De agenda van een syndicus zit propvol. En dat is nog licht uitgedrukt. Afspraken, vergaderingen, expertises, werfvergaderingen, opname van meterstanden, dagvaardingen bij de vrederechter, …
Daarom is tijdsverspilling wel het laatste wat een syndicus wil… Toch zijn er taken die niet uitgesteld kunnen worden... Enerzijds iedere dag de talloze inkomende mails beantwoorden en anderzijds reageren op de klachten die neergelegd zijn bij het BIV.
Het regent e-mails
Het probleem is wijdverspreid en strekt zich uit tot ver buiten onze landsgrenzen. Als bewijs het onderstaande artikel dat verschenen is in het Franse tijdschrift "Informations Rapide de la Copropriété". Ik citeer een fragment:
De horloge in mijn hand beaamt het: ze komen om de 2 min 35 sec. Zoals een kleine zandloper die onverbiddelijk afbrokkelt, een secondewijzer die de hele dag tikt, zonder stoppen.
Ja, ik tel de minuten tussen de inkomende e-mails. Ik heb een nieuwe baan: professionele mailverzender!
Of ik ze nu als een gek typ of ze dicteer aan Siri, die trouwens mijn beste vriendin is geworden, mijn privésecretaresse. Elke ochtend geraak ik verstrikt in een helse wervelwind van staalharde, onvermoeibare, onverwoestbare e-mails. Ik ben op mijn hoede van 's morgens tot' s avonds, ik vrees voor overstromingen, bang om iets uit het oog te verliezen, bang om het spoor bijster te geraken, bang om het venstertje onderaan het scherm te sluiten, bang om op vakantie te gaan.
Hoeveel zullen het er zijn na mijn lunch? Op maandagochtend staan ze paraat, ze wachten me kordaat op, opgefokt, zorgvuldig in elkaar gezet en vol ongeduld om de strijd aan te gaan. Met hun kleine klauwen trekken ze me recht de hel in. Zondagavond heb ik geen last meer van de blues, maar van een regelrechte paniekaanval.
Pas op, ik druk op de knop ‘openen.’ En lap, ik word overspoeld door een golf, een stortvloed, een tornado. Ik houd me stevig vast om niet te verdrinken, uit overlevingsinstinct. Ik voel me een krijger die alleen de storm moet trotseren ... No, you shall not pass!
Mijn dag is een dolle race tegen de klok, ik leef in mijn outlook bubbel. Vanavond is mijn inbox leeg, proper en opgeruimd, inbox nul: ik heb het mezelf beloofd.
Het is een permanente uitdaging, een missie, een zoektocht. Ik ben tegenwoordig een mailexpert, een specialist in elektronische post en kampioen BCC (blinde kopie).
Mijn antwoorden worden hoe langer hoe korter, kortom om het ritme in gang te houden: "Ok, genoteerd", "Goed ontvangen, ik regel het wel", "Perfect, bedankt".
Hoe minder ik zeg, hoe beter, want als ik de bal terugsla, krijg ik een backhand en een uppercut. Ik ontwijk slagen onder de gordel, ik zap de polemiek. Soms zet ik iets recht, som zie ik rood, soms begrijp ik er niets van. Vaak bijt ik op mijn tanden. Vaak bel ik terug.
Ik hou van e-mails die alleen maar bedankt zeggen, zelfs al betekent dat nog eentje bij in mijn inbox . Als het spam is, ben ik opgelucht. Ik ben mild voor de goeden, streng voor de slechteriken. Ik check mijn mails snel, altijd, de hele tijd, in de trein ‘s ochtends, voor ik me klaarzet om uit te stappen, voor het rood licht als het lang duurt, tijdens mijn afspraken als 01het te lang aansleept, tijdens de AV als ik me verveel…”
Elke syndicus herkent zich wel ergens in deze beschrijving!
