Nous répondons dans cette rubrique à des questions qui nous sont régulièrement posées. Nous sommes heureux de donner nos conseils.
Vous êtes syndic et vous avez des questions sur la gestion d'un immeuble? N'hésitez pas à nous envoyer votre question par email à redac@propertytoday.
Je suis un promoteur de construction et j'ai une question au sujet des provisions demandées par le syndic.
Mon bâtiment est déjà en grande partie vendu et occupé. Un syndic a été nommé. J'ai encore quelques appartements à vendre et d’autres en phase de finition. Dois-je contribuer au fonds de roulement et au fonds de réserve pour ces appartements ? Comme c'est la première fois qu'on me demande de payer ces sommes et les honoraires mensuels du syndic, je trouve cela plutôt étrange. D’ailleurs je n’ai jamais rencontré le syndic. En outre, je crains aussi de perdre ma participation au fonds de réserve et au fonds de roulement lors de la vente. Il s’agit en effet de sommes importantes alors que peux vendre ces appartements d’ici quelques mois ; pourquoi dois-je payer un coût annuel?
Réponse:
Tant que vos appartements restent invendus, vous êtes copropriétaire de l’ACP, et êtes soumis à la loi sur la copropriété au même titre que tous les autres copropriétaires. Vous devez donc contribuer aux charges communes des appartements invendus au prorata de vos quotités dans les parties communes.
Voir Art 3.81 Cc : " Les charges inhérentes à cette copropriété, notamment les frais d’entretien, de réparation et de réfection, sont réparties en fonction de la valeur respective de chaque bien privatif ".
Voir Info IPI (Institut Professionnel des Agents Immobiliers) : " Cela signifie que chaque copropriétaire doit cotiser en fonction de sa quote-part. Une clause interdisant au promoteur de le faire est considérée comme non écrite. Le promoteur qui invoque une telle clause pour refuser de contribuer aux charges communes devra être assigné devant le juge de paix pour ordonner le paiement de ces décomptes. Le promoteur ne peut pas contourner la législation impérative au moyen d'une clause dans les statuts" .
Normalement, le syndic démarre la gestion financière et les appels de fonds après la tenue de la première assemblée générale de l’ACP. La question est donc la suivante : cette première assemblée générale a-t-elle eu lieu ? Si oui, avez-vous été invité à participer et y avez-vous assisté ? Cette première AG est très importante. Le syndic y explique, entre autre, l'exécution de son mandat et demande l’approbation de l’AG sur les points placés à l’ordre du jour. Parmi ces points figurent notamment la nomination du syndic (durée de son mandat, signature de son contrat de gestion) mais aussi le budget, les acomptes, le fonds de réserve, etc.)
Voir l’article 3.89 du Code civil : " §1. Lorsqu’il n’est pas désigné par le règlement d’ordre intérieur, le syndic est nommé par la première assemblée générale ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt ".
Concernant le fonds de réserve, voir ci-dessous le texte de la loi sur la copropriété : chaque nouvelle ACP dispose de 5 ans pour constituer fonds de réserve. Si le syndic demande un fonds de réserve, il est fort probable qu'une approbation ait été donnée par la première AG.
Voir Art 3.86-§3 Cc : " L’association des copropriétaires doit constituer au plus tard à l’issue d’une période de cinq ans suivant la date de la réception provisoire des parties communes de l’immeuble, un fonds de réserve dont la contribution annuelle ne peut être inférieure à cinq pour cent de la totalité des charges communes ordinaires de l’exercice précédent; l’association des copropriétaires peut décider à une majorité de quatre cinquième des voix de ne pas constituer ce fonds de réserve obligatoire ."
Question:
Notre AG annuelle a eu lieu récemment. Après décompte des présences et des quotités, il a été constaté que le nombre minimum requis de personnes présentes et représentées n'était pas suffisant. Le double quorum n’était pas atteint. L'AG n'a donc pas pu se ternir et a été ajournée.
Quand tout le monde fut parti, il s'avéra qu’une erreur de calcul avait été commise lors du calcul des présences, et que la réunion aurait effectivement pu avoir lieu.
