Het beheer van een Vereniging van Medeeigendom (VME) brengt veel uitdagingen met zich mee, variërend van het coördineren van onderhoudswerkzaamheden tot het beheren van financiën en het communiceren met mede-eigenaars.
Voor een VME-beheerder is het essentieel om over een effectief hulpmiddel te beschikken om deze taken op een georganiseerde en efficiënte manier uit te voeren. Een goede VME-beheersoftware voldoet precies aan deze behoefte door het bieden van essentiële functies die het dagelijkse werk vergemakkelijken.
Mobiliteit
In een veranderende wereld moeten medewerkers van een VME-beheerder steeds vaker op locatie werken, thuiswerken en op afstand efficiënt beheren met soepele toegang tot hun ERP-systeem (Enterprise Resource Planning systeem).
Daarom moet software volledig web gebaseerd zijn, zodat elke gebruiker zich van overal en met elk apparaat (pc, tablet, smartphone) kan verbinden, terwijl optimale verbindingsbeveiliging wordt gegarandeerd.
Evenzo moet een VME-beheerder de toegang van zijn medewerkers kunnen beheren op basis van hun rol.
Administratief Beheer
Een van de belangrijkste functies van VME-beheersoftware is het centraliseren van informatie.
Gegevens met betrekking tot medeeigenaars, eigendommen, contracten en administratieve documenten worden veilig en toegankelijk opgeslagen. Dit stelt de beheerder in staat om snel de benodigde informatie te vinden en het risico op dataverlies te verminderen.
Financieel Beheer
Financieel beheer is een ander cruciaal aspect.
Een VME-beheersoftware maakt het mogelijk om betalingen van gemeenschappelijke kosten, begrotingen en lopende uitgaven bij te houden. Het biedt hulpmiddelen om nauwkeurige financiële rapporten te genereren, wat de transparantie en communicatie met mede-eigenaars vergemakkelijkt. De mogelijkheid om betalingsherinneringen en achterstallige kennisgevingen te automatiseren, draagt ook bij aan een betere inning van gemeenschappelijke kosten.
Een VME-beheersoftware moet ook het Minimum Standaard Rekeningschema integreren en het gebruik daarvan vergemakkelijken door automatische zoekoplossingen voor rubrieken en grootboekrekeningen te integreren.
Het moet ook een perfecte boekhoudkundige nauwkeurigheid bieden, terwijl het de gebruiker flexibiliteit geeft.
Onderhoud en Werkzaamheden
Het coördineren van onderhouds- en reparatiewerkzaamheden is een complexe taak die een grondige planning vereist.
Goede beheersoftware maakt het mogelijk om interventieverzoeken bij te houden, werkzaamheden te plannen en te communiceren met dienstverleners. Beheerders kunnen zo garanderen dat werkzaamheden op tijd worden uitgevoerd en dat de kwaliteit gewaarborgd is.
Het is ideaal om te kunnen beschikken over een tool voor evenementen- en taakbeheer en een ticketing systeem om aan deze behoeften te voldoen.
Communicatie
De communicatie met mede-eigenaars is essentieel voor een harmonieus beheer van de VME.
Beheersoftware biedt vaak geïntegreerde communicatieplatforms, zoals forums of berichtensystemen. Deze hulpmiddelen vergemakkelijken het versturen van aankondigingen, het houden van enquêtes of het bijeenroepen van algemene vergaderingen, wat bijdraagt aan een open en constructieve dialoog tussen de beheerder en de mede-eigenaars.
Een live bijgewerkt extranet voor medeeigenaars is ook een manier om tijd te besparen. Het informeert hen over hun rekeningstatus, deelt persoonlijke documenten en documenten met betrekking tot het dagelijks leven in hun gebouw. Ze kunnen verzoeken indienen en de voortgang volgen.
Kortom, dit toont aan mede-eigenaars dat hun gebouw optimaal, snel en efficiënt wordt beheerd. De beheerder creëert hiermee een professioneel imago in zijn dagelijkse werkzaamheden, zonder dat de werkwijze achter de schermen drastisch veranderd hoeft te worden.
Juridische Naleving
Ten slotte is naleving van wettelijke en regelgevende verplichtingen een belangrijk aspect.
Een VME-beheersoftware helpt bij het bijhouden van wetgevingsontwikkelingen en zorgt ervoor dat alle administratieve stappen correct worden uitgevoerd. Het biedt ook sjablonen voor documenten die voldoen aan de wetgeving, wat het werk van de beheerder vereenvoudigt en het risico op fouten minimaliseert.
Hetzelfde geldt voor de GDPR. Een beheersoftware voor verenigingen van mede-eigendom moet de naleving van persoonsgegevens waarborgen en volledig voldoen aan deze Europese regel. Dit betekent voor een mede-eigenaar toegang tot zijn gegevens, het recht op vergetelheid en de zekerheid dat zijn verbinding met een extranet volledig beveiligd is en dat hij er de enige beheerder van is.
Conclusie
Een VME-beheersoftware is een waardevol hulpmiddel voor beheerders, omdat het hen in staat stelt om veel taken te centraliseren en te automatiseren.
Dankzij de diverse functionaliteiten helpt het bij het optimaliseren van administratief en financieel beheer, het coördineren van onderhoudswerkzaamheden, het verbeteren van communicatie en het waarborgen van juridische naleving.
Kortom, het is een onmisbare ondersteuning voor een efficiënt en zorgeloos beheer van de VME.
Ontdek zonder verder uitstel de referentie op het gebied van VME-beheersoftware op de Belgische markt;
OPTIPRO is een product van het bedrijf Sogis, de meest geavanceerde VMEbeheersoftware op de markt dankzij een verbonden ecosysteem, volledig web gebaseerd, responsive design, met nieuwe communicatietechnologieën, administratieve, technische en financiële opvolging.
Sogis zal aanwezig zijn op het Salon van de mede-eigendom op donderdag 14 november 2024. Je kan ze ontmoeten op de stand 74.
Info
Dhr Yannick De Coster
Verantwoordelijke Verkoop Sogis srl
0472 91 03 04
yannick@sogis.be
www.sogis.be/
Mr Patrick Hardat
Responsable Ventes Sogis srl
0471 09 05 70
patrick@sogis.be
www.sogis.be/