Lorsque le cédant et le gestionnaire immobilier acquéreur se sont mis d’accord sur les modalités du transfert, un certain nombre d’arrangements pratiques doivent être pris.
Il y a donc un certain nombre d’éléments importants à retenir.
1/ Explication et description du profil de chaque ACP
Étant donné qu'un portefeuille de syndic est souvent d’une taille importante, il est crucial de fournir au syndic acquéreur une image fidèle du profil de chaque association de copropriétaires faisant partie du portefeuille repris.
La taille de ces associations doit être décrite (petite ou grande) ainsi que leur composition (résidence, magasin, bureau, garage, résidence-services, etc.), le mode d'organisation des services (principalement physique, numérique ou les deux) et le rôle de certains copropriétaires au sein de l’ACP (conseil de copropriété, commissaire aux comptes). Ces informations facilitent le démarrage du gestionnaire immobilier acquéreur.
2/ Élaboration de l'horizon temporel
Après un examen approfondi de chaque ACP, il convient de définir un horizon temporel pour rendre le transfert opérationnel. Ici, les parties doivent conclure des accords
sur l'organisation administrative.
Si le cessionnaire continue à utiliser le bureau du cédant, seul un transfert de clé doit être organisé et aucun fichier ne doit être déplacé.
Si l'acquéreur ne prend en charge que les fichiers sans le bureau, alors bien sûr, un déplacement des fichiers doit être préparé.
3/ Ratification du transfert nécessaire par l'assemblée générale
Dans le cadre de la reprise d'un portefeuille de syndic, le focus principal de l'acquéreur est d'obtenir la ratification de sa nomination par une décision de l'assemblée générale de chaque ACP concernée .
L'acquéreur doit, en quelque sorte, «se présenter à la clientèle», c'est-à-dire aux copropriétaires des immeubles à appartements respectifs.
C'est le syndic cédant, toujours en fonction, qui inscrira ce point à l'ordre du jour d'une assemblée générale à venir au cours de laquelle il proposera lui-même le candidat cessionnaire et éventuellement le «recommandera chaudement» aux copropriétaires.
Lors de cette assemblée générale, le candidat syndic expliquera non seulement son cursus et son profil d'entreprise, mais passera également des accords fermes sur la manière dont il entend organiser la gestion future. Ce faisant, il peut engager un dialogue ouvert avec les copropriétaires présents et montrer quel type de quel bois il est fait.
4/ Décision de recours à la majorité absolue
La décision de ratifier le mandat du nouveau syndic doit être prise à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents et représentés à l'assemblée générale.
La décision est inscrite au procès-verbal.
Le syndic a besoin de ces procès-verbaux pour informer la ou les banques de sa nomination afin de pouvoir reprendre la gestion financière du patrimoine ( financier ) de l'association des copropriétaires.
De par sa nomination, il est également habilité à représenter l'association des copropriétaires, tant en droit que dans le cadre de la gestion des affaires communes.
5/ Prix de souscription des paiements progressifs
Chaque fois que le candidat acquéreur aura obtenu la ratification de l'assemblée générale,
il paiera les honoraires convenus au syndic cédant.
Lorsque toutes les assemblées générales des associations de copropriétaires auront eu lieu, avec ou sans acceptation de la personne du cessionnaire comme syndic, le transfert pourra être considéré comme achevé, très précisément lorsque toutes les assemblées générales auront eu lieu et lorsque le cessionnaire aura payé le prix convenu au cédant.
Conclusion
Après la reprise, la tâche la plus importante pour le gestionnaire immobilier acquéreur, sera bien évidemment celle de respecter ses engagements car, comme chacun le sait, une promesse est une dette.
INFO
M Roland Timmermans
Avocat et Rédacteur en chef de la revue Copropriété et Droit Immobilier