De wissels van syndicus nemen toe binnen de verenigingen van mede-eigenaars. Gedreven door toenemende ontevredenheid, fusies van kantoren of stopzetting van activiteiten zijn deze overdrachten gemeengoed geworden. Toch schuilt achter dit ogenschijnlijk administratieve fenomeen een groot risico, dat nog al te vaak wordt onderschat: het verlies van informatie tussen de oude en de nieuwe beheerder.
De blinde vlek van de leveranciers
In een context waarin administratieve stromen steeds meer gedigitaliseerd en onderling verbonden zijn, vormt het ontbreken van een formele kennisgeving aan leveranciers een kritieke blinde vlek. Banken, verzekeringsmaatschappijen, liftbedrijven, energieleveranciers, meetbedrijven, onderhoudsfirma’s: zij moeten allemaal snel en officieel worden geïnformeerd over de identiteit van de nieuwe syndicus, zijn volledige contactgegevens en, in voorkomend geval, zijn bankreferenties.
De voorbije weken hebben verschillende professionals uit de mede-eigendom gewaarschuwd voor terugkerende disfuncties die optreden na een overname van het mandaat. Onverwachte facturaties, niet-doorgegeven verbruiksindexen, slecht opgevolgde contracten of onbetaalde verzekeringspremies: zoveel situaties die zelden hun oorsprong vinden in één enkele fout, maar veeleer in een doorbroken communicatielijn, om meerdere vaak conflictueuze redenen.
Wanneer de uittredende syndicus het beheer “laat vallen” vóór het einde
De kern van het probleem is bekend. Wanneer een nieuwe syndicus zijn functie opneemt, betekent dit dat de vorige syndicus werd ontslagen of zelf ontslag heeft genomen. Voorafgaand aan dit ontslag tekent zich meestal een periode af waarin het mogelijk is dat de door de VME gedemotiveerde of nalatige syndicus zijn opdracht niet met de vereiste zorgvuldigheid heeft uitgevoerd; daaruit kunnen nalatigheden voortvloeien zoals betalingsachterstanden… Dit kan ernstige gevolgen hebben, in het bijzonder op het vlak van verzekeringen. In diezelfde geest wordt de wettelijke termijn van 30 dagen om de archieven van de mede-eigendom over te dragen benut tot op de laatste minuut, in een duidelijk gebrek aan collegialiteit en met een uitgesproken wraakmentaliteit.
De wettelijke termijn voor de overdracht: een wetgevende contradictie die de nieuwe syndicus benadeelt
Het huidige wettelijke regime bevat een fundamentele tegenstrijdigheid. De nieuwe syndicus is vanaf de eerste dag van zijn mandaat volledig verantwoordelijk, maar beschikt vaak nog niet over de archieven die noodzakelijk zijn om zijn opdracht correct uit te voeren. Tegelijkertijd heeft de uittredende syndicus, die geen enkele beheersbevoegdheid meer heeft, tot dertig dagen de tijd om de dossiers over te dragen, zonder dat er in die periode een verplichting bestaat om de continuïteit van de werking te waarborgen, bijvoorbeeld door dringende dossiers onmiddellijk aan zijn opvolger over te maken. In geval van een conflictueuze overname benadeelt dit onevenwicht structureel de nieuwe syndicus en verzwakt het de mede-eigendom.
BW 3.89-§5: "Ongeacht de bevoegdheden die hem door het reglement van interne orde worden toegekend, is de syndicus belast met: 7° het overdragen, indien zijn mandaat op welke wijze ook is geëindigd, binnen een termijn van dertig dagen volgend op het einde van zijn mandaat, van het volledige dossier van het beheer van het gebouw aan zijn opvolger of, bij ontstentenis daarvan, aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering, met inbegrip van de boekhouding en de activa die hij beheerde, alle schadegevallen, een historiek van de rekening waarop de schadegevallen werden geregeld, alsook de documenten die het gebruik aantonen dat werd gegeven aan elke som die niet terug te vinden is op de financiële rekeningen van de mede-eigendom."