En in deze overrompeling vinden we veel zinloze e-mails die ons kostbare tijd doen verspillen en ons afleiden van de essentie ... de essentiële taken waarop u als syndicus beoordeeld wordt.
En op het einde van de dag, wat hebben we gepresteerd? Buiten honderden mails beantwoorden?
Het is 5u in de namiddag en als syndicus bereiden we ons haastig voor op de volgende vergadering of de AV van 20u …
Ons advies om ten minste uw weg wat te vinden in deze zee van mails:
1/
Filter naar een ander niveau. Bijvoorbeeld: vraag de mede-eigenaars mails en vragen te sturen naar een van de leden van de Raad van Mede-eigendom. Zo kan dit lid eventueel meerdere vragen groeperen en één e-mail per week sturen (behalve in noodgevallen). Het is zinloos dat verschillende mede-eigenaren samen dezelfde vraag of opmerking naar de syndicus sturen met alle andere mede-eigenaren in CC(!). Voor de contacten met de syndicus wordt slechts één persoon aangesteld.
2/
Maak een mailbox aan per gebouw. Alle e-mails komen in deze inbox terecht. De syndicus leest deze e-mails een keer per week (behalve in noodgevallen). Een e-mail is per definitie een niet-dringend communicatiemiddel.
3/
Een optie die misschien wat moeilijker ligt: een vast bedrag van bv. 5 € per mail aanrekenen voor mails die u ontvangt bovenop het redelijke aantal ontvangen mails.
4/
Behandel één onderwerp per mail. Iedereen weet dat de syndicus snel en goed moet werken. Hij kan zich geen fouten veroorloven, zonder dat een waakzame mede-eigenaar direct in de aanval gaat met een klacht bij het BIV, in de hoop zich zo in de ogen van anderen interessant te maken …
Meer dan 1000 geseponeerde klachten
Er is nog een reden waarom de syndicus veel tijd verliest: een klacht bij het beroepsinstituut. De klacht overvalt u ‘s morgens met de post ... en uw dag is verpest... en waarschijnlijk ook uw weekend of de volgende dagen.
De mede-eigenaars kunnen immers zonder kennelijk goede reden of motivering, zonder ontvankelijkheidsvoorwaarde en zonder betaling, bij het BIV een klacht indienen tegen hun syndicus. Gewoon om hem schade te berokkenen, vaak uit wraak …
Uiteraard zijn niet alle klachten ongegrond. En is het normaal om bij het controleorgaan aan te kloppen om bepaalde onaanvaardbare praktijken aan te kaarten. Hierover is iedereen het eens.
Maar dit vertellen de cijfers van het BIV (jaarverslag 2020). Van de 1.505 dossiers (!) die in 2020 ingediend werden, zijn slechts 348 effectief doorverwezen naar de Uitvoerende Kamer. Dat betekent dat 1.157 klachten geseponeerd zijn! We tellen ook nog 10 vrijspraken en 36 onafhankelijke beslissingen, vaak in verband met permanente vorming.
In 2020 werden uiteindelijk 237 makelaars gesanctioneerd (22 schrappingen, 116 schorsingen, 63 berispingen en 36 waarschuwingen). Dit betekent dat maar liefst 84% van de klachten zonder goede reden of simpelweg uit wraak ingediend werden.
Op dit punt stellen wij ons de vraag of het niet zinvol zou zijn op termijn, om de cijfers per tableau op te splitsen. Om een beter idee te geven van de verdeling van sancties tussen syndici en makelaars ...
Ongeacht de verdeling tussen syndici en makelaars is het duidelijk dat gemiddeld 1.200 klachten per jaar geseponeerd worden. Dit laat ons toe om, in alle objectiviteit, te concluderen dat dit klachtensysteem op grote schaal misbruikt wordt door veel mede-eigenaars. Dit bevestigt in ieder geval het gevoel dat syndici iedere dag ervaren.
