De taak van een syndicus vormt een onderschat en moeilijk beroep doch het is en blijft een gemandateerd beheer van andermans eigendom volgens de regels van het burgerlijk wetboek waaruit volgt dat elke mede-eigenaar daarop moet kunnen vertrouwen.
Het vertrouwen van elke mede-eigenaar in een syndicus moet op een positieve en eervolle wijze invulling krijgen, zulks tot de laatste dag van diens mandaat en zelfs met inbegrip van de termijn van 30 dagen na de beëindiging van diens mandaat.
Vaak wringt het schoentje wanneer het mandaat van een syndicus is beëindigd en hij verwacht wordt om het dossier van het beheer van het gebouw tijdig én volledig over te dragen aan zijn opvolger.
Een teleurstelling van de syndicus wiens mandaat is beëindigd, een weinig collegiale verhouding tussen hem en de opvolgende syndicus en andere eventuele oorzaken doen in de praktijk naar aanleiding van de overdracht van het dossier van het beheer van het gebouw discussies ontstaan waarmee de mede-eigendom niet is gebaat.
Artikel 577-8 § 4, 9° burgerlijk wetboek bepaalt: ‘ongeacht de bevoegdheid die hem door het reglement van mede-eigendom wordt toegekend, heeft de syndicus tot opdracht indien zijn mandaat op om het even welke wijze een einde heeft genomen, binnen een termijn van 30 dagen na de beëindiging van zijn mandaat het volledige dossier van het beheer van het gebouw aan zijn opvolger of, in diens afwezigheid, aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering te overhandigen, met inbegrip van de boekhouding en de activa die hij beheerde, van elk schadegeval, van een historiek van de rekening waarop de schadegevallen zijn vereffend, alsmede van de stukken die de bestemming bewijzen welke werd gegeven aan elke som die niet op de financiële rekeningen van de mede-eigendom terug te vinden is’.
De plichtenleer, goedgekeurd bij koninklijk besluit van 29.06.2018 en in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd op 31.10.2018, bepaalt voor wat betreft de bijzondere verplichtingen voor de vastgoedmakelaar-syndicus onder artikel 85 dat in het kader van de overhandiging tussen vastgoedmakelaar-syndici de aftredende syndicus en zijn opvolger een gedetailleerde inventaris opstellen met de overgedragen stukken. Ondanks de draagwijdte van deze artikels doet de praktijk vaststellen dat tussen de aftredende syndicus en zijn opvolger regelmatig feitelijke disputen, en zelfs klachtneerlegging wegens een beweerde schending van de deontologische verplichtingen, rijzen. Nochtans kan een dergelijke negatieve casuïstiek makkelijk(er) voorkomen worden wanneer eenieder van de betrokken actoren goed weet welke de spelregels zijn waarmee zowel de aftredende syndicus als de opvolgende syndicus moeten en kunnen rekening houden.
Elke opvolging van de ene syndicus door de andere syndicus en alle onderlinge praktische contacten hieromtrent, zijn bij voorbaat onderhevig aan een elementair wederzijds respect, overigens ook ingebed in de algemene deontologische regels die de eer, de waardigheid en de goede naam van vastgoedmakelaars-syndici moeten doen (helpen) garanderen. Bovendien is elke syndicus gehouden door de gemeenrechtelijke principes waarbij bij uitstek relevant kan verwezen worden naar de principes van de goede trouw en de redelijkheid. Kortom: een wederzijds professioneel respect, met oog voor het belang van elke mede-eigenaar in het gebouw waarvan het dossier van het beheer wordt overgedragen, is a priori een must.
Het maakt het besef dat het dossier van het beheer van het gebouw in regel verplicht tijdig en volledig dient te gebeuren des te evidenter, zelfs indien er nog betwistingen zouden zijn over onkosten of erelonen dewelke trouwens geen excuus kunnen vormen om aan deze dubbele verplichting te verzaken. Het dossier moet binnen een termijn van 30 dagen na de beëindiging van zijn mandaat door de aftredende syndicus overdragen worden: de wet is hieromtrent duidelijk en laat feitelijk geen interpretatie toe.
De aftredende syndicus mag trouwens verwacht worden dat hij met een zekere vlijt alsook met oog voor de verzekering van de continuïteit van het beheer van de mede-eigendom de nodige handelingen stelt tot tijdige overdracht van het dossier. Tot garantie van de tijdigheid is het niet onjuist om aan te raden dat tussen de aftredende en de opvolgende syndicus n.a.v. het eerste onderlinge contact, uiteraard op voorwaarde dat de opvolgende syndicus doet blijken van een duidelijk en geldig mandaat, onmiddellijk een concrete datum wordt afgesproken tot overdracht van het dossier waarbij van partijen vervolgens mag worden verwacht dat zij deze respecteren, tenzij overmacht.
De overdracht van het dossier gebeurt bij voorkeur ook persoonlijk tussen de aftredende en de opvolgende syndicus en zonder dat hiervoor tussenpersonen (in de praktijk immers vaak gerechtsdeurwaarders, koerierdiensten, een lid van de medeeigenaars) worden ingeschakeld wiens praktische beschikbaarheid soms de reden zijn waarom een overdracht tegen het uiterlijke einde van de termijn van 30 dagen niet wordt gehaald.
