Quels délais juridiques pour les syndics: l’UDS vous facilite la vie!

Ces dernières années les syndics ont assisté impuissants à une complexification intensive et systématique de leur profession, ceci aussi bien au niveau administratif, financier que technique. Il est vrai que nous suivons de près l’évolution sociétale qui nous mène vers toujours plus d’individualisation pour ne pas dire d’individualisme, avec pour conséquence toujours plus d’exigences et de décomptes à trois chiffres après la virgule…

A cette complexité financière s’ajoute une explosion des normes et directives en matière de gestion technique et énergétique ; certaines installations techniques doivent être contrôlées tous les six mois, d’autres tous les ans, tous les deux ans, tous les cinq ans, ou tous les quinze ans.

Le syndic est-il doté d'une mémoire infaillible? Qui peut retenir tous ces délais par coeur?

En dix ans la loi sur la Copropriété a connu deux réformes majeures. A chaque intervention du législateur, de nouveaux délais administratifs sont introduits.

La mission administrative de gestion du syndic est donc jalonnée de délais: combien en tout ? Une douzaine si notre compte est bon. Nous avons choisi de les reprendre dans un tableau afin que la recherche soit plus facile pour nos lecteurs et nos membres syndics ayant peu de temps pour s’atteler à des recherches fastidieuses dans les textes de lois.

L'Union des Syndics (UDS) a préparé pour vous ce tour d'horizon pratique des missions de gestion administrative:

3 jours OUVRABLES
Vente d'un lot :
si le copropriétaire sortant conteste ses arriérés ou frais, le notaire instrumentant en avise le syndic par envoi recommandé dans les trois jours ouvrables qui suivent la passation de l’acte authentique.


4 jours OUVRABLES
Présence aux AG :
le copropriétaire peut se faire assister d’une personne à la condition d’en avertir le syndic, par envoi recommandé, au moins quatre jours ouvrables avant le jour de l’assemblée générale. Cette personne ne peut ni diriger, ni monopoliser la discussion pendant l’assemblée générale


8 jours CIVILS
Affichage désignation du syndic :
un extrait de l'acte portant désignation ou nomination du syndic est affiché, dans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, de manière inaltérable et visible à tout moment à l'entrée de l'immeuble, siège de l'association des copropriétaires.


15 jours CIVILS
Période annuelle de 15 jours de l'AG :
il est établi un règlement d'ordre intérieur par acte sous seing privé. Le règlement d'ordre intérieur contient au moins la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire de l'association des copropriétaires.
Convocation de l’AG :
sauf dans les cas d'urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l’assemblée.
2ème AG :
si aucun des deux quorums n'est atteint, une deuxième assemblée générale sera réunie après un délai de quinze jours au moins et pourra délibérer quels que soient le nombre des membres présents ou représentés et les quotes-parts de copropriété dont ils sont titulaires.
Info pour le compromis de vente:
Dans la perspective d’un acte juridique entre vifs translatif ou déclaratif de propriété d'un lot, le notaire instrumentant, toute personne agissant en tant qu'intermédiaire professionnel ou le copropriétaire sortant, selon le cas, transmet au copropriétaire entrant, avant la signature de la convention, ou le cas échéant, de l'offre d'achat ou de la promesse d'achat, les informations et documents suivants quel le syndic lui communique sur simple demande dans un délai de 15 jours.


20 jours OUVRABLES
Réponse du syndic au notaire :
à défaut de saisie-arrêt conservatoire ou de saisie-arrêt-exécution notifiée dans les vingt-jours ouvrables qui suivent la date de l’envoi recommandé visé à l’alinéa 2, le notaire peut valablement payer le montant des arriérés au copropriétaire sortant.


