La gestion d'une copropriété présente de nombreux défis, allant de la coordination des travaux de maintenance à la gestion des finances, en passant par la communication avec les copropriétaires.
Pour un gestionnaire de copropriété, disposer d'un outil efficace est essentiel pour accomplir ces tâches de manière organisée et efficace. Un bon logiciel de gestion de copropriétés répond précisément à ce besoin en offrant des fonctionnalités clés qui facilitent le travail quotidien.
Portabilité
Dans un monde qui évolue, les collaborateurs d’un syndic sont de plus en plus amenés à se déplacer pour des interventions mais aussi à télétravailler et à devoir également gérer à distance de manière efficace en ayant un accès fluide à son ERP.
De ce fait, un logiciel doit pouvoir être Full Web; que chaque utilisateur puisse s’y connecter de n’importe où et avec n’importe quel moyen (PC, tablette, smartphone) tout en garantissant une sécurité optimale de connexion.
De même, un administrateur de syndic doit pouvoir canaliser les accès de ses collaborateurs en fonction du rôle de chacun d'entre eux.
Gestion Administrative
L'une des principales fonctions d'un logiciel de gestion de copropriétés est de centraliser les informations.
Les données relatives aux copropriétaires, aux biens, aux contrats et aux documents administratifs sont stockées de manière sécurisée et accessible. Cela permet au gestionnaire de retrouver rapidement les informations nécessaires et de réduire les risques de perte de données.
Suivi Financier
La gestion financière est un autre aspect crucial.
Un logiciel de gestion de copropriétés permet de suivre les paiements des charges, les budgets prévisionnels et les dépenses en cours. Il offre des outils pour générer des rapports financiers précis, facilitant ainsi la transparence et la communication avec les copropriétaires. La possibilité d'automatiser les rappels de paiement et les notifications de retard contribue également à améliorer la collecte des charges.
Un logiciel de gestion de copropriétés se doit aussi d’intégrer le Plan Comptable Minimum Normalisé et doit pouvoir faciliter l’utilisation de celui-ci en intégrant des solutions de recherches automatiques de rubriques, comptes comptables en matière d’imputation.
l doit aussi faire preuve de parfaite rigueur comptable tout en donnant de la souplesse à l’utilisateur.
Maintenance et Travaux
Coordonner les travaux de maintenance et les réparations est une tâche complexe qui nécessite une planification rigoureuse.
Un bon logiciel de gestion permet de suivre les demandes d'intervention, de programmer les travaux et de communiquer avec les prestataires de services. Les gestionnaires peuvent ainsi garantir que les travaux sont réalisés dans les délais et que la qualité est au rendez-vous.
Le must à ce sujet étant de pouvoir bénéficier d’un outil de gestion d'événements et de tâches ainsi que d’un système de ticketing pour répondre à ces besoins.
Communication
La communication avec les copropriétaires est essentielle pour assurer une gestion harmonieuse de la copropriété
Un logiciel de gestion propose souvent des plateformes de communication intégrées, comme des forums ou des systèmes de messagerie. Ces outils facilitent l'envoi d'annonces, la réalisation de sondages ou la convocation d'assemblées générales, contribuant à maintenir un dialogue ouvert et constructif entre le gestionnaire et les copropriétaires.
Un extranet accès copropriétaires mis à jour en live par le syndic est également un moyen de gagner du temps. Il informe celui-ci de sa situation de compte, lui partage des documents personnels et liés à la vie quotidienne de son immeuble. Il peut faire des demandes et suivre les états d’avancement. Bref, cela prouve aux copropriétaires que son immeuble est géré de manière optimale, rapide et efficace.
Le syndic dégage dans ce sens une image professionnelle dans son travail au quotidien même si celui-ci n’a pas dû révolutionner dans les coulisses son mode de fonctionnement.
Conformité Légale
Enfin, le respect des obligations légales et réglementaires est un aspect non négligeable.
Un logiciel de gestion de copropriétés aide à suivre les évolutions législatives et à s'assurer que toutes les démarches administratives sont effectuées dans les règles. Il offre également des modèles de documents conformes à la législation, ce qui simplifie le travail du gestionnaire et minimise les risques d'erreurs.
Il en va de même en matière de RGPD. Un logiciel de gestion de copropriétés doit assurer le respect des données à caractère personnel et répondre à cette règle européenne à 100%. Cela veut donc dire pour un copropriétaire, un accès à ses données, un droit à l’oubli mais également une certitude que sa connexion à un extranet est parfaitement sécurisée et dont il est le seul maître.
Conclusion
Un logiciel de gestion de copropriétés représente un outil précieux pour les gestionnaires en leur permettant de centraliser et d'automatiser de nombreuses tâches.
Grâce à ses diverses fonctionnalités, il aide à optimiser la gestion administrative et financière, à coordonner les travaux de maintenance, à améliorer la communication et à garantir la conformité légale.
En somme, il constitue un support indispensable pour une gestion efficace et sereine de la copropriété.
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SOGIS sera présent au Salon de la Copropriété le jeudi 14 novembre 2024. Vous pourrez les visiter sur le stand 74.
Info
Mr Patrick Hardat
Responsable Ventes Sogis srl
0472 91 03 04
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