1. Nog niet zo lang geleden was het reglement van interne orde slechts een verzameling van huishoudelijke regels die de mede-eigenaars belangrijk vonden: de buitendeur van het gebouw op slot doen na 22 uur, de lift niet voor verhuizingen gebruiken, geen spullen op de terrassen bewaren, pantoffels dragen wanneer men op het parket loopt, enz. Die regels liepen sterk uiteen en verschilden aanzienlijk van het ene gebouw tot het andere. Men kon zelfs uit het reglement van interne orde afleiden wat de mede-eigenaars bezighield in hun betrekkingen met hun buren, en men kon snel achterhalen met welk type residentie men te maken had.
Het was dan ook vrij amusant om te zien hoe, in sommige gebouwen, de mede-eigenaars belang hechtten aan de manier waarop de rozenstruiken werden gesnoeid, terwijl in een ander gebouw, spuwen op de grond moest duidelijk verboden worden.
Het reglement van interne orde was hoe dan ook niet verplicht. De wet beperkte zich tot de verklaring dat een reglement van interne orde bij onderhandse akte moest opgesteld worden.
De wet van 2018 heeft de zaken veranderd.
2. Om te beginnen is het Reglement van interne orde voortaan verplicht (artikel 577-3, al. 2 BW).
Het reglement van interne orde maakt echter geen deel uit van de statuten, aangezien deze laatste, conform artikel 577-4 §1 van het Burgerlijk Wetboek, uit de basisakte en het reglement van mede- eigendom bestaan.
Dit is een belangrijk punt. Inderdaad, door het feit dat het reglement van interne orde niet bij de statuten hoort, kan voortaan de algemene vergadering het reglement van interne orde met een volstrekte meerderheid wijzigen, en niet meer met de gekwalificeerde meerderheid van artikel 577-7. Vroeger moest bijvoorbeeld een wijziging van de periode van de jaarvergadering door een meerderheid van 75% worden goedgekeurd, omdat deze bepaling in het reglement van mede-eigendom werd voorzien. Voortaan kan die wijziging met een volstrekte meerderheid worden aanvaard.
De enige uitzondering op de regel: het bedrag van de opdrach-ten voor contracten vanaf hetwelk mededinging verplicht is; het moet in het reglement van interne orde opgenomen worden, maar door twee derde meerderheid door de algemene vergadering goedgekeurd worden (cf. artikel 577-7, §1, 1°, d).
3. Vervolgens bepaalt de wet voortaan de inhoud van het reglement van interne orde, of beter, zij zet uiteen wat het reglement verplicht moet bevatten:
- de regels betreffende de wijze van bijeenroeping, de werk- wijze en de bevoegdheden van de algemene vergadering;
- het bedrag van de opdrachten en contracten vanaf hetwelk mededinging verplicht is (als de vergadering dat bedrag bepaalt);
- de wijze van benoeming van een syndicus, de omvang van zijn bevoegdheden, de duur van zijn mandaat en de nadere regels voor de hernieuwing ervan, de nadere regels voor de eventuele opzegging van zijn contract, en de uit het einde van zijn opdracht voortvloeiende verplichtingen;
- de jaarlijkse periode van vijftien dagen waarin de algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars plaat vindt;
- de bevoegdheden van de commissaris van de rekeningen.
4. Naast zijn traditionele inhoud, hierboven vermeld en die uiteraard blijft bestaan, bevat het reglement van interne orde voortaan een aantal bepalingen die vroeger deel uitmaakten van het reglement van mede-eigendom.
Als gevolg van deze verschuiving heeft het reglement van interne orde nu een belang dat het vroeger niet had.
We weten evenwel dat de syndicus verplichtingen heeft met betrekking tot het reglement van interne orde. De syndicus moet het aanpassen met de wijzigingen die de algemene vergadering goedkeurt, maar hij is ook verplicht om “het reglement van interne orde aan te passen indien de toepasselijke wettelijke regels wijzigen, zonder dat hij hiervoor een voorafgaande beslissing van de algemene vergadering nodig heeft”.
Deze laatste verplichting is nieuw en wordt opgelegd door de wet van 2018. Wij mogen deze verplichting niet onderschatten, want zij lijkt mij een bijzonder hachelijke bron van aansprakelijkheid voor de syndicus.
5. Men zou eerst kunnen denken dat deze verplichting niet echt dwingend is, want de wet zegt elders: “De niet met de vigerende wetgeving strokende statutaire bepalingen of bepalingen uit het reglement van interne orde worden vanaf hun datum van inwerkingtreding van rechtswege vervangen door de overeenstemmende wetsbepalingen” (artikel 577-14).
Een syndicus zou zich terecht de vraag kunnen stellen waarom hij de moeite zou moeten doen om het reglement aan te passen, als het toch bij een wetswijziging automatisch wordt aangepast en iedereen wordt geacht de wet te kennen?
... maar dat iedereen wordt geacht de wet te kennen is een fictie. In een mede-eigendom is het reglement van interne orde de officiële bron m.b.t. de informatie die het reglement verplicht moet bevatten.
Kan een mede-eigenaar, die schade lijdt door een fout in het reglement van interne orde, de syndicus aansprakelijk stellen voor de schade die hij door deze fout heeft geleden?
Denk bijvoorbeeld aan een eigenaar die wordt misleid door een verouderde bepaling in het reglement over de wijze van bijeenroeping van de vergadering en daardoor de vergadering niet heeft kunnen bijwonen, of een eigenaar die ten onrechte meent dat de vergadering niet volgens de regels is bijeengeroepen en onbezonnen een procedure begint om haar beslissingen te laten annuleren.
6. De aanpassing van het reglement van interne orde, conform de door de algemene vergadering goedgekeurde wijzigingen, is a priori geen probleem, maar dat geldt niet noodzakelijk voor de aanpassingen na eventuele wetswijzigingen. De analyse en interpretatie van een wettekst is in principe werk voor een jurist – wat de syndicus niet per se is – en bovendien zijn de nieuwe wetteksten tegenwoordig zelden zo helder en goed geschreven dat iedereen ze meteen correct kan begrijpen. De wet op de mede-eigendom is zeker geen uitzondering op deze trieste regel ...
Wat zal de syndicus dus doen als de wet verandert? Zal hij het aandurven om het reglement van interne orde onmiddellijk aan te passen, wat zijn plicht is, met het risico dat hij een fout maakt waarvan hij de gevolgen zal moeten dragen? Of zal hij de aanpassing van het reglement uitstellen in afwachting van een deskundig advies of een beslissing van de algemene vergadering, wat hem opnieuw maar op een andere manier aansprakelijk kan maken?
7. Ik denk dat de wetgever (alweer) geen rekening heeft gehouden met de praktische gevolgen van de nieuwe bepalingen die hij heeft goedgekeurd. Maar volgens mij staat het in elk geval vast dat een voorzichtige syndicus het reglement van interne orde pas zal wijzigen wanneer hij volledig zeker is van zijn zaak. Wanneer de syndicus daarentegen, over bepaalde zaken twijfelt, hoort hij in ieder geval te rade te gaan bij een in het mede-eigendomsrecht gespecialiseerde jurist.
INFO
Dhr Eric RIQUIER
Advocaat (IURIS AVOCATS)
Professor aan de Solvay Brussels School of Economics & Management (ULB)