Naar aanleiding van de hervorming van het mede-eigendomsrecht die in 2018 in werking is getreden, heeft de wetgever beoogd de leesbaarheid en de doeltreffendheid van de werking van verenigingen van mede-eigenaars te versterken. In dat kader werd het opstellen van een reglement van interne orde (R.I.O.) verplicht gemaakt.
Dit reglement is opgevat als een praktisch, toegankelijk en evolutief document, bedoeld om het dagelijkse leven binnen de mede-eigendom te regelen.
Het doel is duidelijk: elke mede-eigenaar, maar ook de bewoners en betrokken derden, moeten kunnen beschikken over een duidelijke referentietekst die zonder specifieke juridische expertise begrijpelijk is en die eenvoudig kan worden aangepast zonder tussenkomst van een notariële akte.
1. Een wettelijke verplichting toevertrouwd aan de syndicus:
Het reglement van interne orde wordt opgesteld bij onderhandse akte, op initiatief van de syndicus, op basis van de beslissingen die door opeenvolgende algemene vergaderingen zijn genomen. Deze werkwijze vloeit voort uit de tweede wetgevende hervorming van de wet van 30 juni 1994.
Het behoort derhalve tot de taken van de syndicus:
- een referentie-reglement van interne orde voor te stellen of een bestaand reglement aan te passen aan de wettelijke voorschriften;
- dit reglement ter goedkeuring voor te leggen aan de algemene vergadering, die beslist met volstrekte meerderheid, waarbij het beslissingsquorum hetzelfde is als voor elke beslissing die bestemd is om in het reglement van interne orde te worden opgenomen;
- te zorgen voor een permanente actualisering ervan, zowel in functie van de beslissingen van de algemene vergadering als van wets- en reglementswijzigingen die een impact hebben op het gebouw.
Het reglement van interne orde wordt aldus in de praktijk een gestructureerde bundeling van de werkingsregels, voortvloeiend zowel uit de wet als uit de besluiten van het soevereine orgaan, zijnde de algemene vergadering.
2. Een verplicht minimaal, maar niet-limitatief, inhoudelijk kader:
De wet schrijft voor dat het reglement van interne orde minstens de regels inzake oproeping en werking van de algemene vergadering moet bepalen, in voorkomend geval de drempel voor verplichte mededinging, alsook de modaliteiten voor de aanstelling van de syndicus, de omvang van diens bevoegdheden, de duur en hernieuwing van zijn mandaat, de voorwaarden voor beëindiging ervan en zijn verplichtingen bij het einde van de opdracht. Deze informatie is van essentieel belang voor het beheer van een vereniging van mede-eigenaars. Hoe kan een mede-eigenaar immers een punt op de agenda laten plaatsen indien hij niet weet binnen welke periode van vijftien dagen de algemene vergadering kan plaatsvinden? Daar stopt het echter niet. Het reglement van interne orde kan eveneens de opdrachten van de andere organen opnemen, zoals de raad van mede-eigendom en de commissarissen van de rekeningen.
3. Het reglement van interne orde als instrument van het “samenleven”:
Naast de verplichte vermeldingen behoudt het reglement van interne orde ten volle zijn traditionele rol als instrument voor de regulering van het collectieve leven: de rust in het gebouw, het gebruik van de gemeenschappelijke delen, de werking van de lift, de praktische modaliteiten voor het afsluiten van de toegangen. Het mag evenwel geen bepalingen bevatten die de bestemming van de kavels wijzigen, zoals een algemene verbodsbepaling op toeristische verhuur.
4. Openbaarmaking, verspreiding en tegenwerpelijkheid:
Om de tegenwerpelijkheid te waarborgen, is het reglement van interne orde onderworpen aan strikte verspreidingsregels: uithangen van een exemplaar in de gemeenschappelijke delen binnen dertig dagen na de opstelling of wijziging; kosteloze inzage voor elke geïnteresseerde derde; systematische mededeling van de meest recente versie aan de mede-eigenaars.
Deze mededeling is van doorslaggevend belang: zij stelt verhuurders in staat het reglement van interne orde rechtsgeldig op te leggen aan huurders bij het sluiten van de huurovereenkomst. Elk tekort op dit punt kan de tegenwerpelijkheid van bepaalde interne regels ten aanzien van de bewoners van het gebouw verzwakken.
Daarnaast wordt het, hoewel niet uitdrukkelijk door de wet voorgeschreven, sterk aanbevolen om het reglement van interne orde toe te voegen aan de documenten die in het kader van de precontractuele en financiële informatie bedoeld in artikel 3.94, § 1 en § 2, aan de vastgoedmakelaar en de notaris worden overgemaakt. Het betreft hier informatie van cruciaal belang voor de toekomstige mede-eigenaar.
5. Het R.I.O. als instrument voor conflictpreventie:
Het actualiseren van het reglement van interne orde vergt een aanzienlijke inspanning. Dit vereist een nauwe samenwerking tussen de syndicus, de raad van mede-eigendom indien deze bestaat, en de mede-eigenaars, met name wanneer bepaalde gebruiken zich in de loop der tijd hebben ontwikkeld zonder ooit formeel te zijn vastgelegd.
Bij wijze van voorbeeld kunnen het gedoogde gebruik van de inkomhal voor het tijdelijk plaatsen van grofvuil, de informele organisatie van privatieve werken of impliciete parkeerregels nood hebben aan een formalisering om latere betwistingen te vermijden.
Let wel: de syndicus blijft volledig verantwoordelijk en kan deze opdracht niet afwentelen op de leden van de raad van mede-eigendom of op een mede-eigenaar, zelfs niet wanneer deze door de beste bedoelingen is ingegeven. Het betreft een wettelijke verplichting die rechtstreeks op hem rust en waarvan de niet-naleving aanleiding kan geven tot een deontologische klacht.
6. Besluit:
Het reglement van interne orde, verplicht gesteld door de hervorming van het mede-eigendom, is veel meer dan een loutere wettelijke verplichting. Het biedt verenigingen van mede-eigenaars en al hun actoren een unieke kans om hun praktijken te verduidelijken, het recht toegankelijker te maken en talrijke conflicten te voorkomen.
Als instrument van communicatie, transparantie en rechtszekerheid heeft het zich inmiddels opgelegd als een onmisbare pijler van goed bestuur binnen de mede-eigendom.
Jean Pierre Lannoy
Voorlopig bewindvoerder van mede-eigendom
Zaakvoerder COPRO ACADEMY