De nieuwe syndicus ontvangt dus niet altijd onmiddellijk het geheel van de archieven, contracten en nuttige contactgegevens. In bepaalde gevallen is de overdracht onvolledig, laattijdig of conflictueus. Tijdens deze periode blijft de mede-eigendom echter functioneren: liften moeten worden onderhouden, verzekeringen blijven verschuldigd, energie wordt verbruikt, financiële stromen lopen door. Indien de dienstverleners niet op de hoogte zijn van de wijziging van aanspreekpunt, kunnen de gevolgen zwaar zijn. In eerste instantie blijven zij immers hun herinneringen en afrekeningen sturen naar de oude syndicus, die, zonder nog een mandaat te hebben, alles laat aanslepen…
Deze situatie herinnert aan een ongemakkelijke juridische realiteit: zelfs indien bepaalde contracten bepalen dat de nieuwe syndicus pas volledig verantwoordelijk is vanaf de volledige overdracht van de dossiers van de VME, vormt deze clausule geen absolute bescherming.
Voorgestelde piste voor wetgevende hervorming: de wettelijke termijn verkorten
Een eenvoudige en concrete correctie zou erin bestaan de wettelijke termijn voor de overdracht van de archieven, vandaag vastgesteld op dertig dagen, te verminderen tot acht werkdagen. Het doel is niet om de uittredende syndicus te “bestraffen”, maar om de kwetsbare periode te beperken waarin de nieuwe syndicus volledig verantwoordelijk is zonder over de noodzakelijke dossiers te beschikken.
In de praktijk vormen acht werkdagen een realistische termijn om de overdracht van de documenten te organiseren, terwijl tegelijk wordt vermeden dat een conflict tussen syndici zich de facto vertaalt in een langdurige administratieve blokkering ten nadele van de VME. Deze vermindering zou een beter evenwicht herstellen tussen onmiddellijke verantwoordelijkheid en effectieve toegang tot informatie, en zou de risico’s verbonden aan dringende betalingen, schadegevallen en verzekeringscontinuïteit aanzienlijk verkleinen.
Bovendien maakt de digitalisering het vandaag perfect mogelijk om deze termijn zonder problemen in te korten: dossiers kunnen onmiddellijk digitaal worden doorgestuurd, zonder te moeten wachten op een fysieke afspraak. Een fysieke overdrachtsvergadering is in principe enkel nog nodig voor stukken die nog niet gedigitaliseerd zijn, of wanneer originele documenten effectief moeten worden overhandigd.
Meer dan administratief: de continuïteit van het beheer bedreigd.
Het probleem is niet louter administratief of financieel. Zolang de dienstverleners niet over de juiste contactpersoon beschikken, circuleren bepaalde essentiële gegevens niet meer. Verbruiksindexen worden niet doorgegeven, oproepen tot betaling kunnen worden geblokkeerd, technische interventies worden uitgesteld.
Op termijn wordt de continuïteit van het beheer van de mede-eigendom zelf ondermijnd. Beheerders getuigen dat zij soms pas maanden na hun aantreden ontdekten dat bepaalde facturen nog steeds aan de oude syndicus werden gericht, dat geen enkele betaling werd uitgevoerd en dat boetes zich opstapelden.
Soms werden bankrekeningen met een debetsaldo pas maanden, zelfs jaren later vastgesteld, waarbij banken plots schadevergoedingen van de VME vorderden…
Nog zorgwekkender is dat het al is voorgevallen dat schadegevallen zich voordeden terwijl, na uitputting van de rechtsmiddelen, de verzekeringsmaatschappij, de verzekeringspolis had opgezegd… zonder dat iemand in het gebouw daarvan op de hoogte was. Tussen haakjes kunnen wij benadrukken dat elk gebouw idealiter zou moeten beschikken over een brievenbus voor de VME, toegankelijk voor allen maar waarin de post door de postbode kan worden gedeponeerd in plaats van te belanden op de stapel reclamefolders, zoals in de praktijk meestal het geval is.
Het spreekt vanzelf dat, indien het om een aangetekende zending gaat, die – zoals de wet voorschrijft – aan de syndicus én aan de VME moet worden gericht, geen enkele mede-eigenaar deze op het postkantoor kan afhalen, maar het bericht van de post kan misschien een signaal zijn voor een mede-eigenaar om de nieuwe syndicus te waarschuwen dat er iets misloopt.
BW art. 3.89-§5-4°: “Onder voorbehoud van andersluidende bepalingen in deze ondertitel wordt aangetekende correspondentie, op straffe van nietigheid, gericht aan de woonplaats, of bij gebreke daaraan, aan de verblijfplaats of de maatschappelijke zetel van de syndicus en aan de zetel van de vereniging van mede-eigenaars.”