30 jours CIVILS
Info pour l’acte authentique :
de fournir le relevé des dettes visées à l'article 577-11-§2, dans les trente jours de la demande qui lui en est faite par le notaire.
Transmission du dossier en fin de mandat :
de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat.
Requête pour une AG particulière :
sans préjudice de l'alinéa 1er, le syndic tient une assemblée générale sur requête d'un ou de plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes. Cette requête est adressée au syndic par lettre recommandée à la poste et celui-ci adresse la convocation aux copropriétaires dans les trente jours de la réception de la requête.
Consignation du PV :
le syndic consigne les décisions visées aux paragraphes 10 et 11 dans le registre ...dans les trente jours suivant l’assemblée générale,
Nouvelle AG :
lorsque la loi exige l’unanimité de tous les copropriétaires et que celle-ci n’est pas atteinte à l’assemblée générale pour cause d’absence d’un ou plusieur scopropriétaires, une nouvelle assemblée générale sera réunie après un délai de trente jours au moins, lors de laquelle la décision en question pourra être prise à l’unanimité de tous les copropriétaires présents ou représentés.
Expédition du PV à un locataire :
en ce qui concerne les dispositions et décisions adoptées postérieurement à la constitution d’un droit réel ou personnel sur un lot ,par la communication qui lui en est faite par envoi recommandé dans les trente jours suivant la date de réception du procès-verbal, à l’initiative de celui qui a reçu ce procès-verbal en application de l’article 577-6-§12.
Info pour acte notarié :
relevé des dettes visées à l'article 577-11-§2, dans les trente jours de la demande qui lui en est faite par le notaire.
Information du notaire instrumentant :
en cas d’acte entre vifs translatif ou déclaratif de propriété d’un lot ou de démembrement entre vifs du droit de propriété sur un lot, le notaire instrumentant informe le syndic, dans les trente jours, de la date de la passation de l’acte authentique, de l’identification du lot concerné, de l’identité et de l’adresse actuelle, et éventuellement future, des personnes concernées et, le cas échéant, de l’identité du mandataire désigné conformément à l’article 577-6-§1er , alinéa 2.


1 mois
Règlement d’ordre intérieur :
le règlement d'ordre intérieur est déposé dans le mois de sa rédaction, au siège de l'association des copropriétaires à l'initiative du syndic ou si celui-ci n'a pas encore été désigné à l'initiative de son auteur.


2 mois
Travaux des operateurs:
à cet effet, le copropriétaire individuel ou l’opérateur envoie au moins deux mois avant le début des travaux à tous les autres copropriétaires ou, s’il y a un syndic, à ce dernier, par envoi recommandé mentionnant l’adresse de l’expéditeur, une description des travaux envisagés.
Nutsoperatoren:
à peine de déchéance,les copropriétaires ou,le cas échéant, l’association des copropriétaires peuvent, dans les deux mois qui suivent la réception de cet envoi recommandé, former opposition contre les travaux envisagés via envoi recommandé à l’expéditeur, et ce sur la base d’un intérêt légitime.
Modification des statuts :
les parties qui ont signé les statuts initiaux... adressent par envoi recommandé à tous les autres copro-priétaires un projet de modification des statuts, au moins deux mois avant la passation de l'acte modifi-catif, dans lequelles coordonnées du notaire instrumentant sont explicitement indiquées.
Action en justice des locataires :
cette action doit être intentée dans les deux mois de la communication qui lui en est faite conformément à l’alinéa 2 , 2°, et au plus tard dans les quatre mois de la date de l’assemblée générale.


4 mois
Action en justice des copropriétaires :
tout copropriétaire peut demander au juge d'annuler ou de réformer une décision irrégulière,frauduleuse ou abusive de l'assemblée générale,si elle lui cause un préjudice personnel.Cette action doit être intentée dans un délai de quatre moisà compter de la date à laquelle l'Assemblée Générale a eu lieu.
Action en justice des locataires :
Cette action doit être intentée dans les deux mois de la communication qui lui en est faite conformément à l’alinéa 2, 2°, et au plus tard dans les quatre mois de la date de l’assemblée générale


6 mois
Travaux des operateurs :
Ces travaux débutent au plus tard dans les six mois qui suivent la réception de leur envoi recommandé.


48 mois
Coordination:
le syndic visé à l'article577-4,§1er, alinéa3,4°du même Code, est tenu de soumettre à l'approbation de l'assemblée générale, dans les quarante-huit mois qui suivent l'entrée en vigueur de la présente loi, une version de l'acte de base existant, du reglement de copropriété du reglement d'ordre inétrieur adapté aux articles 577-3 à 14 du même code.


INFO

Mme Dominique Krickovic
Présidente UDS (Union des Syndics)
info@ufsyndics.be
www.ufsyndics.be

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