Aan de basis van dit misbruik ligt o.i. voornamelijk het ontbreken van strengere voorwaarden; een eenvoudig formulier online volstaat, zonder dossierkosten of rolrecht… gewoon 0 €!
Het valt ook op dat sommige mede-eigenaars denken op deze manier, advocaatkosten te besparen.
In plaats van een dure dagvaarding, sturen zij kosteloos een klacht bij het BIV. De meeste vergeten dat de klachten enkel betrekking hebben tot deontologische inbreuken. Ook mede-eigenaars die hun gelijk niet gehaald hebben op de AV denken op deze manier een misbruik van meerderheid aan te kaarten en hopen de beslissing gratis te laten annuleren …
Uiteindelijk overbelasten zij onnodig de bevoegde instanties.
De 10 meest courante klachten
In antwoord op een parlementaire vraag hier een interessante reactie dat meer duidelijkheid verschaft op de oorsprong van de klachten.
De tien meest voorkomende klachten en overtredingen zijn (niet gerangschikt in volgorde van belangrijkheid):
- geen schriftelijk overeenkomst met de syndicus
- nalatigheid bij het houden van algemene vergaderingen van de mede-eigenaars (geen oproeping van de algemene vergadering binnen het wettelijk termijn - geen PV, onderwerpen gevraagd door een mede-eigenaar die niet op de agenda staan)
- nalatigheid bij de coördinatie van de statuten
- geen communicatie met of onvoldoende beschikbaar voor de mede-eigenaren
- geen boekhouding of verkeerde boekhouding
- ongerechtvaardigde of niet in het contract voorziene vergoedingen
- problemen met leveranciersbiedingen of contracttoekenning
- de overdracht van documenten aan de opvolgend syndicus vindt te laat (of niet) plaats
- geen inzage in mede-eigendomsdocumenten voor mede-eigenaars die erom vragen
- geen antwoord op vragen van de juridisch beoordelaar van het BIV.
Het lijkt het toch erop dat veel van deze problemen via een bemiddelingstrajekt en/of met meer transparantie zouden opgelost kunnen worden, maar dat is een ander onderwerp.
Nooit meer in vrede!
Ten slotte wil de UVS (Unie van Syndici vzw) de syndici erop wijzen dat het basisprincipe van de verjaring niet van toepassing is op deontologische klachten. Resultaat: een syndicus kan meer dan 10 jaar na de vermeende feiten een lasterlijke klacht krijgen ... zelfs als hij niet langer syndicus is van het gebouw in kwestie (!). Wanneer hij alle archieven en dossiers al overgedragen heeft en misschien zelfs de computerbestanden niet meer heeft... wat het zoeken naar documenten en bewijzen bijna onmogelijk maakt ...
Geen verjaring, zelfs geen 30-jarige verjaring, geen normering zoals bij burgerlijke zaken. Zeer verbazend als men denkt dat zelfs in het strafrecht enkel misdaden tegen de mensheid niet verjaren.
En voor de syndicus geldt dit ook als hij kwijting heeft gekregen van de AV voor het beheer van de VME in kwestie... want het gaat hier om deontologische zaken.
Uiteindelijk kan een syndicus altijd, zonder enige redelijke termijn, tuchtrechtelijk worden vervolgd door een wraakzuchtige mede-eigenaar ... Wij zijn dus ver, om niet te zeggen heel ver, verwijderd van een gezonde, eerlijke en verantwoorde benadering.
Daarom vraagt de UVS aan de actoren van de sector om na te denken over de volgende punten:
- om een redelijk verjaringstermijn in te voeren
- het “ne bis in idem” beginsel hanteren, of de “opslorping” bij het plegen van nieuwe feiten die volkomen in oorzakelijk verband zijn met een vorige definitieve tuchtrechtelijke veroordeling (niemand mag voor een tweede keer berecht worden voor feiten waarvoor hij al gesanctioneerd is geweest)
- klachten tegen een makelaar op non-actief onontvankelijk maken, na bvb. twee jaar.
