Van de syndicus kan men niet verwachten dat hij of zij over alles parate kennis in huis heeft. Als de wettelijke vertegenwoordiger van de VME (Vereniging van Mede-Eigenaars) is de syndicus echter geen aannemer, noch boekhouder, jurist of ingenieur.. Op grond van het gemene recht met betrekking tot lastgeving kan de syndicus als lasthebber zich perfect laten bijstaan door een deskundige. Hij mag en moet de hulp inroepen van experten.
Bovendien wordt de syndicus meestal niet betaald om werken te laten uitvoeren, te controleren of aanwezig te zijn op de werfvergaderingen. Die taak staat doorgaans niet vermeld in zijn overeenkomst en is niet voorzien in de wetgeving ter zake. Het gebeurt ook frequent dat de mede-eigenaars deze taken onterecht beschouwen als een onderdeel van de wettelijke taken van de syndicus (in uitvoering van de beslissing van de algemene vergadering). Hierdoor wordt ervan uitgegaan dat ze al vergoed zijn via het maandelijkse ereloon. Uit gesprekken met enkele syndici blijkt ook dat zij vaak geen extra ereloon durven vragen omdat ze bang zijn het gebouw te verliezen als ze te duur worden.
Een klein overzicht (niet limitatief) van de taken van de syndicus bij renovatiewerken :
- Lastenboek laten opstellen door een bevoegde organisme/bureau (indien nodig cfr. Art.577-8-§4-13° BW.)
- Verschillende prijsoffertes aanvragen (cfr. Art.577-7-§1-d BW - met uitzondering v/d wettelijk opgelegde werken en de werken tot behoud v/h goed en daden van voorlopig beheer)
- Financiering organiseren (lening, opvraging via reservefonds, betalingen / deelbetalingen / verkeerde betalingen opvolgen en rappels sturen)
- Algemene vergadering organiseren en bijwonen
- Voorschotten opvragen
- Renovatiewerken bestellen/bevestigen conform de gevolgde prijsofferte(s) nadat de gelden volstort zijn op betrokken reserverekening en na de nodige wachttijd (4 maanden) tenzij anders beslist op de AV.
- Asbest inventaris laten opstellen indien vereist
- Plaatsbeschrijving voor werken laten opmaken met bijstand ter plaatse.
- Verzekering onderschrijven
- Eventueel BAV (voor meerwerken of extra kosten)
- Werfvergaderingen bijwonen en mede-eigenaars informeren hierover
- Oplevering van de werken, en bijstand aan verantwoordelijke deskundige/architect
- Nazicht van de vorderingsstaten met de expert t.o.v. de facturatie
- Betalingen van de facturen (voorschotten aannemer en eindfactuur)
- Afrekeningen opstellen
Een ereloon van bvb. 20€ per appartement per maand voor het volledige beheer, boekhouding, administratie en andere technische taken, is zeker onvoldoende om bovenop deze taken en specifieke verantwoordelijkheden correct te vergoeden. De syndicus die voor deze prestaties geen ereloon vraagt, doet dan best beroep op een deskundige op kosten van de VME.
AANSPRAKELIJK VOOR ALLES
De syndicus, als mandataris van de VME, moet ervoor zorgen dat alles prima verloopt. Daarom heeft hij conform de wet geen resultaatverbintenis, maar een inspanningsverbintenis.
Hoewel de syndicus meestal niets verdient of durft te verdienen op zijn taken van technische begeleiding en opvolging van renovatiewerken, is hij wel aansprakelijk voor alles wat in de gemeenschappelijke delen gebeurt.
Dit gebrek aan financiële motivatie en soms aan technische bagage kan meteen verklaren waarom er in vele gebouwen nog een grote achterstand merkbaar is op het vlak van renovaties en energetische aanpassingen.
Vaak heeft de syndicus zelf onvoldoende kennis om complexe technische dossiers op te starten en bepaalde werken te controleren (onder meer isolatie, dakwerken, ramen, gevelwerken). Maar uiteindelijk kunnen wij stellen dat zelfs mét voldoende kennis het niet aan de syndicus is om dergelijke zaken uit te voeren. Zonder gespecialiseerd en neutraal advies, moet de syndicus blindelings vertrouwen op de aannemer. Dit kan op termijn leiden tot grote discussies en zelfs procedures waarbij men de syndicus zal verwijten dat hij de werken niet door specialisten heeft laten controleren…
Daarom ons pleidooi om vaker en zelfs uitsluitend beroep te doen op specialisten. Als de syndicus geen specialist is in een bepaald domein, dan moet hij zich door een deskundige laten begeleiden.
GOEDE KEUZE VAN EXPERTEN
Moet de syndicus hiervoor altijd de toestemming vragen van de algemene vergadering? Als het om een occasionele ondersteuning gaat voor een wel bepaalde taak, is dat niet nodig. Uiteindelijk is de tussenkomst van een expert altijd in het belang van de mede-eigendom.
