In de wereld van het appartementsrecht en het beheer van Verenigingen van Mede-eigenaars zijn de rol en bevoegdheden van de syndicus vaak onderwerp van discussie. Een recent vonnis heeft echter een belangrijk aspect van deze discussie verduidelijkt: de bevoegdheid van de syndicus om zelf een verzekeringsmakelaar aan te duiden zonder de expliciete goedkeuring van de Algemene Vergadering.
De rol van de syndicus en de
algemene vergadering
Zoals algemeen bekend, is de
Algemene Vergadering de hoogste
beslissingsbevoegde binnen een
Verenigingen van Mede-eigenaars. Zij
kiest zelf de leveranciers en neemt de
belangrijkste beslissingen met betrekking tot
het beheer van het gebouw. De syndicus, in
zijn rol als lasthebber, dient deze beslissingen
uit te voeren als “een goede huisvader”. Dit
betekent dat hij de belangen van de VME
naar beste vermogen moet behartigen.
Dit principe geldt ook voor het afsluiten van blokpolissen en andere verzekeringen. De syndicus sluit deze polissen af, namens de Vereniging van Mede-eigenaars, met de verzekeringsmaatschappij. De vraag rijst echter of de syndicus éénzijdig de verzekeringsmakelaar zelfstandig kan aanstellen, zonder goedkeuring van de Algemene Vergadering, aangezien deze makelaar de tussenpersoon is tussen de Verenigingen van Mede-eigenaars en de verzekeringsmaatschappij, zonder enige rechtstreekse contractuele band met de Vereniging van Mede-eigenaars.
Het aanduiden van een makelaar heeft in principe geen invloed op de inhoud en dekkingen van de reeds afgesloten polissen met de maatschappij. Hoewel de makelaar niet direct een leverancier is van de Verenigingen van Mede-eigenaars, is zijn rol van cruciaal belang in de contractuele relatie tussen de Verenigingen van Mede-eigenaars en de verzekeringsmaatschappij. Sommige verzekeringsmaatschappijen werken daarom uitsluitend via verzekeringsmakelaars.
Rechtspraak: zelf aanduiden van
de verzekeringsmakelaar
Recentelijk heeft een lid van onze
beroepsfederatie van syndici UVS een
rechtszaak in eerste aanleg en in beroep
gewonnen (2023 en 2024) die licht werpt op
deze kwestie. De zaak draaide om de vraag
of de syndicus een verzekeringsmakelaar
kon aanstellen zonder de goedkeuring van
de Algemene Vergadering. De rechtbank
moest hierbij oordelen over een vermeende
buitencontractuele fout.
Conform de Wet op de Mede-eigendom had de syndicus een schriftelijk overeenkomst afgesloten met de Vereniging van Mede-eigenaars. Volgens artikel 3.03 van deze syndicusovereenkomst heeft de syndicus het recht om zelf een verzekeringsmakelaar te kiezen, tenzij de Algemene Vergadering anders beslist of er sprake is van een belangenconflict.
In dit geval had de syndicus heel wat onregelmatigheden vastgesteld bij de handelingen bij de eerste verzekeringsmakelaar. Het vertrouwen was zoek en de syndicus heeft in alle dringendheid een andere en betrouwbaar verzekeringsmakelaar aangesproken om het dossier over te nemen.
De rechtbank oordeelde dat de aanstelling van de verzekeringsmakelaar door de syndicus rechtmatig was. Er was geen bewijs dat de vorige verzekeringsmakelaar door de Algemene Vergadering was benoemd, noch dat er een belangenconflict was.
BIV
In het kader van dit geschil werd ook
een klacht ingediend bij het BIV die
sneller een uitspraak deed. Het BIV
oordeelde "dat de houding van appellant
deontologisch niet in overeenstemming
was met de eer, waardigheid en goede
naam van vastgoedmakelaars, doordat
een beoordeling was uitgevoerd over de
verzekeringsmakelaar van de Vereniging
van Mede-eigenaars zonder de wettelijk
voorgeschreven bepalingen van het
Burgerlijk Wetboek na te leven”. De syndicus
kreeg een waarschuwing.
Het instituut heeft geen rekening gehouden met de onregelmatigheden van de verzekeringsmakelaar, de dringendheid van de situatie, de vertrouwensbreuk of de clausule in de vereenkomst tussen partijen. Volgens de Uitvoerende Kamer had de syndicus een buitengewone Algemene Vergadering moeten bijeenroepen.
Deze stelling vergt toch enige nuance. Het bijeenroepen van een buitengewone Algemene Vergadering is een belangrijke bevoegdheid van de syndicus. Deze vergaderingen kunnen nodig zijn om dringende beslissingen te nemen die niet kunnen wachten tot de jaarlijkse gewone Algemene Vergadering. Zie BW art 3.87-§2: “De syndicus houdt een algemene vergadering tijdens de in het reglement van interne orde vastgelegde periode of telkens als er dringend in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen”.
