l’AG, mais le droit du syndic à ses honoraires peut alors être remis en question. Code civil, art. 3.89-§1 : " Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l’assemblée générale. " Sans contrat valable, il n’y a donc pas de fixation claire des honoraires, sauf si ceux-ci sont expressément mentionnés dans le procès-verbal. Étant donné la multitude de prestations possibles et les rémunérations y afférentes, il est pratiquement impossible d’inscrire tout cela dans les minutes.
Conseil de l’UDS:
Si personne n’accepte de
signer le contrat au nom de l’ACP, le syndic
doit l’indiquer explicitement dans le PV de
l’AG. Dans ce cas, il n’aura d’autre choix que
de signer le contrat au nom des deux parties,
uniquement afin de garantir la régularité
juridique de la situation et d’éviter que le
syndic – et donc l’ACP – n’opère sans contrat
valable.
Selon le règlement, l’assemblée générale annuelle de notre copropriété doit se tenir entre le 15 et le 30 novembre. Cette année, elle est prévue le 30 novembre 2024. L’invitation avec l’ordre du jour a été rédigée le 15 novembre 2024 et envoyée par la poste (PRIOR) le même jour. L’invitation est parvenue aux copropriétaires au plus tôt le 18 novembre 2024.
La question est donc la suivante : L’invitation (avec l’ordre du jour) a-t-elle été envoyée, selon les dispositions légales, dans les délais pour une assemblée générale fixée au 30 novembre ?
Réponse:
Pour évaluer juridiquement la situation, il est important de tenir compte des dispositions légales relatives au délai de convocation d’une assemblée générale en copropriété, telles qu’elles sont fixées dans la législation belge sur la copropriété (article 3.87-§3 du Code civil) : " Sauf en cas d’urgence, la convocation est notifiée au moins quinze jours avant la date de l’assemblée. "
Selon ces dispositions, l’invitation avec l’ordre du jour doit être envoyée aux copropriétaires au moins quinze jours avant la date de l’assemblée générale. Lors du calcul de ce délai, on tient généralement compte de la date d’envoi de la convocation, et non de la date à laquelle elle est reçue par les copropriétaires.
Application à votre situation :
- Date de l’assemblée : 30 novembre 2024
- Date d’envoi de l’invitation : 15 novembre 2024
- Délai minimal de convocation : quinze jours avant l’assemblée (donc au plus tard le 15 novembre 2024).
Les juges tiennent compte de la date d’envoi et non de la date de réception. Le cachet postal ou une preuve d’envoi constitue à cet égard un élément de preuve essentiel.
Étant donné que l’invitation a été envoyée le 15 novembre 2024 et que le cachet postal de cette date peut servir de preuve, l’exigence légale est respectée. Le fait que l’invitation ne soit parvenue aux copropriétaires que le 18 novembre 2024 ou plus tard ne change rien à cette conclusion. Le syndic n’a commis aucune faute en procédant à l’envoi le 15 novembre 2024, puisqu’il a respecté le délai légal.
Nuance : bien que le délai légal n’ait pas
formellement été dépassé, le syndic aurait
pu prévoir davantage de marge en envoyant
les convocations plus tôt. Cela aurait réduit
le risque de contestations ou de retards
imprévus liés, par exemple, à un week-end
ou à un jour férié affectant la distribution du
courrier.