In deze rubriek behandelen wij enkele frequent gestelde vragen. Wij geven graag ons advies mee.
U bent syndicus en u heeft vragen over het beheer van een gebouw? Aarzel niet om ons uw vraag te stellen via e-mail naar redac@propertytoday.
Ik ben bouwpromotor en heb een vraag ivm voorschotten van de syndicus.
Mijn project is al een grotendeels verkocht en bewoond, dus er is een syndicus aangesteld. Ik heb nog enkele appartementen te koop en in afwerking. Moet ik daar werkkapitaal en reservekapitaal voor betalen? Aangezien dit de eerste keer is dat ik wordt verzocht die opgenoemde bedragen en het maandelijkse ereloon van de syndicus te betalen, vind ik dit heel raar. Zeker omdat ik dit nog nooit bij geen enkele syndicus heb moeten doen en ik ook vrees dat ik die gelden van reservekapitaal en werkkapitaal kwijt zal zijn bij verkoop. Het zijn ook geen kleine bedragen die worden gevraagd en ik kan er op enkele maanden buiten zijn ; waarom moet ik dan voor een jaarprijs betalen?
Zolang uw appartementen onverkocht blijven, bent u een mede-eigenaar van de VME, die op dezelfde manier onderworpen is aan de Wet op Mede-eigendom als alle andere mede-eigenaars. U dient dus effectief voor de onverkochte panden bij de dragen in de gemeenschappelijke kosten a rato van uw aandelen in de gemeenschappelijke delen.
Art 3.81 BW: De aan deze mede-eigendom verbonden lasten, met name de kosten van onderhoud, herstelling en vernieuwing, moeten worden omgeslagen naar evenredigheid van de respectieve waarde van elk privatief deel …
Info BIV Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars: “dit betekent dat elke mede-eigenaar moet bijdragen naar evenredigheid. Een beding waarbij de bouwpromotor dit niet zou moeten doen wordt als niet-geschreven beschouwd. Een bouwpromotor die zich op een dergelijke clausule beroept om te weigeren bij te dragen in de gemeenschappelijke lasten, zal voor de Vrederechter moeten worden gedagvaard in veroordeling tot betaling van deze kosten. De bouwpromotor kan immers de dwingende wetgeving niet via een beding in de statuten omzeilen”.
Normaliter start de syndicus met het opvragen van voorschotten na de eerste algemene vergadering van de VME. De vraag is dus als volgt: heeft deze eerste algemene vergadering plaatsgevonden? Zo ja, dan bent u uitgenodigd geweest om deel te nemen en bent u aanwezig geweest? Deze eerste AV is dus zeer belangrijk. De syndicus licht o.a. de uitvoering van zijn mandaat en er wordt per agendapunt een akkoord gevraagd met een wettelijke meerderheid. De agendapunten zijn o.a. de aanstelling van de syndicus (duur van zijn mandaat, ondertekening van zijn overeenkomst, begroting, voorschotten, reservefonds, ...etc)
Art 3.89 BW: Wanneer de syndicus niet in het reglement van interne orde aangesteld werd, wordt hij benoemd door de eerste algemene vergadering of, bij ontstentenis daarvan, bij beslissing van de rechter, op verzoek van iedere mede-eigenaar of van iedere belanghebbende derde.
Voor wat betreft het reservefonds, zie hieronder de tekst van de Wet op de Mede-eigendom: de nieuwe VME had 5 jaar de tijd om een reservekapitaal op te starten. Als de syndicus een reservefonds opvraagt, dan is het zeer waarschijnlijk dat een goedkeuring is geweest door de eerste AV.
Art 3.86-§3 BW: De vereniging van mede-eigenaars moet uiterlijk na afloop van vijf jaar na datum van de voorlopige oplevering van de gemene delen van het gebouw een reservekapitaal aanleggen waarvan de jaarlijkse bijdrage niet lager mag zijn dan vijf procent van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar; de vereniging van mede-eigenaars kan met een meerderheid van vier vijfden van de stemmen beslissen om dit verplicht reservekapitaal niet aan te leggen.
Ik woon in een appartementsgebouw en onlangs was de jaarlijkse Algemene Vergadering. Na telling van de aanwezigheden en quota werd vastgesteld dat het aantal personen, aanwezig en vertegenwoordigd, niet bereikt was. De quotiteiten waren wel voldoende. De AV kon dus niet doorgaan en werd verdaagd naar later.
