Wanneer de overdragende en de overnemende syndicus het eens geworden zijn over de modaliteiten van de overdracht dan moeten een aantal praktische schikkingen worden genomen.
Daarbij zijn er enkele belangrijke aandachtspunten.
1/ Toelichting en bespreking profiel van elke VME
Daar een syndicusportefeuille enige omvang heeft, is het van belang dat de overlatende syndicus aan de overnemende syndicus een getrouw beeld geeft van het profiel van elke vereniging van mede-eigenaars , die in de portefeuille zit.
Van deze verenigingen dient de taille beschreven (klein of groot), de aard (bewoning , winkel , kantoor , garage , assistentiewoning , enz), de wijze van organisatie van de dienstverlening (hoofdzakelijk fysiek , digitaal of beide) en de rol van sommige mede-eigenaars op het terrein (raad van mede-eigendom, commissaris van de rekeningen). Deze toelichtingen vergemakkelijken de start van de overnemende syndicus.
2/ Uitwerking tijdshorizon
Na een grondige doorlichting van elke VME, past het een tijdshorizon uit te werken om de overdracht operationeel te maken. Hier moeten de partijen afspraken maken over de administratieve organisatie.
Wanneer de overnemer het kantoor van de overdrager in gebruik blijft houden, dan moet er enkel een sleuteloverdracht georganiseerd worden en dien geen dossiers verhuisd.
Neemt de overnemer alleen de dossiers over zonder het kantoor, dan moet vanzelfsprekend een verhuis van de dossiers worden voorbereid.
3/ Bekrachtiging van de overdracht noodzakelijk via de algemene vergadering
Het belangrijkste aandachtspunt voor de overnemer bij de overname van een syndicusportefeuille is het bekomen van de bekrachtiging van zijn aanstelling door een beslissing van de algemene vergadering van de betrokken verenigingen van mede-eigenaars per over te nemen gebouw.
De overnemer moet zich bij wijze van spreken ‘presenteren aan het cliënteel’, dit wil zeggen aan de mede-eigenaars van de respectieve appartementsgebouwen.
Het is de overdragende, nog in functie zijnde syndicus, die dit punt op de dagorde plaatst van een bijeen te roepen algemene vergadering waarop hij zelf de kandidaat overnemer voorstelt en wellicht ‘warm aanbeveelt’.
Op die algemene vergadering zal vervolgens de kandidaat syndicus, niet alleen zijn curriculum en bedrijfspofiel toelichten, maar ook flinke afspraken maken over de wijze waarop hij voorneemt het beheer verder te organiseren. Daarbij kan hij in dialoog gaan met de aanwezige mede-eigenaars en laten blijken uit welk hout hij of zij gesneden is.
4/ Bekrachtiging van de beslissing met de volstrekte meerderheid
De beslissing tot bekrachtiging van het mandaat van de nieuwe syndicus dient genomen met de volstrekte meerderheid van de stemmen van de op de vergadering aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars.
Van de beslissing wordt melding gemaakt in de notulen.
Deze notulen heeft de syndicus nodig om zich bij de bank of banken van zijn aanstelling te legitimeren zodat het (financiële) vermogen van de vereniging van mede-eigenaars kan beheren.
Tevens is hij door zijn aanstelling bevoegd geworden om de vereniging zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken te vertegenwoordigen.
5/ Progressieve betaling overnameprijs
Telkens de kandidaat overnemer een bekrachtiging van de algemene vergadering heeft ontvangen zal hij aan de aftredende syndicus de afgesproken vergoeding betalen.
Van zodra alle algemene vergaderingen van de verenigingen van mede-eigenaars plaats hebben gevonden, met inbegrip van de stemming over de al dan niet aanvaarding van de persoon van de overnemer als hun syndicus, kan de overdracht als voltooid worden beschouwd, met name wanneer alle algemeen vergadering zijn afgewikkeld én de overnemer aan de overdrager de afgesproken prijs heeft vereffend.
Besluit
Dan rest nog één voorname taak voor de overnemende syndicus, meer bepaald zijn in het vooruitzicht gestelde engagementen waar te maken want, zoals bekend, maken beloften schuld.
INFO
Dhr Roland Timmermans
Advocaat en Hoofdredacteur Tijdschrift Appartementenrecht