On ne peut pas attendre du syndic qu’il soit parfaitement compétent dans tous les domaines. Le syndic, en tant que représentant légal de l’ACP (association des copropriétaires), n’est ni entrepreneur en bâtiment, ni comptable, ni juriste, ni ingénieur. Selon les règles du droit commun en matière de mandat, le syndic est tout à fait autorisé – en tant que mandataire – à se faire assister par un expert. Non seulement il peut, mais il doit faire appel aux experts.
En général, le syndic n’est pas rémunéré pour faire exécuter, contrôler des travaux ou pour être présent aux réunions de chantier. Cette tâche n’est habituellement pas mentionnée dans son contrat et n’est pas prévue dans la législation en la matière. Il arrive aussi fréquemment que les copropriétaires considèrent, à tort, que ces tâches font partie des obligations légales du syndic (en exécution de la décision de l’assemblée générale), et sont par conséquent déjà rémunérées dans le cadre des honoraires mensuels. Il ressort également d’entretiens avec certains syndics que, trop souvent, ces derniers n’osent pas demander d’honoraires supplémentaires pour ces tâches, car ils craignent de perdre leur mandat de gestion de l’immeuble s’ils deviennent trop chers.
Voici un petit aperçu (non exhaustif) des tâches incombant au s yndic lors de travaux de rénovation :
- Faire établir le cahier des charges par un organisme/bureau compétent (voir, si nécessaire, art. 577-8-§4-13° du Code civil).
- Demander différents devis (voir art. 577-7-§1-d du Code civil – à l’exception des travaux imposés par la loi et des travaux conservatoires et d’administration provisoire).
- Organiser le financement (prêt, acomptes, acomptes sur le fonds de réserve, suivi des paiements (paiements partiels ou incorrects) et envoi des rappels.
- Organiser l’assemblée générale et y assister.
- Organiser les appels de fonds.
- Commander/confirmer les travaux de rénovation conformément au(x) devis une fois les fonds versés sur le compte de réserve correspondant et après le délai d’attente requis (4 mois), sauf décision contraire de l’AG.
- Faire dresser un inventaire amiante si nécessaire.
- Faire établir un état des lieux avant travaux avec assistance sur place.
- Souscrire une assurance.
- Organiser éventuellement une assemblée générale extraordinaire (en cas de travaux supplémentaires ou de frais supplémentaires).
- Assister aux réunions de chantier et informer les copropriétaires.
- Réception des travaux avec l’expert/architecte responsable.
- Vérifier les états d’avancement avec l’expert en ce qui concerne la facturation.
- Payer les factures (acomptes à l’entrepreneur et facture finale).
- Établir les décomptes.
La contribution de p.ex. 20 € par appartement et par mois pour l’ensemble des tâches de gestion, de comptabilité, d’administration et des autres tâches techniques est sans aucun doute insuffisante pour rémunérer correctement ces prestations supplémentaires et les responsabilités spécifiques qui les accompagnent. Le syndic qui ne demande pas d’honoraires pour ces services doit donc faire appel à un expert aux frais de l’ACP.
RESPONSABILITÉ TOUS AZIMUTS
En tant que mandataire de l’ACP, le syndic doit s’assurer que tout se déroule bien. Par conséquent, il n’est légalement pas tenu par une obligation de résultat, mais par une obligation de moyen.
Et, bien que le syndic ne soit généralement pas rémunéré (ou n’ose pas se faire rémunérer) pour les tâches de supervision technique et le suivi des travaux de rénovation, il est et il reste responsable de tout ce qui se passe dans les parties communes.
Il est indéniable que ce manque de motivation financière et, parfois, de bagage technique explique en partie le retard considérable que l’on constate dans l’avancée des rénovations et des améliorations énergétiques dans de nombreux bâtiments.
Souvent, le syndic lui-même ne possède pas les connaissances suffisantes pour constituer des dossiers techniques complexes et vérifier certains travaux (p. ex. isolation, toiture, fenêtres, travaux de façade). Mais en fin de compte, même avec les connaissances suffisantes, ce n’est pas au syndic qu’il appartient de s’occuper de ces questions. S’il ne bénéficie pas de l’ avis spécialisé et neutre d’un expert, le syndic doit se fier aveuglément à l’entrepreneur. À long terme, cela peut mener à d’âpres discussions, voire à des procédures dans lesquelles le syndic pourrait se voir reprocher de n’avoir pas fait vérifier les travaux par des spécialistes... !
C’est pourquoi nous incitons les syndics à avoir recours plus souvent, et même exclusivement, à des spécialistes. Si le syndic n’est pas spécialiste dans un domaine particulier, il doit se faire assister par un expert.
CHOIX PERTINENT DE L’EXPERT
Le syndic doit-il toujours demander l’autorisation de l’assemblée générale pour mandater un expert? Lorsqu’il s’agit d’une assistance occasionnelle pour une tâche spécifique, ce n’est pas nécessaire car au final, l’intervention d’un expert est toujours dans l’intérêt de la copropriété.