Echter, de planning en organisatie van een buitengewone algemene vergadering vereist een aanzienlijke hoeveelheid tijd en inspanning van de syndicus. Dit omvat de voorbereiding van de agenda, het versturen van uitnodigingen en het samenstellen van de relevante documentatie. Vooral in het eerste kwartaal van het jaar, wanneer veel gewone algemene vergaderingen al gepland zijn, kan het bijeenroepen van extra vergaderingen leiden tot een overbelasting van de syndicus en zijn team. Deze periode is traditioneel zeer druk voor syndici, aangezien de meeste gewone algemene vergaderingen binnen deze maanden plaatsvinden om de financiële verslaglegging van het voorgaande jaar te bespreken en goed te keuren.
Elke buitengewone algemene vergadering brengt ook extra kosten met zich mee voor de vereniging van mede-eigenaars. Deze kosten omvatten onder andere de huur van de vergaderruimte, administratieve kosten, enz. Het frequent bijeenroepen van buitengewone algemene vergaderingen kan de financiële lasten voor de mede-eigenaars onnodig verhogen.
Vooraleer een buitengewone algemene vergadering bijeen te roepen, is het dus belangrijk om te overwegen of de te nemen beslissingen echt dringend zijn, of dat ze kunnen worden uitgesteld tot de volgende gewone algemene vergadering om besproken en/of bekrachtigd te worden. Want het is niet zeker dat alle mede-eigenaars de inspanningen van de syndicus zouden waarderen, noch om opnieuw naar een algemene vergadering te komen, gezien de extra kosten; en dat allemaal voor de aanstelling van een nieuwe verzekeringsmakelaar? Een andere mede-eigenaar had zeer goed een klacht kunnen indienen tegen de syndicus wegens te veel algemene vergaderingen en te hoge kosten!
Bovendien kunnen te frequente vergaderingen leiden tot besluitvormingsmoeheid onder de mede-eigenaars, wat vaak resulteert in een daling van de participatie en betrokkenheid. Het gebrek aan participatie (quorum niet bereikt) verplicht de syndicus om een tweede algemene vergadering bijeen te roepen, waarbij de beslissingen worden genomen zonder rekening te houden met het quorum (BW art. 3.87-§5). Dit veroorzaakt automatisch een extra belasting voor de syndicus en ondermijnt de representativiteit en de samenhang van de VME. Deze desinteresse kan dus nadelig zijn voor de VME.
Het is daarom belangrijk voor de syndicus om in zijn contract enkele belangrijke mandaten op te nemen, zoals in het geval van de aanwijzing door de syndicus van de verzekeringsmakelaar.
Quid met de contractuele vrijheid?
Zoals algemeen bekend, geldt in België
het principe van de contractuele vrijheid,
vastgelegd in artikel 1134 van het Burgerlijk
Wetboek dat bepaalt “alle overeenkomsten
die wettig zijn aangegaan, tot wet strekken”. Dit
principe houdt in dat contracten die wettig
zijn aangegaan, de kracht van wet hebben
tussen de partijen die deze overeenkomsten
hebben gesloten.
Concreet betekent dit dat partijen genieten van de vrijheid om hun overeenkomsten naar eigen inzicht vorm te geven en onderling overeen te komen over alle bepalingen. De enige beperking is dat de inhoud van de overeenkomst niet in strijd mag zijn met dwingende wetsbepalingen of de openbare orde. Hierdoor kunnen partijen hun afspraken en verplichtingen op maat afstemmen, zolang deze voldoen aan de fundamentele wettelijke normen en ethische principes die de samenleving beschermen. De overeenkomst tussen de syndicus en de Vereniging van Mede-eigenaars wijkt niet af van deze regel.
Implicaties voor de toekomst
De uitspraak van de rechtbank benadrukt
het belang van duidelijke clausules in
syndicusovereenkomsten. Syndici doen
er goed aan om expliciet in hun VME-overeenkomst op te nemen of zij al dan niet
bevoegd zijn om een verzekeringsmakelaar
zelf aan te duiden.
Door deze bevoegdheid in de overeenkomst te verankeren, genieten zij van meer vrijheid in hun beheer van de polissen, alsook van de voordelen van het werken met een verzekeringsmakelaar van hun keuze.
Een centraal beheer van verzekeringsdossiers door een vertrouwde makelaar kan leiden tot een betere service en kostenoptimalisatie. Verzekeringsmakelaars die vertrouwd zijn met de specifieke behoeften en omstandigheden van een syndicus en een Vereniging van Mede-eigenaars kunnen vaak effectiever en efficiënter opereren dan wanneer deze taken verdeeld zijn over meerdere makelaars.
Conclusie
De recente uitspraak van de rechtbank
geldt als een belangrijke richtlijn voor
syndici. Het is nu duidelijk dat, tenzij anders
bepaald door de Algemene Vergadering, de
syndicus de bevoegdheid heeft om zelf een
verzekeringsmakelaar aan te stellen. Door
deze bevoegdheid expliciet vast te leggen in
de syndicusovereenkomst, kunnen de syndici
een meer gecentraliseerd en efficiënter
verzekeringsbeheer realiseren.
In een tijd in dewelke het beroep van syndicus schaars is, draagt elke tijdsbesparing bij aan een efficiëntere organisatie en uitvoering van de taken van de syndicus, zonder de bevoegdheden van de VME aan te tasten.
Info
Mevr. Dominique Krickovic
Directeur UVS (Unie van Syndici)
voorzitter@unievansyndici.be
www.unievansyndici.be