Ceci est une analyse du jugement rendu par le Juge de Paix de Furnes (Veurne) du 30 septembre 2025 (rôle n° 24A740).
Faits
Lors d’une assemblée générale, des décisions
ont été prises, mais le procès-verbal n’a pas
été signé par le président, le secrétaire et les
copropriétaires présents.
Décision et motivation du juge
Le juge souligne que les procès-verbaux
n’ont qu’une valeur probante et n’acquièrent
un caractère définitif que s’ils satisfont aux
exigences de l’article 3.87-§10 Cc, à
savoir la signature du président, du secrétaire
et des copropriétaires encore présents. Cette signature a pour objectif de « sceller »
définitivement le contenu de l’assemblée, de
sorte qu’il ne puisse plus être remis en cause
par la suite. À défaut de ces signatures, il ne
peut être question d’une décision valable et
définitive de l’assemblée générale.
Leçons pour les syndics
Ce jugement confirme l’importance d’une
rédaction correcte des procès-verbaux
comme condition de validité de la prise
de décision. Sans signature du président,
du secrétaire et des copropriétaires encore
présents, les décisions peuvent perdre leur
caractère définitif.
Pour les syndics, cela signifie qu’ils doivent veiller à ce que le procès-verbal soit établi et signé à la fin de l’assemblée conformément aux exigences légales. En effet, la rédaction ou la diffusion a posteriori de procès-verbaux non signés comporte un risque réel de contestation.
Noot: kritische bedenking
Het vonnis sluit aan bij de letterlijke lezing
van artikel 3.87-§10 Cc, dat bepaalt dat de
notulen op het einde van de zitting worden
ondertekend door de voorzitter, de secretaris
en de nog aanwezige mede-eigenaars of
hun lasthebbers. Onder “lasthebbers” dienen
de volmachtdragers van mede-eigenaars te
worden begrepen.
Deze wettelijke formulering lijkt te impliceren dat de ondertekening door alle aanwezige (of vertegenwoordigde) mede-eigenaars een constitutieve vereiste is voor het definitief karakter van de beslissingen. Rechtspraak die deze vereiste nuanceert in de zin dat enkel de handtekeningen van voorzitter en secretaris zouden volstaan, is schaars tot onbestaande.
De wet bepaalt dat de notulen aan het einde van de zitting worden ondertekend door de voorzitter, de aangewezen secretaris en alle op het ogenblik van sluiting van de vergadering nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers. Onder “lasthebbers” dienen de volmachtdragers van mede-eigenaars te worden begrepen. De wetgever blijkt geenszins de handtekening van de syndicus als zodanig te vereisen, bijgevolg is hij, indien hij niet als secretaris is aangesteld, niet gehouden het proces-verbaal te ondertekenen.
De praktische werkbaarheid van deze vereiste kan evenwel worden betwijfeld. In de overgrote meerderheid van de gevallen treedt de syndicus op als secretaris van de algemene vergadering. Vele mede-eigenaars verlaten de vergadering vóór de finale redactie en ondertekening van de notulen, zodat in de praktijk vaak slechts twee handtekeningen over blijven: die van de voorzitter en die van de syndicus, optredend in zijn hoedanigheid van secretaris. Dit creëert een spanningsveld tussen de wettelijke vereisten en de feitelijke gang van zaken.
Het doel van de wet – een betrouwbare en controleerbare weergave van de besluitvorming – kan ook bereikt worden zonder een al te rigide toepassing van deze formele vereiste. Een meer pragmatische benadering kan erin bestaan het zwaartepunt te leggen bij de controlefunctie van voorzitter en secretaris, die instaan voor de correcte weergave van de besluitvorming. Dit vereist evenwel een soepelere interpretatie dan deze die momenteel uit letterlijke lezing van de wettekst kan worden afgeleid.
In afwachting van eenduidige rechtspraak die deze formaliteit relativeert, verdient het aanbeveling dat de syndicus erover waakt dat de notulen effectief aan het einde van de vergadering worden opgesteld en dat minstens de voorzitter en de secretaris ondertekenen. Het blijft de syndicus ook zeker aangewezen om alle nog aanwezige mede-eigenaars uitdrukkelijk te verzoeken te blijven tot de afronding van de notulen, teneinde de wettelijke vereisten zo veel mogelijk na te leven en discussies achteraf te vermijden.
Praktisch kan dit worden gefaciliteerd door de notulen op voorhand voor te bereiden zodat de syndicus tijdens de vergadering enkel het resultaat van de stemming schriftelijk noteert, of de notulen live te projecteren en aan te passen, zodat de aanwezigen de inhoud kunnen volgen en valideren, en ondertekening enkel een (snelle) formaliteit wordt.
De sluiting van de algemene vergadering blijft dus een cruciaal moment. De stand van het recht lijkt te vereisen dat de notulen fysiek worden afgedrukt en ondertekend, niettegenstaande een elektronische ondertekening in beginsel niet uitgesloten wordt. Immers, het achteraf opstellen, verspreiden, en zelfs ondertekenen van niet-ondertekende notulen is uit den boze. Dit werd eerder al bevestigd in het vonnis van het Vredegerecht Tielt van 7 januari 2015 (rolnr. 14A577). De regels inzake notulering zijn van dwingend recht en kunnen niet worden omzeild, zelfs niet met akkoord van de algemene vergadering.
De figuur van de secretaris verdient ook nog enige verdere aandacht. Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen het opstellen van de notulen en de controle of vaststelling ervan. De wet legt het opstellen van de notulen bij de syndicus, terwijl de ondertekening wordt toevertrouwd aan de voorzitter, de secretaris en de op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
De secretaris hoeft dus niet noodzakelijk degene te zijn die de notulen opstelt, maar zijn handtekening heeft minstens tot doel mee te bevestigen dat de genotuleerde beslissingen, meerderheden, tegenstemmen en onthoudingen correct werden weergegeven. In die zin kan de secretaris in de praktijk ook worden belast met het bijhouden of controleren van het stemverloop, al zegt de wet dat niet met zoveel woorden. De wet bepaalt wel dat de notulen worden ondertekend door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris, maar omschrijft nergens wie die secretaris moet zijn, welke hoedanigheid hij moet hebben of welke precieze opdracht hem toekomt.
De wet bepaalt evenmin uitdrukkelijk dat de secretaris een mede-eigenaar moet zijn. In de praktijk lijkt de secretaris dus bijvoorbeeld ook een mede-eigenaar, een medewerker van de syndicus of een andere bij de vergadering betrokken persoon te kunnen zijn, voor zover hij bij de opening van de vergadering als zodanig wordt aangewezen.
Info
Mter Jan-Willem Vanhoutte
Advocaat
T 0469 229 229
jan-willem.vanhoutte@litiusadvocaat.be