Minimaal 3 uur werk per klacht
Wij hebben aan onze leden gevraagd hoeveel tijd zij aan een antwoord op een klacht besteden. Volgens hen doen ze er minimaal 3 uur over: van het zoeken naar documenten en bewijsmateriaal in de archieven tot de duidelijke formulering van een schriftelijke reactie aan het BIV. Vergeet niet dat de maximum termijn om te antwoorden 15 dagen is vanaf de datum van de brief van het BIV (de vertragingen bij de post niet meegerekend). Treuzelen is dus niet aangeraden ... en op vakantie zijn op dat moment is al helemaal niet aan de orde!
Het weekend is het ideale moment voor rust en quality time met het gezin, maar dat geldt niet voor de syndicus die ongetwijfeld al een vergadering heeft belegd op zaterdagochtend … Zijn zaterdagnamiddag besteedt hij aan het beantwoorden van een klacht, die, zo blijkt uit de cijfers, vaak ongegrond en slecht bedoeld is.
Gemiddeld is de syndicus 3 uur kwijt om op een klacht te reageren ... soms zelfs het dubbele omdat de klacht kan terugkomen met een bijkomend verzoek om verduidelijking ... En voor deze tweede ronde herbegint de syndicus met zijn zoektocht naar bestanden, e-mails, enz.
Maar de syndicus heeft geen keuze, want er staat teveel op het spel: zijn reputatie, zijn professionele leven, de toekomst van zijn bedrijf en de job van zijn medewerkers!
In welk ander beroep is iemand onderworpen aan zoveel stress en dergelijk risico om alles te verliezen wat hij/zij opgebouwd heeft?
Daarom heeft de UVS trouwens een collectieve rechtsbijstandverzekering afgesloten voor de disciplinaire verdediging van haar professionele leden. Op deze manier staan zij er niet meer alleen voor.
Een rolrecht als remmend mechanisme
Maar het probleem situeert zich op een ander niveau. In eerst instantie, moet er een remmend mechanisme opgebouwd worden, dat de toestroom van klachten natuurlijk zal beperken, door aan de aanklager een rolrecht op te leggen.
Hoe klein die kost ook zal zijn, toch zal die als een filter dienen. En zo kan men er zeker van zijn, dat alleen echte klachten met grondige redenen zullen worden ingediend. Het spreekt voor zich dat iemand die overtuigd is van de gegrondheid van zijn klacht, niet zal twijfelen om een bescheiden bedrag te betalen om zijn gelijk te halen.
Het kan ook een aanzet geven tot meer dialoog door beroep te doen op een bemiddelaar; deze wijze van geschiloplossing heeft al zijn diensten bewezen en is trouwens aanbevolen in de Wet op Mede-eigendom (NBW art 3.85-§5)
Twee tableaus en maar één sanctie
Er zijn veel syndici die op twee tableaus ingeschreven blijven bij het BIV: het tableau van de makelaars en het tableau van de syndici. Niets belet hen in feite om tegelijkertijd syndicus te zijn en af en toe een verkoop en/of een verhuur te realiseren.
Er zijn er ook velen die twee aparte ondernemingen hebben opgericht: een syndicuskantoor en een makelaarskantoor. Het gaat om twee verschillende juridische entiteiten met gescheiden personeel in de twee bedrijven.
Als alles goed gaat, kan deze situatie succesvol zijn. Er stelt zich wel een probleem als bij een van deze activiteiten een situatie aanleiding geeft tot een disciplinaire klacht.