De praktijk wijst uit dat de meeste discussies hoe dan ook gerelateerd zijn aan de al dan niet volledigheid van het over te dragen dossier. Dit veelal om 2 redenen: enerzijds omdat de aftredende syndicus en de opvolgende syndicus redetwisten over wat moet worden verstaan onder een volledig dossier, anderzijds omdat naar aanleiding van of zelfs na de overdracht de volledigheid van het dossier wordt betwist.
1.
Een volledig dossier veronderstelt dat de aftredende syndicus alle stukken m.b.t. het beheer van het gebouw overdraagt, daarin zeker begrepen het initiële schriftelijk mandaat met prijsafspraak, de bewijzen van uitnodiging tot de vroegere algemene vergaderingen en de verslagen hiervan inclusief aanwezigheidslijsten en formulieren van volmacht, de gedane afrekeningen per mede-eigenaar, de statuten, het reglement van inwendige orde, de overeenkomsten met leveranciers, verslagen van bijvoorbeeld liftkeuring, relevante stukken aangaande bijvoorbeeld de oplevering voor wat betreft de gemene delen, eventuele gerechtelijke dossiers, uitgaande en inkomende administratie (bv. naar/van een notaris ingeval van verkoop van een appartement), de boekhouding en de bankrekeningen.
Het klopt in zekere mate dat de inhoudelijke tekst van artikel 577- 8 § 4, 9° burgerlijk wetboek hoe dan ook veelvuldig aanleiding geeft tot uiteenlopende interpretaties: wat moet immers precies verstaan worden onder bijvoorbeeld de notie ‘de boekhouding’? ‘De boekhouding’ is inderdaad een ruime notie dewelke tot zijn juiste proportie moet worden herleid: i.t.t. tot herhaalde praktijkdiscussies is het bijvoorbeeld geen wettelijke noch automatische vereiste voor de aftredende syndicus om een tussentijdse balans bij overdracht van een dossier te moeten voorzien.
Belangrijk is in essentie dat een chronologisch overzicht ter beschikking wordt gesteld omtrent de financiële positie van de mede-eigendom, met de jaarlijkse resultaten van geboekte inkomsten en kosten en uitgaven inclusief aangelegde reserves en waarbij m.a.w. het gevoerde financiële beleid op transparante wijze kan worden nagekeken, zulks los van de eventuele kwijting(en) die de aftredende syndicus tijdens zijn mandaat zou hebben ontvangen.
In dezelfde zin komt het in de praktijk nog steeds voor dat een opvolgende syndicus in het kader van de over te dragen ‘bankrekeningen’ de aftredende syndicus dwingend vraagt om een bundel van materiële bankafschriften te mogen ontvangen doch zulks is ten onrechte wanneer elektronische bankafschriften voorhanden zijn en de opvolgende syndicus, mits een minimum aan eigen moeite en indien volgens hem nodig voor de goede uitvoering van zijn mandaat, zelf materiële bankafschriften kan bekomen via het online platform waarover elk bank tegenwoordig beschikt.
2.
Discussie naar aanleiding van of zelfs na de overdracht m.b.t. de volledigheid van het dossier komt evenzeer nog steeds voor maar kan eigenlijk ook vermeden worden mits zorgvuldigheid en zin voor transparantie.
Het blijft inderdaad een terechte aanbeveling dat een syndicus, van bij aanvang van zijn mandaat, zorgvuldig en waar nodig tegensprekelijk inventariseert welke stukken of activa hij in het kader van het beheer van het gebouw in zijn bezit krijgt.
Een vaak wederkerend probleem in deze context betreft de discussie omtrent de overdracht van sleutels gerelateerd aan de toegangen tot de gemene delen alwaar de opvolgende syndicus, al dan niet op aangeven van de vereniging van mede-eigenaars van het gebouw, stelt dat de overgedragen hoeveelheid niet klopt.
Indien de aftredende syndicus n.a.v. de initiële ontvangst van de sleutels niet degelijk heeft genoteerd en tegensprekelijk heeft laten bevestigen hoeveel sleutels hij heeft gekregen, heeft hij een bewijsprobleem met jammer genoeg alle ongemak van dien naderhand.
M.a.w. is het van bijzonder praktisch belang om tijdens het mandaat alle ter beschikking gestelde of verzamelde activa degelijk en liefst tegensprekelijk in kaart te brengen: zulks faciliteert, ingeval uiteraard van een intussen gedane goede bewaring, mede een transparante overdracht en sluit hopeloze discussies uit.
Het blijft evenzeer een terechte aanbeveling opdat de aftredende syndicus in samenspraak met de opvolgende syndicus bij de overdracht voldoende tijd voorzien om de inhoud van het dossier van het beheer van het gebouw samen na te kijken zodat met kennis van zaken door de opvolgende syndicus een schriftelijke ontvangst kan gedaan worden met inbegrip van een onmiddellijke goedkeuring wat de wettelijk vereiste volledige inhoud ervan betreft.
INFO
Kris Maes
Senior Partner Advocatenassociatie Nelissen Grade
Leuven – Brussel - Waasmunster
kris.maes@nelissengrade.com