La question est maintenant de savoir si "l'AG reportée" sera juste une nouvelle AG ou bien une 2ème AG après n'avoir pas atteint le nombre de personnes ? Autrement dit cela comptera-t-il comme une AG régulière, car la première aurait pu se dérouler conformément à la loi, ou s'agit-il d'une 2ème où aucun quorum ne sera requis ?
Réponse:
C'est une situation très particulière. Selon vos informations, la première AG aurait bel et bien pu avoir lieu, mais en raison d'une erreur de calcul, on a pensé qu'il n'y avait pas assez de copropriétaires présents. Ces choses-là peuvent arriver.
A notre avis et compte tenu de cette erreur, la prochaine assemblée générale sera une AG ordinaire et non une deuxième AG au sens de l’art. 3.87-§5 Cc. On ne parle de deuxième AG que s'il y a effectivement une insuffisance de copropriétaires et/ou de quotités en présence au début de l'assemblée, ce qui n'est pas le cas ici.
Le syndic doit donc établir un PV dans lequel il doit préciser la composition correcte de l’AG (double quorum de présence atteint). Dans son PV, le syndic doit donc indiquer clairement que l’AG était correctement composée, mais qu’elle a été annulée par erreur en raison d'une faute de calcul.
Question:
Un syndic peut-il transférer de l'argent du fonds de roulement au capital de réserve et vice versa à l'insu des copropriétaires? Si vous savez que le procès-verbal de l'Assemblée générale ne contient aucune réglementation concernant l'épargne (obligatoire). L'information que j'ai obtenue verbalement du syndic est la suivante :
" Si je vois qu'il y a suffisamment d'argent sur le compte pour plusieurs mois, je le transfère sur le compte d'épargne ".
Et puis cela est annoncé une fois par an lors de l'assemblée générale annuelle.
Le syndic a-t-il donc le droit de transférer de l'argent d'un compte à un autre sans motivation ni approbation de l’ACP ? Si non, y a-t-il un moyen d'y remédier par une AG supplémentaire ?
Réponse:
Le syndic n’a pas le droit d’effectuer des transferts d'argent entre le fonds de roulement et le fonds de réserve sans l’accord de l’AG. Conformément à la loi, tout versement entrant ou sortant du fonds de réserve ne peut avoir lieu qu’après accord de l’AG ; cela concerne, dans la plupart des cas, des versements suite à l’approbation de travaux.
Il en est de même pour un éventuel transfert du compte courant vers le fonds de réserve ; seule l’AG peut prendre une décision à ce sujet.
Remarque : le fonds de réserve est obligatoire, mais l’ACP peut décider à une majorité de quatre cinquième des voix de ne pas constituer ce fonds de réserve obligatoire. (art3.86-§3 Cc).
Question:
Comme après chaque AG nous recevons un procès-verbal quelques jours après l'Assemblée Générale
A chaque fois, je remarque que les débiteurs sont mentionnés personnellement dans le PV avec leur nom et le montant total de leur arriéré.
N'est-ce pas une atteinte à la vie privée ? Je me le demande depuis longtemps. Je n'ai pas besoin de savoir combien des 80 copropriétaires ont encore des dettes et certainement pas de combien elles s'élèvent. Ce ne sont pas mes affaires. C'est une chose entre eux et le syndic. Cela doit être très embarrassant lorsque ces débiteurs voient leur nom et leur montant exposés dans le PV.
Réponse:
En ce qui concerne votre question sur la vie privée, nous pouvons vous confirmer que les informations sur la gestion financière de l’ACP ainsi que les paiements à l’ACP doivent être mis à la disposition de tous les copropriétaires.
Le commissaire aux comptes de l’ACP tout particulièrement, doit disposer de toutes ces informations ; situation des comptes bancaire, paiements des copropriétaires, arriérés…etc.
La mention des arriérés des autres copropriétaires dans le PV est autorisée car il s'agit d'un « document interne », uniquement destiné aux copropriétaires d'une certaine résidence. Il existe donc un intérêt légitime.
Tous les syndics ne le font pas systématiquement; mais certains choisissent de mentionner volontairement ces informations, pour inciter les copropriétaires à rester à jour de paiement. Ensuite, si les impayés s’accumulent, le syndic peut entamer une procédure de recouvrement avec le soutien des autres copropriétaires qui eux paient ponctuellement.