Omdat de mogelijke sanctie betrekking heeft tot het BIV-nummer, zullen in geval van schorsing of schrapping, alle activiteiten van de makelaar geschorst of geschrapt worden…
Is het dan niet de moeite waard om de mogelijkheid te bekijken om de sancties per tableau op te leggen? Het zou uiteindelijk volkomen logisch zijn en in de lijn zijn van de oprichting van de twee tableaus. Op deze manier heeft de sanctie betrekking tot de uitgevoerde taken en deze taken horen bij een bepaald tableau. Op die manier kan de syndicus die fouten heeft gemaakt of wiens personeel vrijwillig of onvrijwillig beheersfouten heeft gemaakt, op zijn minst blijven werken als makelaar voor bemiddelaarsactiviteiten waarvoor hij niet gesanctioneerd is. Zo blijven het voortbestaan van zijn onderneming en het aanblijven van het personeel gegarandeerd.
Specifieke instanties voor syndici?
De klachten per tableau opsplitsen is één ding, maar specifieke organen creëren, per tableau, zou uiteindelijk de lang verwachte erkenning betekenen voor het beroep van syndicus. Door op deze manier de twee activiteiten van elkaar te onderscheiden zou iedere klacht beoordeeld worden door concullega’s die in dezelfde branche actief zijn.
Oplossing? Schadevergoeding voor de klager?
Al nemen wij aan dat het behandelen van deontologische klachten tot het normale beheer van de syndicus of van zijn eigen onderneming behoort, zijn wij ook van mening dat oplossingen moeten gevonden worden tegen tergende of roekeloze klachten.
Wij pleiten zeker niet om het recht om een klacht in te dienen te beperken. Eerder verdedigen wij het standpunt dat de syndicus het slachtoffer niet mag zijn van willekeurige aanvallen van ontevreden klanten, met als gevolg uren opzoekingen en schrijfwerk. Iedereen kent de bekende uitdrukking: time is money.
Dit brengt ons tot twee voorstellen. Enerzijds denken wij aan de invoering van een compensatoire vergoeding, gelijkvormig met de rechtsplegingsvergoeding voor de Hoven en Rechtbanken, bij een tergend en/of roekeloze klacht tegen een vastgoedmakelaar of andere persoon die onder het tuchtrechtelijk toezicht staat van het BIV.
Anderzijds, willen wij een schadevergoeding mechanisme voorstellen aan onze leden, met als doel hun tijdsverlies te compenseren in geval van tergende of roekeloze klachten; dit onder de vorm van een clausule in hun beheersovereenkomst.
“Tergende en/of roekeloze klacht bij het BIV: Onder tergende of roekeloze klacht wordt verstaan een klacht van een of meerdere mede-eigenaars tegen de syndicus, die door de Rechtskundige Assessor van het Beroepsinstituut van de Vastgoedmakelaars wordt geseponeerd of zonder gevolg wordt geklasseerd of die voor de Uitvoerende Kamer van het BIV leidt tot een vrijspraak. De mede-eigenaar die dergelijke klacht heeft neergelegd, is te privatieven titel aan de syndicus een forfaitaire en onverminderbare vergoeding voor gepresteerd werk verschuldigd gelijk aan drie werkuren, namelijk …. EUR per werkuur. Gaat dergelijke klacht uit van meerdere medeeigenaars, zijn dezen hoofdelijk tot deze vergoeding gehouden”.
Het spreekt voor zich dat een toelichting expressis verbis van deze clausule door de syndicus tijdens de AV noodzakelijk is, dit in het kader van de algemene toelichting over de overeenkomst tussen de syndicus en de VME.
Conclusie
De UVS heeft zich sinds haar oprichting gepositioneerd als de enige professionele federatie van syndici die aan diepgaande en constructieve veranderingen wilt werken en die voor een modernere benadering van het statuut van syndici in België ijvert. Onze inspanningen voor een apart instituut van syndici hebben tot nu toe geen vruchten afgeworpen.
Toch blijven we van mening dat de respectieve benadering van de twee beroepen, makelaar en syndicus, een specifieke en aangepaste aanpak vergt. Iedereen kan dit op zijn minst beamen en, in de mate van het mogelijke, ernaar handelen.
INFO
Mevr. Dominique Krickovic
CEO & Co-founder
UVS - Unie van Syndici vzw