De tuchtrechtelijke schorsing van een door het BIV erkende syndicus blijft een zeldzame sanctie, maar roept tal van praktische en juridische vragen op. Hoe functioneert een syndicuskantoor wanneer zijn verantwoordelijke wordt geschorst? Wie stelt de dringende handelingen? En hoe verzoent men een schorsing met het wettelijke verbod om de bevoegdheden van de syndicus te delegeren zonder voorafgaande toestemming van de algemene vergadering
Dit artikel schept duidelijkheid op een heldere en neutrale manier.
Een deontologische sanctie met onmiddellijke gevolgen
De schorsing behoort tot de zwaarste tuchtsancties die het BIV kan opleggen.
Gedurende de volledige schorsingsperiode is de syndicus niet langer gemachtigd om zijn beroep uit te oefenen. Dit verbod is totaal en omvat alle beheers handelingen, of ze nu administratief, technisch, juridisch of financieel van aard zijn.
Dit houdt onder meer in:
- geen beantwoording van e-mails of telefoons,
- geen voorbereiding of ondertekening van documenten,
- geen aanwezigheid op vergaderingen, algemene vergaderingen of werven,
- geen opvolging van lopende dossiers.
Tijdens de schorsing moet de syndicus elke activiteit stopzetten, alsof zijn erkenning tijdelijk niet bestaat.
Ook het personeel van het kantoor is verlamd
Een cruciaal, maar vaak onderschat punt: de geschorste syndicus mag geen bevelen of instructies geven aan zijn personeel.
Zonder wettelijk bevoegde leiding kunnen medewerkers zelf geen beheer handelingen stellen. Met andere woorden: het volledige kantoor komt tot stilstand.
Geen enkele dringende handeling toegelaten
In tegenstelling tot wat soms wordt gedacht, laat een schorsing geen ruimte voor dringende tussenkomsten.
Zelfs bij een lek, instorting of brand (gelukkig uitzonderlijke situaties) mag de geschorste syndicus geen enkele handeling stellen, noch een technicus of betalende hulpdienst mandateren.
Het gaat om een volledig operationeel vacuüm, wat de noodzaak van een onmiddellijke vervangingsregeling onderstreept.
Tijdelijke overdracht is noodzakelijk: maar wat zegt de wet?
In de praktijk ligt een tijdelijke overdracht van het beheer aan een vervangende syndicus voor de hand.
Die oplossing botst echter op een kernbepaling van het Burgerlijk Wetboek.
Opnieuw een hiaat in de wetgeving …
De tijdelijke overdracht is dus onmisbaar… maar het Burgerlijk Wetboek bevat een interne spanningsveld.
In de praktijk is de meest logische oplossing bij een schorsing om het beheer onmiddellijk toe te vertrouwen aan een vervangende syndicus. Toch plaatst de wet de mede-eigendom in een paradoxale situatie.
Enerzijds houdt de schorsing een totaal verbod in om nog op te treden: de syndicus mag geen enkele beheersdaad meer stellen. Anderzijds herinnert artikel 3.89, §6 van het Burgerlijk Wetboek aan een strikt principe: “de syndicus is als enige verantwoordelijk voor zijn beheer” en “hij kan zijn bevoegdheden niet delegeren zonder voorafgaand akkoord van de algemene vergadering en slechts voor een bepaalde duur of voor welbepaalde doeleinden”.
Het gevolg is dat precies op het moment waarop een opvang cruciaal is om de continuïteit te waarborgen (dringende betalingen, schadegevallen, veiligheid, werven), de geschorste syndicus juridisch geen enkele vrijheid meer heeft om deze opvang te organiseren, en de mede-eigendom verplicht opnieuw langs een beslissing van de algemene vergadering moet passeren.
Deze situatie legt een structurele zwakte van het mede-eigendomsrecht bloot:
- het systeem vertrekt van één enkele syndicus, die beschikbaar is en enkel via een AV kan worden vervangen;
- het houdt geen rekening met de realiteit van grote portefeuilles;
- het voorziet geen enkel automatisch continuïteitsmechanisme bij een disciplinaire schorsing.
De enige vervanging zonder AV is diegene die door een rechter wordt beslist…
Een kantoor bijzonder kwetsbaar met slechts één BIV-nummer
De problematiek is het grootst wanneer een syndicuskantoor slechts één BIV-erkende persoon telt. Bij schorsing — zelfs van korte duur — valt de volledige activiteit onmiddellijk stil: niemand is bevoegd om handelingen te stellen, personeel aan te sturen of dringende situaties te beheren. Deze afhankelijkheid van één enkel BIV-nummer vormt een structureel risico voor de continuïteit van de dienstverlening.
Advies aan syndicuskantoren:
Voorzie waar mogelijk minstens twee BIV-erkende medewerkers binnen de structuur. Dit beperkt de kwetsbaarheid bij schorsing, ziekte of afwezigheid en waarborgt de noodzakelijke operationele stabiliteit.
Erkende medewerkers: een echt plan B
Recente hervormingen maken het mogelijk dat bepaalde medewerkers van een syndicuskantoor zelf een BIV-erkenning behalen, mits zij aan de wettelijke voorwaarden voldoen en slagen voor het examen. Dit verandert de situatie fundamenteel: een erkende medewerker kan fungeren als een volwaardig plan B bij schorsing van de hoofdsyndicus.
Dit lost niet alles op — de verantwoordelijkheid blijft individueel en de interne organisatie moet duidelijk geregeld zijn — maar de aanwezigheid van een tweede BIV-nummer binnen hetzelfde kantoor versterkt aanzienlijk de continuïteit van de dienstverlening. Voor kleinere structuren is dit zelfs uitgegroeid tot een essentiële strategie om volledige stilstand te vermijden.
Een vervanger vinden…makkelijker gezegd dan gedaan
Zonder alternatief moet een collega-syndicus worden gevonden die bereid is om tijdelijk een volledig portefeuille over te nemen — soms zelfs in dringende omstandigheden … Dat is allesbehalve evident. Een dergelijk engagement kan de interne organisatie van het eigen kantoor verstoren, de werklast aanzienlijk verhogen en een bijkomende verantwoordelijkheid met zich meebrengen die weinigen bereid zijn op te nemen.
Daar komt nog een andere, bijna taboevraag bij: welk tarief hanteer je voor een dergelijk atypisch mandaat? Er bestaat geen officiële tariefschaal, en elke tussenkomst vergt een delicaat evenwicht tussen de geïnvesteerde tijd, de gedragen risico’s en de operationele haalbaarheid. Het spreekt dan ook voor zich dat dit soort vervanging, hoe noodzakelijk ook bij een schorsing, in de praktijk vaak moeilijk te organiseren is.
Conclusie: anticiperen en snel handelen
In een context van steeds strengere wettelijke en deontologische verplichtingen blijven voorbereiding en anticipatie de beste bescherming tegen blokkadesituaties.
En voor zeer korte schorsingen… blijft er altijd nog een laatste, strikt persoonlijke optie: het kantoor sluiten, een afwezigheidsbericht instellen en er enkele dagen tussenuit knijpen.
Info
Redactie van het magazine Property Today redac@propertytoday.be