Le syndic a le choix entre deux méthodes :
- Il demande l’approbation de l’AG sur la base de plusieurs devis :
Issue de vote 1 : l’AG accepte et la majorité suffisante (1/2 + 1) est atteinte pour désigner un spécialiste. La responsabilité de ce choix incombe à l’ACP
Issue de vote 2 : l’AG refuse de désigner un spécialiste/expert, généralement en raison des frais supplémentaires que cela implique. Dans ce cas, le syndic doit ajouter la clause suivante à son PV : « Vu le vote négatif sur ce point, le syndic ne peut être tenu responsable des erreurs, négligences, manquements, et/ou finitions incorrectes de ces travaux, ni du (des) paiement(s) effectué(s) au(x) contractant(s) concerné(s). En outre, il ne peut pas être tenu responsable des conséquences et coûts liés à ces erreurs et à leur rectification »
2. Il ne demande pas l’approbation de l’AG
Dans ce cas, le syndic désigne lui-même un expert/spécialiste. En tant que syndic, il se porte garant du choix de l’expert qu’il désigne. Il lui incombe, par conséquent, de choisir l’expert avec soin. À cette fin, il peut demander des références et une estimation des coûts.
Si l’expert ne fait pas correctement son travail, par exemple s’il n’assiste pas aux réunions de chantier ou se montre négligent, le syndic doit le mettre en demeure. À défaut, le syndic peut être tenu personnellement responsable de sa « mauvaise » sélection « Culpa in eligendo ».
Dans la pratique, il faudrait que le syndic fasse toujours appel à des experts dès qu’il s’agit de tâches dans un domaine où il n’a pas suffisamment de connaissances. De même il est également recommandé de se faire aider pour réceptionner des travaux de rénovation ou lors de la reprise d’un immeuble, ou en cas de rectification comptable.
Le soutien d’un expert offre plusieurs avantages au syndic. En effet, ce sont les experts, tels que des architectes et des bureaux d’étude, disposant des connaissances techniques, qui assument la responsabilité des travaux. La réception des travaux se fait alors en toute connaissance de cause, ce qui constitue une garantie en cas d’investissements importants. Si la réception se passe bien, les travaux peuvent être payés sans discussion avec le feu vert de l’expert/architecte. En cas de désaccord, l’expert est le mieux placé pour trouver la solution, et en cas de problème, la responsabilité est partagée avec le professionnel. S’il s’avère nécessaire de réaliser des travaux supplémentaires ou en cas d’imprévu, les experts apportent les informations nécessaires lors de l’assemblée générale extraordinaire, ce qui contribue finalement à augmenter la satisfaction des copropriétaires, au bénéfice du syndic.
QUELQUES CONSEILS UTILES POUR LE SYNDIC
Conseil 1 : Il est judicieux de toujours budgétiser un montant pour la participation d’un expert à l’ACP dans le budget annuel. Cela présente l’avantage d’informer préalablement les copropriétaires de cette possibilité. Si l’assemblée générale accepte le budget sans réserve, les copropriétaires donnent leur accord tacite à cette éventualité. Bien entendu, l’approbation de l’assemblée générale est toujours requise pour mandater un expert dont le coût s’avèrerait particulièrement élevé, ce dans le cadre de travaux exceptionnels.
Conseil 2 : Il est conseillé au syndic de souscrire une assurance garantie pour les gros travaux. Cette assurance s’accompagne toujours d’une inspection des travaux effectuée par un organisme d’inspection agrée et spécialisé. Ce contrôle fournit une garantie supplémentaire au maître d’ouvrage en termes de qualité du travail et au niveau des produits utilisés.
Conseil 3 : Il est également nécessaire de prévoir dans le contrat de syndic des honoraires pour le démarrage et le suivi de tous les travaux, comme c’est le cas en France depuis des années. Les prestations et les honoraires du syndic dans le cadre de rénovations doivent être indiqués dans le contrat de gestion, sous la forme d’un taux horaire ou en pourcentage (p. ex. 2% ou 4 %). Si ce n’est pas prévu, l’assemblée générale peut encore l’approuver à la majorité absolue (50 % + 1).
SOLUTIONS STRUCTURELLES ET OBJECTIFS CLIMATIQUES
En vue de résoudre les problèmes et défis actuels, il convient de chercher des solutions structurelles, car si la tendance actuelle se poursuit, nous n’atteindrons jamais les objectifs climatiques en 2050.
Les copropriétaires, les syndics, les communes et les villes doivent travailler main dans la main. De nombreux projets pilotes sont en cours et testent des solutions globales par ville ou par province. Ils sont destinés d’une part à motiver les copropriétaires, et d’autre part à soulager les syndics. L’Union des Syndics accueille favorablement toutes ces initiatives.
INFO
Domique Krickovic
Présidente UDS
Projets ICCARus (Gent knapt op)
Ville d'Anvers: Masterplan Renovate
Province de Flandre-Occidentale: Project Makeshore