Achteraf, als iedereen weg was, bleek dat er een berekeningsfout was gebeurd bij de telling en dat de vergadering in feite wel had kunnen doorgaan.
De vraag is nu of de “uitgestelde AV” een nieuwe vergadering is ofwel gewoon een 2de vergadering na het niet behalen van het aantal personen? M.a.w. geldt dit als een gewone AV, want de eerste had kunnen doorgaan, of is dit een 2de waar geen te behalen quota vereist zijn?
Het is een bijzondere situatie. Volgens deze informatie had de eerste vergadering wel degelijk kunnen doorgaan. Door een verkeerde telling was gedacht dat er onvoldoende mede-eigenaars aanwezig waren. Kan gebeuren natuurlijk.
Volgens ons en gezien deze fout, is de volgende algemene vergadering een gewone AV en geen hernieuwde AV in de zin van art 3.87§5 BW. Er is enkel sprake van een hernieuwede AV als er effectief onvoldoende mede-eigenaars en/of onvoldoende quotiteiten aanwezig zijn bij aanvang van de vergadering, wat hier het geval niet is.
De syndicus moet een PV opstellen in dewelke hij de correcte samenstelling van de eerste AV dient te vermelden (dubbele aanwezigheidsquorum). In zijn PV moet de syndicus dan ook duidelijk vermelden dat de AV correct samengesteld was, maar door een berekeningsfout verkeerdelijk is geannuleerd.
Kan een syndicus zonder medeweten van de mede-eigenaars geld overmaken van het werkingskapitaal naar het reservekapitaal en omgekeerd? Als je weet dat er in de notulen van de Algemene Vergadering geen enkele regeling is opgenomen van (verplicht) sparen. De informatie die ik mondeling van de syndicus heb bekomen is:
“ Als ik zie dat er genoeg geld gedurende meerdere maanden op de rekening sta schrijf ik dit over naar de spaarrekening. "
En dan wordt dit eenmaal per jaar medegedeeld tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering.
Heeft de syndicus dus het recht om geld van de ene rekening naar de andere rekening over te schrijven zonder motivatie of voorlegging aan de VME? Zo niet is er dan een mogelijkheid om dit recht te zetten door middel van een extra vergadering?
De syndicus kan onmogelijk eenzijdig beslissen om geld over te maken tussen werkkapitaal en reservekapitaal. De wettelijke regel is dat het reservekapitaal enkel en alleen kan aangesproken worden op beslissing van de AV, en dit in de meeste gevallen na beslissingen betreffende betalingen aan leveranciers bvb voor goedgekeurde werken.
Ook voor een mogelijke transfer van zichtrekening naar spaarrekening kan enkel de AV een beslissing hierover nemen.
Nota: het sparen is verplicht, maar de vereniging van mede-eigenaars kan met een meerderheid van vier vijfden van de stemmen beslissen om dit verplicht reservekapitaal niet aan te leggen (art3.86-§3 BW).
Zoals altijd krijgt de VME een paar dagen na de Algemene Vergadering een Proces-Verbaal van het verslag.
Ik merk telkens op dat de schuldenaars met naam en hun schuld erbij vermeld staan op dat verslag.
Is dat eigenlijk geen inbreuk op de privacy? Dat vraag ik mij al lang af. Ik moet niet weten hoeveel er van de 80 mede-eigenaars nog schulden hebben en zeker niet hoeveel die bedragen. Dat zijn mijn zaken niet. Dit is iets tussen hen en de syndicus. Het moet erg en gênant zijn wanneer die schuldenaars hun naam en bedrag open en bloot zien op hun PC.
Voor wat betreft uw vraag over de privacy kan ik u bevestigen dat de informatie omtrent het financieel beheer en de betalingen/kosten van de VME beschikbaar moet zijn voor alle mede-eigenaars.
Ook de rekencommissaris van de VME in het bijzonder, dient over alle informatie te beschikken; stand van de rekening, betalingen van de mede-eigenaars, achterstallen, ..etc.
Het vermelden van de openstaande bedragen van de andere mede-eigenaars in het PV is toegelaten omdat het een "intern document" is, enkel bestemd voor de mede-eigenaars van een bepaalde residentie. Er is dan ook sprake van een gerechtvaardigd belang.
Dit wordt niet systematisch gedaan; maar de syndicus kan dit bewust vermelden om de mede-eigenaars aan te zetten tot een vlotte betaling. Ook indien de achterstanden te hoog worden, kan de syndicus een procedure starten met steun van de andere stipt betalende mede-eigenaars.