In geval van schade onderzoeken de rechters concreet of de nieuw aangestelde syndicus alle redelijke maatregelen heeft genomen om het beheer van het gebouw te beveiligen. De rechtbanken hebben soms geoordeeld dat de nieuwe syndicus zich niet kan verschuilen achter het ontbreken van archieven om zich volledig aan zijn verantwoordelijkheid te onttrekken.
Ook leveranciers trekken aan de alarmbel
Niet alleen syndici en mede-eigenaars worden benadeeld bij een wissel van syndicus: ook de leveranciers worden getroffen. Sommigen hebben zelfs beslist om bijkomende kosten aan te rekenen wanneer de overname onvolledig is of wanneer de wijziging niet tijdig werd gemeld.
Hun rechtvaardiging klinkt steeds opnieuw: “Wij factureren niet zonder reden. Wanneer er een wissel van syndicus is, moeten alle administratieve stromen worden aangepast. Wij moeten ons aansluiten op de interfaces van de syndici waarlangs de financiële stromen lopen, en dat vergt tijd. Dankzij die interface worden de gegevens rechtstreeks in de data van een mede-eigendom doorgestuurd zonder te moeten worden overgeschreven, wat fouten beperkt.”
Sommige leveranciers beschrijven dan ook een vaak voorkomend scenario wanneer de overgang niet wordt geformaliseerd: “Wanneer wij niet worden verwittigd, sturen wij een factuur naar de oude syndicus die uiteraard niet wordt betaald. Vervolgens sturen wij één, twee, drie aanmaningen. Wij bellen de oude syndicus, die in de meeste gevallen weigert ons de naam van zijn opvolger mee te delen. Dat is bijzonder complex en genereert veel interne kosten, temeer omdat het aantal wissels van syndicus bij onze klanten vorig jaar zeer sterk is toegenomen.” En gedurende al die tijd worden de verbruiksindexen voor water en verwarming niet aan de nieuwe syndicus doorgegeven.
Geconfronteerd met de toename van deze problematische overdrachten geven sommige dienstverleners aan dat zij hun teams hebben moeten versterken. Een impliciete maar duidelijke conclusie: “De sector van de syndici moet hier echt werk van maken.”
Een essentiële vraag dringt zich ook op: aan wie zullen deze extra kosten worden gefactureerd? In de praktijk worden zij meestal aangerekend aan de VME. Die ziet zich dan genoodzaakt zich te richten tot ofwel de uittredende syndicus, ofwel de nieuwe syndicus, en aan te tonen welke van beiden de fout heeft begaan die aan de basis ligt van de disfunctie.
Maar in de veelheid aan mogelijke scenario’s is het vaak moeilijk om een duidelijke lijn te trekken: niets is volledig zwart of wit, het gaat veeleer om een grijze zone waarin laattijdige overdracht, gebrekkige informatie, elkaar opvolgende verantwoordelijkheden en een gebrek aan coördinatie door elkaar lopen.
Deze realiteit onderstreept het belang, voor de nieuwe syndicus, van een proactieve aanpak vanaf de start van het mandaat, en in het bijzonder van een snelle identificatie van leveranciers en het systematisch versturen van schriftelijke communicatie om elke informatiebreuk te vermijden.
Praktische tips voor syndici
- Stuur onmiddellijk na uw benoeming een e-mail naar de uittredende syndicus met het verzoek om een afspraak te maken voor de overdracht van de dossiers.
- Vraag expliciet aan de uittredende syndicus een volledige en actuele lijst van alle leveranciers en dienstverleners van de VME.
- Stel systematisch een proces-verbaal op van de overdracht van de dossiers en archieven.
- Neem, in voorkomend geval, contact op met de raad van mede-eigendom: de leden beschikken vaak over veel praktische informatie en de historiek van het dossier.
- Indien er geen raad van mede-eigendom is, neem contact op met de commissaris der rekeningen, die minstens beschikt over de vorige afrekening met de lijst van facturen.
- Absolute prioriteit: neem onmiddellijk contact op met de verzekeringsmaatschappij en verifieer dat de premie tijdig werd betaald.
Deze eenvoudige maar vaak verwaarloosde stap vormt nochtans een essentiële voorzorgsmaatregel. Zij maakt het mogelijk de mede-eigendom te beschermen tegen potentieel zware financiële of verzekeringsgevolgen.
In een steeds veeleisender juridisch landschap blijft anticipatie de beste bescherming!
Info
Mevr Dominique Krickovic
Voorzitter Unie van Syndici