De syndicus kan eigenlijk tussen twee werkwijze kiezen:
- hij vraagt de goedkeuring van de AV op basis van verschillende offertes:
Stemgedrag 1: de AV gaat akkoord en er is voldoende meerderheid ( 1/2 + 1 ) om een specialist aan te stellen. De verantwoordelijkheid voor deze keuze ligt bij de VME.
Stemgedrag 2: de AV weigert om een specialist/deskundige aan te duiden, meestal omwille van de daaraan verbonden extra erelonen. In dit geval dient de syndicus de volgende clausule toe te voegen aan zijn PV: “ Gezien de negatieve stemming op dit punt zal de syndicus niet aansprakelijk kunnen gesteld kunnen worden voor de fouten, nalatigheden, gebreken, foutieve verwerking en/of afwerking van deze werken, noch over de uitgevoerde betaling(en) aan betrokken aannemer(s). Hij zal ook niet aansprakelijk kunnen gesteld worden voor de gevolgen en de kosten verbonden aan deze fouten en de rechtzetting daarvan.
2. Hij vraagt geen goedkeuring aan de AV
In dit geval stelt de syndicus zelf een expert / deskundige aan. Als syndicus staat hij garant voor de goede keuze van de door hem aangestelde expert. Hij dient dan ook de deskundigen zorgvuldig te selecteren. Dat kan onder meer door referenties en een raming van de kosten op te vragen.
Als de deskundige zijn werk niet naar behoren zou doen, bijvoorbeeld niet aanwezig is op de werfvergadering of nalatig is, moet de syndicus hem in gebreke stellen. Gebeurt dat niet, kan de syndicus persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor zijn “slechte” selectie “Culpa in eligendo” .
Het is in de praktijk wel de bedoeling dat de syndicus altijd de hulp inroept van experten van zodra het taken betreft in een domein in dewelke hij of zij onvoldoende kennis van heeft. Externe ondersteuning is ook aangewezen bij de oplevering van renovatiewerken of bij overname van een gebouw, in het geval van rechtzetting van de boekhouding.
Ondersteuning door een deskundige biedt de syndicus meerdere voordelen. Zowel de kennis als de verantwoordelijkheid zit bij de experten zoals architecten en studiebureaus. De oplevering van de werken gebeurt dan met kennis van zaken wat een waarborg biedt bij grote investeringen. Als de oplevering in orde is, kunnen de werken op aangeven van de expert/architect zonder discussie betaald worden. Bij onenigheid is de expert het best geplaatst om hier uit te geraken. Bij problemen wordt de verantwoordelijkheid gedeeld met de professional. Doen zich meerwerken of onvoorziene problemen voor, dan lichten de experten die toe op de bijzondere algemene vergadering. Dat zorgt er uiteindelijk voor dat de tevredenheid van de mede-eigenaars vergroot, wat ook positief is voor de syndicus.
ENKELE NUTTIGE TIPS VOOR DE SYNDICUS
Tip 1: Het is zinvol om in de jaarlijkse begroting altijd een bedrag te voorzien voor de medewerking van een deskundige voor de VME. Dit zorgt ervoor dat de mede-eigenaars op voorhand geïnformeerd zijn over deze mogelijkheid. Als de algemene vergadering de begroting zonder voorbehoud aanvaardt, dan gaan de mede-eigenaars stilzwijgend akkoord met deze mogelijkheid. Uiteraard is de goedkeuring van de algemene vergadering altijd nodig, als de kost voor een uitzonderlijk werk bijzonder hoog is.
Tip 2: Het is voor de syndicus aangewezen om voor grote werken een garantieverzekering te nemen. Dat gaat altijd gepaard met een controle op de uitgevoerde werken door een erkend en gespecialiseerd controlebureau. Die controle biedt een bijkomende zekerheid aan de bouwheer voor wat de kwaliteit van de uitgevoerde werken en de gebruikte producten betreft.
Tip 3 : Het is nodig om ook voor het opstarten en de opvolging van alle werken een ereloon in te voeren zoals het bvb in Frankrijk al jaren wordt toegepast. De prestaties en het ereloon van de syndicus in het kader van renovaties dienen vermeld te worden in de beheersovereenkomst bijvoorbeeld aan uurtarief of in percentage (bvb 2 of 4 %). Indien niet voorzien, dan kan de algemene vergadering dit nog altijd goedkeuren met volstrekte meerderheid ( 50% + 1 ).
STRUCTURELE OPLOSSINGEN EN KLIMAATDOELSTELLINGEN
Om een aantal van deze problemen op te lossen, moet er naar structurele oplossingen gezocht worden, want als deze tendens zich verder zet zullen wij nooit de klimaatdoelstellingen halen.
Eigenaars, syndici, gemeenten en steden moeten samenwerken. Momenteel lopen er tal van pilootprojecten met algemene oplossingen per stad of provincie om de mede-eigenaars te motiveren en de syndici te ontzorgen. De Unie van Syndici kan al deze initiatieven toejuichen.
INFO
Domique Krickovic
Directeur UVS
Stad Gent: Gent knapt op
Stad Antwerpen: Masterplan Renovate
Provincie West-Vlaanderen : Project Makeshore